Rapport frå tilsyn med barneverntenesta i Giske kommune 2015

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt kommunen sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar. Tilsynet såg på følgjande undertema:

• at meldingar til barneverntenesta blir forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren blir ivareteken på ulike steg i sakshandsaminga

Tilsynet avdekte ikkje brot på lovkrava innan området, men det vart gjeve ein merknad:

Kommunen dokumenterer ikkje alltid kva slags barnevernsfaglege vurderingar som ligg til grunn for avgjerder om å undersøke meldingane.

Dato: 15.07.15

Heidrunn Avdem
revisjonsleiar

Anders Skorpen-Trøen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Giske elin i perioden 13.02.15 - 13.07.15. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Møre og Romsdal dette året

Fylkesmannen fører tilsyn med den kommunale barneverntenesta med heimel i barnevernslova § 2-3 fjerde ledd og § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen gjennom sin internkontroll sikrar at barneverntenesta etterlever krava i lovgjevinga. Under revisjonen undersøkte ein:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor <lei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på at det er rom for å betre praksisen.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Giske kommune hadde pr. 01.01.2015 eit folketal på 7.924. Kommunen har den siste 10- årsperioden (2005 - 2015) hatt sterk vekst i folketalet. Giske kommune har ei relativt ung befolkning. Aldersgruppa 0 - 19 utgjer 28.8% av folketalet. Det tilsvarande talet for fylket et 24.7%.

Barneverntenesta i Giske er organisert i eining for barn, familie og helse saman med m.a. helsestasjon, PP-teneste, offentleg helseteneste/fastlegeordning og psykisk helseteneste. Leiar for eininga, Hildegunn Nesse Roald, er også er barnevernsleiar. Det er teamleiar som har den daglege leiinga av barneverntenesta. Teamleiar hadde permisjon under tilsynet og det er for tida Marita Slyngstad som fungerer i denne stillinga.

Barneverntenesta er dei siste åra styrka med 2,8 stillingar og har nå 6,7 årsverk. 0,4 % var vakant på tilsynstidspunktet.  Til trass for styrkinga, har kommunen likevel færre stillingar pr. 1000 barn enn gjennomsnittet for kommunane i fylket og i landet.

Barneverntenesta i Giske mottok 146 meldingar i tidsrommet 01.08.2013 - 31.12.2014. Av desse vart 13 henlagt.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 13.02.15. Det går fram i kapitlet Dokumentunderlag kva slags dokument som verksemda hadde sendt over i samband med tilsynet.

Opningsmøte vart halde den 12.05.15.

Intervju
8 medarbeidarar vart intervjua og vi hadde samtale med ansvarleg kommunalsjef.
Det går fram av kapitlet Dokumentunderlag kva slags dokumentasjon som er gjennomgått i revisjonen.

Sluttmøte vart halde den 13.05.15.

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om norske kommunar gjennom sine styringstiltak sikrar at meldingar til barneverntenesta blir følgt opp i samsvar med gjeldande regelverk, jf. barnevernslova. Tilsynet omfattar følgjande tema:

• at meldingar til barneverntenesta blir forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren blir ivareteken på i saksbehandlinga.

Barneverntenesta skal behandle bekymringsmeldingar straks <lei kjem inn, slik at ingen meldingar blir liggande ubehandla. Gjennomgangen av meldingar skal vera forsvarleg og dei barnevernsfaglege vurderingane skal vera i samsvar med vilkåra i lova, slik at meldingar ikkje blir henlagt på feil grunnlag. I løpet av tidsfristen på ei veke skal meldinga vera gjennomgått og vurdert, og barnevernet skal ha konkludert med mellombels vedtak iakuttsituasjon, undersøking eller henlegging av saka.

Barneverntenesta skal stadfeste at melding er motteke, jf. § 6-7 a. Når meldinga kjem frå offentleg myndigheit, skal barneverntenesta også gje informasjon om korleis dei følgjer opp saka vidare, om det er opna undersøking eller om meldinga er henlagt. Vidare skal offentleg meldar også ha informasjon om konklusjon på undersøkinga.

5. Funn

Merknad:

Kommunen dokumenterer ikkje alltid kva slags barnevernsfaglege vurderingar som ligg til grunn for avgjerder om å undersøke meldingane.

Funn:

Gjennomgang av 24 saksmapper der det var bestemt at meldingane skulle undersøkast, viste at dei barnevernsfaglege vurderingane berre var dokumentert i 2 av sakene. Medarbeidarane stadfesta i intervju at det ikkje er praksis å dokumentere kva slags vurderingar som ligg til grunn for avgjerda om å undersøke meldingane .

I alle dei 14 gjennomgåtte sakene som gjaldt avgjerder om å henlegge meldingar, var vurderingane dokumenterte. Vurderinga var også dokumentert i to saker der ein starta undersøking umiddelbart.

Kommentar:

Tenester etter barnevernslova skal vera forsvarlege. Dokumentasjon av dei faglege vurderingane i arbeidet med meldingane kan ha innverknad både på undersøkinga og eventuelle tiltak, den vil vise samanhengen i barneverntenesta sitt arbeid og den vil kunne sikre at grunnlaget for seinare avgjerder kjem betre fram i sakene. Barneverntenesta konkluderer med at ei melding skal undersøkast når gjennomgangen gjev «rime/eg grunn til åanta at detforeligger forhold som kan gi grunnlag for tiltakjf § § 4-2 og 4-3.» Dette er ei fagleg avgjerd og må underleggast krava til fagleg forsvarleg praksis.

Tilsynet avdekte altså at kommunen dokumenterer vurderingane både når meldingar blir henlagte og når det er behov for å starte undersøking umiddelbart. Fylkesmannen vurderer at det vil styrke kvaliteten på arbeidet med meldingane at den faglege grunngjevinga for å undersøke meldingane også blir dokumentert i sakene.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det følgjer av § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere system for internkontroll med eiga verksemd. Internkontroll skal vera eit verktøy for systematisk styring og forbetring m.a. for å sikre at krava i lovverket blir etterlevd.

Giske kommune har utarbeidd skriftlege rutinar for arbeidet med meldingane som er tilpassa dei lokale tilhøva. Barnevernsleiar opplyste at det er bestemt korleis avvik frå rutinane skal rapporterast. Det kom fram at det i praksis sjeldan blir meldt om avvik og at heller ikkje alle tilsette var kjent med korleis det skal gjerast.

Kommunen har ikkje plan for opplæring av nytilsette. Det vart opplyst at nytilsette får opplæring etter behov og at det er lav terskel for å gjera naudsynte avklaringar med hhv. teamleiar og barnevernsleiar.

Systematisk opplæring av nytilsette og eit aktivt system for å registrere brot på krav i lovverk og interne rutinar, er begge viktige element i styringa av verksemda. Det kom ikkje fram i tilsynet at manglane her har fått konsekvensar for kommunen sitt arbeid med meldingane. Vi vil likevel peike på at det i tenester med så mange som 7-8 tilsette og mange nytilsette vil vera ein risiko knytt til <lesse faktorane. Kommunen bør derfor systematisere opplæring av nytilsette og evaluere sitt eige system for å melde avvik frå krav i lovverk og interne rutinar.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon (barnekonvensjonen)
• Lov om barneverntenester (barnevernslova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for oppgåvene til kommunen etter barnevernslova (internkontrollforskrifta

8. Dokumentunderlag

Under førebuinga av revisjonen gjekk vi gjennom materiale frå Fylkesmannen si tidlegare kontakt med kommunen m.a. kommunen sine halvårsrapporteringar. Vi mottok også følgjande dokumentasjon frå verksemda:

• Organisasjonskart
• Flytskjema og fagteam
• Stillingsforklaring barnevernskonsulent
• Stillingsforklaring nestleiar
• Stillingsforklaring teamleiar barnevern
• Vidaredelegering av driftsfullmakter og tilvisingsrett
• Vidaredelegering av driftsfullmakter og tilvisingsrett
• Verksemdsplan 2015
• Årsmelding 2014
• Kvalitetssamtale 2015
• Prosedyrar for:
  - Bekymringsmelding offentlege
  - Mottak av bv.melding
  - Ufødt - mottak av bv.melding
  - Barnehagen - melding
  - Barnehagen- samarbeid i tiltakssaker
  - Skule - melding
  - Samtykke til tverrfagleg samarbeid
  - Samtykke til å innhente opplysningar
  - Vald i nære relasjonar
  - Bistand frå politiet

Under revisjonsbesøket gjekk vi gjennom

• 38 saksmapper (14 henlagte meldingar og 24 saker der meldingane var undersøkt)
• Perm med referat frå barnevernsmøte
• Perm med henlagte meldingar
• Intervju/samtale med 9 tilsette

9. Deltakarar i tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Ander Skorpen-Trøen(revisor), Liv Aasen (revisor) og Heidrunn Avdem (revisjonsleiar)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet