Rapport frå tilsyn med Nav Vaksdal kommune 2016

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 12. og 14. april 2016 tilsyn med Nav Vaksdal kommune.

Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege.

Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt eitt avvik:

Avvik:

Den skriftlege dokumentasjonen i Nav Vaksdal kommune av kva vurderingar som ligg til grunn for å innvilge og gi avslag er ikkje tilstrekkeleg. Dette gjeld òg for dokumentasjon av oppfølging og samhandling om tenestemottakarane sine behov.

Dato: 10. mai 2016

Birthe Lill Christiansen
revisjonsleiar

Marta Havre
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Vaksdal kommune, 12. og 14. april 2016. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.  

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Vaksdal kommune har ca. 4 100 innbyggarar.

Kommunen har organisert verksemda si med tre nivå; rådmann med to kommunalsjefar, seks einingsleiarar og tenestenivået. I tillegg til leiar er det fire tilsette ved Nav Vaksdal, to kommunalt tilsette og to statleg tilsette. Nav Vaksdal er organisert under «Folkehelse og familie» og Nav-leiar har det samla og overordna ansvaret for tenesteområdet. Nav-leiar er statleg tilsett, men Nav krev Vaksdal kommune for deler av løna. Han har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med einingsleiar for Folkehelse og familie som sin næraste overordna. Nav-leiar er midlertidig tilsett (ut juni) etter at førre leiar slutta ved årsskiftet. Det er lyst ut etter ny leiar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 1. februar 2016. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Opningsmøte blei halde 12. april 2016. Under tilsynet blei 5 personar intervjua.
Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 14. april 2016.

Fylkesmannen sendte førebels rapport frå tilsynet den 20. april 2016.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege, at tildeling av tenestene er i tråd med lova og at oppfølginga av dei som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav-kontoret, og om det vart gitt informasjon til samarbeidspartnarane. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt.

For å sjå om kommunen gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring.

Rapporten handlar berre om ein del av Nav Vaksdal si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret.

5. Funn

Avvik:

Den skriftlege dokumentasjonen i Nav Vaksdal kommune av kva vurderingar som ligg til grunn for å innvilge og gi avslag er ikkje tilstrekkeleg. Dette gjeld òg for dokumentasjon av oppfølging og samhandling om tenestemottakarane sine behov.

Avvik frå:
Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 17, 18 og 19, jamfør §§ 5 og 42, og forvaltningslova § 17 samt forskrift om internkontroll i kommunalt Nav § 4 bokstav g.

Avviket byggjer på:

• Leiinga i kommunen har ikkje tatt stilling til kva som skal dokumenterast i journalnotata. Leiinga har heller ikkje tatt stilling til på kva måte vedtaka skal grunngjevast
• Grunngjevinga i vedtaka er ikkje tilstrekkeleg til at tenestemottakar kan kontrollere kva som ligg til grunn for avgjerda
• Det går ikkje klart fram av vedtaka eller annan dokumentasjon om søknadane er fullstendig behandla
• Vurderingane til sakshandsamar er ikkje dokumentert i journal
• I vedtaka vert det brukt formuleringa «inntil» ved utmåling av sosialstønad, utan at det går klart fram kva tenestemottakar faktisk kan forvente å få utbetalt
• Manglane i dokumentasjonen er ikkje avdekka ved leiar sin gjennomgang

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiar ved Nav Vaksdal og kommuneleiinga (overordna) har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig.

Det ligg ikkje føre klare retningsliner for kva vurderingar som skal dokumenterast ved sakshandsaminga, og det er manglar i dokumentasjonen. Leiar har ved sin gjennomgang av verksemda ikkje avdekka manglane. Mangelfull grunngjevnad til avgjerdene gjer det vanskeleg for dei som mottar økonomiske ytingar å vurdere om dei har fått det dei har krav på. Dette gjeld tilsvarande for arbeidet med oppfølging av tenestemottakarane.

Leiinga har ikkje vurdert praksis for kartlegging og oppfølging, og kva for rutinar som skal følgjast i dette arbeidet. Ein har heller ikkje oversikt over svikt som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene. Kommuneleiinga har soleis ikkje sett i verk tilstrekkelege tiltak for å følgje med på om Nav-kontoret ivaretek krav i lovgjevinga.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131 (STL)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningslova)
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningslovforskrifta)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.1.2007 nr. 107
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv «Hovednummer 35 – sosialtjenesteloven»
• Rettleiar til sosialtjenesteloven § 17 – «hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veildning?»
• Rundskriv A-1/2015 - statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Samarbeidsavtale mellom Vaksdal kommune og Nav Vaksdal
• Oversikt over tilsette ved Nav Vaksdal
• Rutineskriv. Kommunale tenester - sosialhjelp
• Lokal sikkerheitsinstruks for Nav Vaksdal
• Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad og råd/rettleiing for 2014 og 2015 for brukargruppa tilsynet omfatta
• Kopi av 20 siste vedtak frå Nav Vaksdal
• Kopi av saker dei to siste åra for aktuell aldersgruppe, med vedtak og søknader
• Kopi av to klagesakar (Fylkesmannen sine vedtak) frå 2014 for aktuell aldersgruppe
• Dokumentasjon frå verksemda mottatt under tilsynet:
• Dokument for internkontroll – Folkehelse og familie, Vaksdal kommune
• Avtale mellom Vaksdal kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015
• Gjennomgang av 8 saker/tenestemottakarar i fagsystemet i Nav Vaksdal

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtale knytt til gjennomføring av tilsynet, samt program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marta Havre, Hilde Ordemann og Birthe Lill Christiansen. I tillegg deltok Anne Merete Strandenes som observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet