Rapport frå tilsyn med Nav Sund kommune 2014

Samandrag

Fylkesmannen I Hordaland gjennomførte tilsyn med Nav Sund kommune 12. og 13. november 2014. Denne rapporten gjer greie for avvika som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om handsaminga av søknader var forsvarleg, under dette om kartlegginga av sakene var tilstrekkeleg og om det vart føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Leiinga har nyleg føreteke ei samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava. Kommunen har på bakgrunn av gjennomgangen sett i verk tiltak som skal sikra forsvarleg kartlegging av alle saker og som skal sikra at søknadane blir avgjort etter ei individuell vurdering. Tiltaka er enno ikkje ferdig implementert i verksemda.

Det blei funne 1 avvik under tilsynet:

Avvik:

Nav Sund kommune dokumenterer ikkje i tilstrekkeleg grad kartlegging av den enkelte sak og den individuelle vurderinga som vert gjort ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn.

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Sund kommune 12. og 13. november 2014. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannens heimel for å føre tilsyn med sosialtenesta går fram av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Tilsynet er utført som ein systemrevisjon. Det inneber gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda gjennom styringa (internkontrollen) fyller ulike krav i lovgjevinga.

Tilsynet omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor <lei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor <lei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Nav Sund kommune ligg under område helse- og omsorg, leia av kommunalsjef, etter fullmakt frå rådmannen. Nav Sund kommune har ein leiar med ansvar både for kommunale og statlege oppgåver. Kontoret er organisert i to fagteam, front team og oppfølgjar team.

Begge team skal handtere både kommunale og statlege oppgåver. Det er leiar av Nav Sund og fagansvarleg som har mynde til å godkjenne vedtak om økonomisk stønad.

Sund kommune har ca. 6661 innbyggjarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 12. august 2014.

Opningsmøte blei halde 12. november 2014.

Intervju: 7 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 13. november 2014

Oversikt over dokumentasjon som dokument som verksemda har sendt inn på førehand og dokumenter som vart gjennomgått under tilsynet er gitt i kapittel 8, dokumentunderlag.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg behandling av søknader om økonomisk stønad i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om handsaminga av søknader var forsvarleg, om søknader blir forsvarleg kartlagt og om relevante opplysningar blir innhenta. Vi undersøkte og om kommunen etter kartlegging treff avgjerder på bakgrunn av ei konkret individuell vurdering i den einskilde sak.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter lov om sosiale tenester i Nav § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at <lei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte.

5. Funn

Avvik:

Nav Sund kommune dokumenterer ikkje i tilstrekkeleg grad kartlegging av den enkelte sak og den individuelle vurderinga som vert gjort ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i Nav §§ 42 og 43, forvaltningslova § 17, samt lov om sosiale tenester i Nav § 5 jf. forskrift om internkontroll § 4 g og h.

Kommentar:

Forvaltningslova § 17 har reglar om utredning av saker. Relevante opplysningar må ein innhenta i alle saker. Opplysningar som kan vera relevante er personopplysningar, familieforhold, sosiale forhold, helsemessige forhold, samt søkjar sine inntekter og mogelegheit for inntekter og utgifter, eigendelar og gjeld. Kartlegginga må være forsvarleg for at det ved handsaminga av saker skal være mogeleg å gjera konkrete individuelle vurderingar. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for systematiske tiltak som er

tilstrekkelege til at kartlegging av kvar enkel sak skjer i samsvar med forvaltningslova. Vidare må leiinga ha ein gjennomgang av verksemda for å følgje med på at tiltaka er tilstrekkelege.

Dersom det blir avdekka at kartlegging ikkje skjer i samsvar med lovkrav, må ein setja i verk tiltak for å rette dette opp.

Avviket byggjer på:

• Nav Sund har i liten grad ved journal, vedtak eller på annan måte dokumentert kva som er kartlagt om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha innverknad på utmåling av stønaden. Saksutgreiinga inneheld ikkje andre opplysningar enn det som gjekk fram av vedtaket, og i dei fleste sakene er søknadsskjema mangelfullt utfylt.
• Det er få saker der det går fram kartlegging utover tal og alder på barna og faktisk forsytaransvar. Forhold som er relevant å kartlegge omkring barns situasjon er i liten grad omtalt i søknadsskjema og journal.
• Vurderingane som i praksis vert gjort i den enkelte sak er lite synleg i vedtaka. Om det ligg føre behov utover kommunal norm, går ikkje fram av vedtaka.
• Leiinga har nyleg revidert rutinar for kva som skal kartleggjast og kva som skal dokumenterast for at handsaminga av søknader om økonomisk stønad skal vera forsvarleg. Arbeidet med å setja i verk (implementera) rutinane i gang, men enno ikkje sluttført.
• Kommunen har eit avvikssystem, men dette er ikkje nytta for behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar i den kommunale delen av Nav.
• Det er i intervju opplyst at det som vert rapportert til leiinga når det gjeld sakshandsaming er tal på saker innanfor einskilde område. Kvaliteten på sakshandsaminga er ikkje tema for rapportering, og det vert ikkje etterspurt av leiar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Nav Sund kommune har nyleg sluttført ein gjennomgang av eigne rutinar knytt til tildeling av økonomisk sosialhjelp. På bakgrunn av dette er det utarbeida nye rutinar for behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar. Dei nye felles rutinane knytt til kartlegging og individuell vurdering i den enkelte sak er berre delvis implementert i verksemda. Arbeidet med implementeringa vil halda fram.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Sund kommune og Nav Sund kommue
• Oversikt over personell med ansvar for mottak og handsaming av søknader om økonomisk stønad
• Oversikt over oppgåver og ansvar for tilsette ved Nav Sund
• Delegasjon av mynde til Nav leiar
• Delegasjon av mynde til fagansvarleg
• System for internkontroll ved Nav Sund kommune datert 27.10.2014
• Risikoanalyse datert 3.11.2014 med tiltaksplan
• Tildeling av tilvisningsmynde
• Samarbeidsavtale mellom Vaksenopplæringa i Sund kommune og Nav Sund
• Avtale om et tettare samarbeid mellom politiet på Sotra, Askøy, Øygarden og Nav Sund
• Rutine -vedtak på opplysning, råd og rettleiing
• Rutine i høve truslar og vald ved Nav Sund
• Delegasjon av mynde frå direktør for tenesteområde Vest til Nav leiar
• Delegasjon av mynde -frå Nav Hordaland
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Nav fylke
• Organisasjonsnotat for Nav Sund
• Mål og disponeringsbrev med delegasjon av budsjettmynde
• Rutine - straumstenging og varsel om straumstenging i bustad
• Rutine - Økonomisk sosialhjelp
• Rutine - Sosialhjelp som lån
• Rutine - Underhaldplikt for sambuarar
• Rutine - Handsaming av søknad om krisehjelp
• Rutine - Midlertidig bustad
• Rutine - Garanti for tannbehandling
• Rutine Depositumsgaranti
• Kartleggingssltjema - rus
• Mappekartleggingsskjema
• Opplæringsplan - nytilsette
• Oversikt over talet på klager og avgjerder frå Fylkesmannen for 2012 - 2014
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 18
• Kopi av 5 vedtak etter lov om sosiale tenester i Nav § 19

Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet:

• Revidert skjema -kartlegging - sosialtenesta i Sund.
• Ny rutine - kartlegging i sosialtenesta
• Revidert rutine - handsaming av søknad om krisehjelp -økonomi
• Revidert rutine - vedtak om økonomisk stønad - sosialtenesta
• Ny rutine - kartlegging av vald
• Ny rutine - postrutine -dokumentflyt i sosialtenesta
• Skjema - til bruk i vedtaksmøte
• Leiaravtale - Sund kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått i samband med tilsynet:

• Eit utval av saksmapper der det var fatta vedtak om stønad til livsopphold etter § 18 og/eller stønad i«særlige tilfeller» etter § 19 (20 mapper).
• Journalnotater

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, og program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Seniorrådgjevar Birte Lill Christiansen, seniorrådgjevar Marta Havre, og seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, med sistnemnde som revisjonsleiar.