Tilsynsrapport

Rapport frå tilsyn med Ullensvang herad 2016

Fylkesmannen i Hordaland 10.05.2016

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

Samandrag

Tilsynet med Ullensvang herad 19. og 20. april er del av det landsomfattande tilsynet med kommunale helse- og omsorgstenester i 2016.

Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at personar med utviklingshemming, 18 år og eldre som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester.

Leiarar og tilsette legg vekt på at brukarane skal få medverke ved tilrettelegging og gjennomføring av tenester og aktivitetar. Vi har ikkje grunnlag for å konkludere med at tenestene som blir gitt, er uforsvarlege. Informasjon som blei gitt, tilseier at det er lite rom til å vareta det systematiske forbetringsarbeidet og at dette hittil har måtte vike for administrative oppgåver og handtering av meir akutte problemstillingar, jamfør rapporten kapittel 6.

Ved tilsynet blei det avdekt brot på krav i lov og forskrift. Avviket er:

Sårbare tilhøve i tenesta for funksjonshemma er kjende, utan at nødvendige korrigerande tiltak hittil er sett i verk

Frist for tilbakemelding om iverksetting av tiltak for å rette avviket er 15. august 2016.

Dato 0.5.2016

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Torill Vebenstad
revisor

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Ullensvang herad. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med helse- og omsorgstenester i 2016.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi

kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Rådmannen styrer tenestene i line til kommunalsjef helse- og omsorg og leiar for tenesta for funksjonshemma.

Tenesta for funksjonshemma blei omorganisert i august 2015 ved at avlastingstilbod og bufellesskap fekk ein felles leiar. Det er sju tilsette med høgskuleutdanning, sju fagarbeidarar og ti assistentar.

Pleie- og omsorg aust lagar i stand medisin og deler og ut medisin til enkelte brukarar og har tilsyn med brukarane som har vedtak om heimesjukepleie på natt.

Skriftlege prosedyrar for legemiddelhandtering er under revisjon. Dato for ferdigstilling er ikkje fastsett. Lege i kommunen er fagleg rådgjevar for verksemdsleiar, jf. legemiddelhåndteringsforskriften § 4.

I verksemdsplanen 2016 – 2020 for tenesta for funksjonshemma er det omtale av tenesta, mellom anna utfordringar og behov for kompetanse. Utfordringane er:

Behov for auka kompetanse
Behov for nye bustader og dagsenter
Mange deltidsstillingar
Rekruttering av fagpersonell og fritidskontaktar
Sjukefråvere

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 3. februar 2016.

Formøte blei gjennomført 25. februar 2016.
Svar på kartlegging om legemiddelhandtering blei motteken 15. mars 2016.

Opningsmøte blei halde 19. april
Intervju: 11 personar blei intervjua.
Samtalar med brukarar blei gjennomført 19. april.
Stikkprøver: Journalar, brukarpermar, rutinepermar, medikamentperm, og møtereferat, sjå kapittel 8.
Sluttmøte blei halde 20. april.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at personar med utviklingshemming får forsvarlege helse- og omsorgstenester og at krav i lov og forskrift blir etterlevd.

Tilsynet omfatta:

Gjennomføring av personleg assistanse, avgrensa til:
- Tilsyn og hjelp til å vareta eigenomsorg
- Hjelp til aktivisering
- Opplæring i daglege gjeremål, personleg stell og eigenomsorg
Helsetenester i heimen og tilgjenge til medisinsk undersøking og behandling, avgrensa til:
- Legemiddelhandtering, istandgjering og utdeling
- Oppfølging etter legebesøk og oppfølging for å vurdere nødvendig helsehjelp hos lege
- Helsehjelp ved akutte tilstandar
- Kommunens medverknad til brukar kjem i kontakt med og blir følgd til fastlege eller lege i spesialisthelsetenesta
- Hjelp ved legebesøk til å formidle opplysningar som legen treng for å gi helsehjelp
- Formidling av informasjon frå legebesøk tilbake til dei som gir helsetenester i heimen til brukaren.

I tilknyting til kvart tema undersøkte vi også korleis kommunen har lagt til rette for og varetek brukarens rett til informasjon og medverknad. Vi undersøkte og om kommunen etterspør politiattest ved tilbod om tilsetjing.

Tilsynet omfatta ikkjetenester som blir gitt med bruk av tvang og makt, praktisk bistand hushald, brukarstyrt personleg assistanse, helsehjelp ved legevakt og tannhelsetenester. Om fastlege og spesialisthelsetenesta gir forsvarleg helsehjelp og om fastlegen gjennomfører regelmessig helsekontroll av brukarane, var heller ikkje del av tilsynet.

5. Funn

Avvik: Sårbare tilhøve i tenesta for funksjonshemma er kjende, utan at nødvendige korrigerande tiltak hittil er sett i verk

Avvik frå:
Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 a, g og h og lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-1 tredje ledd.

Avviket byggjer på følgjande:

Det er ikkje avklart kven som har det faglege ansvaret når verksemdsleiar ikkje er til stades. I praksis blir leiar alltid kontakta.
I det dagelege er det lite rom til arbeid med mål og tiltaksplanar. Rutinar for utarbeiding av tiltaksplan, evaluering og justering av tiltak opp mot den enkelte brukarens mål og behov er uklare. Ansvaret er lagt til miljøterapeut, men alle har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring til å utføre oppgåva.
I fagsystemet er ikkje alle tiltaksplanar tilgjengelege eller oppdaterte.
Det er skilnader i kva, kvar og kor ofte det blir dokumentert i fagsystemet. Det er ulike oppfatningar av korleis dette skal gjerast.
Det er for sjeldan møte for å drøfte og konkludere på faglege problemstillingar. I enkelte tilfelle møtest ikkje personale i arbeidslaget.
Individuelle planar som er tilgjengelege i fagsystem og brukarpermar er ikkje oppdaterte. Planar i den web-baserte løysninga er ikkje oppdaterte og ikkje alle tilsette i arbeidslaget til brukarane har tilgang til dei.
Behov for meir fagkompetanse og opplæring er kjent for leiinga. Det gjeld blant anna behov for miljøterapeutar på alle vakter og opplæring til tilsette om seksualitet, utfordrande åtferd og målretta miljøarbeid. I ny turnus frå hausten av blir personellressursar disponert annleis og det vil vere miljøterapeut på fleire vakter. Det ligg ikkje føre konkrete planar for opplæring av tilsette.
Det er ikkje klare rutinar for korleis tenester for funksjonshemma skal få informasjon frå lege (spesialist og fastlege) og pleie- og omsorgstenesta om endringar i legemiddelbehandling.
Konkrete tiltak for å korrigere praksis og førebyggje svikt er ikkje sett i verk.

6. Vurdering av styringssystemet

Leiinga og tilsette legg vekt på at brukarane skal få medverke ved tilrettelegging og gjennomføring av tenester og ulike aktivitetar. Vi har ikkje grunnlag for å konkludere med at tenester som blir gitt, er uforsvarlege.

Rådmann styrer tenestene i line til kommunalsjef helse og omsorg og leiar for tenesta til funksjonshemma. Leiinga er kjent med at det er utfordringar og sårbare område i tenesta som kan ha innverknad på tenestetilbod til brukarane, til dømes behov for meir opplæring og tiltak for å sikre felles praksis i tenesteyting til kvar brukar. Enkelte forhold har vart over noko tid, andre er av nyare dato. Sjølv om ikkje alle kan løysast straks, er det likevel nødvendig å ta stilling til og setje i verk tiltak for det som kan gjerast på kort sikt, også kompenserande tiltak. Det bør og vere konkrete planar for gjennomføring av tiltak lengre fram i tid. Forsvarleg verksemdsstyring føreset at det blir arbeidd systematisk for å førebyggje og avdekke hendingar der det har oppstått eller kan oppstå svikt og korrigere og førebyggje at det same skjer igjen. Informasjon som blei gitt ved tilsynet, tilseier at det er lite rom til å vareta det systematiske forbetringsarbeidet i tenesta for funksjonshemma og at dette arbeidet hittil har måtte vike for administrative oppgåver og handtering av meir akutte problemstillingar.

7. Regelverk

Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
Forskrift av 27. juni 2003 nr.792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
Forskrift av 3. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og personell som yter helsehjelp
Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Opplysningar frå Ullensvang herad:

Organisasjonskart
Omtale av helse og omsorg
Oversikt over tilsette i tenesta for funksjonshemma, personell på dag-, kveld, helg- og nattevakt og grunnturnus
Stillingsomtale for leiar av tenesta for funksjonshemma
Stillingsomtale for miljøterapeut
Stillingsomtale for miljøarbeidar
Verksemdsplan 2016 – 2020 for tenesta for funksjonshemma
Prosedyre: Introduksjon, opplæring og oppfølging av nytilsette og vikarar i tenesta for funksjonshemma
- Skjema: Oppfølging av nytilsette, oppfølgingssamtale nr.1
- Skjema: Oppfølging av nytilsette, oppfølgingssamtale nr. 2
- Sjekkliste for introduksjon og oppfølging av nytilsette
Prosedyre for ivaretaking av grunnleggjande behov – tenestemottakarar tilknytta tenesta for funksjonshemma i Ullensvang herad
Beskriving av primærkontakt og sekundærkontakt sine oppgåver
Serviceerklæring tenesta for funksjonshemma
Prosedyre for dagleg journalføring
Rutine ved sjukehusinnlegging
Rutine for ivaretaking av alle bebuarar når det oppstår akutte situasjonar
Prosedyre: Registrering av uønskte hendingar/avvik
Melde avvik 1. september 2015 – 1. mars 2016
Informasjon om personell på vakt 24/7
Turnus januar 2016 og oversikt over faktisk bemanning
Prosedyre: Oppbevaring av legemiddel i bemanna bustad/bufellesskap
Informasjon om gjennomgang av styringssystem for tenestene til personar med utviklingshemming

Ikkje offentleg, jf offl § 13 jf fvl § 13:
Saksutgreiingar og vedtak om tildeling av tenester

Stikkprøver

Pasientjournalar
Brukarpermar
Rutinepermar
Medikamentperm
Individuelle planar
Delegering til å dele ut medisinar

Dokument som blei lagt fram

Brukarpermar
Meldte avvik frå 1. januar 2016
Referat frå personalmøte, pårørandemøte, felles brukarmøte og møte i ansvarsgrupper
Månadsbrev februar og mars 2016
Perm «Medisinhandtering»
Perm «Internkontroll»
Kvitteringslister for istandgjort og utdelt medisin
Individuelle planar
Meldte avvik HMS 2015
Aktivitetskalender desember 2015 – april 2016
Vekeplanar
Årsmelding 2015 frå tenesta for funksjonshemma

Korrespondanse mellom Ullensvang herad og Fylkesmannen i Hordaland:

Melding om tilsyn, brev av 3. februar 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland
Brev frå Ullensvang herad 16. februar 2016 om kven som er kommunens kontaktperson
E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 26. februar 2016, kartlegging av legemiddelhandtering
Brev med vedlegg frå Ullensvang herad 1. og 9. mars 2016, dokumentasjon som vi hadde bedt om
E-brev med vedlegg frå Ullensvang herad 15. mars 2016, svar på kartlegging av legemiddelhandtering
E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 18. mars 2016, oversending av program
E-brev med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland 31. mars og 14. april 2016, oversending av korrigert program

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Torill Vebenstad, seniorrådgjevar
Ørjan Moldestad, rådgjevar
Arne Erstad, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar