Rapport fra tilsyn med Bergen kommune, Arna barnevernstjeneste 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 23-25. februar 2016 tilsyn med barnevernstjenesten i Arna.

Tilsynet omfattet kommunen sitt arbeid med meldinger og undersøkelser. Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sin styring og ledelse sikrer at meldinger blir forsvarlig håndtert og at alle som melder får tilbakemelding når de etter regelverket har krav på det. Tilsynet omfattet videre arbeidet med undersøkelser. Formålet var å undersøke om kommunen gjennom styring sikrer at undersøkelser gjennomføres forsvarlig. Barns rett til medvirkning var gjennomgående tema.

Svikt i styring som er avdekket ved tilsynet, gjelder oppfølging av at barneverntjenesten vurderer meldinger og gir tilbakemelding til den eller de som sender bekymringsmeldinger til barneverntjenesten i samsvar med krav til god praksis og fastsette frister.

Det er gitt følgende avvik:

Bergen kommune, Arna barneverntjeneste oppfyller ikke alltid plikten til å gi tilbakemelding til offentlig melder.

Dato: 11. mars 2016

Hilde Ordemann
revisjonsleder 

Marianne Lunder Kjelby
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Bergen kommune, Arna barneverntjeneste, 23-25. februar 2016. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet med barneverntjenester og den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten i bvl § 2-3, 4. ledd.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivingen gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattet å undersøke:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivingen innenfor de områdene tilsynet omfatter
• om tiltakene blir fulgt opp i praksis og om nødvendig korrigert
• om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivingen blir fulgt

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene tilsynet omfattet.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylt.

2. Omtale av virksomheten

Arna barneverntjeneste er en av åtte barneverntjenester i Bergen kommune. Etat for barn og familie er tjenesteleder, etaten er del av Byrådsavdeling for helse og omsorg.

Arna barneverntjeneste har tre avdelinger, Senter for familieveiledning, Mottak og Tiltak med hver sin avdelingsleder. Avdelingsleder Tiltak er fungerende avdelingsleder også for mottaksavdeling i påvente av ny avdelingsleder 19. april. Avdelingsleder Tiltak er stedfortreder for barnevernsjef. Mottak tar imot nye meldinger og gjennomfører undersøkelser. Tiltak tar imot meldinger i tiltakssaker og gjennomfører undersøkelse. Begge avdelinger har ansvar for tilbakemelding til meldere.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Melding om tilsyn ble sendt 15. desember 2015. Åpningsmøte ble holdt 23. februar 2016. Under tilsynet ble åtte personer intervjuet. Sluttmøte ble gjennomført 25. februar 2016.

Stikkprøver ble gjennomført i 34 saker.

Oversikt over deltakere ved tilsynet, dokumenter vi fikk fra kommunen før tilsynet og dokumenter som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunen ved systematisk styring og ledelse har lagt til rette for, følger med på og om nødvendig gjennomfører endringer slik at

• meldinger til barneverntjenesten blir håndtert forsvarlig
• melder får tilbakemelding
• undersøkelser blir gjennomført forsvarlig
• barn medvirker i sin sak

5. Funn

Avvik:

Bergen kommune, Arna barneverntjeneste oppfyller ikke alltid plikten til å gi tilbakemelding til offentlig melder

Avvik fra: Lov om barneverntjenester §§ 2-1og 6-7a, jamfør forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 g og h

Avviket bygger på følgende:

• Det ble gitt uttrykk for at samtykke fra foreldrene er nødvendig for å gi tilbakemelding til melder om hvilke tiltak som er satt i verk, selv når barneverntjenesten har vurdert at dette kan være nødvendig for at melder skal kunne utføre sine plikter overfor barnet.
• Ikke alle kjente til plikten til å vurdere om melder har behov for å vite om tiltak i sin videre oppfølging av barnet.
• Ikke alle ansatte var kjent med plikt til å gi tilbakemelding til alle meldere i en sak, også når saken er i undersøkelse eller det er satt i verk tiltak.
• Intern rutine for barnevernstjenesten datert 8.1.2016 om tilbakemelding til melder er ikke alltid fulgt. Den er heller ikke godt nok kjent.
• Ved stikkprøver i 34 mottatte meldinger til barnevernstjenesten i perioden fra 1.1.2015 til 1.1.2016, var det ikke gitt skriftlig tilbakemelding innen tre uker om at melding var mottatt i 14 saker. I endel saker var det gitt tilbakemelding flere måneder etter meldingen var mottatt.
• Vi fant ved stikkprøvene ingen saker der melder hadde fått tilbakemelding om hvilke tiltak som var satt i verk.
• Forholdene som er omtalt over er ikke fullt ut fanget opp ved ledelsen sin gjennomgang.

Kommentar:

Ved lovendring i 2009 kom regelen om tilbakemelding til melder i barnevernloven § 6-7a. Hovedregelen er at melder skal få tilbakemelding om at melding er mottatt. Offentlig melder skal i tillegg få tilbakemelding om det er satt i verk undersøkelse og om tiltak er satt i verk. I tillegg skal barneverntjenesten vurdere om offentlig melder skal ha tilbakemelding om hva tiltak går ut på når det er nødvendig for at melder skal kunne utføre sine plikter overfor barnet. Barneverntjenesten skal også gi tilbakemelding i tilfeller meldingen blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøkelse er i gang eller der barnet allerede mottar tiltak.

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledere følger med på egen virksomhet og setter i verk forebyggende og korrigerende tiltak når dette er nødvendig. Kommunen og ledere har ansvaret for å legge til rette og ha organisatoriske løsninger som gjør det mulig for de ansatte å oppfylle krav i barnevernlovgivningen.

Det er avdekket mangler ved styringssystemet innenfor det temaet tilsynet omfattet. Praksis for å sende tilbakemelding til meldere er ikke i samsvar med regelverket. Ledelsen sin gjennomgang og oppfølging av styringssystemet har ikke avdekket om rutiner for sentrale arbeidsoppgaver er korrekte, kjente og blir fulgt.

7. Regelverk

• FNs konvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989.
• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble sendt over ved forberedelse av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Fagfullmakter lagt til etater og enheter under Byrådsavdeling for helse og omsorg
• Delegasjon
• Årshjul for internkontroll
• Rutiner:
  -i mottak
  -for meldinger og undersøkelser
  -for tilbakemelding til leder
  -for overføring til tiltak
  -familievold
• Sjekkliste:
  -for undersøkelse
  -arbeidsoppgaver
• Stillingsbeskrivelser:
  -saksbehandler
  -jurist
  -konsulent
  -økonomikonsulent
• Maler for tilbakemelding til meldere
• Veiledningsskriv
  -til private meldere
  -til offentlige meldere
• Risikovurdering
• Handlingsplan risikovurdering
• Kommunaldirektørens risikobilde
• Skriv om meldeplikt til barneverntjenesten
• Skriv om tverrfaglig konsultasjonsteam
• Kompetanseplan
• Kompetansekartlegging
• Oppdragsnotat
• Virksomhetsplan
• Styringskort
• Liste med oversikt over meldinger og undersøkelser 2015

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Gjennomgang av saker i fagsystemet i barneverntjenesten og i mapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-poster med planlegging og avtaler knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakerne på åpnings- og sluttmøte, og over intervjuer.

Ikkje publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Marianne Hammer, Marianne Lunder Kjelby og Hilde Ordemann, tilsynsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet