Rapport frå tilsyn med Bømlo kommune - samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Bømlo kommune 28.-29. april 2015.

Vi undersøkte om Bømlo kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim, sjå nærare omtale i kapittel 4..

Rapporten omtaler funn ved tilsynet.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

I kapittel 6 står vår vurdering av kommunen si styring med samhandling med spesialisthelsetenesta og fastlegane og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim.

Tilsynet er avslutta.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Signe Marit Stephanides
revisor

 

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Bømlo kommune, Bømlo heimeteneste , Søre Bømlo omsorgsområde og tenestekontoret 28.-29. april 2015.

Tilsynet med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen omfattar tilsyn med Bømlo kommune 28.-29. april, Stord kommune 5.- 6. mai og Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 27.-28. mai 2015.

Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland i 2015.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar etterleving av krav i lovgjevinga. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Helse- og omsorgstenestene i Bømlo kommune er styrt i line frå rådmann og kommunalsjef til verksemdsleiarane for tenestekontoret, Søre Bømlo omsorgsområde og Bømlo heimeteneste.

Kommunen har oppretta interne nettverk og møteplassar for samarbeid mellom tenesteeiningar i kommunen. Kommunalsjef og verksemdsleiarane har faste møte for oppfølging av tenester og drift.

Kommunen har kartlagt kompetansen hos tilsette i heimetenestene og prioriterer vidareutdanning innan område som treng styrking.

Samhandlingsstrukturen i Helse Fonna HF og kommunane i regionen har følgjande samhandlingsfora

• toppleiarforum som er arena for dialog og forankring av felles strategiske vedtak og prosessar
• samhandlingsutvalet
• områdemøte knytt til sjukehusa i Haugesund, Stord og Odda
• dialogmøte

Det er inngått ein overordna samarbeidsavtale og 11 tenesteavtalar, samt særavtalar mellom Helse Fonna HF og kommunane i regionen. Samhandlingsutvalet reviderer avtalane.

Tenesteavtale 3 og 5 gjeld både somatikk, psykisk helsevern og rus (betalingsplikta gjeld somatikk).

Tenesteavtale 5 mellom Bømlo kommune og Helse Fonna HF om ansvars- og oppgåvefordeling ved opphald i, og utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta blei sist revidert i 2014.

I staden for ny revisjon av tenesteavtalane i 2015 blir det utarbeidd eigen tiltaksplan for vidare arbeid med å gjere gjeldande tenesteavtalar betre kjende og følgde.

Meldingar om innlagt pasient m.v., blir sendt elektronisk mellom Bømlo kommune og Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord.

Bømlo kommune har innført elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstenesta og bestillar- og forvaltarkontoret og alle fastlegane i kommunen.

Det lokale samarbeidsutvalet, jf. rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310), møter fire gonger i året.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn: 26. januar 2015.

Formøte: 13. februar 2015.

Opningsmøte: 28. april 2015.

Intervju: 16 personar blei intervjua.

Stikkprøver: pasientjournalar til 31 pasientar, både journalane frå sjukehuset og heimesjukepleia.

Sluttmøte: 29. april 2015

Oversikt over dokument som er mottekne frå Bømlo kommune og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

Spørjeundersøkingar

I brev av 26. februar 2015 blei 31 pasientar som var utskrivne frå Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 1. november 2014-10. februar 2015 inviterte til å delta i spørjeundersøking.

I brev av 27. februar 2015 blei og fastlegane til pasientane inviterte til å delta i spørjeundersøking.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Bømlo kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Tilsynet omfatta:

• iverksetting og oppfølging av tenesteavtalen om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor
• mottak og oppfølging av varsel om innlagt pasient og mottak av varsel om utskrivingsklar pasient frå sjukehus
• kommunen si tilrettelegging for og involvering av fastlegar i samhandling mellom fastlegar, andre kommunale tenester og spesialisthelsetenester
• planlegging for og mottak av pasient som er meldt utskrivingsklar
• vurdering av tilstanden til pasienten og behovet for tenester like etter utskriving
• informasjon til pasienten om helsetilstand og vurdering av behov for tenester, og medverknad frå pasienten ved planlegging av tenester og innhald i tenestetilbod etter utskriving
• hjelp til pasientar som treng det for å få kontakt/avtale med fastlege
• informasjonsutveksling og samhandling med fastlege om kva legemiddel pasientane som treng hjelp til legemiddelhandtering skal ha.

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå somatisk klinikk Stord

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei og felt for kommentarar.

Vi spurde pasientane om

• dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset,
• kva informasjon dei hadde fått frå kommunen om helsehjelp etter utskriving,
• dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen,
• om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt,
• om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim
• om kommunen tok omsyn til kva pasienten sjølv meinte han trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient. Pårørande kunne svare på vegner av pasienten.

Spørjeundersøking til fastlegar

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativ ja/nei og felt for kommentarar.

Vi spurde fastlegane om

• dei fekk epikrise frå sjukehuset tidsnok og den inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten
• det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset
• kommunen si tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta
• kommunen si tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga dei vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Bømlo kommune blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Resultat frå spørjeundersøkingane

Spørjeundersøking til pasientar

10 av 31 pasientar svara. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn ved vår vurdering av kommunens praksis med å informere og leggje til rette for at pasientar kan medverke i samband med tildeling av hjelsehjelp.

Spørjeundersøking til fastlegar

11 av 12 fastlegar svara. Dei er fastlegar for 27 av dei 31 pasientane.

Fastlegane hadde motteke epikrisen den dagen 18 av pasientane blei utskrivne. Epikrisane for dei andre pasientane var mottekne frå ein til 15 dagar etter utskriving. Med unntak av eitt tilfelle kom epikrisen tidsnok og inneheldt nødvendige opplysningar til å sikre god oppfølging av pasienten.

Med unntak av nødvendige endringar under sjukehusopphaldet samsvarte medikamentlista i 22 epikrisar med opplysningar legen hadde frå før. Ingen av legane var kontakta av sjukehuset for utfyllande opplysningar medan pasienten var innlagt. I eitt tilfelle hadde sjukehuset kontakta legen og bedt om å kalle pasienten inn til kontroll. 20 av 27 pasientar hadde vore i kontakt med fastlegen i løpet av dei to første vekene etter sjukehusopphaldet. I same tidsrom hadde fastlege og heimesjukepleia vore i kontakt med kvarandre om halvparten av pasientane.

5 legar svara ja på spørsmålet om det er noko i samhandlinga med heimesjukepleia som er særleg sårbart, til dømes risiko for feil i legemiddelbehandling når fleire er involverte.

6 legar svara ja på spørsmålet om det er noko i samhandlinga med sjukehuset som er særleg sårbart. Dei nemner til dømes sein epikrise og feil i medisinliste, og om sjukehuset finn indikasjon for vidare undersøking og ikkje tilviser pasienten, men ber i epikrisen om at fastlegen tilviser pasienten.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte, til dømes kor mange gonger i løpet av det siste året at epikrisen frå sjukehuset hadde kome for seint og eller at det hadde vore feil i medikamentlista

1 av legane har delteke i utarbeiding eller revisjon av tenesteavtalen mellom sjukehuset og kommunen om samarbeid ved innlegging og utskriving av pasientar. 5 svara dei hadde fått informasjon frå kommunen om samarbeidsavtalen og retningslinene for innlegging og utskriving av pasientar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommunen og leiarane har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga. Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga legg til rette og overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst.

Ansvarsforhold er avklart innan dei områda tilsynet omfatta. Sjukpleiarar og leiarar har fått informasjon og opplæring og kjenner kommunen sine rutinar for elektronisk meldingsutveksling. Hovudinntrykket er at elektronisk meldingsutveksling tryggjer samhandling og informasjonsutveksling mellom heimesjukepleia, sjukehuset og fastlegane.

Verksemdsleiar er merksame på behovet for å betre innhald i meldingar til spesialisthelsetenesta, særleg innleggingsrapporten. Arbeid for å betre innhaldet er påbegynt. Kommunen har rutinar som skal bidra til at meldingar blir svara på innan avtalte tidsfristar. Opplysningar ved tilsynet tilseier at tidsfristane i hovudsak blir haldne.

Ved manglande eller behov for utfyllande opplysingar frå spesialisthelsetenesta, tek heimesjukepleia kontakt med sjukehuset. Elektronisk utskrivingsrapport med legemiddelliste blir ikkje sendt frå sjukehuset. For kontroll av legemiddelopplysningar brukar heimesjukepleiar i staden godkjent eller førebels epikrise som pasientane har fått med ved utskriving.

Kommunen har så langt ikkje teke spørsmålet om manglande utskrivingsrapport opp med sjukehuset. Ein konsekvens av noverande praksis er at det ofte er pasientar som formidlar informasjon om legemiddelbehandling til heimesjukepleia.

Kommunen har skriftlege rutine for kommunikasjon mellom heimesjukepleia og fastlege om samstemming av medikamentliste. Rutinen er kjent. Heimesjukepleia kontrollerer medikamentliste frå sjukehuset opp mot tidlegare opplysningar og nyttar ved behov elektronisk melding eller telefon til fastlege og sjukehuset.

Heimesjukepleia har kvalifisert personell og føresetnader for å gje forsvarleg helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim etter sjukehusopphald. Mottak av pasientane er førebudd. Behovet for hjelp blir revurdert når pasienten er komen heim. Tenestetilbod i heimen kan ved behov aukast opp, alternativt kan pasienten leggjast inn på krise- eller korttidsplass i sjukeheimen.

Bømlo kommune og helseføretaket har avtalt rutine for å melde avvik som gjeld samhandling. Tilsette kjenner i varierande grad til denne rutinen og kva som er aktuelt å melde. Dersom avviksystemet skal bidra til forbetring av samhandlinga om utskrivingsklare pasientar, er det ein føresetnad at avvik vert melde. Ved leiinga sin gjennomgang av styringssystemet kan slike meldingar då vere del av grunnlaget for å fange opp eventuelle systematiske feil og brot på inngåtte avtalar.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter
• Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og som blei send over frå Bømlo kommune i samband med førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Bømlo kommune
• Organisasjonskart Bømlo heimetenester
• Leiing Bømlo heimetenester
• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar Bømlo heimeteneste
• Stillingsomtale koordinator Bømlo heimeteneste
• Stillingsomtale sjukepleiar Bømlo heimeteneste
• Organisasjonskart Søre Bømlo omsorgsområde
• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar i søre Bømlo omsorgsområde
• Stillingsomtale sjukepleiar i søre Bømlo omsorgsområde
• Organisasjonskart tenestekontoret Bømlo kommune
• Kartleggingsskjema til bruk ved søknad om helse og omsorgsteneste
• Stillingsomtale konsulent/kreftkoordinator, demenskoordinator og rehabiliteringskoordinator ved tenestekontoret
• Namn på leiarar og verksemdsleiarar
• Stillingsomtale verksemdsleiar
• Namn på leiarar og avdelingsleiarar i pleie- og omsorg
• Informasjon om samarbeidsutval og almennlegeutval
• Informasjon om rutinar og sjekklister ved mottak og svar på varsel frå sjukehuset
• Sjekkliste for innleggingsrapport og melding om utskriving
• Sjekkliste ved utskrivingsklar pasient
• Prosedyre for PLO-melding i dei ulike verksemdene
• Rutinar for PLO-meldingar søre Bømlo omsorgsområde
• Tenestekontoret: Prosedyre for PLO-melding
• Rutinar for vurdering av behov og tildeling av tenester til pasientar som vert skrivne ut til heimen
• Rutine for revurdering av behov for og endring av tenester etter utskriving
• Rutine for melding til fastlege ved endring av medisinar etter utskriving frå sjukehus
• Samhandling med fastlege ved utskriving frå sjukehus
• Søknadsskjema – søknad om helse- og omsorgstenester
• Elektroniske meldingar i Profil – trinnvis veileder – januar 2015 Vestlandsløftet
• Retningsliner for bruk av elektroniske meldingar
• Rutine for avviksmelding mellom Helse Fonna og Bømlo kommune
• Informasjon om samarbeidsavtalar og struktur for samhandling mellom kommunane og Helse Fonna HF er lasta ned nettsidene til Helse Fonna HF
• Overordna samarbeidsavtale mellom Bømlo kommune og Helse Fonna HF, signert av ordførar i Bømlo kommune den 22. mai 2014
• Tenesteavtale 5 Ansvars- og oppgåvefordeling ved opphald i, og utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta, signert av rådmann i Bømlo kommune den 21. mai 2014
• Avvik, rutinar for avviksrapportering
• Rapport frå samhandlingsseminar mellom kommunane i Sunnhordaland og Stord sjukehus, Helse Fonna, 4. desember 2014

Andre dokument

• Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
• KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
• Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten
• Vestlandsløftet, rapport vedr kvalitet i innhold i de elektroniske meldingene, 13. oktober 2014

Stikkprøve:

• 31 pasientjournalar til pasientar utskrive frå Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 1. november 2014-10. februar 2015.

Dokument som blei mottekne 28. og 29. april 2015

• Referat frå møte i allmennlegeutvalet 30. oktober 2014 og 5. februar 2015
• Legemiddelhandtering utanfor institusjon, revidert 12. mars 2015
• Kopi av avvik melde til Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord, u. off. jf. offl. § 13, jf. fvl. § 13

Korrespondanse mellom Bømlo kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 26. januar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Styrande dokument m.v., e-brev av 16. og 17. mars 2015 frå Bømlo kommune
• Program for tilsynet, e-brev av 9. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Tilbakemeldingar på program, e-brev 20. april 2015 frå Bømlo kommune
• Korrigering av program, e-brev av 21. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Oversending av korrigert program , e-brev 21. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Ønskje om korrigering av program, e-brev 21. april 2015 frå Bømlo kommune
• Framlegg til korrigering av program, e-brev 21. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Stadfesting av korrigeringar i programmet, e-brev 21. april 2015 frå Bømlo kommune
• Endeleg program, e-brev 22. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

 

Frå Fylkesmannen deltok:
ass. fylkeslege/seksjonsleiar Signe Marit Stephanides, seniorrådgjevar Reidun Våge Danielsen og seksjonsleiar Anne Grete Robøle

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk