Rapport frå tilsyn med Bergen kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn Bergen kommune, helsetenester i Bergen fengsel 24. og 25. november 2015.

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at innsette får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i helselovgjevinga.

Vurderinga av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6.

Helga Arianson
revisjonsleiar

Anne Grete Robøle
revisor

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bergen kommune 24.- 25 november 2015. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Føremålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir følgde. Ved tilsynet undersøkte vi

• kva tiltak Bergen kommune har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfatta
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Bergen kommune har ansvaret for å yte primærhelsetenester i Bergen fengsel og Bjørgvin fengsel. Bergen fengsel har plass til 283 innsette i seks avdelingar i alle tryggleikskategoriar.

Førekomsten av sjukdom er høg og mange av dei innsette har dobbel- og trippeldiagnosar.

Fengselshelsetenesta er organisert i Etat for helsetenester, Byrådsavdeling helse og omsorg. Helsetenestene er styrt i line frå kommunaldirektør til etatsjef i Etat for helsetenester. Etatsjef er næraste overordna for einingsleiar for fengselshelsetenesta.

Einingsleiar har personal-, økonomi-, fagleg utviklings- og resultatansvar for primærhelsetenesta i fengselet. Overlege er organisert i stab til leiar for fengselshelsetenesta og gir saman med tre andre legar, allmennlegetenester til innsette. Tre legar har kvar 40 % stilling. Legane til stades i fengselet to dagar i veka og kan elles kontaktast per telefon.

Bergen kommune har i lengre tid kjent til at manglar ved det elektroniske pasientjournal- systemet representerer både ein risiko for svikt i oversikt og oppfølging av enkelte innsette og at det påverkar effektiviteten i fengselshelsetenesta. Kommunen kjenner og til at lokala som fengselshelsetenesta disponerer, ikkje er optimale og at dette innverkar på tilbodet fengselshelsetenesta kan gje, mellom anna ventetid på konsultasjonar og om oppfølging av innsette blir gjort på cella eller i lokala til fengselshelsetenesta.

Frå og med 11. oktober 2015 deler fengselshelsetenesta ut LAR-medikament berre sundagar og har ved dette fått frigjort tid til andre oppgåver.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 1. oktober 2015.
Opningsmøte blei halde 25. november 2015
Intervju: Sju personar blei intervjua.
Stikkprøver i 26 journalar, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 25. november 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Bergen kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

5. Funn

Innan dei områda tilsynet omfatta, blei det ikkje avdekt brot på krav i helselovgjevinga.

6. Vurdering av styringssystemet

Innan dei områda tilsynet omfatta er det ikkje avdekt forhold som tilseier at fengselshelsetenesta ikkje kan gi forsvarleg helsehjelp til innsette.

Kapasitet i tenestene og dermed også tilbodet til innsette blir påverka av forhold som kommunen kjenner til, men ikkje fullt ut kan løyse utan avtale med Kriminalomsorga om lokale og med leverandør av elektronisk pasientjournalsystem, jamfør omtale i kapittel 2.

Styringsline med fordeling av mynde, rapporteringskrav og oppfølging av fengsels- helsetenesta er definert frå administrativ leiing i kommunen. Ved endring i leiarfunksjon er det vanlegvis nødvendig å presisere og konkretisere mynde som ligg til denne stillinga og til personell i stab.

Kommunen legg til rette for at personell i fengselshelsetenesta kan få relevant fagleg oppdatering og rettleiing. Større sjukelegheit hos innsette enn i befolkninga elles aktualiserer behovet for regelmessig vurdering av kapasitet i tenesta, til dømes ved regelmessig kartlegging av risiko for å førebygge svikt og i samband med leiinga si evaluering og årlege gjennomgang av styringssystemet. Dokumenterte vurderingar vil etter vår vurdering vere nyttige i samband med planlegging, prioritering, fagleg utviklingsarbeid og seinare evaluering av tenestetilbodet.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Bergen kommune i samband med førebuing av tilsynet Brev av 23. oktober 2015 frå Bergen kommune med følgjande vedlegg

• Organisasjonskart Bergen kommune, etat for helsetjenester
• Organisasjonskart fengselshelsetenesta
• Lederavtale for resultatenhetsledere 2009
• Oversikt over tilsette i fengselshelsetenesta og arbeidsplan veke 47
• Oversikt over skriftlege rutinar i fengselshelsetenesta
• Mottak av nyinnsette
• Legemiddelhandtering
• Informasjon om utdeling av LAR-medikament
• Årsrapport og årsmelding 2014
• Rapport frå fengselshelsetenesta til kvalitetsutvalet i Etat for helsetenester
• Årsmelding for etat for helsetenester 2014
• Kvalitetshandbok fengselshelsetenesta
• Referat frå leiarmøte 2015

E-brev 17. november 2015 med følgjande vedlegg:

• Oppfølging av innsette med spesielle behov
• Kontroll A- og B-preparat
• Kontroll Lithiumbehandling
• LAR-utdeling
• Overdose ved opiat
• Registrering av medisinar etter avtale med lege
• Ritalin brukaravtale
• Rutinar ved suicid – suicidforsøk
• Sentralstimulerande medikament
• Søkeprosedyre LAR-behandling
• Teieplikt
• Tolketenester
• Tuberkulosekontroll
• Urinprøve ADHD
• Urinprøve LAR
• Vaksinasjon hepatitt
• Vaksinasjon øvrige

Opplysningar som er mottekne før og uavhengig av tilsynet:

• Samarbeidsavtale mellom Helse Bergen HF og Bergen kommune om helsetenester til innsette i Bergen fengsel og Bjørgvin fengsel
• Samarbeidsavtale mellom Helse Bergen HF Psykiatrisk divisjon og Kriminalomsorgen region Vest
• Sivilombudsmannen besøksrapport Bergen fengsel 4.-6. november 2014

Stikkprøver i pasientjournalar

26 pasientjournalar blei gjennomgått.

Vi såg mellom anna etter om

• mottak av nyinnsette var gjennomført i samsvar med prosedyre,
• det var brukt tolk når det var nødvendig
• innsette ved behov for helsehjelp var følge opp av sjukepleiar og lege
• legemiddelbehandling var vurdert
• fengselshelsetenesta hadde fått epikrise frå spesialisthelsetenesta når innsette var utskrivne, til dømes frå psykisk helsevern

Korrespondanse mellom Bergen kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 1. oktober 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Brev av 23. oktober 2015 med vedlegg frå Bergen kommune
• E-brev 17. november 2015 med vedlegg frå Bergen kommune
• E-brev 17. november 2015 med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Helga Arianson, fylkeslege, leiar
Sjur Lehmann, ass. fylkeslege og fungerande seksjonsleiar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar