Rapport frå tilsyn med Nav Radøy kommune 2014

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Nav Radøy kommune 19. og 20. november 2014.

Vi har undersøkt om kommunen har lagt til rette for og ser til at søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn blir forsvarleg handsama.

Denne rapporten gjer greie for avvika som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Det blei funne 3 avvik under tilsynet:

1. Nav Radøy har ikkje utarbeidd og iverksett rutinar for å dokumentere kartleggingar, vurderingar og avgjerder i søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn.

2. Nav Radøy kommune har ikkje nødvendig oversikt over om og kva opplæring tilsette treng.

3. Nav Radøy kommune si tilrettelegging og oppfølging av at søknader om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn blir forsvarleg behandla, er ikkje tilstrekkeleg.

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Radøy kommune 19. og 20. november 2014. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannens heimel for å føre tilsyn med sosialtenesta går fram av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Tilsynet er uført som ein systemrevisjon. Det inneber gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda gjennom styringa (internkontrollen) fyller ulike krav i lovgjevinga.

Tilsynet omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Radøy kommune er frå 1.januar 2014 organisert i tre sektorar under kvar sin kommunalsjef. Nav Radøy ligg under sektor helse- og omsorg. Nav Radøy har ein leiar med ansvar både for kommunale og statlege oppgåver. Kontoret er organisert slik at alle kommunalt tilsette arbeider både i mottak, med kartlegging og oppfølging. Det er leiar av Nav Radøy som har mynde til å godkjenne vedtak om økonomisk stønad.

Radøy kommune har ca. 5039 innbyggjarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 12. august 2014.

Opningsmøte blei halde 19. november 2014.

Intervju: 6 personar blei intervjua.

Stikkprøver:

20 saksmapper der det var fatta vedtak om stønad til livsopphold og/eller stønad i «særlege tilfeller» etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 18 og 19.

- journalnotat

Sluttmøte blei halde 20. november 2014

Oversikt over dokumentasjon som verksemda har sendt inn på førehand og dokumenter som vart gjennomgått under tilsynet er gitt i kapittel 8, dokumentunderlag.

4. Kva tilsynet omfatta

Ved dette tilsynet undersøkte vi om kommunen har lagt til rette for og ser til at det blir gjort ei forsvarleg individuell kartlegging og vurdering som grunnlag for å gi eller avslå søknader frå personar med forsytaransvar for barn, og for å avgjere kor mykje stønad den enkelte får.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Radøy har ikkje utarbeidd og iversett rutinar for å dokumentere kartleggingar, vurderingar og avgjerder i søknader om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i Nav §§ 6, 41 og 43 jf. § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 c og f

Kommentar:

Forvaltningslova § 17 har reglar om utredning av saker. Relevante opplysningar må ein innhenta i alle saker. Opplysningar som kan vera relevante er personopplysningar, familieforhold, sosiale forhold, helsemessige forhold, samt søkjar sine inntekter og mogelegheit for inntekter og utgifter, eigendelar og gjeld. Kartlegginga må være forsvarleg for at det ved handsaminga av saker skal være mogeleg å gjera konkrete individuelle vurderingar. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for systematiske tiltak som er

tilstrekkelege til at kartlegging av kvar enkel sak skjer i samsvar med forvaltningslova. Vidare må leiinga ha ein gjennomgang av verksemda for å følgje med på at tiltaka er tilstrekkelege.

Dersom det blir avdekka at kartlegging ikkje skjer i samsvar med lovkrav, må ein setja i verk tiltak for å rette dette opp.

Kommunen pliktar å sørgje for at dei tilsette får nødvendig opplæring. Kva som er nødvendig opplæring vil blant anna avhenge av kva for kvalifikasjonar den enkelte har når dei blir tilsett, sett i forhold til kva arbeidsoppgåver dei skal utføre.

Avviket byggjer på:

• Kartlegginga av situasjonen til søkjar og barna blir i stor grad gjort i samtalar som sakhandsamar har med søkjarane. Det blir sjeldan skrive referat frå samtalane.
• Det er ikkje vurdert om sjekklista, som NAV Radøy brukar for å innhente og gi informasjon, er eigna til å fange opp alle relevante forhold i kvar sak.
• Stikkprøver i 20 saksmapper og journalnotat viser at Nav Radøy i liten grad har dokumentert kva som er kartlagt om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha innverknad på utmåling av stønaden.
• Ut over talet på barn, alderen <leira og at søkjar har forsørgjaransvar, manglar det opplysningar om forhold som er relevante å kartleggje om situasjonen til barna idei fleste sakene.
• Vurderingar som blir gjort ved drøfting av saker i møte kvar veke blir i liten grad dokumentert ifagsystem eller vedtak.
• I mange saker er det ikkje mogeleg å sjå kva vurderingar som er lagt til grunn for avgjerda. Om det ligg føre behov utover kommunal norm, går ikkje fram av vedtaka. Utrekning av stønadsnivå går heller ikkje klårt fram av alle vedtak.
• Det går ikkje fram av vedtaka om det er gjort ei individuell vurdering av behov etter sosialtenestelova §18 og eller § 19. I fleire saker er stønad etter sosialtenestelova § 18 ikkje vurdert før det er gitt stønad etter § 19.
• Nav Radøy har ikkje retningsliner eller rutinar for kva som er stønad etter § 18 og kva som er stønad etter § 19. I fleire saker er same stønad til same søkjar til same formål heimla i ulike reglar.
• Det er uklart kva utgifter som inngår i nonna som blir nytta ved utmåling av stønad etter sosialtenestelova § 18.

Avvik 2:

Nav Radøy kommune har ikkje nødvendig oversikt over om og kva opplæring tilsette treng.

Avvik frå:

Sosialtenestelova § 6, jamfør § 5 og forskrift om internkontroll i for kommunen arbeids- og velferdforvaltninga § 4 c

Kommentar:

Kommunen pliktar å sørgje for at <lei tilsette får nødvendig opplæring. Kva som er nødvendig opplæring vil blant anna vere avhengig av kva kvalifikasjonar den enkelte har og kva arbeidsoppgåver kvar enkelt skal utføre.

Avviket byggjer på:

• Nav Radøy kommune har ingen opplæringsplan. Behov for opplæring som gjeld behandling av søknader om økonomisk stønad er ikkje kartlagt.
• Det blir i liten grad gitt individuell rettleiing til sakshandsamarane .
• Opplæring og kompetansehevande tiltak er i liten grad prioritert .

Avvik 3:

Nav Radøy kommune si tilrettelegging og oppfølging av at søknader om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn blir forsvarleg behandla, er ikkje tilstrekkeleg.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester iNav § § 18 og 19 forvaltningslova § 17, samt lov om sosiale tenester i Nav § 5 jf. forskrift om internkontroll § 4 g og h.

Kommentar:

Søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal handsamast etter ein konkret individuell vurdering. Det betyr at i kvar sak skal det gjerast ei vurdering av søker sin situasjon. Både inntekter og inntektsmoglegheiter, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle, skal vurderast ved handsaming av søknad etter § 18. Det skal vidare gjerast individuelle vurderingar i forhold til stønadsform og utbetalingsmåte. Dersom søknad blir avslått etter § 18, skal den vurderast etter § 19. Forvaltningsloven §§ 24 og 25 har nærare reglar om krav til innhald i grunngjevinga.

• Leiinga har ikkje definert minstekrav til individuell kartlegging og dokumentasjon av kartleggingar og vurderingar for at behandling av søknader om økonomisk stønad skal vere forsvarleg.
• Leiinga har ikkje utarbeidd og sett i verk rutinar for å harmonisere praksis og rett behandling av søknader om økonomisk stønad til personar med forsørgjaransvar for barn.
• Mangelfull dokumentasjon av kartleggingar (utgreiingar) og vurderingar i behandling av søknader om økonomisk stønad er ikkje fanga opp ved stikkprøver leiinga har gjort.
• Mangelfulle opplysningar i vedtaka om det er gjort ei individuell vurdering av behov etter sosialtenestelova § 18 og eller § 19, er ikkje fanga opp ved gjennomgang av vedtak.
• I rapporteringar blir ikkje andre forhold enn økonomi etterspurt.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Innan den delen av verksemda til Nav Radøy kommune som dette tilsynet er avgrensa til, har vi funne alvorlege manglar ved styringa (internkontrollen), jamfør kapittel 5.

Lovverket stiller krav om at kartlegging, vurderingar og løysingar skal vere tilpassa situasjonen og behova til kvar enkelt søkjar.

Manglane som vi har funne, har innverknad på korleis søknader om økonomisk stønad blir behandla og kva stønad som blir gitt. Det er usikkert om søkjar får stønad slik som dei har krav på.

Det er leiinga som har ansvaret for å sjå til at lovverket blir følgd og som skal leggje til rette for og følgje med på tilsette har nødvendig opplæring, og at rutinane for å utføre oppgåvene er tenlege og blir følgde. Dette er mangelfullt i Nav Radøy kommune.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart for Nav Radøy
• Skriv om delegasjonssystem - vedlagt tilvisingsansvar for tilsette
• Udatert rutine for sakshandsaming - søknad om sosialhjelp
• Udatert skriv - kartlegging
• Plan for verne og miljøarbeid 2014
• Verksemdsrapport 1. tertial 2014 for Nord Hordaland
• Samarbeidsavtale mellom Radøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 18
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 19

Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet:

• Eit utval av saksmapper der det var fatta vedtak om stønad til livsopphold etter § 18 og/eller stønad i «særlige tilfeller» etter § 19 (20 mapper).
• Journalnotater
• Internkontroll for Nav Radøy, utarbeida haust 2014
• Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap 2014
• Arbeidsretta brukaroppfølging - økonomisk stønad, økonomisk rådgjeving, sosiale tenester i Nav, avklare bestilling og gje informasjon, brukarar som henvender seg til Nav

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• Varsel om tilsyn, E-postar med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, og program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Seniorrådgjevar Birte Lill Christiansen, seniorrådgjevar Marta Havre, og seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, med sistnemnde som revisjonsleiar.