Rapport frå tilsyn med Nav Odda kommune 2014

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Nav Odda kommune 14. og 15. mai 2014. Denne rapporten gjer greie for avvika som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg behandling av søknader om økonomisk stønad i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga.  Under tilsynet undersøkte vi korleis tenesta handterte førespurnader om økonomisk stønad,   om søknader blir forsvarleg kartlagt, om relevante opplysningar blir innhenta og om kommunen etter kartlegging treff avgjerder på bakgrunn av ei konkret individuell vurdering i den einskilde sak. 

Leiinga har ikkje føreteke ei samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava. Kommunen har ikkje sett i verk tiltak som sikrar forsvarleg kartlegging av alle saker og som sikrar at søknadane blir avgjort etter ei individuell vurdering.

Det blei funne 3 avvik under tilsynet:

Avvik 1:  Nav Odda sikrar ikkje nødvendig opplæring av tilsette i høve handsaming av søknad om økonomisk stønad.

Avvik 2:  Nav Odda sikrar ikkje at det blir innhenta nødvendige opplysningar ved handsaming av søknader om økonomisk stønad

Avvik 3:   Nav Odda sørgjer ikkje for at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad får forsvarleg handsaming

Dato: 16. juni 2014

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

 

Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Odda kommune 14. og 15.mai 2014.

Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannens heimel for å føre tilsyn med sosialtenesta går fram av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Tilsynet er uført som ein systemrevisjon. Det inneber gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda gjennom styringa (internkontrollen) fyller ulike krav i lovgjevinga.  

Tilsynet omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda

Nav Odda kommune ligg under område helse- og sosial, leia av helse- og sosialsjef, etter fullmakt frå rådmannen. Odda kommune har ca. 7000 innbyggjarar.

Nav Odda kommune har ein leiar med ansvar både for kommunale og statlege oppgåver. Kontoret består av fire avdelingar, som er forvaltning, mottak, oppfølging og oppfølgingstenesta/rus. Publikumsmottaket skal handtere både kommunale og statlege oppgåver, under dette råd, rettleiing og handsaming av førespurnader om økonomisk stønad. Teamleiar for mottak er statleg. Det er Nav leiar og teamleiar for forvaltning som har mynde til å godkjenne vedtak om økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 11. februar 2014.

Opningsmøte blei halde 14. mai 2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt Intervju: 7 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 15. mai 2014

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet er gitt i kapitte1 8,  dokumentunderlag.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg behandling av søknader om økonomisk stønad i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga.  Under tilsynet undersøkte vi korleis tenesta handterte førespurnader om økonomisk stønad (munnleg eller skriftleg), om søknader blir forsvarleg kartlagt og om relevante opplysningar blir innhenta. Og om kommunen etter kartlegging treff avgjerder på bakgrunn av ei konkret individuell vurdering i den einskilde sak. 

Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter lov om sosiale tenester i Nav § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at dei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Odda sikrar ikkje nødvendig opplæring av tilsette i høve handsaming av søknad om økonomisk stønad.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i Nav § 6, jf. § 5 jf. forskrift om internkontroll  for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 c

Kommentar:

Kommunen pliktar å sørgje for at dei tilsette får nødvendig opplæring. Kva som er nødvendig opplæring vil blant anna avhenge av kva for kvalifikasjonar den enkelte har når dei blir tilsett, sett i forhold til kva arbeidsoppgåver dei skal utføre.

Avviket byggjer på:

• Nav Odda er omorganisert frå 1.1.2014 og fleire tilsette har fått endra arbeidsoppgåver. Leiinga har ikkje vurdert om tilsette har tilstrekkeleg kompetanse i samband med omorganiseringa. Det ligg ikkje føre stillingsinstruksar, og det er uklårt for teamleiarane kva som ligg i opplæringsansvaret. Det blir i liten grad gitt individuell rettleiing til sakshandsamarane. Leiinga har ikkje oversikt over behov for opplæring og dette medfører at verksemda er sårbar for svikt (jf. avvik 2 og 3).
• Nav Odda har ingen opplæringsplan. Framlagt kompetanseplan for Nav Odda er frå 2013 og omhandlar i liten grad handsaming av økonomisk stønad. Kompetanseplan for 2014 er framleis ikkje sluttført.
• Det blir ikkje gitt systematisk opplæring av tilsette.  

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det blir innhenta nødvendige opplysningar ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i Nav §§ 42 og 43, forvaltningslova § 17, samt lov om sosiale tenester i Nav § 5 jf. forskrift om internkontroll § 4 g og h.

Kommentar:

Forvaltningslova § 17 har reglar om utredning av saker. Relevante opplysningar må ein innhenta i alle saker. Opplysningar som kan vera relevante er personopplysningar, familieforhold, sosiale forhold, helsemessige forhold, samt søkjar sine inntekter og mogelegheit for inntekter og utgifter, eigendelar og gjeld. Kartlegginga må være forsvarleg for at det ved behandlinga av saker skal være mogeleg å gjera konkrete individuelle vurderingar. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for systematiske tiltak som er tilstrekkelege til at kartlegging av kvar enkel sak skjer i samsvar med forvaltningslova. Vidare må leiinga ha ein gjennomgang av verksemda for å følgje med på at tiltaka er tilstrekkelege. Dersom det blir avdekka at kartlegging ikkje skjer i samsvar med lovkrav, må ein setja i verk tiltak for å rette dette opp.

Avviket byggjer på:

• Gjennomgang av mappane viste at søknadene i liten grad inneheld opplysningar utover personalia og kva det blir søkt om. Få søknader inneheld opplysningar om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha innverknad på utmåling av stønaden. Mange søknader er mangelfullt utfylt.
• Kva opplysningar som er innhenta i den enkelte sak går i liten grad fram av vedtak eller på annen måte. Mappegjennomgang viste at det i liten grad er lagt ved dokumentasjon.
• Kommunen nyttar ei sjekkliste for kva dokumentasjon ein skal innhenta i samband med søknad om økonomisk stønad, men den omhandlar ikkje andre tilhøve enn søkjer sine inntekter og utgifter. Leiinga er kjent med sjekklista men har ikkje vurdert om den i tilstrekkeleg grad tek i vare lovkrav. Nav Odda sin praksis og gjeldande prosedyrar sikrar ikkje tilstrekkeleg utredning av alle saker.
• Leiinga sin gjennomgang ved utarbeiding av nye rutinar har ikkje fanga opp manglane, og gjeldande praksis er derfor ikkje korrigert.

Avvik 3:

Nav Odda sørgjer ikkje for at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad får forsvarleg handsaming.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i Nav § 18 og § 19, samt § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4g og h  og forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Kommentar:

Søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal handsamast etter ei konkret individuell vurdering. Det betyr at i kvar sak skal det gjerast ei vurdering av søker sin situasjon. Både inntekter og inntektsmoglegheiter, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle, skal vurderast ved handsaming av søknad etter § 18. Det skal vidare gjerast individuelle vurderingar i forhold til stønadsform og utbetalingsmåte. Dersom søknad blir avslått etter § 18, skal den vurderast etter § 19. Forvaltningsloven §§ 24 og 25 har nærare reglar om krav til innhald i grunngjevinga.

Avviket byggjer på:

• Gjennomgang av framlagte vedtak manglar ei individuell vurdering etter §§18 og/eller 19. I fleire saker er ikkje § 18 vurdert før ein har ytt stønad etter § 19. Ein har ikkje retningsliner for kva som er stønad etter § 18 og kva som er stønad etter § 19. Det kan synast som om det er tilfeldig om stønaden vert heimla i § 18 eller § 19. I fleire saker er same stønad til same søkar til same formål heimla i ulike reglar.
• Kommunen opplyser at statens rettleiande norm blir lagt til grunn ved sakshandsaminga. Manglande kartlegging har ført til at det er uklårt kva for utgifter som inngår i norma som blir nytta ved utmåling av stønad etter § 18.   
• Vurdering av stønadsbehov etter § 18 er i hovudsak ei berekning av om søkar si inntekt ligg over eller under kommunens rettleiande norm. Det er ut i frå grunngjevinga ikkje mogeleg å sjå om det ligg føre utgifter utover det som ligg i kjernen av livsoppholdsomgrepet ved vurdering etter § 18.
• Grunngjevinga i sakene er mangelfulle. Det er derfor i mange saker ikkje mogeleg å sjå kva som er lagt til grunn ved avgjerda. Stønadsomfanget går heller ikkje klårt fram av alle vedtak.
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at det i fleire saker blir stilt vilkår for stønad utan at det kjem fram kvifor vilkår er sett.
• Ved val av stønadsform er det ikkje mogeleg å sjå kva som er lagt til grunn ved vurderinga dersom ein vel å utbetala stønad direkte til kreditor.  Nav Odda utbetaler i dei fleste saker stønad direkte til kreditor utan at det kjem fram i vedtak eller sakutgreiing at samtykke er innhenta frå søkar. 
• Dokumentgjennomgang syner at kvalitetssikring av vedtak har vore mangelfull. Leiar opplyser å gjennomføre stikkprøvekontroll av vedtak. Manglande individuelle vurderingar er ikkje fanga opp og endringar/korrigeringar av praksis er ikkje gjennomført.
• Leiinga ved Nav Odda har ikkje tilstrekkeleg oversikt over område med risiko for svikt. Dette gjeld til dømes praksis knytt til tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19. På grunn av manglande oversikt har ikkje leiinga ved utarbeiding av nye rutinar  fanga opp til dømes manglande individuell vurdering ved tildeling av økonomisk stønad, og gjeldande praksis er derfor ikkje korrigert.  

5. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Nav Odda kommune ved leiar styrer området handsaming av økonomisk stønad gjennom teamleiarane i mottak og forvaltning. Det er avdekt gjennomgåande manglar ved denne styringa.

Nav Odda kommune omorganiserte arbeidet knytt til  handsaming av økonomisk stønad frå 1. januar 2014. Samtidig har ein starta og sluttført ein gjennomgang av eigne rutinar knytt til tildeling av sosialhjelp. Arbeidet var ferdigstilt 5. mai 2014. På bakgrunn av avvika som er avdekka er det grunn til å stille spørsmål ved om utarbeida rutinar pr. i dag sikrar formålet dei er tenkt.

Tilsynets vurdering og konklusjon er at Nav Odda kommune samla sett ikkje oppfyller krava til styring for å sikre forsvarleg kartlegging og for å sikre at det blir gjennomført individuelle vurderingar og avgjerder, jf. avvika. Dette har ført til brot fastsett i lov og forskrift. Ein av årsakene til dette er at ein ikkje har hatt fokus på opplæring/utvikling av kompetanse i Nav Odda. Leiinga har ikkje vurdert og har derfor ikkje oversikt over om tilsette har tilstrekkeleg kompetanse og kva som er behovet for opplæring i samband med omorganiseringa. Det manglar også opplæringsplan. Nye felles rutinar er ikkje kvalitetssikra i tilstrekkeleg grad og er berre delvis implementert.

Leiinga har ikkje føreteke ei samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava. Kommunen må sørgje for å setja i verk tiltak som sikrar forsvarleg kartlegging av alle saker og som sikrar at søknaden blir avgjort etter ei individuell vurdering.

6. Regelverk

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463 

Forvaltningsloven av 10.2.1967

Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Nav Odda kommune
• Oversikt over personell og oppgåver i ulike organisasjonsledd i Nav Odda
• Delegasjon frå Odda kommune og Nav Hordaland
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Nav fylke
• Samrabeidsavtale om bruk av arena som felles oppfølgingsverktøy
• Databehandlingsavtale
• Avtale om telefonisk/elektronisk førsteline for Nav kontor i Odda kommune
• Prosedyrar/rutinar/retningsliner innan økonomsik stønad, under dette rutinar for sakshandsaminga og mottak av søknader
• To klagesaker som Fylkesmannen har gjort avgjerd om i 2013
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 18
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 19

Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet:

• Rutineskriv – kommunale tenester – sosialhjelp datert 5.5.2014
• Kompetanseplan Nav Odda 2013

Dokumentasjon som blei gjennomgått i samband med tilsynet:

• Eit utval av saksmapper der det var fatta vedtak om stønad til livsopphold etter § 18 og/eller stønad i «særlige tilfeller» etter § 19 (20 mapper).
• Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:
• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, og program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Seniorrådgjevar Birte Lill Christiansen, seniorrådgjevar Marta Havre, og seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, med sistnemnde som revisjonsleiar.