Rapport frå tilsyn med senter for foreldre og barn i Molde

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som vart påpeikte innan dei reviderte områda. Tilsynet undersøkte om foreldre får medverke ved planlegging og gjennomføring av opphald i senter for foreldre og barn i Molde og om senteret gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) legg til rette for slik medverking.

Det vart ikkje avdekt noko avvik under tilsynet, men det vart gjeve to merknader:

Merknad 1

Senter for foreldre og barn i Molde sin praksis med foreldra si medverking under opphalda, kan føre til at målgruppa for tiltaket blir svært avgrensa.

Merknad 2

Senter for foreldre og barn i Molde gjennomfører ikkje systematiske evalueringar av korleis dei sikrar foreldra si medverking under opphaldet.

Heidrunn Avdem
revisjonsleiar

Oda Reinfjord
revisor

 

Marita Heimstad
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Senter for foreldre og barn i Molde perioden 10.07.14 - 17.12.14. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Møre og Romsdal i 2014. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn jfr. barnevernlova § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda gjennom internkontroll tek hand om ulike krav i lovgivinga. Revisjonen undersøkte

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lova innan dei tema tilsynet omfatta
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lova blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Det er staten ved Bufetat som eig og driv Senter for foreldre og barn i Molde. Senteret ligg i eit villastrøk sentralt i Molde. Kontor for leiar, avdelingsleiar, psykolog og saksansvarlege er samlokaliserte med dei andre kontora til Bufetat i Julsundvegen. Desse ligg altså på andre sida av sentrum slik at avstanden mellom kontor og senteret er ca. 2 km.

Senteret er godkjent for 4 familiar. Dei disponerer kvar si leilegheit. I tillegg er det fellesareale med kjøken, stove og leikerom.

Det går fram av senteret sine styringsdokument at familiane får diverse skriftleg informasjon i samband med inntaket. Senteret har rutinar for å tilby familiane besøk i institusjonen før dei flytter inn. I inntakssamtalen blir mange forhold kartlagt -mellom anna kva slags forventningar familiane har til opphaldet og korleis familiane ønskjer å få tilbakemeldingar.

Under tilsynet vart det opplyst at familiane kvar dag får tilbod om samtale med personale som er på vakt for å oppsummere korleis dagen har vore.

Under tilsynet vart det gjort greie for senteret sine rutinar for dokumentasjon. Desse inneber at fortløpande dokumentasjon (dagsrapportar) blir makulert når opphaldet er avslutta. Ein har nyleg teke i bruk nytt datasystem (Birk) der det blir ført både «Løpande journal -prosess» og

«Løpende journal - ekstern kontakt». Dette systemet er så nytt at det ikkje var nytta i dei sakene tilsynet hadde innsyn i.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut den 10.07.14. I kapitlet Dokumentunderlag går det fram kva slags dokument tilsynet fekk tilsendt før tilsynet.

Opningsmøte vart halde den 23.10.14. 5 medarbeidarar vart intervjua.

Synfaring i senteret.

Sluttmøte vart halde den 07.11.14.

Tilsynet er gjennomført av eit regionalt tilsynsteam sett saman av medarbeidarar frå dei tre fylkesmennene i Region Midt.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var foreldre si medverking i gjennomføring av opphaldet på senteret, både under inntaket, sjølve opphaldet og ved utflyttinga.

I denne samanhengen nyttar vi medverking som eit samlebegrep på ulike reglar som gjeld foreldra sin rett til å ha personleg innverknad på gjennomføringa av tiltaket. Vi har særleg hatt fokus på

• om senteret tek tilstrekkeleg omsyn til foreldra sine synspunkt i kartlegginga og veiledninga - innan dei rammene som formålet for opphaldet set,
• om senteret gjer foreldra kjent med kva slags vurderingar og konklusjonar som blir gjort fortløpande, forsikrar seg om at dei blir forstått og at foreldra får uttale seg til desse,
• om senteret ivaretek foreldra med tilstrekkeleg informasjon og medverking når ein skal nytte ulike metodar for veiledning- og kartlegging, og
• om senteret innhentar informasjon fra andre instansar i samarbeid med foreldra.

Opphald i senter for foreldre og barn er eit hjelpetiltak jfr. 4-4 i barnevernlova og skal såleis «bidra til positiv endring hos barnet ogfamilien». Det går fram i p. 2. 2 i «Plan for senter for foreldre og barn i Molde» at formålet for opphalda «vil alltid være knyttet til styrking av foreldres fungering iforeldrerollen».

Slike endringsprosessar krev deltaking og motivasjon frå dei det gjeld. Opphaldet er eit frivillig tiltak, men mange av foreldra har ein situasjon som truleg gjer at <lei ikkje alltid opplever at <lei står fritt til å velje. Desse momenta saman med at opphald i senter for foreldre og barn må seiast å vera eit inngripande tiltak, tilseier at ein må stille store krav til at det blir lagt til rette for å sikre medverking i alle fasar av opphaldet. Tilsynet undersøkte derfor også om senteret gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at det blir lagt til rette for reell medverking.

5. Funn

Merknad 1

Senter for foreldre og barn i Molde sin praksis med foreldra si medverking under opphalda, kan føre til at målgruppa for tiltaket blir svært avgrensa.

Grunngjeving:

• I 4 av 7 gjennomgåtte saker vart opphalda avslutta før avtalt tid fordi ein konkluderte med at veiledninga ikkje hadde effekt. Ei intern oversikt over alle saker i 2014 viste at desse 4 sakene utgjorde 1/3 av alle avslutta saker dette året. Det gjekk ikkje fram i saksgjennomgangen i dei 4 sakene korleis foreldra hadde medverka i prosessane som låg til grunn for avgjerdene om å avslutte opphaldet.
• Det vart opplyst i intervju at medverking er eit begrep som blir lite brukt på senteret. Ein snakkar heller om «ansvar». I institusjonsplanen er det i mange punkt opplyst at foreldra blir informert, men det går ikkje fram korleis det blir lagt til rette for at dei skal kunne medverke under opphaldet.
• I p. 2.1 i «Plan for senter for foreldre og barn i Molde» går det fram at sidan tilhodet er eit «ikke-kompenserende hjelpetiltak» , må foreldra vera i stand til å gje barnet forsvarleg omsorg utan hjelp frå personalet. I p. 2.3.2 går det vidare fram at personalet i observasjonsfasen av opphaldet ikkje vil påverke omsorga/foreldrefungeringa utan at det er behov for «bruk av nødrett». I saksinnsyn har vi registrert at enkelte foreldre har opplevd det vanskeleg å vera saman med personale i denne fasen fordi dei ikkje rar noko tilbakemeldingar.
• Senteret brukar mange standardiserte kartleggingsverktøy og metodar. I intervju har vi ratt opplyst at foreldra kan ha noko innverking på når og korleis <lesse skal nyttast. Ein del metodar - f.eks videofilming - er obligatorisk for alle sjølv om enkelte foreldre finn det svært vanskeleg.
• Alle som får plass på senteret, underteiknar ein standardisert samarbeidsavtale. Den er likelydande for alle og gjeld både samtykke til å rette seg etter reglane i huset og til å stille seg åpen for observasjon og veiledning.
• Det går fram av «Plan for senter for foreldre og barn i Molde» p. 2.3.2 at når hjelpeprosessane ikkje fungerer, blir opphaldet avslutta. Det er ikkje opplyst om senteret har systematiske tiltak for å involvere foreldra i <lesse avgjerdene.
• I sluttmøtet vart det opplyst at ein i enkelte saker også avsluttar opphalda før planlagt fordi ein saman med foreldra vurderer at måla er nådd slik at det ikkje er behov for plass i senteret lenger.

Kommentar

Reell medverking krev at ein både innhentar foreldra sitt syn og at ein, så langt som det er mogleg, faktisk tek omsyn til det. Dette krev at både mål, tiltak og bruk av metodar blir avklara med kvar enkelt utifrå individuelle omsyn. Det er derfor lite formålstenleg at ein nyttar standardiserte avtalar om tilhøve som gjeld sjølve hjelpeprosessen.

Det relativt høge talet på avbrotne opphald saman med senteret sine krav til foreldra sitt funksjonsnivå, gjer at tilsynet vurderer at sjølve målgruppa for tiltaket kan bli meir avgrensa enn naudsynt. Dette kan medføre at tilhodet ikkje blir tilgjengeleg for alle familiar som kunne ha nytte av det.

Merknad 2

Senter for foreldre og barn i Molde gjennomfører ikkje systematiske evalueringar av korleis dei sikrar foreldra si medverking under opphaldet.

Grunngjeving

• P. 5 i «Plan for senter for foreldre og barn i Molde» omhandlar internkontroll. Det går fram her at arbeidet med å evaluere og forbetre verksemda blir gjort muntleg i møte i personalgruppa.
• Tilsynet har korkje i dokumentasjon eller i intervju registrert at senteret har evaluert korleis dei sikrar foreldra si medverking.
• Det er dokumentasjon frå inntaksarbeidet og sluttrapport ved utskriving i alle saksmapper. I fleire av sakene er det lite informasjon som gjeld evalueringar undervegs i opphaldet. I nokre saksmapper er det opplysningar om datoar for evalueringsmøte, men referata manglar. Det vart opplyst at det ofte er avtala at kommunane skal skrive referat frå desse møta.
• Det går ikkje fram i saksmapper, intervju eller i styringsdokumenta at foreldra si medverking blir evaluert systematisk. I saker med manglande effekt av tiltak har vi f.eks. ikkje funne at det er vurdert korvidt senteret kunne ha innretta arbeidet sitt på ein annan måte for å få eit anna resultat.
• I to saker som vart avslutta før avtalt tid, gjekk det fram at foreldra var motiverte i starten av opphaldet. Det er ikkje dokumentert kva som gjorde at dette endra seg, korleis ein vurderte endringa eller kva som ev. vart gjort for å styrke motivasjonen.

Kommentar:

Medverking er samansette og kompliserte prosessar. Munnlege aktivitetar for å evaluere og forbetre dette arbeidet er naudsynte, men neppe tilstrekkelege. Slik forbetringsarbeid krev systematiske aktivitetar der det munnlege truleg bør supplerast med noko skriftleg dokumentasjon. Tilsynet ga i 2012 ein merknad om mangelfull internkontroll. Tilsynet vurderer nå at senteret har potensiale for å utvikle arbeidet sitt med foreldra si medvirkning ved å systematisere internkontrollen på dette området.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det går fram av institusjonsplanen at driftsansvaret er organisert slik:

Einingsleiar har overordna fagleg ansvar og ansvar for personale, budsjett/økonomi, eksterne samarbeidsavtalar og for delar av inntaksprosessen. Avdelingssleiar har ei veilederrolle i fht alle prosessane inne i senteret, fagleg ansvar for alle klientar når dei bur på senteret og ansvar for kvaliteten på dokumentasjonen. Avdelingsleiar har også ansvar for delar av innsøkingsprosessen og for utskrivinga. Avdelingsleiar har dermed det overordna ansvaret for dei fleste prosessane som skal sikre medverking. Tilsynet vurderer at det kan vera sårbart når så stor del av ansvaret for den faglege verksemda i institusjonen er knytt til ein person.

7. Regelverk

Barnevernlova:

a. § 1-4 (krav til forsvarlegheit)

b. § 5-9 a (rettigheiter under opphald i senter for foreldre og barn)

c. § 4-4, 1. og 2. ledd (hjelpetiltak for barn og barnefamiliar)

d. § 6-4 (innhenting av opplysningar)

Forskrift for sentre for foreldre og barn:

e. § 17 (vern om personleg integritet)

f. § 18 (medverking) Forvaltningslova:

g. § 11 (veiledningsplikt)

h. § 11 d (nedteikning av opplysningar)

i. §§ 17, 3. ledd og 18 (innsyn i eiga sak)

Forskrift for sentre for foreldre og barn §§ 14 og 15: internkontroll

8. Dokumentunderlag

Før tilsynet hadde vi fått tilsendt følgjande dokumentasjon:

• Plan for senter for foreldre og barn i Molde
• Rapport fra etterfølgende kontroll ved senter for foreldre og barn Molde 2013
• Malar og rutinar for div. interne møte
• Kompetanseplan
• Informasjonsmateriale til familiane
• Artikkel om mentaliseringsfremmende praksis
• Relevante saksdokument for alle familiar som har hatt opphald ved senteret i perioden 1.1.14 -30.4.14 (7 familiar)
• «Løpende journal -prosess» og «Løpende journal-ekstern» i to saker som ikkje er avslutta enda.

Under revisjonsbesøket gjekk vi gjennom ei intern oversikt over alle sakenene i senteret i 2014.

Det ligg føre noko korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen om den praktiske gjennomføringa av tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Ikkje publisert her

Deltakarar i sluttmøtet på video:
Peggy Olsen, avdelingsdirektør Bufetat, region Midt
Anne Therese Melby, kommunikasjonssjef Bufetat, region Midt

Frå tilsynsorganet deltok:
Oda Reinfjord, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Marita Heimstad, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Heidrunn Avdem, Fylkesmannen i Møre og Romsdal