Rapport frå tilsyn med Bergen kommune, Bergenhus bydel 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse barn og unge I .og 3. desember 2015.

Vi undersøkte om Bergen kommune, Bergenhus bydel ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta oppfyller opplysningsplikt til barnevernet 
• meldingar til barnevernstenesta blir handtert forsvarleg 
• barnevernstenesta oppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Vår vurdering av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6.

Ved tilsynet blei det avdekt eitt avvik:

Bergen kommune ved Bergenhus barnevernsteneste oppfyller ikkje alltid plikta til å gi tilbakemelding til offentleg meldar.

5.1.2016

Vibeke Herskedal
Revisjonsleiar

Anne Grete Robøle
Revisor

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om bamevemstenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstenesta § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bergen kommune 1. og 3. desember 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barnevemstenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor <lei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Tilsynet omfatta tenester som er organisert i Byrådsavdeling for helse- og omsorg. Etatsjef i Etat for barn og familie rapporterer til kommunaldirektør og er næraste overordna for einingsleiarane for barnevernstenester, helsestasjon- og skulehelsetenester, Barnevernvak.ten, Utekontakten og psykisk helseteneste for barn og unge. Barnevern- og helsestasjons -og skulehelseteneste er organisert med einingar i kvar bydel. Barnevernsvakten og Utekontakten er byomfattande tenester.

Barnevernstenesta iBergenhus har seks avdelingar, Arbeidet med mottak og oppfølging av meldingar er lagt til leiar og avdeling UTE 1 og 2, med til saman 12 kontaktpersonar (sakshandsamarar) og to avdelingsleiarar.

Etatsjef og einingsleiame har regelmessige møte. I løpet av året er det og faste tidspunkt for rapportering på drift og resultat.

Koordinerande eining for habilitering og rehabilitering er lagt til dei tre forvaltningseiningane i Etat for forvaltning.

Frå 1.1.2015 og fram til 26.11.2015 har Bergenhus barnevernsteneste motteke 260 bekymringsmeldingar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 24. august 2015.
Opningsmøte blei halde 1. desember 2015
Intervju: 15 personar blei intervjua.
Stikkprøver i 80 meldingar, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 3.desember 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Bergen kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

 

• helsestasjons- og skulehelsetenesta etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta  blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

 

5. Funn

Avvik 1:

Bergenhus barnevernsteneste oppfyller ikkje alltid plikta til å gi tilbakemelding til offentleg meldar.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barnevernstenester  § 4 , g og h, jf. lov om barnevernstenester §§ 2-log 6-7a.

Avviket byggjer på følgjande:

• Intern rutine for barnevernstenesta datert 18.9.2015 om handtering av meldingar og vidare oppfølging er kjent, men ikkje alltid følgd:
  - Ved stikkprøver i 40 mottekne meldingar til barnevernstenesta i perioden frå 1.1.2015 til 26.11.2015 som var gått til undersøking, var det ikkje gitt skriftleg tilbakemelding innan tre veker om at melding var motteke i 18 av 40 saker.
  - Ved stikkprøver i 28 saker der undersøkinga var avslutta, var det ikkje gitt tilbakemelding i 18 av 28 saker. Tilbakemelding i 1 sak var gitt 5 månader etter avslutta undersøking.
  - Ved gjennomgang av alle meldingar frå skulehelsetenesta- og helsestasjon - 2013- 2015, til saman 16 meldingar, var det ikkje gitt tilbakemelding på mottatt melding i 5 av 16 saker. I 11 av 16 saker hadde meldar ikkje fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. I 3 av sakene fekk meldar tilbakemelding  etter 5-6 veker.
  - Ved stikkprøve i 19 meldingar som er lagt bort, var det 5 saker der meldar ikkje hadde fått tilbakemelding.
• Det går ikkje fram av den skriftlege rutinen, og det var ulike oppfatningar av om og kven som skal gi tilbakemelding til meldar når det kjem inn ny melding i pågåande undersøkingar. Det same gjeld etter at undersøkinga er avslutta.
• Det blei gitt uttrykk for at samtykke frå foreldra er nødvendig for å gje tilbakemelding til meldar om kva tiltak som er set i verk, sjølvnår barneverntesta har vurdert at dette kan vera nødvendig for at meldar skal kunne utføre sine plikter overfor barnet.
• Risikoen for svikt i tilbakemeldinga til offentleg meldar er kjent av tilsette og formidla til nærmaste overordna, utan at det er vurdert og sett i verk relevante korrigerande tiltak.
• Tilhøve som er omtalt over er ikkje fanga opp ved leiinga sin gjennomgang av om praksis er i samsvar med krav i barnevernlova.

Kommentar: Ved lovendring i 2009 kom føresegna om tilbakemelding til meldar i barnevernslova § 6-7a. Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan 3 veker om at melding er motteken. Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking.

Dersom det er opna undersøking skal barnevernstenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar og at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan 3 veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare.

Når barnevernstenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som er det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barnevernstenesta gi meldar tilbakemelding om tiltaka.

Barnevernstenesta  skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning  i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar følgjer med på eige verksemd og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Kommunen og leiarar har ansvaret for rammer og organisatoriske løysingar som gjer det mogleg å oppfylle krav i barnevern- og helse- og omsorgslovgjevinga.

Styringsline og fordeling av mynde og oppgåver som ligg til etatsjef og einingsleiarar er avklart. Kommunen har lagt til rette for at tilsette i tenestene som tilsynet omfatta, kan få relevant fagleg oppdatering og ha nødvendig kjennskap til styringssystemet.Opplysningsplikta til barnevernet er kjent. I høve til storleiken på bydelen og befolkinga, er det få meldingar frå helsestasjons- og skulehelsetenesta. Det blir oppretta ansvarsgrupper for mange barn som treng langvarige og koordinerte tenester. Informasjon ved tilsynet gir grunn til å tru at fleire barn har rett til å få individuell plan.

I dei regelmessige møta i kvar teneste, møta mellom etatsjef og einingsleiarane og rapportering på krav i styringskort, kan risiko for svikt og sårbarheit i tenestene bli fanga opp. Svikt i styring som avviket viser, jf. kapittel 5, gjeld oppfølging av om etablerte rutinar er kjende og følgde.

7. Regelverk

• Lov av 17.juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar  1967 om behandlingsmåten  i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenesten
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon  om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Bergen kommune i samband med førebuing av tilsynet

• Virksomhetsplan  2015/2016
• Organisasjonskart helse og omsorg
• Organisering -Etat for barn og familie pr. 31.08.2015
• Organisering -Etatens underliggende enheter
• Organisasjonskart  Årstad  barneverntjeneste
• Organisasjonskart - Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Bergenhus
• Organisasjonskart -Forvaltningsenheten sone Nord
• Delegasjonsskriv -Bergenhus barneverntjeneste pr. 2.5.2015
• Liste over tilsette -Barnevernstjenesten Bergenhus
• Liste over tilsette -ved Helsestasjon-  og skolehelsetjenesten  Bergenhus
• Arbeidsbeskrivelse  for helsesøster  i helsestasjon og skolehelsetjenesten  i Bergenhus
• Arbeidsbeskrivelse  for koordinator for helsestasjonsvirksomheten  i Bergenhus
• Arbeidsbeskrivelse for psykologer- psykisk helse barn og unge
• Arbeidsbeskrivelse for koordinator i tjeneste for psykisk helse barn og unge
• Arbeidsplan - Sandviken helsestasjon
• Arbeidsplan -Engen helsestasjon
• Rutine for meldingsgjennomgang  ved barnevernstjenesten
• Melding i inneværende sak - skriv frå Fylkesmannen datert 20.8.2003
• Utskrift fra Bergen kommune sine nettsider -Meld fra til barnevernet
• Rutine for håndtering av meldinger og videre oppfølging
• Tilbakemelding til offentlig melder
• Samarbeidsrutiner - vold og overgrep
• Samarbeidsavtalen -konsultasjonsteamet
• Samarbeidsmøte Bergenhus bydel/BUP  sentrum
• Samarbeidsavtale mellom barneverntenesta  og tannhelsetenesta  i Hordaland
• Samarbeid for medarbeidere i Bergenhus som arbeider med barn og unge - storsamling 28.10.2015
• Lover og regelverk- arbeid på tvers av sektorane- barneverntjenesten og tannhelsetenesta
• Samarbeidsforum og samarbeidsavtale for politi, skole, utekontakt og barnevern i Bergenhus
• Psykisk helse barn og unge -tverrfaglig  og koordinert  arbeid
• Rutine familievold Bergen kommune
• Rutine for internkontroll -barneverntjenesten Bergenhus
• Helseteam skoler -kontaktpersoner
• Samarbeidrutiner for konsultasjon med BUP
• Samarbeidsrutiner med introduksjonssenteret  for invandrere og flyktninger
• Samarbeidsrutiner med Nygård  skole
• Samarbeidsrutiner med kommunepsykologene  for flyktninger
• Rutine for samarbeidsmøter med Hordaland politikammer/forebyggende  avdeling
• Fremdriftsplam  for prosjektet samtaler med hjemmeboende barn i komplekse familier 2015-2016
  -Bergenhus barneverntjenste og Høyskolen i Bergen
• Rutine -oppstartsmøte mellom barnevernstjenesten, helsestasjonstjenesten og foresatte etter bekymringsmelding
• Rutine for opprettelse av ansvargrupper i hjelpetiltakssaker
• Fritak fra taushetsplikt
• Skjema for individuell plan
• Rutine for iverksettelse av ansvarsgruppe og individuell plan for barn som er under omsorg
• Intrenkontroll for barneverntjenesten i Bergenhus
• Intrenkontroll arbeid -notat fra arbeidsgruppe datert 12. September 2014
• Utredning  internkontroll -arbeidsgruppens  forslag til organisering og kvalitetsarbeidet  i BHO
• Sjekkliste internkontroll sentralt utvalg
• Sjekkliste internkontroll etat
• Sjekkliste internkontroll  lokal
• Liste over antall barn og unge i oppfølgingsgruppe 3 og 4 - IP - siste 5 år
• Årsrapport Barneverntjenesten Bergenhus 2014
• Kompetanseplan 2015 -Etat for barn og familie
• Kompetanse og opplæring Barneverntjenesten i Bergenhus 2015
• Liste -meldinger fra helsestasjonen 2014
• Liste - meldinger fra helsestasjonen 2015
• Fagfullmakter lagt til etater og enheter under byrådsavdeling for helse- og omsorg gjeldene fra 1.1.2012
• Organisering -etat for barn og familie, psykisk helse barn og unge

Meldingar til barneverntenesta 1.januar - 26. november 2015
Frå I. januar - 26. november 2015 mottok barnevemstenesta 260 meldingar, av dei er 28 lagt bort. Meldingane var gjennomgått innan ei veke.

Stikkprøver
96 meldingar til barneverntenesta  mottekne etter 1.januar 2015

Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om avgjerd og vurdering av meldinga var dokumentert, om det var gitt tilbakemelding til meldar om motteken melding og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett frist etter at undersøking var avslutta.

• Alle meldingane var vurdert innan fristen på ei veke.
• I 28 saker der meldinga blei lagt bort, var vurderingar som låg til grunn for avgjerda dokumentert. Det er gitt tilbakemelding til meldar om at meldinga var motteken og lagt bort i 14 av 19 saker
• Tilbakemelding til offentleg meldar innan tre veker om at meldinga var motteken, med informasjon om at saka var gått til undersøking var gitt i 22 av 40 saker.
• I 10 av 28 saker var det gitt tilbakemelding til offentleg meldar etter at undersøking var avslutta. Tilbakemelding i ei sak var gitt 5 månader etter avslutta undersøking

Helsestasjons- og skulehelsetenesta

Vi såg etter om det var gitt tilbakemelding til meldar innan fristen etter at undersøking var avslutta.

• 16 saker frå helsestasjon- og skulehelsetenesta i tidsrommet 1.januar 2013 - november 2015

Det var gitt tilbakemelding om motteken melding i 11 av 16 saker. I 5 av 16 saker hadde meldar fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. I 3 av sakene fekk meldar tilbakemelding først etter 5 - 6 veker

Informasjon om kor mange barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta som har ansvarsgruppe
Då tilsynet blei gjennomført hadde 95 barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta ansvarsgruppe. Dette gjeld 36 barn som er plasserte etter barnevernslova og 59 barn med hjelpetiltak frå barneverntenesta.

Individuell plan
Per 30.6.2015 var det 7 barn som hadde individuell plan der barnevernet er ei av tenestene som medverkar i gjennomføring av tiltak i planen"

Korrespondanse mellom Bergen kommune og Fylkesmannen i Hordaland:
E-post med planlegging og avtaler knytt til gjennomføring av tilsynet, herunder program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen  deltok:
Bente Cecilie Foss, rådgjevar
Marianne Hammer, rådgjevar
Vibeke Herskedal, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk