Rapport fra tilsyn med Askøy kommune 2016

Sammendrag

Rapporten omtaler funn innen de områdene tilsynet med Askøy kommune 22.-23. november 2016 var avgrenset til. Rapporten gir ikke en fullstendig framstilling av tjenestene.

Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og ledelse har lagt til rette for og følger med på at personer 18 år og eldre med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse får forsvarlige helse- og omsorg og sosiale tjenester. Tilsynet var avgrenset til:

• samarbeid med spesialisthelsetjenesten i forbindelse med planlegging for og mottak av pasienter som etter utskrivning har behov for kommunale tjenester
• kartlegging, utredning av behov og tildeling av tjenester til de som søker om kommunale tjenester
• iverksetting, evaluering og justering av tjenester til behov

Brukermedvirkning, ivaretakelse av barn til personer i målgruppen og samarbeid og koordinering av tjenester var gjennomgående tema.

Det ble ikke avdekket brudd på krav i regelverk.

Arbeidet med omorganisering av tjenester i Fagavdeling individ og levekår og Forvaltnings- avdelingen synes ikke å innvirke på tilbudet til tjenestemottakerne og samarbeidet på tvers av enheter i kommunen og med spesialisthelsetjenesten.

Tilsynet er avsluttet.

Dato 13.12.2016

Anne Grete Robøle
revisjonsleder

Marta Havre
revisor

1. Innledning

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og med sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Askøy kommune.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunene ved sin styring (internkontroll) sikrer at krav i lovgivningen blir etterlevd. Ved tilsynet undersøkte vi

• hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivningen blir fulgt

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn ved tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innenfor de områdene som tilsynet omfatter.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylte.

2. Omtale av virksomheten

Tjenestene tilsynet omfattet styres i linjen fra rådmann til kommunalsjef Levekår til fagsjef for fagavdeling og til leder for den enkelte tjenesten/enheten.

Kommunalsjef Levekår er nærmeste leder for fagsjef NAV, leder av Forvaltningsavdelingen og fagsjef individ og levekår.

Fagavdeling individ og levekår omfatter tjenester innen fagområdene rus og psykisk helse, boliger psykisk helse og tjenester til utviklingshemmede.

Leder for avdeling rus og psykisk helse rapporterer til fagsjef individ og levekår.

Virksomheten i avdeling rus og psykisk helse er nylig omorganisert og har to team, FACT og Hva er viktig for deg (hevd) for oppfølging av tjenestemottakerne og et inntaksteam. Team Hevd startet 7. november 2016. Leder for FACT teamet skal tilsettes før teamet starter opp.

Fagavdeling individ og levekår starter opp Boveiledningsteam i januar 2017. Teamet skal arbeide bredt og uavhengig av tjenestemottakers alder og diagnose.

Fra 1. februar opphører Forvaltningsavdelingen som egen avdeling. Tildelingen av tjenester blir da knyttet nærmere de utøvende tjenestene.

Tjenestemottakare får tilbud om individuell plan. Ansvarsgruppe byttes i mange tilfelle til koordinering av tjenster.

Askøy kommune har siden 2012 benyttet BrukerPlan for kartlegging av omfang og type rusmiddelmisbruk. Fra 2015 omfatter kartleggingen også personer med kjent psykisk helseproblem uten rusproblem. Resultat fra kartleggingen benyttes til vurdering av egne tjenster og til sammenligning med andre.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

• Melding om tilsyn ble sendt 25. og 28. juni 2016.
• Åpningsmøte ble holdt 22. november
• Intervju/samtaler med 15 personer, ledere og medarbeidere i tjenestene, fem tjenestemottakere og en rådgiver med brukererfaring.
• Stikkprøver i utvalgte saker hos Nav, Forvaltningsavdelingen og Rus og psykisk helse.
• Sluttmøte ble holdt 23. november.

Oversikt over ledere og ansatte som deltok i tilsynet, dokument som vi fikk tilsendt på forhånd og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og ledelse har lagt til rette for, følger med på og om nødvendig gjennomfører endringer slik at personer 18 år og eldre med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse får forsvarlige helse og omsorg og sosiale tjenester og at krav i lov og forskrift blir fulgt. Tilsynet var avgrenset til

• samarbeid med spesialisthelsetjenesten i forbindelse med planlegging for og mottak av pasienter som etter utskrivning har behov for kommunale tjenester
• kartlegging, utredning av behov og tildeling av tjenester til de som søker om kommunale tjenester
• iverksetting, evaluering og justering av tjenester til behov

Brukermedvirkning, ivaretakelse av barn til personer i målgruppen og samarbeid og koordinering av tjenester var gjennomgående tema.

Tilsynet omfattet følgende enheter Forvaltningsavdelingen, NAV Askøy, Fagavdeling individ og levekår med avdeling rus og psykisk helse.

Tilsynet omfattet ikke Boliger psykisk helse, virksomheten til fastlegene og spesialisthelsetjenesten.

5. Funn

Innen de områdene tilsynet omfattet ble det ikke avdekt forhold i strid med krav i lov og forskrift.

6. Vurdering av styringssystemet

Det er i hovedsak samsvar mellom opplysninger i styrende dokumenter, jf. kapittel 8, og informasjon fra ansatte og tjenestemottakere. Medvirkning fra tjenestemottaker i forbindelse med kartlegging og utredning, planlegging, gjennomføring og oppfølging kan spores i fag- og journalsystem. Arbeidet med omorganisering av tjenester i Fagavdeling individ og levekår og Forvaltningsavdelingen synes ikke å innvirke på tilbudet til tjenestemottakerne og samarbeidet på tvers av enheter i kommunen og med spesialisthelsetjenesten.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten helsetilsynsloven)
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven)
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 19. november 2010 nr. 1463 for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Andre relevante forskrifter

8. Dokumentunderlag

Opplysninger mottatt fra Askøy kommune:
Organisasjonskart Fagavdeling individ og levekår
Videredelegasjon av myndighet fra rådmannen til kommunalsjef levekår
Videredelegasjon fra kommunalsjef levekår til Fagsjef individ og levekår
Videredelegasjon fra kommunalsjef levekår til Fagsjef NAV
Videredelegasjon fra kommunalsjef levekår til Leder av forvaltningsavdelingen
Videredelegasjon fra kommunalsjef levekår til Fagsjef helse og omsorg
Videredelegasjon fra Fagsjef NAV til avdelingsleder NAV
Videredelegasjon fra fagsjef individ og levekår til leder boliger psykisk helse
Videredelegasjon fra fagsjef individ og levekår til leder rus og psykisk helse Funksjonsbeskrivelse leder
Funksjonsbeskrivelse for fagansvarlig FACT Funksjonsbeskrivelse fagleder, Hva er viktig for deg (hevd)
Funksjonsbeskrivelse vernepleier/sykepleier/sosionom m/videreutdanning FACT-team i Rus og psykisk helsetjeneste
Funksjonsbeskrivelse for psykisk helsearbeider
Funksjonsbeskrivelse for fagansvarlig sykepleier/vernepleier
Funksjonsbeskrivelse for vernepleier/sykepleier/miljøterapeut Individ og levekår
Funksjonsbeskrivelse sykepleier – helse og omsorg
Funksjonsbeskrivelse     hjelpepleier/omsorgsarbeider/helsefagarbeider
Funksjonsbeskrivelse pleiemedarbeider
Koordinator FACT og Hva er viktig for deg Koordinator
Funksjonsbeskrivelse for fagkonsulent (NAV) Funksjonsbeskrivelse for veileder (NAV)
Oversikt over ansatte i Forvaltningsavdelingen Oversikt over ansatte i Rus og psykisk helse
Oversikt ansatte i NAV som har oppgaver overfor tjenestemottakere i målgruppen for tilsynet
Opplæringsplan 2016-2018 for fagavdelingene Helse og omsorg, Individ og levekår og Forvaltningsavdelingen
Hvem er vi – avdeling Rus og psykiske helsetjenester
Kommunikasjonslinjer i avdelingen fra rådmann/kommunalsjef til fagsjef individ og levekår, leder for Rus og psykisk helsetjeneste og teamledere: FACT, Hva er viktig for deg og Mottak Opplæringsplan Rus og psykisk helsetjeneste og Bolig psykisk helse
Opplæringshefte nyansatt Rus og psykisk helsetjenester
Mal – individuell opplæringsplan NAV
Skjema – planlagt brukerundersøkelse 18 år og eldre
Oversikt over samarbeidsavtaler mellom Helse Bergen og kommunene i opptaksområdet
Retningslinjer for elektroniske meldinger – tjenesteavtale 3 og 5 for psykiatri og rus Helse Bergen opptaksområde
Avtale om finansiering av kostander ved utlevering av LAR-legemidler
Rus- og psykisk helsetjeneste: Prosedyre for samhandling internt og eksternt
Rus- og psykisk helsetjeneste: Samhandling med spesialisthelsetjenesten
Rus- og psykisk helsetjeneste: Samarbeid med Securitas
Rus- og psykisk helsetjeneste: Samarbeid økonomi Rus
Prosedyre samhandling NAV Askøy ved boligkontoret vedrørende kommunalt lån
Skjema – søknad om helse og omsorgstjenester
Framgangsmåte IPLOS-registrering
Rus- og psykisk helsetjeneste: Prosedyre for pasientflyt
Rus- og psykisk helsetjeneste: Kriterier og informasjon for tildeling av tjenester fra RPH
Rus- og psykisk helsetjeneste: Inntak Rus og psykisk helsetjeneste
Kartleggingsskjema Psykisk helse
Rus- og psykisk helsetjeneste: Sjekkliste oppfølging for kontaktperson RPH
Rus- og psykisk helsetjeneste: Sjekkliste for evaluering RPH
Individ og levekår: Tvangsvedtak
Rus- og psykisk helsetjeneste: Kriterier for tvang Rus
Rus- og psykisk helsetjeneste: Grunnlag forut for vurdering tvang
Rus- og psykisk helsetjeneste: Sjekkliste kvalitetssikring tvang
Rus- og psykisk helsetjeneste: Kvalitetssikring av saksframlegg
Rus- og psykisk helsetjeneste: Sikre brukerinformasjon om tvangsvedtak
Rus- og psykisk helsetjeneste: Kommunens etterarbeid
Saksflyt – søknad sosialhjelp
Sjekkliste/arbeidsverktøy saksbehandling økonomisk sosialhjelp
Sjekkliste opplysning, råd og veiledning etter § 17
Kartleggingsskjema NAV
Mal – brev stønad etter § 18
Samhandlingsavtale mellom NAV Askøy og avdeling for rus og psykisk helsetjeneste i Askøy kommune
Prosedyre samarbeid og samhandling med Helse og omsorg eventuelt andre fagavdelinger i kommune
Boliger psykisk helse og Rus- og psykisk helsetjeneste: Håndtering av post Individ og levekår
Rus- og psykisk helsetjeneste: Prosedyre for skanning av dokumenter i rus og psykisk helsetjeneste
Rus- og psykisk helsetjeneste: Prosedyre for elektronisk samhandling med Forvaltningsavdelingen, samt samarbeidende avdeling i Helse og omsorg og Individ og levekår
Boliger psykisk helse og Rus- og psykisk helsetjeneste: Samhandling vedrørende ulike typer bolig
Prosess fram til søknad om kommunal bustad Skjema – søknad om kommunal bolig
Rus- og psykisk helsetjeneste: Rutiner LAR
Rus- og psykisk helsetjeneste: Prosedyre utforming av tvangsvedtak etter §§ 10-2 og 10-3
Boliger psykisk helse og Rus- og psykisk helsetjeneste: Rutine ved overdose
Rus- og psykisk helsetjeneste: Rutine aktivitetssenteret
Samtykkeerklæring til utveksling av informasjon. Informert samtykke
Veiledning til innhenting av samtykke
Henvendelsesskjema individuell plan og eller koordinator
Mandat koordinerende enhet Askøy kommune
Rutiner og prosedyrer for å sikre koordinerte tjenester til de som trenger det
Håndbok for koordinator
Informasjon om fagsystem for fagavdelingene
Boliger psykisk helse og Rus- og psykisk helsetjeneste: Oppfølging av pårørende
Rus- og psykisk helsetjeneste: Rutine gravide rusmiddelmisbrukere
Rus- og psykisk helsetjeneste: Rutine for tilrettelegging for pasientmedvirkning
Brukermedvirkning på individ og systemnivå
Saksgang – behandling av avvik
Risikovurdering, u. off. jf. offl. § 14
Oversikt meldte avvik, u. off, jf. fvl § 13 og offl § 13
Organisering kvalitetssystem
Organisering NAV Organisering Individ og levekår

Andrerelevante opplysninger
Brukerplan 2015
Tjenesteavtale 3 og 5 for samarbeid om inntak i og utskriving fra spesialisthelsetjenenesten innen rusmedisin og psykisk helsevern for barn, unge og voksne
Rus- og psykiatriforløp

Ikke offentlig, jf. offl § 13 jf. fvl § 13:
Vedtak om tildeling av tjenester fra NAV og Forvaltningsavdelingen

Stikkprøver i elektroniske fag-/journalsystem
Journaler til 14 personer som mottar tjenester fra rus og psykisk helse
Journaler til 7 personer som mottar tjenester fra NAV

Vi undersøkte

• kartlegging, utredning, vurdering/begrunnelse for tildeling av tjenester
• brukermedvirkning og om det var innhentet samtykke til å kontakte andre
• avklaring av om søker/tjenestemottaker var forelder til barn under 18 år
• iverksetting av tjenester og oppfølging av tjenestemottaker, målsetting og tiltak, bruk av individuell plan, behandlingsplan, evaluering og endring av tjenester etter behov

Korrespondanse mellom Askøy kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 25. juni 2016 fra Fylkesmannen i Hordaland
• Informasjon om omorganisering, e-post fra Askøy kommune
• Endring av dato for tilsynet, brev av 12. juli 2016 fra Fylkesmannen i Hordaland
• Styrende dokumenter m.v., e-brev 7. oktober 2016 med vedlegg fra Askøy kommune
• Oversending av program, brev av 25. oktober 2016 med vedlegg fra Fylkesmannen i Hordaland
• Diverse e-poster om praktisk tilrettelegging, justering av program m.v

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over ledere og ansatte som deltok ved tilsynet

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Hanne Hegvold Berentsen, rådgiver
Marta Havre, seniorrådgiver
Øystein Breirem Jacobsen, seksjonsleder
Anne Grete Robøle, seksjonsleder