Rapport frå tilsyn med Stord kommune - samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Stord kommune 5.-6. mai 2015.

Vi undersøkte om Stord kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim, sjå nærare omtale i kapittel 4.

Rapporten omtaler funn ved tilsynet.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

I kapittel 6 står vår vurdering av kommunen si styring med samhandling med spesialisthelsetenesta og fastlegane og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim.

Tilsynet er avslutta.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Signe Marit Stephanides
revisor

 

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Stord kommune, heimebaserte tenester avdeling sentrum og avdeling nord og Kundetorget, tingarkontoret, 5.-6. mai 2015.

Tilsynet med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen omfattar tilsyn med Stord kommune 5.-6. mai, Bømlo kommune 28.-29. april og Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 27.-28. mai 2015.

Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland i 2015.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (internkontroll) sikrar etterleving av krav i lovgjevinga. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Helse- og omsorgstenestene i Stord kommune er styrt i line frå rådmann og kommunalsjef til einingsleiarane.

Rådmannen, kommunalsjefen og einingsleiarane har faste møte for oppfølging av tenester og drift.

Stord kommune har elektronisk meldingsutveksling mellom heimebaserte tenester, tingarkontoret ved Kundetorget og fastlegane.

I prosjektet «Samhandlingslege i Stord kommune» i 2013 blei det utarbeidd fleire rutinar for kommunikasjon og samarbeid mellom fastlegar og heimebaserte tenester.

Det lokale samarbeidsutvalet, jf. rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310), møter tre - fire gonger i året.

Stord kommune har låg dekning av sjukeheimsplassar og har i periodar ikkje kunne ta imot utskrivingsklare pasientar som treng institusjonsplass med heildøgns helse og omsorgstenester. Terskelen for å få korttidsplass er høg. Arbeid for å opprette fleire plassar i løpet av kort tid er i gang. Kommunen har planar om å byggje fleire plassar i løpet av nokre år.

Samhandlingsstrukturen i Helse Fonna HF og kommunane i regionen har følgjande samhandlingsfora

• toppleiarforum som er arena for dialog og forankring av felles strategiske vedtak og prosessar
• samhandlingsutvalet
• områdemøte knytt til sjukehusa i Haugesund, Stord og Odda
• dialogmøte

Det er inngått ein overordna samarbeidsavtale og 11 tenesteavtalar, samt særavtalar mellom Helse Fonna HF og kommunane i regionen. Samhandlingsutvalet reviderer avtalane.

Tenesteavtale 3 og 5 gjeld både somatikk, psykisk helsevern og rus (betalingsplikta gjeld somatikk).

Tenesteavtale 5 mellom Stord kommune og Helse Fonna HF om ansvars- og oppgåvefordeling ved opphald i, og utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta blei sist revidert i 2014.

I staden for ny revisjon av tenesteavtalane i 2015 blir det utarbeidd eigen tiltaksplan for vidare arbeid med å gjere gjeldande tenesteavtalar betre kjende og følgde.

Meldingar om innlagt pasient m.v., blir sendt elektronisk mellom Stord kommune og Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn: 26. januar 2015.

Formøte: 13. februar 2015.

Opningsmøte: 5. mai 2015.  

Intervju: 16 personar blei intervjua.  

Stikkprøver:

1. Pasientjournalar til 30 pasientar som var utskrivne frå somatisk klinikk Stord i perioden 1. november 2014-10. februar 2015 og trong heimesjukepleie etter sjukehusopphaldet. Vi har gjennomgått journalane frå sjukehuset og heimesjukepleia.
2. Pasientjournalane til dei 10 sist utskrivne pasientane per 5. mai 2015.

Sluttmøte: 6. mai 2015

Oversikt over dokument som er mottekne frå Stord kommune og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

Spørjeundersøkingar

I brev av 24. februar 2015 blei 30 pasientar som var utskrivne frå Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 1. november 2014-10. februar 2015 inviterte til å delta i spørjeundersøking.

I brev av 26. februar 2015 blei fastlegane til desse pasientane inviterte til å delta i spørjeundersøking.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Stord kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Tilsynet omfatta:

• iverksetting og oppfølging av tenesteavtalen om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor
• mottak og oppfølging av varsel om innlagt pasient og mottak av varsel om utskrivingsklar pasient frå sjukehus
• kommunen si tilrettelegging for og involvering av fastlegar i samhandling mellom fastlegar, andre kommunale tenester og spesialisthelsetenester
• planlegging for og mottak av pasient som er meldt utskrivingsklar
• vurdering av tilstanden til pasienten og behovet for tenester like etter utskriving
• informasjon til pasienten om helsetilstand og vurdering av behov for tenester, og medverknad frå pasienten ved planlegging av tenester og innhald i tenestetilbod etter utskriving
• hjelp til pasientar som treng det for å få kontakt/avtale med fastlege
• informasjonsutveksling og samhandling med fastlege om kva legemiddel pasientane som treng hjelp til legemiddelhandtering skal ha.

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå somarisk klinikk Stord

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei og felt for kommentarar. Vi spurde pasientane om

• dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset,
• kva informasjon dei hadde fått frå kommunen om helsehjelp etter utskriving,
• dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen,
• om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt,
• om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim
• om kommunen tok omsyn til kva pasienten sjølv meinte han trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient. Pårørande kunne svare på vegner av pasienten.

Spørjeundersøking til fastlegar

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativ ja/nei og felt for kommentarar.

Vi spurde fastlegane om

• dei fekk epikrise frå sjukehuset tidsnok og om den inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten
• det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset
• kommunen si tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta
• kommunen si tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga dei vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Stord kommune blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Resultat frå spørjeundersøkingar

Spørjeundersøking til pasientar

8 av 30 pasientar svara. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn ved vår vurdering av kommunen sin praksis med å informere og leggje til rette for at pasientar kan medverke i samband med tildeling av helsehjelp.

Spørjeundersøking til fastlegar

11 av 13 fastlegar svara. Ein av pasientane har fastlege i ein annan kommune.

Fastlegane hadde motteke epikrisen den dagen 12 av dei 26 pasientane blei utskrivne. Epikrisane for dei andre pasientane var mottekne frå ein til 15 dagar etter utskriving. Epikrisane innheldt nødvendige opplysningar til å sikre god oppfølging av pasienten. I 2 tilfelle kom epikrisen for seint.

Med unntak av nødvendige endringar i legemiddelbehandling som var gjort under sjukehusopphaldet, samsvarte medikamentlista i 21 epikrisar med opplysningar legen hadde frå før.

Ingen av legane var kontakta av sjukehuset for utfyllande opplysningar medan pasienten var innlagt.

20 av 26 pasientar hadde vore i kontakt med fastlegen i løpet av dei to første vekene etter sjukehusopphaldet. I same tidsrom hadde fastlege og heimesjukepleia vore i kontakt med kvarandre om halvparten av pasientane.

9 av 10 legar svara nei på spørsmålet om det er noko i samhandlinga med heimesjukepleia som er særleg sårbart. Ein lege svara at ved kreftomsorg med lindrande behandling er samhandling mellom fastlege og heimebaserte tenester sårbar.

6 legar svara ja på spørsmålet om det er noko i samhandlinga med sjukehuset som er særleg sårbart, til dømes at sein epikrise kan innbere forseinka og eller mangelfull oppfølging.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte, til dømes kor mange gonger i løpet av det siste året at epikrisen frå sjukehuset hadde kome for seint og eller at det hadde vore feil i medikamentlista

2 av legane svara dei har vore involverte i utarbeiding eller revisjon av tenesteavtalar mellom sjukehuset og kommunen om samarbeid ved innlegging og utskriving av pasientar. 6 svara at dei har fått informasjon frå kommunen om samarbeidsavtalen og retningslinene for innlegging og utskriving av pasientar .

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommunen og leiarane har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga. Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga legg til rette og overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst.

Ansvarsforhold er avklart. Rutinar for kommunikasjon og utveksling av informasjon, jamfør tenesteavtalen om samhandling ved utskriving av pasientar til kommunen, er i hovudsak følgde. Elektronisk meldingsutveksling tryggjer samhandling og informasjonsutveksling mellom heimesjukepleia, sjukehuset og fastlegane. Leiinga er merksam på problemstillingar som følgjer av at tilsette i sjukehuset og kommunen ikkje har ein felles metode/verkty for funksjonsvurdering.

Heimebaserte tenester har kvalifisert personell og føresetnader for å gje forsvarleg helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim etter sjukehusopphald. Mangel på korttidsplassar og høg terskel for tildeling av korttidsplass, skjerpar behovet for grundige vurderingar av tilstanden til pasientane og godt samarbeid med fastlegar og tingarkontoret. Pasientar som treng det, blir møtt av tilsette i heimebaserte tenester. Pasientar kan få tilsyn og hjelp raskt etter utskriving. Behovet for vidare helsehjelp blir vurdert i samråd med pasient og fastlege.

Kommunen har rutinar for samarbeid mellom fastlege og heimesjukepleia når heimesjukepleia administrerer medisinane til pasienten. Elektronisk utskrivingsrapport med legemiddelliste blir ikkje sendt frå sjukehuset. For kontroll av legemiddelopplysningar brukar heimesjukepleia i staden godkjent eller førebels epikrise som pasientane har fått med ved utskriving. Det er såleis ofte pasienten som formidlar informasjon om legemiddelbehandling frå sjukehuset til heimesjukepleia. Ved manglande opplysningar eller tvil om opplysingane er rett, kontaktar heimesjukepleia fastlege eller sjukehuset.

Spørsmål knytt til manglande utsending av elektronisk utskrivingsrapport frå sjukehuset til heimebaserte tenester er hittil ikkje teke opp i eigna samhandlingsfora eller direkte med sjukehuset.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter
• Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og som blei send over frå Stord kommune i samband med førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Organisasjonskart heimebaserte tenester
• Namn på leiarar heimebaserte tenester
• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar heimetenestene
• Stillingsomtale ass. avdelingssjukepleiar heimetenestene
• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar heimetenestene
• Stillingsomtale fagkoordinator/sjukepleiar
• Stillingsomtale sjukepleiar
• Informasjon om behovsvurdering og endringsmelding heimebaserte tenester
• Endringsmelding – endra bistandsbehov
• Om rutinar for formidling av opplysningar til fastlege om endring i legemiddel
• Retningsliner for bruk av elektroniske meldingar
• Heimetenestene: Heil eller delvis ansvarsoverføring for legemiddelhandsaminga mellom lege og Stord kommune
• Administrering av legemiddel/multidose – heil eller delvis ansvarsoverføring mellom lege og Stord kommune
• Formidling av legemiddel/multidose – praktisk bistand
• Endring og samstemming av legemiddellister, fastlegar
• Rutine for handtering av tidlegvarsel og varsel om utskrivingsklar pasient frå Helse Fonna HG i Kundetorget
• Avvik på samarbeidsavtaler mellom Helse Fonna og kommunane
• Reglement for delegasjon av avgjerdsmynde
• Informasjon om tilsette ved Kundetorget
• Informasjon til fastlegar om samarbeidsavtalar mv
• Møteprotokoll møte i samarbeidsutvalet 26. juni og 11. november 2014
• Praksisnytt nr. 1 og nr. 6 2012
• Referat frå møte i ållmennlegeutvalet 27. november 2014 og 3. februar 2015
• Informasjon om samarbeidsavtalar og struktur for samhandling mellom kommunane og Helse Fonna HF er lasta ned nettsidene til Helse Fonna HF

Andre dokument

• Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
• KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
• Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten
• Vestlandsløftet, rapport vedr kvalitet i innhold i de elektroniske meldingene

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• 30 pasientjournalar til pasientar utskrive frå Helse Fonna HF, somatisk klinikk Stord 1. november 2014-10. februar 2015.
• Pasientjournalane til dei 10 pasientane som per 5. mai 2015 sist var utskrivne somatisk klinikk Stord

• Utskrift av avvik frå/melde til Helse Fonna HF somatisk klinikk Stord Dokumenta er u. off, jf. offl. § 13, jf. fvl. § 13.

Korrespondanse mellom Stord kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 26. januar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Informasjon om kontaktperson i samband med tilsynet, e-brev 4. februar 2015 frå Stord kommune
• Styrande dokument m.v., e-brev av 16. og 17. mars 2015 frå Stord kommune
• Program for tilsynet, brev av 9. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland

• Korrigering av program, e-brev med vedlegg 20. april 2015 Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på formøte, opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Ass. fylkeslege/seksjonsleiar Signe Marit Stephanides, seniorrådgjevar Reidun Våge Danielsen og seksjonsleiar Anne Grete Robøle

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk