Rapport frå tilsyn med Øygarden kommune 2015

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse i Øygarden kommune 8. og 9. september 2015.

Vi undersøkte om Øygarden kommune ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus oppfyller opplysningsplikt til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta oppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Vår vurdering av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6. Ved tilsynet blei det avdekt brot på krav i lov og forskrift. Avviket er:

Oppfølging av at sentrale rutinar i arbeidet med mottak og vurdering av meldingar til barneverntenesta er eigna og blir følgde, er mangelfull.

Frist for tilbakemelding om iverksetting av tiltak for å rette avviket er 1. februar  2016.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Vibeke Herskedal
revisor

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om barneverntenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Øygarden kommune 8. og 9. desember 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barneverntenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Øygarden kommune har nær 4800 innbyggjarar. Tenestene er styrt i line frå rådmann til kommunalsjef og einingsleiar. Fagleiarane rapporterer til einingsleiar i Familiens Hus.

Familiens Hus har følgjande fagavdelingar: familiesenteret, helsestasjon, psykisk helse, PPT og barnevern. Fagleiar i kvar avdeling har det faglege ansvaret og det daglege personalansvaret.

Einingsleiar i Familiens Hus er næraste overordna.

Då tilsynet blei gjennomført var kommunen i gang med omorganisering av koordinerande eining for habilitering og rehabilitering samt utarbeiding av nye rutinar for avgjerd/vedtak om tildeling og utarbeiding av individuell plan, oppnemning og opplæring av koordinatorar. Leiinga kjende til at det var behov for opplæring i bruken av nettbasert verkty for utarbeiding og oppdatering av individuell plan og informerte om at opplæring blir gitt tidleg i 2016.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 1. oktober 2015.
Opningsmøte blei halde 8. desember 2015
Intervju: 14 personar blei intervjua.
Stikkprøver i 54 meldingar til barneverntenesta, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 9. desember 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Øygarden kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse  og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

5. Funn

Avvik:     Oppfølging av at sentrale rutinar i arbeidet med mottak og vurdering av meldingar til barneverntenesta er eigna og blir følgde, er mangelfull.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4 og lov om barneverntenester >§ 1-4, § 2-1 andre ledd og § 6-7 a.

Avviket byggjer på:

• Faglege vurderingar som ligg til grunn for avgjerd om å setje i verk undersøking eller leggje bort meldinga, er i mange tilfelle ikkje dokumentert i fagsystemet. I 23 av 53 saker var den faglege vurderinga ikkje dokumentert. Det er gitt ulike opplysningar om kven som har ansvaret for å dokumentere den faglege vurderinga i fagsystemet.
• Tilbakemelding til meldar om at melding er motteken, blir ikkje alltid gitt innan fastsette tidsfristar. Ved stikkprøve i meldingar som var konkludert, fann vi at det mangla tilbakemelding til meldar i 9 av 53 saker. I saker der undersøking var avslutta, mangla tilbakemelding til offentleg meldar i 18 av 32 saker.
• Når det kjem ny melding i sak der undersøking er i gang, varierer det om det blir gitt tilbakemelding og kva informasjon som blir gitt til meldar («henlagt» eller «er teken imot som informasjon i pågåande undersøking»).  
• Når undersøking er avslutta, blir det gitt tilbakemelding til den offentlege meldaren som utløyste undersøkinga. Om det har kome melding frå andre offentlege meldarar medan undersøking er i gang, så får ikkje denne/desse meldarane tilbakemelding etter avslutta undersøking.
• Ved avslutting av undersøkingar blir det ikkje vurdert om det er nødvendig at offentleg meldar får opplysningar om kva tiltak barnevernet set inn. Det er og opplyst at samtykke frå føresette er nødvendig for at offentleg meldar kan få tilbakemelding om kva tiltak barneverntenesta set i verk når slik informasjon er nødvendig for at meldar skal kunne ivareta sine plikter overfor barnet.
• Ved leiinga sin gjennomgang er det avdekt at praksis ikkje er i samsvar med gjeldande regelverk og kommunens interne rutinar. Nødvendige korrigerande tiltak er førebels ikkje gjennomført.

6. Vurdering av styringssystemet

Styringsliner frå rådmann til einingsleiar for Familiens Hus og til fagleiarar er avklart. Fagleiar har ansvar for å identifisere behov og sjå til at tilsette får nødvendig informasjon og opplæring.

Svikt i styring som er avdekt ved tilsynet, gjeld oppfølging av at barneverntenesta vurderer meldingar og gir tilbakemelding til den eller dei som sender bekymringsmeldingar til barneverntenesta i samsvar med krav til god praksis og fastsette fristar.

Informasjon ved tilsynet tilseier at tilsette i helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse kjenner til opplysningsplikt og vurderer om det er grunnlag for å melde saker til barnevernet. Talet på meldingar er lågt. Det er innarbeidd praksis å opprette ansvarsgrupper i saker der barn og unge treng langvarige og samansette tenester. Individuell plan blir brukt i mindre grad. Einingsleiarane er merksame på at dette. Gjennomføring av planlagt opplæring og informasjon om rutinar til alle einingar er viktige tiltak for bruken av nettbaserte individuelle planar og styrkt brukarmedverknad.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584om internkontroll for kommunens oppgaver
• etter lov om barneverntjenester
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Øygarden kommune i samband med førebuing av tilsynet

• Brev av 3. november 2015 frå Øygarden kommune
• Administrativ organisering
• Organisasjonskart for Familiens Hus 2015
• Stillingsomtale – fagleiar psykisk helse
• Stillingsomtale – psykiatrisk vernepleiar
• Stillingsomtale – miljøterapeut psykisk helse
• Stillingsomtale – fagleiar helsestasjon
• Stillingsomtale – helsesøster
• Stillingsomtale – jordmor
• Stillingsomtale – fagleiar barnevern
• Stillingsomtale – familierettleiar barnevern
• Stillingsomtale – barnevernkonsulent
• Bekymringsmelding til barnevernet
• Fagprosedyre 1 – mottak av bekymringsmelding
• Fagprosedyre 2 – vurdering av melding
• Tverrfaglege samarbeidsmøte i Familiens HUS
• Inntaksmøte
• Arbeidsgruppe
• Tverrfaglege grupper
• Basisteam – samarbeidsmøte mellom Familiens HUS, skulane og barnehagane
• SLT-møte – samordning av lokale rus- og kriminalitetsførebyggjande tiltak
• Kjernegruppe – eit tverrfagleg kriminalitetsførebyggjande team
• Møte med BUP
• Samarbeidsmøte med andre
• Interkommunalt samarbeid
• Prosedyre inntaksmøte i Familiens Hus
• Arbeidsgruppe i Familiens Hus
• Skjema – arbeidsgruppe i Familiens Hus
• Prosedyre – tverrfaglege grupper med reflekterande team
• Prosedyre – basisteam i skular og barnehagar
• Oversikt basisgrupper hausten 2015
• Prosedyre – kjernegruppe
• Informasjon om kjernegruppa i Øygarden
• Prinsipp for god koordinering
• Prosedyre – oppretting av ansvarsgruppe
• Prosedyre – oppretting av ansvarsgruppe rus og psykisk helseteneste
• Prosedyre – individuell plan rus og psykisk helseteneste
• Fagprosedyre 23 - oppretting og gjennomføring av ansvarsgruppe barnevernteneste
• Informasjon om leiinga sin gjennomgang
• Avdelingsmøte
• Fagmøte – ein gong kvar månad med alle fagleiarane i Familiens Hus
• Leiarmøte – ein gong kvar månad med einingsleiarar og kommunalsjef
• Driftsrapport – kvar tertial til ass. rådmann/kommunalsjef
• Årsrapport
• Prosedyre – fagmøte
• Møtestruktur for barneverntenesta – kvar veke
• Oversikt tilsette i barneverntenesta som har lest og gjort seg kjent med innhald i rutinehandbok for barneverntenesta
• Informasjon om styring i barneverntenesta
• Oversikt meldingar til barneverntenesta 1. oktober 2014 – 1. november 2015

Stikkprøver 8. og 9. desember

Meldingar til barneverntenesta 1. oktober 2014 - 1. november 2015

I denne perioden fekk barneverntenesta 111 meldingar. 46  meldingar blei lagt bort.

Frå 1. januar til og med 30. juni 2015 mottok barneverntenesta 66 meldingar. 24 av dei blei lagt bort. Psykisk helse har sendt 1 bekymringsmelding til barneverntenesta i 2015. Helsestasjons- og skulehelsetenesta har ikkje sendt melding i tidsrommet 1. januar 2014 - 9. desember i 2015.

Vi gjorde stikkprøve i 54 meldingar til barneverntenesta. Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om avgjerd og vurdering av meldinga var dokumentert, om og kva tilbakemelding meldar hadde fått om motteken melding, og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett tidsfrist etter at undersøking var avslutta.

• Meldingane var vurderte innan fristen på ei veke.
• I 23 av 53 saker var den barnevernfagleg vurderinga av meldinga ikkje dokumentert i fagsystemet
• Tilbakemelding til meldar innan 3 veker om at melding var motteken mangla i 9 av 53 saker.
• I saker der det kom ny melding medan undersøking var i gang, fekk offentleg meldar i somme saker likevel tilbakemelding om at meldinga var lagt bort og i andre saker tilbakemelding om at meldinga var teken imot som informasjon i sak.
• I 18 av 32 saker der undersøking var avslutta, var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar.

Individuell plan

Dei individuelle planane var ikkje tilgjengelege for stikkprøve.

Dokument som blei lagt fram 9. desember:

• Internkontroll- og rutinehandbok for barneverntenesta
• Loggbok - bekymringsmelding til barneverntenesta
• Sjekkliste - undersøking barneverntenesta
• Loggbok  - inntaksmøte Familiens Hus
• Driftsrapport per 26. oktober 2015 for psykisk helse
• Driftsrapport per 26. oktober 2015 for helsestasjonen
• Driftsrapport per 8. november 2016 for barnevern fyrste halvår
• Mal – samtykke/kartlegging Familiens Hus

Korrespondanse mellom Øygarden kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 1. oktober 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Brev av 3. november 2015 med vedlegg frå Øygarden kommune
• E-brev 17. november og 2. desember med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland
• Brev med vedlegg frå Øygarden kommune motteke 2. desember

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marianne Lunder Kjelby, seniorrådgjevar
Marianne Hammer, rådgjevar
Vibeke Herskedal, seniorrådgjevar Anne Grete Robøle, seksjonsleiar