Rapport frå tilsyn med Nav Sund kommune 2017

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i tidsrommet 29. mai til 1. juni 2017 tilsyn med Nav Sund kommune.

Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene   er forsvarlege.

Det blei ikkje avdekt avvik frå lovkrav under tilsynet.

Dato: 16. juni 2017

Birthe Lill Christiansen
revisjonsleiar     

Vibeke Herskedal
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Sund kommune i perioden 29. mai – 1. juni 2017. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i  Hordaland dette året

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav-kontora. Dette går fram av lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvikdreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sund kommune har rett i overkant av 7 000 innbyggarar.

Kommunen har organisert verksemda si med to nivå: rådmann med to kommunalsjefar og tenestenivået. Nav-kontoret har éin leiar som har kommunalt tilsettingshøve og som styrer dei kommunale og dei statlege tenestene. Kontoret har 13 tilsette, av desse er 7,5 stillingar knytt til dei kommunale tenestene. Éin tilsett har rolla som fagansvarleg, ei stilling som inneber ansvar for det meste av fagleg oppfølging av dei kommunale tenestene i kontoret.

Nav Sund har over tid slitt med høgt sjukefråvær og har sidan slutten av mars hatt inne ein vikar, og ein miljøarbeidar i redusert stilling for å bøte på situasjonen.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 29. mars 2017. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Nav Sund sendte brev til 30 brukarar av tenestene i den aktuelle aldersgruppa med tilbod om ein samtale med representantar frå Fylkesmannen. På grunn av dårleg respons blei det i ettertid sendt påminning per sms til brukarane. Tre brukarar takka ja til samtale, og Fylkesmannen hadde samtale med desse den 23. mai 2017.

Opningsmøte blei halde 29. mai 2017.
Under tilsynet blei 8 personar intervjua.
Sluttmøte blei halde 1. juni 2017.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege, at tenestene er i tråd med lova og at oppfølging av dei som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen, og om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt.

For å sjå om kommunen gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjekk vi gjennom saksdokument og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gått gjennom tilsendte styringsdokument, intervjua tilsette og leiarar, og snakka med tre brukarar av tenestene.

Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om det fungerer slik kommunen har planlagt, og bidrar til kontinuerleg forbetring.

Rapporten handlar berre om ein del av Nav Sund si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret.

5. Funn

Det blei ikkje påpekt avvik ved tilsynet.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at kommuneleiinga og Nav-leiar har fastsett kva praksis og kva for rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føreset, fangar opp svikt og sett i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig.

Ansvarsforholda i Nav Sund kommune er avklart innanfor områda som tilsynet omfattar. Tilsette har fått informasjon og opplæring og kjenner rutinar for arbeidet, under dette kartlegging og oppfølging. Leiar har kompetanse og bakgrunn frå statleg del av Nav, og etter eitt år som leiar ved kontoret har ho potensial for å auke kunnskapen om dei kommunale tenestene. Fagansvarleg har slik tenestene fungerer i dag eit omfattande ansvar, og ei sentral rolle for at tenestene skal fungere og vere forsvarlege.

Fylkesmannen har ikkje grunnlag for å konstatere at denne konsentreringa av kompetanse og ansvar har ført til brot på lovgjevinga. Leiinga er merksam på at stort ansvar på ei rolle gjer tenestene sårbar, og planlegg derfor å auke kompetansen til Nav-leiar når det gjeld dei sosiale tenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.01.2007 nr. 107
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463
• Rundskriv med hovudnummer 35 frå Arbeids- og velferdsdirektoratet
• Rettleiar til sosialtenestelova § 17 frå Arbeids- og velferdsdirektoratet
• Rundskriv A-3/2016

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå Nav Sund kommune:
E-brev 24. april vedlagd

• Oversyn over organisering av og ansvarsplassering i Nav Sund kommune
• Dokument med delegering av mynde frå rådmann til Nav-leiar
• Samarbeidsavtale mellom Nav Hordaland og Sund kommune
• Oversyn over personale med ansvar for mottak og handsaming av søknader om økonomisk stønad i Nav Sund
• Samarbeidsavtale mellom Nav Sund og 24-7 Senteret
• Samarbeidsavtale mellom Nav Sund og Ungdomskontoret
• Oversyn over meldte avvik ved Nav Sund i perioden 01.04.2015 – 18.04.2017
• Årsmelding 2016
• Verksemdsplan 2017
• Forvaltningsrevisjon frå Deloitte AS om sosialtenesta i Sund kommune
• Informasjonsskriv om økonomisk sosialstønad
• Postrutine for sosialtenesta
• Rutine for sambuarar og underhaldsplikt
• Rutine for elever over 18 år i vidaregåande skule
• Rutine for kartlegging i sosialtenesta
• Eigen rutine for kartlegging av vald
• Kartlegging ved rus og tilvising til avdeling for rusmedisin
• Rutine for handsaming av søknad om sosialstønad
• Rutine for handsaming av klage på vedtak om sosialstønad
• Rutine for overføring av sak frå sakshandsamar og til gjeldsrådgjevar
• Dokument for behov for og oppretting av koordinator individuell plan, deltaking i ansvarsgruppe, samt samtykkeerklæring for utveksling av informasjon
• Rutine for økonomisk råd og rettleiing
• Kartlegging av bustadsituasjon
• Huskeliste ved flytting til ny bustad
• Vedtak på opplysning, råd og rettleiing
• Rutine ved (varsel om) stenging av straum
• Rutine ved behov for midlertidig bustad
• Rutine for bruk av depositumsgaranti
• Rutine for sosialstønad som lån
• Rutinar for tvangstiltak med heimel i helse- og omsorgstenestelova
• Rutine for kvalifiseringsprogram
• Mal - garanti for tannbehandling
• Søknadsskjema sosiale tenester
• Saksbehandlingsskjema ved søknad om sosiale tenester
• Oversyn over rettleiande satsar for økonomisk sosialhjelp
• Kopi av brev til brukarar av tenestene med tilbod om samtale med representantar for Fylkesmannen i samband med tilsynet
• Avtale mellom Nav Sund og Sund kommune sin driftsavdeling - krav om aktivitet for mottakarar under 30 år
• Prosjektplan – organisering av rusarbeidet i kommunen

Dokument underlagt teieplikt mottekne 26. april:

• Oversyn over saker for målgruppa for tilsynet i 2016 og 2016
• Kopi av siste 20 saker for brukarar i målgruppa for tilsynet - søknader, vedlegg, sakspapir og vedtak
• Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:
• E-brev frå kommunalsjef av 30. mars med informasjon om kontaktperson for tilsynet
• E-brev frå Fylkesmannen om brev til brukarar av tenestene i målgruppa for tilsynet (tilbod om samtale med Fylkesmannen) av 10. mai
• E-brev frå fagansvarleg ved Nav Sund kommune av 22. mai om samtale med brukarar av tenestene
• E-brev frå Fylkesmannen av 23. mai vedlagd program for tilsynet
• E-brev frå Fylkesmannen av 24. mai om tilsette som er satt opp til intervju
• E-brev frå Nav-leiar av 26. mai med beskjed om at kommunalsjef var forhindra frå å delta under tilsynet 29. mai
• E-brev frå Nav-leiar av 2. juni med informasjon om talet på mottakarar av tilbod om samtale med Fylkesmannen

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marta Havre
Vibeke Herskedal
Birthe Lill Christiansen, revisjonsleiar