Rapport fra tilsyn med Nav Årstad sosialtjeneste 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 17, 19. og 20. november 2015 tilsyn med Nav Årstad sosialtjeneste.

Tilsynet omfattet tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom sin styring og ledelse sørger for at tjenestene er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tjenestene er forsvarlig.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet.

Dato: 23. november 2015

Hilde Ordemann
revisjonsleder

Marta Havre
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Nav Årstad sosialtjeneste, 17, 19. og 20. november 2015. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med disse tjenestene og den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt myndighet til å føre tilsyn med de kommunale tjenestene i Nav kontorene. Det går fram av lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivingen gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattet å undersøke:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivingen innenfor de områdene tilsynet omfatter
• om tiltakene blir fulgt opp i praksis og om nødvendig korrigert
• om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivingen blir fulgt

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene tilsynet omfattet.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylt.

2. Omtale av virksomheten

Nav Årstad sosialtjeneste er en av åtte sosialtjenester i Bergen kommune. Etat for sosiale tjenester er tjenesteleder, etaten er del av Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing.

Nav Årstad sosialtjeneste har åtte avdelinger og rådgiver i stab. Tjenestene tilsynet omfatter håndteres av de fleste av avdelingene. Alle avdelinger har en avdelingsleder som sammen med sosialsjef utgjør kontorets ledergruppe. I løpet av siste halvår er det gjennomført en omorganisering av sosialtjenesten ved at arbeidsoppgaver har blitt overført fra oppfølgingsavdelinger til de øvrige avdelingene.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 24. august 2015.
Åpningsmøte ble holdt 17. november 2015.
Under tilsynet ble elleve personer intervjuet.
Sluttmøte ble gjennomført 20. november 2015.
Stikkprøver ble gjennomført i 20 saker.
Oversikt over deltakere ved tilsynet, dokumenter vi fikk fra kommunen før tilsynet og dokumenter som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er hvordan kommunen sikrer opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at tjenestene er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i samsvar med loven, og at oppfølginga av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det ble gitt informasjon på nettsidene. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble tilrettelagt for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å se om kommunen gjennom sin styring sikret at tildeling, vurdering og avgjørelse av tjenestene oppfylte lovens krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journaler for et utvalg saker som gjaldt unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å vurdere om den fungerer slik kommunen har planlagt og således bidrar til kontinuerlig forbedring.

Rapporten omhandler bare en del av Nav Årstad sosialtjeneste sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Navkontoret.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik under tilsynet.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledere har fastsatt hva praksis er og hvilke rutiner som skal følges, følger med på at dette fungerer som forutsatt, fanger opp svikt og setter i verk forebyggende og korrigerende tiltak når dette er nødvendig.

Ansvarsforhold er avklart innenfor områdene tilsynet omfattet. Ansatte har fått informasjon og opplæring og kjenner rutiner for arbeidet, under dette kartlegging og oppfølging. Det er gjennomført en omorganisering av tjenesten som tydeliggjør arbeidet med oppfølging. Dette har gjort oppfølging bedre, men det er behov for at ledere er tettere på oppfølgingsarbeidet. Ledelsen har ved sin gjennomgang av virksomheten kjennskap til hvordan arbeidet gjennomføres innenfor tema for tilsynet og har den senere tid iverksatt tiltak for å rette opp forhold som ikke var i samsvar med lovens krav. Gjennomgangen har blant annet resultert i nevnte omorganisering.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv Hovednr. 35 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Veileder til sosialtjenesteloven § 17 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Rundskriv A-1/2015.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble oversendt ved forberedelsen av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Organisasjonshåndbok for Nav Årstad sosialtjeneste
• Fullmaktstruktur og delegering av fullmakter ved Nav Årstad sosialtjeneste
• Delegasjonsfullmakt 12 ansatte
• Delegering av fullmakter fra Etat for sosiale tjenester
• Delegering av fullmakter fra Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing
• Delegering av fullmakter til kommunaldirektør for sosial, bolig og områdesatsing
• Partnerskapsavtale mellom Bergen kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Avtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland om drift av åtte Nav-kontor i Bergen
• Avtale om felles resultatmål for Nav-kontorene i Bergen for 2015
• Avtale om bruk av Arene til behandling av personopplysninger
• Oversikt over personell
• Risikokartlegging
• Rutiner for saksbehandling
  – Saksbehandling av søknader om økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav
  – Kartlegging og tjenester for barn og unge – rutine med kartleggingsskjema
  – Sosialhjelp til familier med ungdom i ordinær videregående opplæring
  – Gjeldsrådgivning ved Nav-kontorene
  – Rutine for Nav sosialtjenestens oppfølging av bostedsløse med kartleggingsskjema
• Prosedyre for Nav Årstad – Kvalitetssikring av tjenesten økonomisk stønad
• Samarbeidsavtaler med
  – Livskrisehjelpen
  – Kriminalomsorgen vest
• Intensjonsavtale: Utvikle samarbeid mellom Etat for barn og familie og Etat for sosiale tjenester
• Epost med informasjon om samhandling mellom sosialtjenesten og barnevernstjenesten i Årstad
• Klager som er omgjort i første instans og klage omgjort av Fylkesmannen
• Notat om registrerte avviksmeldinger
• Rutine om avvik vedlagt skjema
• Retningslinjer for Nav Årstad om avvikshåndtering
• Epost med informasjon om vedtak etter stjl § 17
• Rutiner og aktiviteter som inngår i styringssystemet for Etat for sosiale tjenester
• Liste med oversikt over vedtak om økonomisk stønad
• Kopi av siste 20 vedtak med tilhørende søknader for aldersgruppen 17-23 år
• Tilskuddsbrev, Forsøk med Nav-veileder i videregående skole

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Stikkprøver i 20 saker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• E-post med planlegging og avtaler knyttet til gjennomføring av tilsynet, herunder program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakere på åpnings- og sluttmøte, og over intervjuer.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Birthe Christiansen, Kristina Munkejord og Hilde Ordemann, tilsynsleder

Fra Statens Helsetilsyn deltok:
Vigdis Malt Marøy som observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet