Rapport frå tilsyn med Nav Sveio kommune 2016

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 11. og 12. februar 2016 tilsyn med Nav Sveio kommune.

Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege.

Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt to avvik:

Avvik 1:

Nav Sveio har ikkje felles praksis for kartlegging og oppfølging ved søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast av dette.

Avvik 2:

Nav Sveio har ikkje sett i verk systematiske tiltak for å sjå til at søknadar frå personar mellom 17 og 23 år blir avgjort etter ei konkret og individuell vurdering.

Dato: 26. februar 2016

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Sveio kommune, 11. og 12. februar 2016. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Sveio kommune har 5 509 innbyggarar.

Sveio kommune er organisert med to nivå, sentraladministrasjonen og tenestenivået.

I administrasjonen er det ei rådmannsgruppe som er samansett av rådmannen, tre kommunalsjefar og økonomisjef. Nav Sveio er organisert som ei eiga eining der Nav leiar har det samla og overordna ansvaret for tenesteområdet. Nav-leiar er kommunalt tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med kommunalsjef frå helse og omsorg sin næraste overordna.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 24. november 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 11. februar 2016. Under tilsynet blei 7 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 12. februar 2016.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege, at tildeling av tenestene er i tråd med lova og at oppfølginga av dei som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav- kontoret, og om det vart gitt informasjon til samarbeidspartnare. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt.

For å sjå om kommunens gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring.

Rapporten handlar berre om ein del av Nav Sveio si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Sveio har ikkje felles praksis for kartlegging og oppfølging ved søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år. Det er heller ikkje avklart kva som skal dokumenterast av dette.

Avvik frå:
Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 4, 18 og 19, 41, jf. § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 c, g), h) Forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Avviket byggjer på:

• Leiinga har ikkje gitt føringar for kva praksis skal vera ved kartlegging, oppfølging og journalføring. Det er nyleg utarbeida verktøy for kartlegging (eigenvurderingsskjema), men verktøyet er ikkje tatt i bruk.
• Stikkprøver i fagsystemet viser at ein med få unntak ikkje dokumenterer kva kartlegging og kva for vurderingar som er gjort i den enkelte sak
• Det kjem fram i intervju og journalnotat at samtaler blir gjennomført, men innhaldet i desse og vurderingar er i liten grad dokumentert
• Stikkprøver i fagsystemet viser i all hovudsak at behovet for samhandling og koordinering med andre instansar ikkje er dokumentert i sakene
• I intervju kjem det fram at personar mellom 17 og 23 år ikkje får forsvarleg oppfølging, som følgje av manglande kapasitet. Gjennomgang av saker/journalane viser få spor av oppfølging. Leiinga er kjend med dette, men tilstrekkelege tiltak er enno ikkje sett iverk
• Opplæring av nyleg tilsette er mangelfull når det gjelder kartlegging, oppfølging og journalføring. Leiar har ikkje fastsatt korleis ein skal følgje med på om opplæringa er tilstrekkeleg.

Avvik 2:

Nav Sveio har ikkje sett i verk systematiske tiltak for å sjå til at søknadar frå personar mellom 17 og 23 år blir avgjort etter ei konkret og individuell vurdering.

Avvik frå:
Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § § 4, 18 og 19,jf. § 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 g) og h).

Avviket byggjer på:

• Sveio kommune har vedtatt at dei skal nytte rettleiande statleg norm for utmåling av livsopphald. Det same kjem fram i standardtekst i Nav Sveio sine enkeltvedtak om tildeling av økonomisk stønad. Heimebuande unge mellom 18-25 år som bur saman med foreldra og ikkje har eigen hybel får likevel utbetalt kr. 1050 mindre enn statleg norm pr. månad i livsopphald etter kommunale retningsliner -«økonomisk sosial stønad 2016»
• Gjennomgang av saker viser at det er innvilga lågare stønad enn statleg norm til unge mellom 18-25 år som bur heime hos foreldra, utan at det går fram at det er gjort individuelle vurderingar. Det går ikkje fram ved saksgjennomgangen kvifor dei vil ha behov for mindre månadleg stønad til livsopphald enn andre einslege vaksne
• I Nav Sveio kommunes retningsliner -«økonomisk sosial stønad 2016», ytes stønad til buutgifter med inntil kr. 1.750 pr. månad til heimebuande unge over 18 år. Stikkprøver i journalar og saker under tilsynet og opplysningar gitt i intervju viser at det ikkje blir gjort unntak frå den kommunale retningslina ut frå individuelle behov
• Kvalitetssikring av vedtak har ikkje avdekt manglande konkrete og individuelle vurderingar
• Kommuneleiinga er ikkje kjend med kommunens praksis

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiar ved Nav Sveio og kommuneleiinga (overordna) har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt manglar ved styringa i Sveio kommune innanfor tema for tilsynet. Kommuneleiinga har ikkje sett i verk tilstrekkeleg tiltak for følgje med på om Nav-kontoret sikrar krav i lovgjevinga.

Styringsline og fordeling av mynde og oppgåver som ligg til Nav leiar er avklart, men leiinga har ikkje gjeve føringar for kva praksis kommunen skal ha for kartlegging, oppfølging og dokumentasjon i arbeidet. Dette gjeld også behovet for samhandling og koordinering med andre instansar. Leiars kvalitetssikring av vedtaka har ikkje avdekka manglande individuelle vurderingar. Kommuneleiinga er ikkje kjent med at praksis avviker frå rettleiande statleg norm for utmåling av livsopphald.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131 (STL)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningsforskriften)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om. oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv «Hovednummer 35 - sosialtjenesteloven»
• Rettleiar til sosialtjenesteloven § 17 - «hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning?»
• Rundskriv A-1/2014 - statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart over Sveio kommune
• Organisasjonskart Nav Sveio
• Organisasjonskart Helse- og omsorg
• Delegasjonsreglement for Sveio kommune
• Interndelegering i Sveio kommune
• Delegasjon av vedtaksmynde - Nav loven § 14
• Ny samarbeidsavtale og delegasjonsfullmakt
• Stadfortredar ved Nav leiar fråvær
• Avtale mellom Sveio kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor Nav Sveio
• Samarbeidsavtale mellom Sveio kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Oversyn over personell med oppgåver innan sosialtenesta - Nav Sveio
• Risikokartlegging av Nav Sveio kommune, revidert 21.1.2016
• Kontorrutinar for Nav Sveio
• Rutine for mottak
• Rutine for stengt kontor
• Rutine for økonomisk sosialhjelp Nav Sveio
• Økonomisk sosial stønad 2016
• Rettleiing for løysing av einskilde problem i Nav Sveio kommune
• Inventarliste med prisar
• Søknadsskjema økonomisk stønad
• Eigenvurderingsskjema brukarar Nav Sveio kommune
• Frivillig offentleg forvaltning av einskildpersonars økonomi
• Rutine for bistand til å skaffe midlertidig bustad
• Rutine for økonomisk rådgjeving
• Samarbeidsavtale mellom Hordaland Fylkeskommune og Nav Hordaland - Oppfølging av ungdom med lovfesta rett til vidaregåande opplæring utanfor arbeid og opplæring
• Oversikt over klagesaker 2014/2015 som gjeld personar mellom 17-23 år
• Avvikssystem i Nav Sveio
• Rutinar og aktivitetar frå leiinga si side
• Årshjul
• Oversikt opplæring Nav Sveio
• Marknad. Og verksemdsplan for Sunnhordland tenesteområde 2015
• Dokumentasjon om nystarta Jobbase for unge mellom 18 og 30 år og Ungdomsgarantiane
• Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad og råd/rettleiing for 2014 og 2015 for brukargruppa tilsynet omfatta
• Kopi av dei siste 20 sakene, med vedtak og søknader

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015
• Gjennomgang av 20 saker i fagsystemet i Nav Sveio

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane  på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Birte Lill Christiansen og Vibeke Herskedal

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet