Rapport frå tilsyn med Os kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse i Os kommune 29. mai, 3. og 5. mai  2015.

Vi undersøkte om Os kommune ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse oppfyller opplysningsplikt til barnevernet
• meldingar til barnevernstenesta blir handtert forsvarleg
• barnevernstenesta oppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Vår vurdering av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6. Ved tilsynet blei det avdekt to avvik:

Avvik 1:

Rutinen og kven som har ansvar for å gi tilbakemelding til offentleg meldar er kjent, men ikkje følgd.

Avvik 2:

Barnevernstenesta har ikkje skriftleg rutine og etablert praksis for å dokumentere vurderingar av meldingane.

Frist for tilbakemelding om plan, iverksetting og evaluering av tiltak for å rette avvika er 24.august 2015.

Vibeke Herskedal
Revisjonsleiar     

Anne Grete Robøle
Revisor

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om barneverntenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Os kommune 29. mai, 3. og 5. mai 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barneverntenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Os kommune har ca. 18 700 innbyggjarar. I 2010 vart kommunen organisert i ein to-nivå modell, med eit strategisk leiarnivå og eit operativt nivå. Tenestene som dette tilsynet omfatta, er styrt i line frå rådmann til kommunalsjef og einingsleiarar. Det er regelmessige møte for informasjon og oppfølging av drift og tenester.

Kommunalsjef oppvekst og kultur er næraste overordna for einingsleiar barnevern. Einingsleiar for barnevernstenesta er næraste overordna for teamleiarane for gruppe mottak og tiltak, og for familierettleiarane. Einingsleiar vurderer innkomne meldingar fortløpande, og tar avgjerd om akuttinngrep. Einingsleiar og teamleiarane vurderer og avgjer om saka vert lagt bort eller går til undersøking. Teamleiar mottak gjennomgår og fordeler sakene i mottaksmøte med sakshandsamarane i mottaksteamet.

Helsestasjon og skulehelsetenesta høyrer og inn under kommunalsjef oppvekst og kultur. Styringslina frå kommunalsjef oppvekst og kultur går til administrativ leiar for førebyggjande helsetenester.

Einingsleiar helsetenester er næraste overordna for avdelingsleiar psykisk helse, og rapporterer her til kommunalsjef helse, omsorg og beredskap. Koordinerande eining er lagt til Bestillar- og forvaltarkontoret som og er organisert under kommunalsjef helse, omsorg og beredskap. Eininga har ansvar for vedtak om individuell plan og for oppnemning, opplæring og rettleiing av koordinatorar i kommunen.

Kommunens analyse av barnevernstenesta i 2015 viser mellom anna til at dei samanlikna med andre barnevernstenester har låg bemanning, låge utgifter per barn, ei stor auke i talet på fosterbarn, prosentdel av saker som vert lagt bort etter avslutta undersøking er stor og få barn med tiltak i familien. Talet på mottekne meldingar er høg.

Terskelen for å melde til barnevernet i tenestene dette tilsynet omfatta, er høg. Kommunen gav uttrykk for at dei på ny ville gjennomgå gjeldande rutinar for å sikra seg at ein fangar opp og sender melding til barnevernstenesta tidlegare der det er aktuelt.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 31. mars 2015.
Opningsmøte blei halde 3. juni 2015
Intervju: 19 personar blei intervjua.
Stikkprøver i 77 meldingar, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 5. juni 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Lindås kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

5. Funn

Avvik 1:

Rutinen og kven som har ansvar for å gi tilbakemelding til offentleg meldar er kjent, men ikkje følgd.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a, g og h, jf. lov om barneverntjenster §§ 2-1og 6-7a.

Avviket byggjer på følgjande:

Barnevernstenesta gir ikkje alltid tilbakemelding til offentleg meldar etter at undersøkinga er avslutta.

• Ved stikkprøve i meldingar til barnevernet i perioden 1.1.- 22.5.2015 var
• undersøking avslutta i 29 av 77 gjennomgåtte saker. Av dei 29 sakene var 25 frå offentleg meldar. 23 av dei hadde ikkje fått tilbakemelding.
• Ved stikkprøve i meldingar til barnevernet i perioden frå 1.1.2014 til juni 2015 har helsestasjonen sendt 3 meldingar til barnevernstenesta. Det vart opna undersøking i alle sakene. Tilbakemelding om at undersøkinga var avslutta var gitt i 1 av sakene.
• Ved stikkprøve i meldingar til barnevernet i perioden 1.1.2014 til juni 2015 har skulehelsetenesta sendt 6 meldingar til barnevernstenesta. Det vart opna undersøking i alle sakene. 2 av sakene er framleis ikkje avslutta. Tilbakemelding om at undersøkinga var avslutta var gitt i 1 av sakene.
• Det blir ikkje alltid gitt tilbakemelding til meldar der det kjem nye meldingar i pågåande undersøkingar.
• Leiinga er kjent med at tilbakemelding ikkje alltid vert sendt, men har hittil ikkje sett i verk relevante korrigerande tiltak.

Kommentar: Ved lovendring i 2009 kom føresegna om tilbakemelding til meldar i barnevernslova § 6-7a. Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan 3 veker om at melding er motteken.

Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking. Dersom det er opna undersøking skal barnevernstenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar og at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan 3 veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare. Når barnevernstenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som er det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barnevernstenesta gi meldar tilbakemelding   om tiltaka.

Barnevernstenesta skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

Avvik 2:

Barnevernstenesta har ikkje skriftleg rutine og etablert praksis for å dokumentere vurderingar av meldingane.

Avvik frå:

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstenester § 4 g og h, jf. lov om barnevernstenester 1-4, 2-1, § 6-1.

Avviket byggjer på følgjande:

• Meldingar blir vurdert av leiargruppa og gjennomgått i møte i mottaksgruppa. Dei faglege vurderingane av kor alvorleg meldinga er, og som er grunnlaget for korleis meldinga skal følgjast opp eller om meldinga skal leggjast bort, er ikkje dokumentert.
• I 77 saker mangla faglege vurderingar både i meldingar som vart konkludert med undersøking og meldingar som vart lagt bort, jf. kapittel 8 om dokument som blei gjennomgått.
• Leiinga er kjent med at vurderingane ikkje vert nedteikna, men har hittil ikkje sett i verk korrigerande tiltak.

Kommentar:Det er ingen formkrav til melding til barnevernet. Meldingar kan kome skriftleg, i telefon eller møte, eller ved at meldar møter fram på kontoret. Ved munnleg melding må barnevernstenesta sjølv nedteikne og registrere meldinga.

Kravet til god forvaltningsskikk inneber at det skal vere mogeleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder. Dette gjeld også vurderingane som ligg til grunn for avgjerd om å følgje opp eller leggje bort meldingar.

Manglande dokumentasjon av vurderingar medfører ein høg risiko for at meldingar til barnevernstenesta ikkje vert følgt opp slik dei skal.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar følgjer med på eige verksemd og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Kommunen og leiarar har ansvaret for rammer og organisatoriske løysingar som gjer det mogleg å oppfylle krav i barnevern- og helse- og omsorgslovgjevinga.

Regelverk om rett til individuell plan, opplysningsplikt til barnevernet, barnevernet si plikt til å vurdere meldingar og gje tilbakemelding til meldar er kjent.

Mottekne meldingar vert vurdert av leiargruppa og gjennomgått og fordelt i mottaksmøte. Dei faglege vurderingane av kor alvorleg meldinga er, og som er grunnlaget for korleis meldinga skal følgjast opp, er ikkje dokumentert. Dette medfører stor risiko for svikt for at meldingane til barnevernstenesta ikkje vert følgt opp slik dei skal.

Høg terskel for å melde til barnevernstenesta og manglande tilbakemelding frå barnevernstenesta til offentleg meldar etter at undersøkinga er avslutta, er alvorleg. Etterleving av opplysningsplikt til barnevernet og tilbakemelding til meldar er viktig for tilliten og samarbeidet mellom tenestene.

Leiinga er kjent med at ikkje alle dei som melder til barnevernet får rett tilbakemelding den tid dei skal ha det, og at dei faglege vurderingane ikkje vert dokumentert. Leiinga har likevel ikkje sett i verk relevante korrigerande tiltak, jamfør avvika som er påpeika.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenesten
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Lindås kommune i samband med førebuing av tilsynet

• Organsasjonskart for Os kommune, barneverntenesta, førebyggjande helsetenester og psykisk helse
• Navn på leiarar og tilsette i barnevernstenesta, helsestasjon/skulehelseteneste og psykisk helse
• Utlysningstekst barnevernleiar
• Intern arbeidsfordeling leiarteam barneverntenesta.
• Utlysningstekst leiar for førebyggjande helsetenester
• Rutine for helsestasjon og skulehelsetenesta – helsepersonells plikt til å gi opplysningar til barnevernstenesta
• Skjema – førebyggjande helsetenester – melding til barneverntenesta
• Skjema – avdeling psykisk helse – bekymringsmelding til barnevernstenesta
• Rutine – barnevernstenesta – anonym drøfting
• Rutine – barnevernstenesta – melding over telefon eller i møte
• Rutinar for dagvakt – telefonvakt – meldingsrutinar
• Rutine - barnevernstenesta – mottak av munnleg melding
• Rutine – barnevernstenesta – mottak av skriftleg melding
• Kvalitetsplanen, oversikt over divere team/prosjekt, kontaktliste for barnevern og skule/barnehage, informasjon om koordinerande eining, informasjon om ressursgruppa for tidelig innsats, informasjon om konsultasjonsteamet..
• Oversikt over kven som er med i divere team/prosjekt i kommunen
• Oversikt over kontaktpersonar skule
• Oversikt over kontaktpersonar barnehager
• Brosjyre – koordinerande eiing
• Brosjyre – Ressursgruppa for tidleg innsats
• Info om kommunepsykolog ved helsetenester i kommunenInfor om ROP team – oppfølgingsteam
• Rutine  - overføring av opplysningar mellom tilsette i helsestasjon- og skulehelsetenesta i Os og samarbeidspartnara
• Rutine – førebyggjande helsetenester, oppstart av individuell plan (IP)
• Rutine – barnevernstenesta - tiltaksplan
• Årsmelding 2014 for Os kommune - fra barneverntenesta, forebyggjande helstenester og psykisk helse.
• Tertialrapport for Os kommune – 1. Tertial 2015
• Oversikt over antal barn i barneverntenesta som har ansvarsgruppe som eige tiltak
• Rutine – helsetenester – bekymringssak rus, gjeld ungdom som slit grunna rusproblem/psykisk helse
• Oversikt over organiseringen av arbeidet med IP, koordinator, koordinerande tenester i Os kommune
• Oversikt over organiseringa av ROP teamet
• Rutine – helsestasjontenesta barn 0-5 år, oppfølging av barn som ikkje møter til avtale/føresette stadig avbestiller time
• Rutine – barnevernstenesta - undersøking
• Rutine – barnevernstenesta – oppsummeringsmøte – avslutte undersøkinga
• Kopi av nettoppslag om barnevernstenesta

Meldingar til barneverntenesta andre halvår 2014

I andre halvår 2014 mottok barnevernstenesta 90 meldingar, 15 meldingar blei lagt bort og 1 sendt over til ein annan kommune. 89 av 90 meldingar var gjennomgått innan ei veke.

Meldingar til barneverntenesta 1. januar – 22. mai 2015

Frå 1. januar – 22.mai 2015 mottok barnevernstenesta 107 meldingar, av dei blei 8 lagt bort, 1 sendt over til annan kommune. Meldingane var gjennomgått innan ei veke.

77 meldingar til barneverntenesta mottekne etter 1. januar 2015

Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om avgjerd og vurdering av meldinga var dokumentert, om det var gitt tilbakemelding til meldar om motteken melding og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett frist etter at undersøking var avslutta.

• Alle meldingane var vurdert innan fristen på ei veke.
• I 8 av 107 saker der meldinga blei lagt bort, var vurderingar som låg til grunn for avgjerda ikkje dokumentert.
• Tilbakemelding til offentleg meldar innan tre veker om at meldinga var motteken, med informasjon om at saka var lagt bort eller gått til undersøking var gitt i 53 av 56 saker. Det var også gitt tilbakemelding til privat meldar i 8 av 10 saker.
• I 23 av seks 25 saker var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar etter at undersøking var avslutta.

Dei siste 10 meldingane til barneverntenesta frå psykisk helse, avgrensa til perioden fra 1. januar 2014 til 15. mai 2015

Meldingane vart ikkje lagt fram. Vi fekk opplyst at avdeling psykisk helse ikkje har sendt meldingar til barneverntenesta i denne perioden.

Helsestasjons- og skulehelsetenesta

Vi såg etter om det var gitt tilbakemelding til meldar innan fristen etter at undersøking var avslutta.

• 3 saker frå helsestasjon i tidsrommet 1.1.2014 – juni 2015
  
  Barneverntenesta hadde konkludert med undersøking i alle sakene. Tilbakemelding om at undersøking var avslutta var gitt i 1 av sakene.
• 6 saker frå skulehelsetenesta i tidsrommet 1.1.2014 – juni 2015
  
  Barneverntenesta hadde konkludert med undersøking i alle sakene. I 2 av sakene var undersøkinga ikkje avslutta (utvida undersøking). I 3 saker var det ikkje gitt tilbakemelding etter at undersøkinga var avslutta og i 1 sak var det gitt tilbakemelding.

Informasjon om kor mange barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta som har ansvarsgruppe

Då tilsynet blei gjennomført hadde 19 barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta ansvarsgruppe.

Individuell plan

1 individuelle plan der barnevernet er ei av tenestene som medverkar i gjennomføring av tiltak i planen blei gjennomgått.

Korrespondanse mellom Os kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 31.3.2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• E-brev 6.mai 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland, utkast til program
• E-brev 11.mai 2015 frå Os kommune – oversikt over arbeidsoppgåver førebyggjande helsetenester
• E-brev 8. mai 2015 Os kommune, oversikt over tilsette, telefonlister, info om ROP
• E-brev 15.mai 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland, korrigering av program, samt informasjon om gjennomføring av tilsynet
• E-brev 19.mai fra Fylkesmannen i Hordaland, avtale om intervju den 29. Mai 2015
• E-brev 20. mai frå Os kommune, oversikt over meldingar til barnevernstenesta frå psykisk helse i perioden 1. Januar 2014 -20. mai 2015
• E-brev 19. mai 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland, oversending av endeleg program

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Bente Cecilie Foss, rådgjevar
Marianne Hammer, rådgjevar
Vibeke Herskedal, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk