Rapport frå tilsyn med Bergen kommune - samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Bergen kommune 10.-11. mars 2015.

Vi undersøkte om Bergen kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim, sjå nærare omtale i kapittel 4.

Rapporten omtaler funn ved tilsynet.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

I kapittel 6 står vår vurdering av kommunen si styring med samhandling med spesialisthelsetenesta og fastlegane og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim.

Tilsynet er avslutta.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar Jo Kåre Herfjord
revisor

 

Rapporten er elektronisk godkjent og har difor inga underskrift

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bergen kommune 10.-11. mars 2015.

Tilsynet med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen omfattar tilsyn med Meland kommune 3.-4. mars, Bergen kommune, Åsane bydel 10.-11. mars og Haraldsplass Diakonale Sykehus 17.-18. mars 2015.

Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland i 2015.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar etterleving av krav i lovgjevinga. Tilsynet omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda

Helse- og omsorgstenestene i Bergen kommune er styrt i line frå kommunaldirektør gjennom etatssjefar og einingsleiarar.

Samhandling

Bergen kommune har inngått overordna samarbeidsavtale og tenesteavtale om samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sykehus AS.

Det er eit overordna samarbeidsutval mellom Bergen kommune, Haraldsplass Diakonale Sykehus AS og Hospitalet Betanien DPS. Utvalet har faste møter i løpet av året for drøfting av saker som gjeld samhandling og evaluering av inngåtte avtalar.

Toppleiarmøtet er øvste organet i den etablerte styringsstrukturen for samhandling mellom kommunane og spesialisthelsetenesta. Administrativ og politisk leiing frå kommunane, styreleiarar og adm. direktørar frå partane i spesialisthelsetenesta møter ein gong i året.

Haraldsplass Diakonale Sykehus

Haraldsplass Diakonale Sykehus er lokalsjukehus i indremedisin for pasientar i bydelane Bergenhus, Åsane og Arna i Bergen og kommunane Lindås, Meland, Radøy, Austrheim, Fedje, Masfjorden, Modalen, Samnanger og Osterøy.

Meldingar om innlagt pasient m.v., blir sendt elektronisk mellom Bergen kommune og Haraldsplass Diakonale Sykehus.

Formidling av informasjon mellom heimesjukepleia og fastlegane i kommunen

Bergen kommune har innført elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstenesta, forvaltningseiningane og fastlegane.

Samarbeidsutval mellom kommunen og fastlegane

Det lokale samarbeidsutvalet, jf. rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310), møter fire gonger i året.

Prosjekt

Bergen kommune ved Etat for forvaltning, forvaltningseininga sone nord, og Haraldsplass Diakonale Sykehus er i gang med eit pilotprosjekt for utprøving av ei forenkla ordning for melding om brot på tenesteavtalen om samarbeid med innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor.

Denne våren kartlegg kommunen erfaringar med samarbeidsavtalar og vil på bakgrunn av opplysningar som kjem inn, vurdere å reise spørsmål i samarbeidsutvalet om eventuell revisjon av avtalane.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn: 15. desember 2014.

Formøte: 15. januar 2015.

Opningsmøte: 10. mars 2015.

Intervju: 14 personar blei intervjua.

Stikkprøver: Pasientjournalar til 23 pasientar, både journalane frå sjukehuset og heimesjukepleia.

Sluttmøte: 11. mars 2015

Oversikt over dokument som er mottekne frå Bergen kommune og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

Spørjeundersøkingar

I brev av 17. januar 2015 blei 41 pasientar som var utskrivne frå medisinsk klinikk, Haraldsplass Diakonale Sykehus 1. oktober-15. desember 2014 inviterte til å delta i spørjeundersøking.

I brev av 17. januar 2015 blei fastlegane til pasientane inviterte til å delta i spørjeundersøking.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Bergen kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Tilsynet omfatta

• iverksetting og oppfølging av tenesteavtalen om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor ¹
• mottak og oppfølging av varsel om innlagt pasient og mottak av varsel om utskrivingsklar pasient frå sjukehus
• kommunen si tilrettelegging for og involvering av fastlegar i samhandling mellom fastlegar, andre kommunale tenester og spesialisthelsetenester
• planlegging for og mottak av pasient som er meldt utskrivingsklar
• vurdering av tilstanden til pasienten og behovet for tenester like etter utskriving
• informasjon til pasienten om helsetilstand og vurdering av behov for tenester, og medverknad frå pasienten ved planlegging av tenester og innhald i tenestetilbod etter utskriving
• hjelp til pasientar som treng det for å få kontakt/avtale med fastlege
• informasjonsutveksling og samhandling med fastlege om kva legemiddel pasientar som treng hjelp til legemiddelhandtering skal ha

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå medisinsk klinikk, Haraldsplass Diakonale Sykehus

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei og eit felt for fritekst. Vi spurde pasientane om

• dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset,
• kva informasjon dei hadde fått frå kommunen om helsehjelp etter utskriving,
• dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen,
• om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt,
• om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim
• om kommunen tok omsyn til kva pasienten sjølv meinte han trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient. Pårørande kunne svare på vegne av pasienten.

Spørjeundersøking til fastlegar

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativ ja/nei og eit felt for fritekst.

Vi spurde fastlegane om

• dei fekk epikrise frå sjukehuset tidsnok og om den inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten,
• det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset,
• kommunen si tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta,
• kommunen si tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga dei vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Bergen kommune blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Resultat frå spørjeundersøkingane

Spørjeundersøking til pasientar

15 av 41 pasientar svara. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn ved vår vurdering av kommunens praksis med å informere og leggje til rette for at pasientar kan medverke.

Spørjeundersøking til fastlegar

20 av 27 fastlegar svara. Dei er fastlegar for 34 av dei 41 pasientane.

Fastlegane hadde i dei fleste tilfella motteke epikrisen same dag eller innan tre - ti dagar etter at pasienten var utskriven. Nokre få fastlegar gav døme på at epikrisen kom for seint i høve til oppfølging som pasienten skulle ha, og at det var feil i legemiddellista.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte/kor mange gonger i løpet av siste året at epikrisen frå sjukehuset har kome for seint og eller at det har vore feil i legemiddelopplysningar.

Ingen av dei 20 fastlegane hadde delteke i utarbeiding eller revisjon av tenesteavtalen mellom sjukehuset og kommunen om samarbeid ved innlegging og utskriving av pasientar. To fastlegar svara at dei kjende til samarbeidsavtalen. Ingen av legane svara at dei hadde fått informasjon frå kommunen om retningsliner for innlegging og utskriving frå spesialisthelsetenesta.

Alle fastlegane viste til elektronisk meldingsutveksling for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenesta, og at dei kan sende/ få tilsendt medikamentliste.

22 av 34 pasientar hadde vore kontakt med fastlegen i løpet av dei to første vekene etter sjukehusopphaldet. Etter utskriving hadde fastlege og heimesjukepleia vore i kontakt med kvarandre om 22 av pasientane.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen og leiinga har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga. Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga legg til rette og overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst.

Ansvarsforhold er avklart innan dei områda tilsynet omfatta. Det er innarbeidde praktiske rutinar for å følgje opp tenesteavtalen om samhandling ved utskriving av pasientar til kommunen. Elektronisk meldingsutveksling tryggjer samhandling og informasjonsutveksling mellom heimesjukepleia, sjukehuset og fastlegane.

Heimesjukepleia har kvalifisert personell og føresetnader for å gje forsvarleg helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim etter sjukehusopphald. Mottak av pasienten er førebudd. Pasientar som treng det, blir møtt og kan få tilsyn og hjelp raskt etter utskriving. I heimesjukepleia er det innarbeidd praksis å kontrollere legemiddelopplysningar frå sjukehuset opp mot tidlegare opplysningar og eller ved e-melding/telefon til fastlege og sjukehuset.

Område med risiko for svikt i samhandling med spesialisthelsetenesta i samband med utskriving av pasientar til eigen heim er kjende og blir handtert. Løysinga med å gi elektronisk tilbakemelding til sjukehuset om uønskte hendingar og avvik blir i liten grad nytta.

Det er få av alle fastlegar i kommunen som har delteke i spørjeundersøkinga. Svara tyder likevel på at fastlegane i liten grad fått informasjon frå kommunen om tenesteavtalen om innlegging og utskriving frå spesialisthelsetenesta. Spørsmål om evaluering av tenesteavtalar og problemstillingar som gjeld samhandling mellom kommunen og spesialisthelsetenesta, blir teke opp i etablerte arbeidsgrupper og møteforum.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter
• Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• E-brev 3. februar 2015 vedlagt:
• Organisasjonskart Byrådsavdeling helse og omsorg
• Organisasjonskart Forvaltningseininga sone nord
• Organisasjonskart Heimebaserte tenester
• Organisasjonskart Etat for forvaltning
• Organisering av sentrale funksjonar i Byrådsavdeling for inkludering, etablering av etatane
• Utforming og oppfølging av vedtak om helse- og omsorgstenester og kommunale serviceytingar
• Delegering av fullmakter, datert 5. september 2011
• Stillingsomtale soneleiar
• Stillingsomtale gruppeleiar
• Stillingsomtale for autorisert sjukepleiar
• Stillingsomtale ass. gruppeleiar
• Arbeidsoppgåver for ansvarsvakt i heimesjukepleia
• Oversikt over tilsette i forvaltningseinings sone nord
• Organisasjonskart Åsane heimesjukepleie
• Styringskort Etat for forvaltning 2014
• Styringskort Heimesjukepleia 2014
• Handlingsplan for Åsane heimesjukepleie 2014
• Referat samarbeidsutvalet 23. september og 9. desember 2014
• Notat 15. oktober 2014, arbeidsgruppe avvikshandtering mellom helseføretak og Bergen kommune
• Avviksskjema samhandling sjukehus – kommune
• Godtgjering for deltaking i prosjektgruppe for avtalearbeid – samhandlingsreforma
• Oppnemning og honorar for deltaking i referansegruppe fastlegar
• Inn og utskriving av pasientar på sjukehus – samhandlingsreforma, varsling mm, revidert 18. juni 2014
• Elektronisk meldingsutveksling mellom resultateining og helseføretak, rutine revidert 7. november 2012
• Elektronisk meldingsutveksling mellom forvaltning/mottakssjukeheim og helseføretak
• Elektronisk meldingsutveksling, veileder i bruk av elektroniske meldingar i Profil, oppdatert 5. september 2012
• Endring av omfang av heimesjukepleie, vernepleie og praktisk bistand person
• Kriterier for tildeling av pleie- og omsorgstjenester
• Rutine for elektronisk meldingsutveksling med fastlege, revidert 6. november 2012
• Legemiddelhandtering utanfor institusjon, revidert 12. september 2014
• Samarbeidsavtale mellom etat for forvaltning, etat for alders og sykehjem, etat for tjenester til utviklingshemmede, etat for hjemmesykepleie og etat for helsetjeneste
• Oppgåvefordeling mellom heimesjukepleia og fastlegane, revidert 22. februar 2012
• Rutinar for samhandling mellom forvaltningseiningar og kommunale og private leverandørar av heimesjukepleie, revidert 20. mai 2014
• Avviksskjema utskriving frå sjukehus
• Retningsline for handtering av avvik knytt til brukarar, revidert 19. desember 2013
• Samhandlingsreforma – inngåing av lovpålagte avtalar byrådssak 155/12
• Samhandlingsreforma – erfaringar og oppsummering 2013
• Handlingskjede for avviksbehandling – brukaravvik
• Handlingsplan FVE sone nord 2014/2015
• Administrativt organisasjonskart per 1. august 2013 er lasta ned frå nettsida til Bergen kommune
• Informasjon om einingar i kommunalavdeling helse, omsorg og beredskap er lasta ned frå nettsida til Bergen kommune
• Informasjon om samarbeidsavtalar, toppleiarmøte, overordna samarbeidsutval m.v. er lasta ned frå Saman.no (felles nettside for 22 kommunar, Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus).
• Overordna samarbeidsavtale og supplerande administrativ retningsline for avvik er frå Saman.no
• Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med tilhøyrande retningsline for elektronisk meldingsutveksling er lasta ned frå Saman.no og nettsida til Bergen kommune
• Rettleiing med svar på vanlege spørsmål til tenesteavtale 3 og 5 er lasta ned frå Saman.no

Andre dokument

• Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
• KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
• Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten
• Vestlandsløftet, rapport vedr kvalitet i innhold i de elektroniske meldingene

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• 23 pasientjournalar til pasientar utskrive frå Medisinsk avdeling, Haraldsplass Diakonale Sykehus 1. oktober -15. desember 2015.

Korrespondanse mellom Bergen kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 15. desember 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Styrande dokument, e-brev av 3. mars 2015 frå Bergen kommune
• Program for tilsynet, brev av 23. februar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Ass. fylkeslege Jo Kåre Herfjord, seniorrådgjevar Reidun Våge Danielsen og seksjonsleiar Anne Grete Robøle

¹ Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med retningsline for elektronisk meldingsutveksling

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk