Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune 2016

Samandrag

Tilsynet med Kvinnherad kommune 12.-14. april er del av det landsomfattande tilsynet med kommunale helse- og omsorgstenester i 2016.

Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at personar med utviklingshemming, 18 år og eldre som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Vi har ikkje grunnlag for å konkludere med at tenestene som blir gitt, er uforsvarlege. Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i lov og forskrift.

Vår vurdering av styringssystemet går fram av rapportens kapittel 6.

Dato 25.4.2016

Torill Vebenstad
revisjonsleiar

Anne Grete Robøle
revisor

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Kvinnherad kommune. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med helse- og omsorgstenester i 2016.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunane ved si styring (internkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi

• kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Rådmannen styrer tenestene i line til verksemdsleiar i Herøysund kompetansesenter og verksemdsleiar i Rosendalsona. Tenestene er ulikt organisert i dei to verksemda tilsynet omfattar ved at Herøysund kompetansesenter, som er organisert i fem grupper med eigen gruppeleiar, berre gjev tenester til personar med utviklingshemming. Kvar gruppe er organisert med fast personale som gir tenester både til dei som bur i eigen bustad og til dei som bur i bufellesskap. I Rosendalsona er tenestene organisert som ein integrert del av heimetenestene. Sona er delt i ni grupper med eigen gruppeleiar og det blir ytt tenester til vaksne personar med utviklingshemming i to av gruppene.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 3. februar 2016.

Formøte blei gjennomført 25. februar 2016.
Svar på kartlegging om legemiddelhandtering blei motteke 10. mars 2016.

Opningsmøte blei halde 12. april
Intervju: 14 personar blei intervjua.
Samtalar med brukarar blei gjennomført 12. april.
Stikkprøver: Journalar og brukarpermar, turnusplan og vaktliste påsken 2016, beskjedbok med meir, sjå kapittel 8.
Sluttmøte blei halde 14. april.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at personar med utviklingshemming får forsvarlege helse- og omsorgstenester og at krav i lov og forskrift blir etterlevd.

Tilsynet omfatta:

1. Gjennomføring av personleg assistanse, avgrensa til:
   - Tilsyn og hjelp til å vareta eigenomsorg
   - Hjelp til aktivisering
   - Opplæring i daglege gjeremål, personleg stell og eigenomsorg
2. Helsetenester i heimen og tilgjenge til medisinsk undersøking og behandling, avgrensa til:
   - Legemiddelhandtering, istandgjering og utdeling
   - Oppfølging etter legebesøk og oppfølging for å vurdere nødvendig helsehjelp hos lege
   - Helsehjelp ved akutte tilstandar
   - Kommunens medverknad til at brukar kjem i kontakt med og blir følgd til fastlege eller lege i spesialisthelsetenesta
   - Hjelp ved legebesøk til å formidle opplysningar som legen treng for å gi helsehjelp
   - Formidling av informasjon frå legebesøk tilbake til dei som gir helsetenester i heimen til brukaren.

I tilknyting til kvart tema undersøkte vi også korleis kommunen har lagt til rette for og varetek brukarens rett til informasjon og medverknad. Vi undersøkte og om kommunen etterspør politiattest ved tilbod om tilsetjing.

Tilsynet omfatta ikkje tenester som blir gitt med bruk av tvang og makt, praktisk bistand hushald, brukarstyrt personleg assistanse, helsehjelp ved legevakt og tannhelsetenester. Om fastlege og spesialisthelsetenesta gir forsvarleg helsehjelp og om fastlegen gjennomfører regelmessig helsekontroll av brukarane, var heller ikkje del av tilsynet.

5. Funn

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i lov og forskrift.

6. Vurdering av styringssystemet

Ved tilsynet har vi ikkje fått informasjon som tilseier at tenestene som blir gitt, er uforsvarlege. Ansvarsforhold er avklart. Gruppeleiarane har i praksis ansvaret for at brukarane får forsvarlege tenester.

Det er lagt vekt på at brukerane skal få medverke i planlegging og dagleg gjennomføring av tenestene.

Det er som hovudregel styrt kva personell som deltek i dagleg gjennomføring av personleg assistanse og helsehjelp. Tilbodet til utviklingshemma i gruppa med integrerte tenester, jamfør omtale i kapittel 2, framstår likevel som meir sårbart ved at færre av dei tilsette har særskilt kompetanse om målretta miljøarbeid og ved at personellressursar til tider må disponerast til andre tenestemottakarar med akutte/meir omfattande behov. Det er og skilnader i korleis verksemdene utarbeider tiltaksplanar og dokumenterer mål og tiltak og evalueringar i fagsystemet. Generelle målsetjingar og lite tydelege evaluering av tiltak, har konsekvensar for det målretta miljøarbeidet og kan medføre at tiltak ikkje blir justert.

Med unntak av feil i legemiddelhandtering, melder tilsette sjeldan frå om feil og uønskte hendingar i brukarretta verksemd. Det er også skilnader i korleis gruppene og verksemdene handterer meldingane og brukar dei i forbetringsarbeid.

Bortsett frå rapportering på økonomi blir det frå leiinga i liten grad regelmessig etterspurt informasjon om fagleg kvalitet i tenestene og kva brukarane meiner om tenestetilbodet.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr.792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og personell som yter helsehjelp
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Kvinnherad kommune:

Brev motteke 2. mars 2016 vedlagt

• Organisasjonskart pr. august 2014
• Organisasjonsplan Rosendalsona og organisasjonsplan Herøysund kompetansesenter
• Detaljert organisasjonskart over verksemder som yt tenester til personar med utviklingshemming
• Oversikt over bufellesskap/tenestestadar for personer med utviklingshemming
• Oversikt over tilsette i tenesta og utdanninga deira
• Delegasjonsreglement
• Funksjonsbeskriving Gruppeleiar – datert 01.04.2014
• Funksjonsbeskriving Miljøterapeut – datert 01.04.2014
• Funksjonsbeskriving Miljøterapeut ved Herøysund kompetansesenter – datert 01.09.2015
• Mal for søknad Politiattest
• Plan for strategisk kompetansestyring 2014 – 2017 – datert 01.09.2014
• Kompetanseplan for Herøysund kompetansesenter – datert 09.12.2015
• Plan for opplæring av nytilsette og vikarar i Hagetunet
• Oversikt planlagde kurs haust 2015/vår 2016 Herøysund kompetansesenter
• Informasjonshefte til nytilsette og vikarar, Herøysund kompetansesenter – revidert juni 2015
• Retningslinjer for tildeling av helse- og omsorgstenester i Kvinnherad kommune – datert 05.03.2013
• Mal for vedtak om tildeling av helsetenester i heimen
• Prosedyre for enkeltvedtak – helse og omsorgstenester – endra dato: 29.02.2016
• Mal for kartlegging ved gjennomgang/revisjon av tjenester til utviklingshemmede
• Kvalitetsystem, Herøysund kompetansesenter: Oppgåver/ansvar Primærkontakt – datert 01.03.2016
• Kvalitetsystem, Herøysund kompetansesenter: Oppgåver/ansvar Ansvarsvakt – datert 23.04.2014
• Ansvar og oppgåvefordeling mellom Tildelingskontoret og tenesteområda (plei og omsorg, rus/psykisk helse, aktiv fritid) – datert 21.10.2014
• Kvalitetsystem, Fagdelen: Ivaretaking av grunnleggjande behov – datert 01.01.2008, Personleg hygiene – datert 01.10.2006, Aktivisering av brukar – datert 01.10.2006
• Kvalitetsystem, Fagdelen: Dokumentasjon – datert 17.12.2012
• Prosedyre ved akutt sjukdom hos brukarane – datert 21.08.2014
• Mal for prosedyre ved høgt blodsukker og epilepsi
• Kvalitetsystem, Systemdel: Avvikshandtering i tenesteytinga – datert 01.10.2006
• Dokumentasjon vedrørande gjennomgang avviksmeldingar 4. kvartal 2015
• Turnusar og vaktbøker januar 2016
• Retningslinjer og dokument for legemiddelhandtering – revidert 01.05.2015
• Medikamentrutinar samarbeid med fastlege og tenesteavtale med spesialisthelsetenesta
• Kvalitetsystem, Fagdelen: Retningslinjer for å sikre brukarmedverknad – datert 01.07.2015
• Individuell plan – rutinar i Kvinnherad kommune – datert 19.01.2010
• Mal for samtykke i forbindelse med IP

Ikkje offentleg, jf offl § 13 jf fvl § 13:
Saksutgreiingar og vedtak om tildeling av tenester

Stikkprøver

• 19 pasientjournalar
• 19 brukarpermar
• Referat frå ansvarsgrupper, gruppemøte og personalmøte
• Turnusplan påskehelg og oversikt faktisk bemanning i påsken 2016
• Vaktplan/Arbeidsliste
• Kvitteringslister for istandgjort og utdelt medisin
• Individuelle planar

Dokument som blei lagt fram

• Brukarpermar for 19 personar med utviklingshemming
• Turnusplan påskehelg og oversikt faktisk bemanning i påsken 2016
• Mål for tenesteytinga ved Herøysund kompetansesenter – datert 05.02.2014
• Prosedyre for kontakt med lege og spesialisthelsetenesta – Herøysund kompetansesenter – datert 01.04.2016
• Prosedyre for oppfølging etter kontakt med lege/spesialisthelsetenesta – Herøysund kompetansesenter – datert 01.04.2016

Korrespondanse mellom Kvinnherad kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 3. februar 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
• E-brev frå Kvinnherad kommune 12.februar 2016 om kven som er kommunens kontaktperson og kven som deltek på formøte
• E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 26. februar 2016, kartlegging av legemiddelhandtering
• Brev med vedlegg frå Kvinnherad kommune motteke 2. og 3. mars 2016, dokumentasjon som vi hadde bedt om
• E-brev med vedlegg frå Kvinnherad kommune 10. mars 2016, svar på kartlegging av legemiddelhandtering
• E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 18. mars 2016, oversending av program
• E-brev frå Kvinnherad kommune 31.mars 2016, tilbakemelding i fht. program
• E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 1.april 2016, oversending av korrigert program

Andre opplysningar

• E-brev frå lokallagsleiar i Norsk foreining for utviklingshemma om tenestetilbodet i Kvinnherad kommune.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Ørjan Moldestad, rådgjevar
Arne Erstad, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar
Torill Vebenstad, seniorrådgjevar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet