Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga i Gjemnes kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014

Samandrag

Formålet med det landsomfattande tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av Kvalifiseringsprogram blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen, gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll), sikrar at tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til Kvalifiseringsprogram, får ei forsvarleg teneste.

Denne rapporten beskriv dei avvik og merknader som ble påpekt innan dei reviderte områda. Det ble ikkje avdekt avvik eller gitt merknader i dette tilsynet.

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar

Oddhild Johnsen
revisor

Eilin Reinaas
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Gjemnes kommune i perioden 25.06.2014 - 21.11.2014. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Gjemnes kommune hadde pr. 1.januar 2014 2565 innbyggjarar. Kommunen har dei siste åra hatt svært få arbeidsledige. Den viktigaste næringen i Gjemnes er jord- og skogbruk, men kommunen har og noko industri. Kommunen har svært få mottakarar av økonomisk sosialhjelp. Av årsmelding for 2013 går det fram at Gjemnes kommune utbetalte kr. 93.960,- i økonomisk sosialhjelp. Kommunen hadde på tidspunktet for tilsyn ingen deltakarar i Kvalifiseringsprogram (KVP). Dei siste 3 deltakarane avslutta sine program sommaren 2013.

Gjemnes kommune er organisert som ein to-nivå modell, med rådmann som øvste administrative leiar. NAV Gjemnes er eiga resultateining.

NAV Gjemnes har 2,5 statlege og 2 kommunale stillingar. På tidspunktet for tilsyn var 4 av stillingane fylt. Tilsett i den resterende 0,5 stillinga hadde permisjon. Arbeidet med KVP­ deltakarar er fordelt blant veiledarane etter brukar sin fødselsdato. I tillegg er det utpeikt ein veiledar ikontoret som har eit særskilt ansvar for å kvalitetssikre sakshandsaming og oppfølging av deltakarar i program. NAV-kontoret er i ferd med å omorganisere arbeidet slik at alle skal gjer meir av alt.

NAV kontoret har rutine for morgonmøter kvar dag. På <lesse møta blir aktuelle saker drøfta, også brukarar med eventuell rett til Kvalfiseringsprogram. Kvar onsdag er kontoret stengt. Det er då satt av tid til faste møte med mellom anna leger, arbeidsmarknadskoordinator og økonomirådgjevar. Ein onsdag i månaden er det satt av tid til fagleg utvikling etter innmeldt behov frå dei tilsette.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut den 26.06.2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Opningsmøte blei halde 08.09.2014.

Intervju
5 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøte blei halde den 09.09.2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta Kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av Kvalifiseringsprogram skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav, slik at det blir gitt forsvarlege tenester til <lei som har rett til Kvalifiseringsprogram.

Tilsynet hadde vidare som føremål å undersøke om kommunen sikrar at Kvalifiserings­ programmet er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til Kvalifiseringsprogram. Det blei og undersøkt om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om Kvalifiseringsprogram er forsvarlege.

I tillegg var det eit føremål å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av Kvalifiseringsprogram, ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare undersøkte vi om innhald og omfang av Kvalifiseringsprogramma er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa, ved at den einskilde sine behov og føresetnader blir teke omsyn til, og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Det blei også undersøkt om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i Kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Det blei ikkje avdekt avvik eller gjeve merknader i tilsynet.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

Av samarbeidsavtalen mellom Nav Møre og Romsdal og Gjemnes kommune går det mellom anna fram at leiar skal ha det øvste økonomiske/administrative og faglege ansvaret og personalansvaret for kontoret si samla verksemd. Vidare går det fram at det skal ligge føre eit delegasjonsvedtak som skal gje ei nærare forklaring på kva oppgåver tilsette ved Nav­ kontoret skal utføre. Slikt delegasjonsvedtak ligg ikkje ved avtalen. I tilsynet kom det fram at det ikkje er samsvar mellom praksis og gjeldande delegasjonsreglement. Kommunen arbeider med å ferdigstille nytt delegasjonsreglement som skal være ferdig i løpet av kort tid.

Fylkesmannen har i tilsynet ikkje observasjonar som tyder på at det er uklart kven som har mynde i høve Kvalifiseringsprogrammet.

Kommunen har ikkje brukarutval/brukarråd for dei sosiale tenestene i Nav. Av verksemdsplana for 2014 for Nav Gjemnes går det fram at den systemretta brukarmedverknaden skal forsterkast, men dette arbeidet var på tidspunktet for tilsynet ikkje starta. I intervju kom det fram at kommunen har stort fokus på at den enkelte brukar aktivt skal delta i kartlegging av sin situasjon og mål.

I intervju og av dokumentasjon kom det fram at kommunen er kjent med at tidlegare praksis for tildeling og oppfølging av Kvalifiseringsprogram ikkje var i samsvar med regelverket.

Kommunen har ut frå den kunnskapen utarbeidd rutinar som skal sikre at gjeldande praksis er i samsvar med regelverket. Det er ikkje identifisert moglege Kvalifiseringsprogramdeltakarar

i kommunen etter at nye rutinar blei utarbeidd. I intervju kom det fram at det aktivt blir arbeidd med å identifisere aktuelle deltakarar.

NAV-kontoret har per i dag ein del rutinar som og omhandlar Kvalifiseringsprogrammet. Desse er lagra elektronisk på kontoret sitt område. Kommunen er i ferd med å innføre det elektroniske kvalitetssystemet Kvalitetslosen, og NAV-kontoret sitt noverande internkontrollsystem skal overførast dit.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR-2011-12-21-1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Hovedrundskriv nr. 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV-Arbeids- og velferdsdirektoratet

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Intern prosedyre for dei sosiale tenestene i arbeids og velferdsforvaltningen
• Rapporteringsskjema- internkontroll
• Intern prosedyre for utmåling av økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og veldferdsforvaltningen
• Veiledende rutine for behandling av søknader etter lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen
• Organisasjonskart for Gjemnes kommune 2013
• Samarbeidsavtale mellom Arbeids- og velferdsetaten i Møre og Romsdal og Gjemnes kommune, datert 29.05.2012
• NAV-årsmelding 2013
• Virksomhetsplan 2014
• Arbeidsoppgåver for fagansvar for sosialområde, forvaltning og KVP, datert 03.10.2012
• Oversikt over ansatte ved NAV Gjemnes pr. 12.08.2014
• Delegasjonsreglement for Gjemnes kommune, vedtatt i kommunestyret 14.12.2010
• Videredelegering fra rådmannen, datert 10.05.2010

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 14 brukarmapper økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 26.06.2014
• E-post der det blir opplyst kven som er kontaktperson for tilsynet i kommunen, datert 16.07.2014
• Dokumentasjon sendt frå kommunen den 07.08.2014 og 08.08.2014
• Program for tilsynet, datert 12.08.2014
• Ettersending av dokumentasjon sendt frå kommunen den12.08.2014 og 28.08.2014
• Førehelsrapport blei sendt kommunen den 28.10.2014

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå fylkesmannen deltok:
Revisjonsleiar Janne Bjørsnøs
Revisor Eilin Reinaas
Revisor Oddhild Johnsen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet