Rapport frå tilsyn med Herøy kommune sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim 2014

Samandrag

Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Kommunen sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim. For å kontrollere om barneverntenesta følgjer med utviklinga til barn som er plasserte i fosterheim, undersøkte ein desse tilhøva:

• Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen
• Korleis barnet har fått medverke
• Råd og rettleiing til fosterforeldra
• Oppfølging av biologiske foreldre

Det vart ikkje avdekt avvik eller grunnlag for merknader innanfor dei reviderte områda.

Dato: 17.06.14

Heidrunn Avdem
revisjonsleiar

Anders Skorpen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved barneverntenesta i Herøy kommune i perioden 14.02.14 - 17.06.14. Revisjonen går inn som ein del av Fylkesmannen sitt planlagte tilsyn dette året, og er ein del av eit landsomfattende tilsyn som blir gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med Barneverntenesta i Herøy.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda utøver internkontroll slik at ein sikrar at dei ulike krava i lovgjevinga blir følgt. Revisjonen undersøkte:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innan dei tema som tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og ev. blir korrigerte når det er nødvendig
• om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreiar seg om krav som er gitt i lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav i lov og forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på at det er potensiale for betring.

2. Omtale av verksemda

Herøy kommune har 8353 innbyggjarar. Barneverntenesta i Herøy er frå den 01.02.12 organisert i kommunen si «Barn, familie og helseavdeling» og har frå 2014 fått nye lokale på helsesenteret. Her er også alle dei andre tenestene i Barn, familie og helseavdelinga lokaliserte i tillegg til PP-tenesta og skoleadministrasjonen.

Barneverntenesta har 7,1 stillingar. Det er 7 personar som er tilsette i fagstillingar og ein merkantil medarbeidar i 50 % stilling. Det er lite turnover og sjukefråvær i personalegruppa i barnevernet. Dei 5 medarbeidarane som vart intervjua i tilsynet , har alle arbeidd minst 10 år i kommunen. Kommunen har fått styrka barnevernet med ei 60 % stilling i 2012 og ei 40 % stilling i 2014 gjennom statlege øyremerka midlar.

Tenesta er organisert i eit i undersøkingsteam med 2 medarbeidarar, eit tiltaksteam med 2 medarbeidarar og eit omsorgsteam med ein medarbeidar. Det er altså ein person som har hovudansvaret for å følgje opp barn i fosterheimar, men dei andre tilsette tek også del i dette arbeidet etter behov.

Kommunen har pr. 2. halvår 2013 81 barn med hjelpetiltak og 7 barn under omsorg. Kommunen har 2589 barn under 22 år. Talet på barn under omsorg tilsvarar såleis 0.27 % av barnetalet i kommunen. Det tilsvarande talet for fylket er 0,76 %.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut den 14.02.2014.

Opningsmøte vart halde den 23.04.2014.

Intervju

6 peronar vart intervjua

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått før og under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitleg Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 24.04.2014.

4. Tema for tilsynet

Tilsynet gjaldt kommunen sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim. For å kontrollere om barneverntenesta nøye og jamnleg følgjer med utviklinga til barn som er plassert i fosterheim, undersøkte ein desse tilhøva:

• Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen
• Korleis barnet har fått medverke
• Råd og rettleiing til fosterforeldra
• Oppfølging av biologiske foreldre

5. Funn

Tilsynet avdekte ikkje brot på barnevernlova og det vart såleis ikkje påpeikt korkje avvik eller merknader innan dei reviderte områda.

Tilsynsorganet merka seg elles følgande:

Tenester etter barnevernlova skal vera forsvarlege, jf. Barnevernlova § 1-4. Barnverntenesta pliktar å tilby rett teneste til rett tid utifrå ei vurdering av kva som er best for barnet. For å sikre dette, må barneverntenesta fortløpande dokumentere kva slags faglege vurderingar som ligg til grunn for både større og mindre avgjerder som blir tekne til ei kvar tid.

I intervjua vart det lagt vekt på at barneverntenesta sitt interne møte kvar måndag var sentralt både for faglege drøftingar og for fortløpande avgjerder. Det var også ei felles forståing av at saksbehandlarane skal dokumentere avgjerdene frå desse møta fortløpande i klientjoumalane. Ved gjennomgang av mappene fann vi berre unntaksvis slik dokumentasjon. I sluttmøtet var det semje om dette funnet. Kommunen gjorde i møtet greie for korleis dette umiddelbart ville

bli retta opp og at den nye praksisen vil bli lagt inn i tenesta sine skriftlege rutinar for ettertida. På denne bakgrunnen og fordi kommunen pga. lita saksmengde, stabil personalgruppe og felles oppfatning av praksis dokumenterte god kontroll med arbeidet i enkeltsakene, kom tilsynet fram til at tenestene må seiast å vera forsvarlege.

6. Vurdering av styringa av barneverntenesta

Dei viktigaste elementa i barnevernstenesta sitt styringssystem for fosterheimsarbeidet er :

• Leiar si oppfølging av kvar enkelt medarbeidar
• Faste møte kvar veke for faglege drøftingar og avgjerder
• Leiarmøte i «Barn,familie og helseavdelinga»
• Tertialrapportering til kommunestyret om statusen for barnvernarbeidet
• Barneverntenesta sine skriftlege rutinar og tenesta sin «Handlingsplan for fosterheimsarbeid i Herøy kommune».

Barneverntenesta nyttar fagprogrammet «Familia» i saksbehandlinga og kommunen nyttar m.a. «Kvalitetslosen» i sitt arbeid med internkontroll.

I intervjua ga medarbeidarane i stor grad uttrykk for ei felles oppfatning av rutinane og av at dei blir følgt. Rutinar og arbeidsmåtar blir korrigert i interne drøftingar -både i møte og i leiar si oppfølging av kvar enkelt medarbeidar. Alle som deltok i tilsynet ga uttrykk for at oppfølging av barn i fosterheimar var ei prioritert oppgåve i kommunen.

Det kom fram at barneverntenesta ikkje har praksis for å rapportere skriftleg om avvik frå rutinar eller for å gjera systematiske risikovurderingar. Kommunen ga uttrykk for at det i tida framover vil bli arbeidd for å forbetre det systematiske kvalitetsarbeidet m.a. i samband med at alle tenester skal implementere sine rutinar i «Kvalitetslosen».

Kommunen har for tida få barn i fosterheimar. Sidan personalgruppa er stabil og har ei felles oppfatning av korleis arbeidet skal gjerast, synest tenesta sitt system for styring av arbeidet å vera tilfredstillande i dag. Systemet er imidlertid sårbart for endringar og det er derfor viktig at det på sikt i større grad blir etablert skriftlege system både for å vurdere risisko og for å systematisere kvalitetsarbeidet.

7. Regelverk

FNs barnekonvensjon om barns rettigheter Lov om barneverntjenester

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen vart førebudd:

• Organisasjonskart
• Relevante delar av internkontrollsystemet
• Delegasjonsreglement, stillingsbeskrivelsar og liknande
• Handlingsplan for fosterheimsarbeid i Herøy kommune
• Del av av kommunal årsrapport for 2012
• Opplæringsplan for barneverntenesta
• Skriftlege rutinar som er relevante for fosterheimsarbeidet
• Oversikt over alle barna som kommunen har plassert i fosterheim.

Under revisjonsbesøket vart det gått gjennom saksmapper for 8 fosterbarn. Det ligg elles føre noko korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen om den praktiske gjennomføringa av tilsynet.

9. Deltakarar i  tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Heidrunn Avdem, Liv Aasen og Anders Skorpen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet