Rapport frå tilsyn med Nav Austrheim kommune

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 15. og 17. september 2015 tilsyn med Nav Austrheim kommune.

Tilsynet omfatta Nav kontoret sine tenester til unge mellom 17 og 23 år. Tenestene som blei undersøkte var opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at nemnde tenester er tilgjengelege for unge personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege.

Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt tre avvik:

Avvik 1:

Nav Austrheim har ikkje utarbeidd eller sett i verk rutinar eller praksis for kva som skal gjerast av kartlegging og vurdering i søknader om økonomisk stønad frå personar mellom  17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast  av dette.

Avvik 2:

Leiinga i kommunen har ikkje etablert rutinar eller eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Avvik 3:

Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med om brukarane får forsvarleg opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad.

Dato: 3. november 2015

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Austrheim kommune, 15. og 17. september 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Austrheim kommune er ein vekstkommune, og har underkant av 3000 innbyggarar.

Austrheim kommune er organisert med to nivå, sentraladministrasjonen og tenestenivået. I sentraladministrasjonen er det ei rådmannsgruppe som er samansett av rådmannen, assisterande rådmann, kommunalsjef oppvekst og økonomisjef. Tenestenivået er inndelt i 10 avdelingar med ein avdelingsleiar som har det samla og overordna ansvaret for heile avdelinga I tenesteområdet. Alle tenesteytande einingar er direkte underlagt rådmannens instruksjonsmynde.

Nav Austrheim har totalt 4,5 stillingar. Nav leiar er statleg tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med assisterande rådmann som sin næraste overordna.

Kommunen har opplyst om at fråfall i vidaregåande skule er høgt samanlikna med andre kommunar i Hordaland. Kommunen har tidlegare hatt eit samarbeid på tvers av kommunale instansar knytt til oppfølginga av ungdomsgruppa.

På tidspunktet for gjennomføringa av tilsynet, var det vakante stillingar samstundes som det brått kom mange oppseiingar frå firma i oljebransjen som belasta Nav kontoret mykje.

Situasjonen ved kontoret på tidspunktet for tilsynet var såleis ikkje ein normalsituasjon.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 12. august 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Opningsmøte blei halde 15. september 2015. Under tilsynet blei 4 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.  Sluttmøte blei halde 17. september 2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for unge mellom  17 og 23 år, at tildeling av tenestene er i tråd med lova, og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg.

Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav kontoret, og om det vart gitt informasjon til eventuelle samarbeidspartnare. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt.

For å sjå om kommunens gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring.

Rapporten handlar berre om ein del av Nav Austrheim si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Austrheim har ikkje utarbeidd eller sett i verk rutinar eller praksis for kva som skal gjerast av kartlegging og vurdering i søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast av dette.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga  §§ 4, 17,18 og 19, 41, jf.  § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga  § 4  g), Forvaltningsloven  §§ 24 og 25.

Avviket byggjer på:

• Leiinga i kommunen har ikkje etablert møtepunkt for å fastsetje og gjennomgå korleis Nav sine rutinar og praksis skal vera på område tilsynet omfatta
• Det går ikkje fram av dei 20 gjennomgåtte vedtaka kva konkrete og individuelle vurderingar som ligg til grunn for stønadens størrelse og omfang
• Det er ikkje bestemt korleis kommunen sin praksis skal være, ved kartlegging, journalføring, individuell vurdering, og oppfølging. Leiinga har ikkje gjeve føringar for kva praksis kommunen skal ha.
• Leiinga i kommunen har ikkje vurdert kva som er naudsynt av faglege vurderingar for forsvarleg oppfølging og evaluering av unge brukarar
• Stikkprøver i  fagsystemet Acos under tilsynet viser at ein med ra unntak ikkje dokumenterer kva kartlegging og kva for vurderingar som er gjort i den enkelte sak. Det er ikkje utarbeida skriftlege rutinar for kva ein minimum skal kartlegge, følgje opp og dokumentere.
• Det er ulik praksis for når samtale skal vere eit tilbod og kva målsettinga i samtalen mellom Nav og brukar skal vera, både der brukar tek kontakt første gong og i den vidare kontakten med Nav
• Det kjem fram i intervju og journalnotat at samtaler blir gjennomført, men innhaldet i desse og vurderingar er i liten grad dokumentert
• Stikkprøver under tilsynet viser at Nav .ikkje har kartlagt brukar sin heilskaplege situasjon.
• Behovet for samhandling og koordinering med andre instansar kjem ikkje fram av opplysningane i sakene

Avvik 2:

Leiinga i kommunen har ikkje etablert rutinar eller eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå iarbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 21 år

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 4, 17,18 og 19, 41, jf. § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 f) og g), Forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Avviket byggjer på:

• Det er ikkje avklart korleis avvik skal meldast eller korleis det skal takast opp
• Leiinga har ikkje fastsett praksis for melding og handsaming av avvik i tenesteytinga
• Leiinga har ikkje oversikt over svikt, og har ikkje følgt opp forhold som er avdekka under tilsynet, jf. avvik 1 og 3

Avvik 3:

Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med om brukarane får forsvarleg opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5 jf.  forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 h).

Avviket byggjer på:

• Forventning til leiar når det gjeld standard og nivå på tenestene (til dømes råd og rettleiing og økonomisk stønad) er ikkje avklart
• Leiinga i kommunen etterspør ingen konkrete punkter om korleis tenestene blir ivareteke og om dei er isamsvar med lovkrav.
• Leiar for Nav har meldt frå om stort arbeidspress og behov for meir kompetanse, utan at kommunen bidrar med å prioritera mellom oppgåvene eller har sett inn andre tiltak
• Leiinga følgjer ikkje med på at arbeidet tilfredsstiller faglege krav, brukarane får oppfylt sine rettar og om dokumentasjonen er tilstrekkeleg, til dømes har ikkje følgd med på om det er innhenta samtykke i den enkelte sak for å sikre samsvar med reglane om teieplikt

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at <lesse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt fleire manglar ved styringssystemet i Austrheim kommune innanfor dei tema tilsynet omfatta. Kommunen ved rådmann har ikkje i tilstrekkeleg grad lagt til rette for at dei tilsette kan yte tenester som oppfyller krav i sosialtenestelova.

Leiinga har ikkje vurdert kva praksis og kva rutinar som skal følgjast, dei har ikkje oversikt over svikt som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene,  og det er ikkje sett i verk systematiske tiltak for å gjennomgå kvaliteten på tenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen  av 18.12.2009 nr. 131 (STL)
• Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven  av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningsforskriften)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen  av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv "Hovednummer 35 - sosialtjenesteloven"
• Rettleiar til sosialtjenesteloven  § 17 - "hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veildning?"
• Rundskriv Al/2015- statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart av den administrative styringa i Austrheim
• Arbeidsoppgåver lagt til Nav Austrheim
• Administrativ organisering, revidert august 2015
• Utdrag av delegasjonsreglementet som gjeld Nav Austrheim
• Samarbeidsavtalen mellom Austrheim kommune og Nav
• Oversikt over personell
• Rutine for bruk av matvaregaranti, rutine for sosialhjelp, rutiner for sosiallån
• Informasjon om grønt arbeid - lågterskeltilbod i Austrheim kommune
• Strategisk kompetanseplan for Austrheim kommune 2015-2020
• Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad
• Kopi av dei siste 20 sakene, med vedtak og søknader

Dokumentasjon  som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015
• Gjennomgang av saker ifagsystemet i Nav Austrheim

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Øystein Breirem Jacobsen og Vibeke Herskedal

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk