Rapport frå tilsyn med Nav Samnanger kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 13. og 15. oktober 2015 tilsyn med Nav Samnanger kommune.

Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av       tenestene er forsvarleg.

Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt to avvik:

Avvik 1:

Samnanger kommune har ikkje rutinar for kva som skal kartleggast ved søknadar om økonomisk stønad og opplysning, råd og rettleiing frå personar mellom 17 og 23 år. Det er ikkje avklart kva som skal dokumenterast ved kartlegginga og ved oppfølging av brukarar

Avvik 2:

Leiinga i kommunen har ikkje etablert eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Dato: 9. november 2015

Hilde Ordemann
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Samnanger kommune 13. og 15. oktober 2015. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn med desse tenestene og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Samnanger kommune har omlag 2400 innbyggarar.

Samnanger kommune er organisert med to nivå, administrasjonen og tenestenivået.

I administrasjonen er det ei rådmannsgruppe samansett av rådmann, fire sektorleiarar og ein stab. Tenestenivået er inndelt i 10 einingar med einingsleiarar med ansvar for avdelinga / tenesteområdet. Sektorleiar for helse og omsorg har i rådmannsgruppa ansvar for oppfølginga av dei kommunale tenestene i Nav.

Nav Samnanger har 3,4 årsverk fordelt på fire personar. Tre av dei tilsette arbeider både med statlege og kommunale oppgåver. Navleiar er kommunalt tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med rådmann som sin nærmaste overordna.

Arbeidsoppgåvene tilsynet omfatta, vert for tida ivareteke av to sakshandsamarar. Det er utarbeidd skriftlege rutinar, men leiar meiner det er behov for fleire og meir omfattande skriftlege rutinar. Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar for kva som skal kartleggast ved søknad og kva det er nødvendig å dokumentere ved handsaming av søknadar og ved oppfølging av brukarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 13. juli 2015.
Opningsmøte blei halde 13. oktober 2015.
Under tilsynet blei seks personar intervjua.
Sluttmøte blei halde 15. oktober 2015.
Stikkprøver blei gjennomført i 20 saker.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Samnanger kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tenestene er i samsvar med lova, og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg.

Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Navkontoret. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt.

For å sjå om kommunens gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og såleis bidrar til kontinuerlig forbetring.

Rapporten handlar berre om ein del av Nav Samnanger si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Navkontoret.

5. Funn

Avvik 1:

Samnanger kommune har ikkje rutinar for kva som skal kartleggast ved søknadar frå personar mellom 17 og 23 år om økonomisk stønad og opplysning, råd og rettleiing. Det er ikkje avklart kva som skal dokumenterast ved kartlegginga og ved oppfølging av brukarar.

Avvik frå:
Sosialtenestelova §§ 4, 17,18 og 19, 41, jf. § 5 jf. internkontrollforskrifta § 4 g) og forvaltningslova §§ 24 og 25.

Avviket byggjer på:

• Leiinga har ikkje bestemt korleis kommunen sin praksis skal vere ved kartlegging og oppfølging. Dette gjeld både kva som skal kartleggjast og korleis kartlegginga og oppfølginga skal dokumenterast.
• Stikkprøver i fagsystemet Socio viser at det med få unnatak, ikkje er dokumentert kva kartlegging som er gjort i den enkelte sak og heller ikkje kva oppfølginga i saka omfattar. Vi gjekk ikkje gjennom saker der det var dokumentert at brukar sin heilskaplege situasjon var kartlagt.
• Vurderingar som blir gjort i samtaler med klientar blei i liten grad dokumentert.
• Det er ikkje utarbeidd skriftlege rutinar for kva ein minimum skal kartlegge og kva oppfølginga av brukarane skal omfatte.

Avvik 2:

Leiinga i kommunen har ikkje etablert eit system for å fange opp og handsame svikt (avvikshandtering) som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år.

Avvik frå:
Sosialtenestelova §§ 4, 17,18 og 19, 41, jf. § 5 jf. internkontrollforskrifta § 4 f) og g) og forvaltningslova §§ 24 og 25.

Avviket byggjer på:

• Det er ikkje tatt stilling til kva som skal reknast som eit avvik innanfor temaet tilsynet omhandla
• Leiinga har ikkje fastsett praksis for melding og handsaming av avvik
• Leiinga har ikkje oversikt over, og har heller ikkje følgt opp forhold som er avdekka under tilsynet, jf. avvik 1.
• Leiinga er merksam på at rutinane for sakshandsaming er mangelfulle, men har hittil ikkje sett inn tiltak for å rette opp.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at dette fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt fleire manglar ved styringssystemet i Samnanger kommune innanfor temaa tilsynet omfatta. Kommunen ved rådmann har ikkje i tilstrekkeleg grad lagt til rette for at dei tilsette kan yte tenester som oppfyller krav i sosialtenestelova.

Leiinga har ikkje vurdert praksis for kartlegging og oppfølging og kva rutinar som skal følgjast i dette arbeidet. Leiinga har heller ikkje oversikt over svikt som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene, og det er ikkje sett i verk systematiske tiltak for å gjennomgå kvaliteten på tenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv nr 35 frå Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Rettleiar til sosialtenesteloven § 17 frå Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Rundskriv A-1/2015.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Samnanger kommune
• Delegering av mynde, kommunale oppgåver Nav
• To brev frå Samnanger kommune til Nav-Bjørnefjorden vedkomande felles leiar ved Nav Samnanger
• Samarbeidsavtale mellom Samnanger kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland 2015
• Samarbeidsavtale mellom Samnanger kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland 2012
• Delegasjonsfullmakt frå Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland til Nav Samnanger vedkomande Nav-lova § 14 a.
• Oversikt over personell i Nav
• Økonomisk sosialhjelp Nav Samnanger, Rettleiande satsar og retningsliner for utbetaling, gjeldande frå 01.03.15
• Liste med oversikt over vedtak om økonomisk stønad
• Kopi av siste 20 vedtak med tilhøyrande søknader for aldersgruppa 17-23 år

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Stikkprøver i 20 saker

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, under dette program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Birthe Lill Christiansen, Kristina Munkejord og Hilde Ordemann, tilsynsleiar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet