Rapport frå tilsyn med Hardanger Interkommunale Barnevernteneste 2016

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Hardanger Interkommunale Barnevernteneste 10., 15. og 16. mars 2016. Tilsynet inngår i det landsomfattande tilsynet med barneverntenestene i 2016 som er avgrensa til å undersøkje om barneverntenesta handterer meldingar forsvarleg og oppfyller pliktene til å gi tilbakemelding til meldar.

Ved tilsynet har vi også undersøkt om helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse i kommunane Jondal, Odda og Ullensvang kjenner og etterlever opplysningsplikta til barnevernet. Vidare har vi undersøkt om barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Ved tilsynet med barneverntenesta blei det avdekt at meldar ikkje alltid får tilbakemelding slik dei skal få etter føresegner i barnevernlova, sjå rapporten kapittel 5.

Frist for tilbakemelding om iverksetting av tiltak for å rette avviket er 25. mai  2016.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar Vibeke Herskedal
revisor

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om barneverntenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med kommunane Jondal, Odda og Ullensvang.  Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barneverntenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunane ved si styring (internkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Odda kommune er vertskommune for Hardanger Interkommunale Barnevernteneste som er ei felles teneste for kommunane Eidfjord, Granvin, Jondal, Odda, Ullensvang og Ulvik. Kommunalsjef oppvekst er næraste overordna til leiar for barneverntenesta.

Barneverntenesta har i alt 10,9 fagstillingar og 60 % merkantil stilling, men har ein lengre periode hatt redusert bemanning og vanskar med rekruttering av kvalifiserte vikarar Behov for fleire tilsette er meldt til styret. Tilsynet blei informert om planar for å styrkje bemanninga. Det går fram av årsmeldinga at barneverntenesta fekk 94 bekymringsmeldingar i 2014 og 144 i 2015. Alle meldingar til barneverntenesta, uavhengig av om det er ny sak eller melding i sak der undersøking er i gang eller tiltak er sett i verk, skal leggjast fram for vurdering i mottaksteamet som har to fagstillingar.

I alle kommunane er det samarbeidsfora der barnevernet møter PPT, skule, helsetasjon og barnehage. Det er team ved alle barnehagar og skular, helsestasjonsteam for utsette spedbarn, samarbeidsteam for rusavhengige gravide, konsultasjonsteam for vald i nære relasjonar og SLT-team.  Leiar tilbyr kvart år å kome på kommunestyremøte og informere om arbeidet til barneverntenesta. Leiarar og tilsette som deltok i tilsynet gav gjennomgåande uttrykk for godt tverrfagleg samarbeid.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 21. januar 2016.
Opningsmøte blei halde 15. mars 2016

Intervju: 22 personar som blei intervjua. I Hardanger Interkommunale Barnevernteneste blei leiar, stedfortredar for leiar og tilsette i mottaksteamet intervjua.
Stikkprøver i 58 meldingar til barneverntenesta, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 16. mars 2016.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunane ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

5. Funn

I den delen av tilsynet som omfatta helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Ved tilsynet med Hardanger Interkommunale Barnevernteneste blei det avdekt brot på krav i lovgjevinga.

Avvik:  

Hardanger Interkommunale Barnevernteneste oppfyller ikkje alltid plikta til å gi tilbakemelding til meldar.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a, g og h, jf. lov om barneverntjenester §§ 2-1 og 6-7a.

Avviket byggjer på:

• Interne rutinar ¹ om tilbakemelding til meldar er kjent, men ikkje alltid følgde. Det går ikkje fram av skriftleg rutine og blei gitt ulike opplysningar om kven som har ansvaret for å gi tilbakemelding til meldar når det kjem ny melding i sak der undersøking pågår eller barneverntenesta er inne med tiltak.
• Ved stikkprøve i meldingar mottekne etter 1. februar 2015 og fram til 15. mars 2016 var det ikkje gitt tilbakemelding til meldar om at saka var lagt bort i 10 av i alt 14 saker. I 14 av 34 saker var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar etter at undersøking var avslutta.

Kommentar:  Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan tre veker om at melding er motteken. Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking.

Dersom det er opna undersøking skal barneverntenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar om at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan tre veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare.

Når barneverntenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som er det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barneverntenesta gi meldar tilbakemelding om tiltaka.

Barneverntenesta skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

6. Vurdering av styringssystemet

Innan tema som dette tilsynet med helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse var avgrensa til, kom det ikkje fram opplysningar som tilseier anna enn at kommunen har styring som bidreg til at krav i lov og forskrift blir følgde.

Slik det går fram av kapittel 5, blir det ikkje alltid gitt tilbakemelding til meldar slik dei skal etter føresegner i barnevernlova. Det ligg ikkje til tilsynet å ta stilling kva som er kan vere grunnane til dette. Det er leiar som har ansvaret for å sjå til at etablerte rutinar er eigna, kjende og følgde.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584 om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Odda kommune:

E- brev 22. februar 2016 vedlagt

• Veiledningshefte for samhandling i Oppvekstsektoren i Odda kommune
• Organisasjonskart Hardanger Interkommunale barnevern
• Stillingsinstruks Leder Hardanger Interkommunale Barneverntjeneste
• Stillingsinstruks Stedfortredende leder
• Stillingsinstruks Teamleder utredning/inntak
• Stillingsinstruks barnevernkonsulentar
• Stillingsinstruks foreldreveileder
• Stillingsinstruks familieterapeut/foreldreveileder
• Retningsliner for tverrfagleg samarbeid i medlemskommunane i Hardanger knytt til grunnskule- og førskuleborn
• Oversikt over deltaking i samarbeidsteam
• Rutinehandbok for Hardanger barnevern
• Informasjon om mottekne meldingar 1. februar 2015 – 1. februar 2016, ikkje off. jf. offl § 13 jf fvl § 13

E- brev 23. februar 2016 vedlagt:

• Retningsliner for kommunens bruk av ansvarsgruppe
• Mal for individuell plan
• Årsmeldingar for Hardanger barnevernteneste 2014 og 2015
• Delegasjon av mynde i barneverntenesta
• Leiaravtale mellom barnevernleiar og Odda kommune
• Organisasjonskart oppvekst

E- brev 26. februar 2016 vedlagt:

• Stillingsbeskrivelse ledende helsesøster
• Oversikt over tilsette ved Odda helsestasjon per 16. februar 2016
• Mal for melding til barneverntenesta
• Momentliste for observasjon på helsestasjon
• Revidert utgave av tidlig intervensjon 1. juli 2013

Opplysningar mottekne frå Ullensvang herad:

E- brev 19. februar 2016 vedlagt:

• Organisasjonskart
• Stillingsomtale for leiande psykiatrisk sjukepleiar
• Informasjon, jf. dokument som er etterspurde i melding om tilsyn

E-brev 15. mars 2016 vedlagt:

• Årsrapport 2015 Ullensvang helsestasjon

Opplysningar mottekne frå Jondal kommune:

E-brev 26. og 27. februar 2016 vedlagt:

• Brev av 26. februar 2016
• Overordna organisasjonskart Jondal kommune
• Organisasjonskart helseavdelinga
• Administrativ møteplan 2016
• Sjekkliste vurdering av behov for informasjon til born av psykisk sjuke/rusmisbrukarar
• Bekymringsmelding til barnevernstenesta
• Momentliste for observasjon på helsestasjon – melding/rapport til barneverntenesta
• Stillingsomtale for psykiatrisk sjukepleiar i helse og omsorg Jondal kommune
• Stillingsomtale for helsesøster i Jondal kommune
• Stillingsomtale for kommunelege i helsestasjon og skulehelseteneste i helse og omsorg Jondal kommune
• Stillingsomtale for helsefagarbeidar med vidareutdanning i psykisk helsearbeid i helse og omsorg Jondal kommune

Dokument Fylkesmannen har motteke tidlegare:

• Hardanger barnevern – samarbeidsavtale for kommunane Eidfjord, Jondal, Odda, Ullensvang og Ulvik frå august 2008

Stikkprøver

1. Meldingar til barneverntenesta

Vi ba om å få tilgang til:

• dei 10 siste sakene som var melde til barneverntenesta frå helsestasjons- og skulehelsetenesta i kommunane Jondal, Odda og Ullensvang
• dei 10 siste sakene som var melde til barneverntenesta frå psykisk helse i kommunane Jondal, Odda og Ullensvang
• dei 10 siste sakene om alvorleg omsorgssvikt som var melde til barneverntenesta
• meldingar til barneverntenesta frå februar 2015 til 15. mars 2016

Vi gjorde stikkprøve i 58 meldingar til barneverntenesta. Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om vurdering av meldinga og avgjerd var dokumentert, om og kva tilbakemelding meldar hadde fått om motteken melding, og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett tidsfrist etter at undersøking var avslutta.

• Meldingane var vurderte innan fristen på ei veke.
• Det varierte korleis den barnevernfagleg vurderinga av meldinga var dokumentert i fagsystemet. I meldingsbiletet var det i ein del av sakene ei tydeleg vurdering, i nokre særs kort omtale og i nokre var vurderinga ikkje dokumentert i meldingsbiletet. Andre opplysningar i fagsystemet tilsa imidlertid at vurdering var gjort.
• I 10 av 14 saker var det ikkje gitt tilbakemelding om at meldinga var lagt bort.
• I 14 av 34 saker der undersøking var avslutta, var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar.

2. Individuell plan

Vi ba om tilgang til individuelle planar og referat frå ansvarsgruppemøte der barneverntenesta er ei av tenestene som deltek.

Dei individuelle planane var ikkje tilgjengelege for stikkprøve. Referat frå ansvarsgruppemøte var tilgjengeleg i fagsystemet til barneverntenesta.

Korrespondanse mellom kommunane Jondal, Odda og Ullensvang og Fylkesmannen i Hordaland:

• Meldingar om tilsyn, brev av 21. januar 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
• E-brev frå Odda kommune 10. februar 2016
• E-brev med vedlegg frå Odda kommune 22., 23. og 26. februar
• Brev av 24. februar 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Brev av 27. februar 2016 med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland

9.  Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marianne Kjelby, seniorrådgjevar
Vibeke Herskedal, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar

1 Rutiner ved bekymringsmelding og undersøkelsessaker jf.lov om barneverntjenesten § 4-2 og § 4-3.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk