Rapport fra tilsyn med Nav Arna sosialtjeneste 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 27. og 30. oktober 2015 tilsyn med Nav Arna Sosialtjeneste.

Tilsynet omfattet tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom sin styring og ledelse sørger for at tjenestene er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tjenestene er forsvarlig.

Det ble avdekket mangler i styringen av tjenestene og påpekt følgende avvik:

Nav Arna sosialtjeneste har ikke felles, omforent praksis for kartlegging ved søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning fra personer mellom 17 og 23 år. Det er heller ikke avklart på hvilken måte dette skal dokumenteres.

Dato: 23. november 2015

Hilde Ordemann
revisjonsleder

Marta Havre
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Nav Arna sosialtjeneste, 27. og 30. oktober 2015. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med disse tjenestene og den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt myndighet til å føre tilsyn med de kommunale tjenestene i Nav kontorene. Det går fram av lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivningen gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattet å undersøke:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivningen innenfor de områdene tilsynet omfatter
• om tiltakene blir fulgt opp i praksis og om nødvendig korrigert
• om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivningen blir fulgt

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor områdene tilsynet omfattet.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylt.

2. Omtale av virksomheten

Nav Arna sosialtjeneste er en av åtte sosialtjenester i Bergen kommune. Etat for sosiale tjenester er tjenesteleder, etaten er del av Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering.

Sosialtjenesten har fire avdelinger. Tjenestene tilsynet omfatter ligger til Publikumsmottak og Oppfølgingsavdeling. Overføring av saker mellom disse to avdelingene fungerer ikke som forutsatt, slik at Publikumsmottak også har oppfølging av enkeltsaker. Sosialsjef er for tiden i permisjon og sosialsjef i Fyllingsdalen er fungerende leder. Det har over tid vært høyt sykefravær ved Nav Arna sosialtjeneste. Ved denne sosialtjenesten er det flere unge brukere enn befolkningstall skulle tilsi og tjenesten ligger høyere enn øvrige sosialtjenester i Bergen kommune når det gjelder utbetalinger til gruppen tilsynet omfatter. Det er besluttet omorganisering av tjenesten med virkning fra 1. november.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 24. august 2015.
Åpningsmøte ble holdt 27. oktober 2015.
Under tilsynet ble ni personer intervjuet.
Sluttmøte ble gjennomført 30. oktober 2015.
Stikkprøver ble gjennomført i 20 saker.
Oversikt over deltakere ved tilsynet, dokumenter vi fikk fra kommunen før tilsynet og dokumenter som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var hvordan kommunen sikret opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at tjenestene er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i samsvar med loven, og at oppfølginga av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det ble gitt informasjon på nettsidene. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble tilrettelagt for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å se om kommunen gjennom sin styring sikret at tildeling, vurdering og avgjørelse av tjenestene oppfylte lovens krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journaler for et utvalg saker som gjaldt unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å vurdere om den fungerer slik kommunen har planlagt og således bidrar til kontinuerlig forbedring.

Rapporten omhandler bare en del av Nav Arna Sosialtjeneste sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Navkontoret.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Arna sosialtjeneste har ikke felles, omforent praksis for kartlegging ved søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning fra personer mellom 17 og 23 år. Det er heller ikke avklart på hvilken måte dette skal dokumenteres.

Avvik fra: Sosialtjenesteloven §§ 4, 17,18 og 19, 41, jf. § 5 jf. internkontrollforskriften § 4 c), g) f) og forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Avviket bygger på:

• Ledelsen har ikke gitt føringer for hva praksis skal være ved kartlegging og journalføring. Enkelte saksbehandlere bruker verktøy for kartlegging, men disse verktøyene er ikke gjort kjent for alle.
• Opplæring av nyansatte er mangelfull når det gjelder kartlegging. Det er ikke fastsatt hvordan avdelingsledere skal følge med på om opplæringen er tilstrekkelig.
• Av intervju går det frem at samtaler med klienter blir gjennomført. Foruten økonomiske forhold, er det ikke klart hva som skal undersøkes som grunnlag for videre saksbehandling.
• Stikkprøver i journaler og saker under tilsynet viser at med få unntak, er det ikke dokumentert at bruker sin helhetlige situasjon er kartlagt. Saksbehandlers vurderinger er i liten grad dokumentert.
• Det er ikke vurdert hvilke tiltak som er nødvendig å sette inn for å sikre kartlegging av sakene i situasjonen som har vært med svært høyt fravær ved kontoret.
• Ledelsen ved kontoret har ikke fastsatt praksis for melding og håndtering av avvik. Det er ikke klart for alle saksbehandlere hva som er avvik.
• Leder ved kontoret har avdekket mangelfull kartlegging av sakene. Det er foreløpig ikke satt inn tiltak for å rette.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledere har fastsatt hva praksis og rutiner som skal følges, følger med på at dette fungerer som foresatt, fanger opp svikt og setter i verk forebyggende og korrigerende tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekket mangler ved styringssystemet i Bergen kommune, Nav Arna sosialtjeneste innenfor tema for tilsynet.

Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad lagt til rette for at de ansatte kan yte tjenester som oppfyller kravene i sosialtjenesteloven.

Ledelsen har ikke vurdert praksis for kartlegging og hvilke rutiner som skal følges i dette arbeidet. Opplæringen har ikke vært tilstrekkelig, og det er ikke fastsatt hvordan avdelingsledere skal følge med på opplæringen som er gitt. Ledelsen har funnet svikt i kartleggingsarbeidet, men har foreløpig ikke satt i verk tiltak for å rette opp.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv Hovednr. 35 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Veileder til sosialtjenesteloven § 17 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Rundskriv A-1/2015.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble oversendt ved forberedelsen av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Organisasjonshåndbok for Nav Arna sosialtjeneste
• Delegasjonsreglement Nav Arna sosialtjeneste
• Partnerskapsavtale mellom Bergen kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Avtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland om drift av 8 Nav-kontor i Bergen
• Skriv om felles resultatmål for Nav-kontorene i Bergen for 2015
• Oversikt over personell
• Sårbarhetsvurdering
• Rutiner for saksbehandling
  – Økonomisk sosialhjelp, Arna
  – Økonomisk sosialhjelp nødhjelp, Arna
  – Rutinesamling fellesmottaket Nav Arna
  – Saksbehandling av søknader om økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav
  – Kartlegging og tjenester for barn og unge – rutine med kartleggingsskjema
  – Sosialhjelp til familier med ungdom i ordinær videregående opplæring
  – Gjeldsrådgivning ved Nav-kontorene
  – Rutine for Nav sosialtjenestens oppfølging av bostedsløse med kartleggingsskjema
• Samarbeidsavtaler med
  – Livskrisehjelpen
  – Nav Arna barnevernstjeneste
  – Kriminalomsorgen region vest
• Intensjonsavtale - Utvikle samarbeid mellom Etat for barn og familie og Etat for sosiale tjenester
• Klager som er omgjort i første instans og klage omgjort av Fylkesmannen
• Oversikt over avvik og oppfølging av avvik
• Rutiner og aktiviteter som inngår i styringssystemet for Etat for sosiale tjenester
  – Skriv med oversikt
  – Intern rutine for avvik som gjelder tjenester-rapportering og håndtering med skjema
  – Kvalitetsutvalgets oppsummering for 2014
  – Innkallinger til ledermøter for ledere i etat for sosiale tjenester 2014-2015
  – Program for lederseminar Etat for sosiale tjenester
  – Innkalling til møter i Kvalitetsutvalget 2014-2015
  – Program for fagdager 2014-2015
• Oversikt over aktiviteter i FAG – Nav Arna sosialtjeneste
• Liste med oversikt over vedtak om økonomisk stønad
• Kopi av siste 20 vedtak med tilhørende søknader for aldersgruppen 17-23 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Stikkprøver i 20 saker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• E-post med planlegging og avtaler knyttet til gjennomføring av tilsynet, herunder program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakere på åpnings- og sluttmøte, og over intervjuer.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:Marta Havre, Margunn Skulstad-Watson, Kristina Munkejord og Hilde Ordemann, tilsynsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet