Rapport fra tilsyn med Nav Fana sosialtjeneste 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 8-10. november 2016 tilsyn med Nav Fana sosialtjeneste.

Tema for tilsynet var hvordan kommunen sikret opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at tjenestene er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i samsvar med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det ble gitt informasjon om tjenestene, og om det ble tilrettelagt for individuell informasjon til de som tar kontakt.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet.

Dato: 16. november 2016

Hilde Ordemann
revisjonsleder

Marta Havre
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Nav Fana sosialtjeneste 8-10. november 2016. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med disse tjenestene og den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt myndighet til å føre tilsyn med de kommunale tjenestene i Nav kontorene. Det går fram av lov om sosiale tjenester i Nav § 9.  

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivingen gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattet å undersøke:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivingen innenfor de områdene tilsynet omfatter
• om tiltakene blir fulgt opp i praksis og om nødvendig korrigert
• om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivingen blir fulgt

Tilsynet ble utført som systemrevisjon. En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene tilsynet omfattet.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikke er oppfylt.

2. Omtale av virksomheten

Nav Fana sosialtjeneste er en av åtte sosialtjenester i Bergen kommune. Etat for sosiale tjenester er tjenesteleder, etaten er del av Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering.

Nav Fana sosialtjeneste har fire avdelinger. Tjenestene tilsynet omfatter håndteres av mottaksavdeling og to oppfølgingsavdelinger. Alle avdelinger har en avdelingsleder som sammen med sosialsjef utgjør kontorets ledergruppe. Det er igangsatt arbeid med omorganisering av sosialtjenesten ved at enkelte oppgaver skal overføres fra sosialtjenesten til andre deler av kommunen. Sosialtjenesten har tre medarbeidere som følger opp gruppen tilsynet omfatter, medarbeiderne har arbeidssted i de to oppfølgingsavdelingene.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:
Melding om tilsyn ble sendt 18. august 2016.
Åpningsmøte ble holdt 8. november 2016.
Under tilsynet ble ni personer intervjuet.
Sluttmøte ble gjennomført 10. november 2016.
Stikkprøver ble gjennomført i 20 saker, og vi gjennomførte samtaler med fire brukere av tjenestene.
Oversikt over deltakere ved tilsynet, dokumenter vi fikk fra kommunen før tilsynet og dokumenter som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var hvordan kommunen sikret opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at tjenestene er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i samsvar med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi kontrollerte om det ble gitt informasjon på nettsidene. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det ble tilrettelagt for individuell informasjon til de som tok kontakt.

Vi undersøkte saksdokumenter og journaler for et utvalg saker som gjaldt brukergruppen, vi intervjuet saksbehandlere og ledere og gjennomgikk styrende dokumenter. I tillegg gjennomførte vi samtaler med fire mottakere av tjenestene. På denne måten har vi undersøkt om kommunen gjennom sin styring sikrer at tjenestene er tilgjengelig og at tildeling, vurdering og avgjørelse av den enkelte sak oppfyller lovens krav.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvåker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å vurdere om den fungerer slik kommunen har planlagt og således bidrar til kontinuerlig forbedring.

Rapporten omhandler bare en del av Nav Fana sosialtjeneste sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved kontoret.

5. Funn

Det ble ikke påpekt avvik i forbindelse med tilsynet. 

6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledere har fastsatt praksis og bestemt hvilke rutiner som skal følges. Videre må ledere følge med på at dette fungerer som forutsatt, fange opp svikt og setter i verk forebyggende og korrigerende tiltak når dette er nødvendig. Det er ikke avdekket mangler ved styringssystemet i Bergen kommune, Nav Fana sosialtjeneste innenfor tema for tilsynet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456  
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv Hovednr. 35 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.  
• Veileder til sosialtjenesteloven § 17 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.
• Rundskriv A-1/2015.  

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble oversendt ved forberedelsen av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Organisasjonshåndbok for Nav Fana sosialtjeneste
• Fullmaktstruktur og delegering av fullmakter ved Nav Fana sosialtjeneste
• Delegasjonsfullmakt 5 ansatte
• Delegering av fullmakter fra etatssjef ved Etat for sosiale tjenester
• Delegering av fullmakter fra kommunaldirektør for BSBI
• Delegering av fullmakter fra byråd for BSBI
• Fullmakter for byråd for BSBI
• Partnerskapsavtale mellom Bergen kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Avtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland om drift av 8 Nav-kontor i Bergen
• Avtale om felles resultatmål for Nav-kontorene i Bergen for 2016
• Avtale om bruk av Arene til behandling av personopplysninger
• Oversikt over personell ved kontoret
• Risikovurdering Nav Fana sosialtjeneste
• Rutiner for saksbehandling
  o Saksbehandling av søknader om økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav med saksbehandlingsskjema
  o Kartlegging og tjenester for barn og unge – rutine med kartleggingsskjema
  o Sosialhjelp til familier med ungdom i ordinær videregående opplæring
  o Gjeldsrådgivning ved Nav-kontorene
  o Rutine for Nav sosialtjenestens oppfølging av bostedsløse med kartleggingsskjema
  o Rutine for ungdomsarbeidet ved Nav Fana sosialtjenesten med kartleggingsskjema
• Sjekklister Nav Fana sosialtjeneste
• Samarbeidsavtaler med
  o Livskrisehjelpen
  o Kriminalomsorgen vest
  o Avdeling psykisk helse Fana/Ytrebygda
• Intensjonsavtale: Utvikle samarbeid mellom Etat for barn og familie og Etat for sosiale tjenester 
• Oversikt over klager
• Notat om avvik Nav Fana sosialtjeneste 2015
• Retningslinjer for Nav Fana om avvikshåndtering
• Rutiner og aktiviteter som inngår i styringssystemet for Etat for sosiale tjenester, under dette Samsvarsskjema
• Informasjon om satsningsområder 2016, Nav Fana
• Informasjonsbrosjyre om FIA
• Orienteringsskriv til brukere om gruppetiltaket «Egen bolig»
• Brev om deltakelse i prosjekter
• Brosjyre om økonomisk rådgivning
• Kompetanseplaner
• Liste med oversikt over vedtak om økonomisk stønad
• Kopi av siste 20 vedtak med tilhørende søknader for aldersgruppen 17-23 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Stikkprøver i 20 saker  

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• E-post med planlegging og avtaler knyttet til gjennomføring av tilsynet, herunder program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakere på åpnings- og sluttmøte, og over intervjuer.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Øystein B Jacobsen og Hilde Ordemann, tilsynsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet