Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenestene til personer med samtidig psykisk lidelse og langvarig rusmiddelbruk i Stranda kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført tilsyn med Stranda kommune, enhet for habilitering/ rehabilitering og enhet for sosiale tjenester herunder samarbeid med NAV.

Tilsynet ble gjennomført 19.- 20. mai 2015. Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon og omhandlet hvordan kommunen ivaretar sentrale tema i forhold til tjenester til pasienter med ROP- lidelser, og hvordan samhandlingen mellom ulike tjenestetilbydere ivaretas, herunder også sosiale tjenester i NAV.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Identifiseringsfasen
• Iverksettingsfasen
• Oppfølgingsfasen

Det ble ikke avdekt avvik under tilsynet i Stranda kommune. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Stranda kommune bør konkretisere nærmere innholdet i sine vedtak til den enkelte tjenestemottaker

• Vedtakene bør så langt det er mulig utformes slik at mottakeren vet hvilke tjenester som skal gis, omfang og når de skal gis. Videre bør vedtakene også angi hva som er målsetningen med de tjenester og tiltak som tilbys.

Åse E. Hansen
revisjonsleder

Thomas Sørflaten
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stranda kommune i perioden 12.03.2015 –(dato for endelig rapport) 24.06.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenestene etter Lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenestene § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stranda kommune har ca. 4600 innbyggere, fordelt på et stort geografisk område i fire bygdelag: Stranda, Liabygda, Geiranger og Hellesylt. Kommuneadministrasjonen er lokalisert i Stranda der også de fleste kommunale tjenestene er lokalisert: Enhet for Habilitering/ Rehabilitering, Koordinerende enhet, Helsetjenestene, Stranda distrikt – «heimeteneste tettstad Stranda», Enhet for sosiale tjenester og NAV.

Pleie- og omsorg har heimetjenester i tre distrikt.

Rådmann er den øverste administrative leder. Den formelle kommuneledelsen i Stranda består av ei ledergruppe; rådmann, ass. rådmann, kommunalsjef plan og utvikling og kommunalsjef oppvekst. På tilsynsdagene var rådmann konstituert og hadde både funksjon som rådmann og ass. rådmann. Kommunen er organisert med flat struktur – 18 selvstendige enheter med fag, økonomi og personalansvar direkte underlagt rådmann.

Personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse (ROP- lidelser) får tjenester fra flere samlokaliserte enheter i kommunen.

Enhet for sosiale tjenester (barnevern, rusomsorg, psykiatri terapi, husbank og frivillighetssentral) er samlokalisert med NAV Stranda (gjeldsrådgivning, økonomisk sosialhjelp, midlertidig botilbud, KVP og arbeid/ aktivitet)

Enhet for Habilitering/ Rehabilitering (omsorgsboliger/ egen bolig (rus, psykiatri og Psyk.utv,hemma) og psykiatrisk dagsenter) Koordinerende enhet (KE) er lagt inn i denne enheten og KE-funksjonen er lagt til leder av enheten og en person til. KE skal ha en generell oversikt over tjenester i kommunen. Individuell plan, herunder opplæring, veiledning, vedtak, oppnevning av koordinator og koordinatoropplæring, praktisk bistand og opplæring, støttekontakt, avlastning, besøksheim, omsorgslønn, aktiviteter og miljøterapi. Enheten deler lokale med Helsetjenesten (lege og helsestasjon).

Kommunen har utfordringer når det gjelder å tiltrekke seg nok fagfolk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.03.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9.05.2015.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.05.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Ved tilsynet har vi undersøkt om Stranda kommune har et styringssystem som sikrer at kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor pasienter med samtidig psykisk lidelse og langvarig rusmiddelbruk, herunder samarbeid med NAV.

I Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse ( IS-1948) finner vi i anbefaling 38 at; «Behandling av ROP-lidelser skal foregå integrert og samtidig etter en samlet plan, fortrinnsvis forankret i individuell plan»

Under tilsynet så vi nærmere på tre faser

• Identifiseringsfasen- bl.a. tilgjengelighet, håndtering av henvendelser, vurdering av søknader, utredning og oppstart
• Iverksettingsfasen- tildeling av tjenester- fra beslutninger og vedtak til konkrete tiltak, herunder samarbeid med andre
• Oppfølgingsfasen - oppfølging, revurdering av behov og eventuelle justeringer av tjenester

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Stranda kommune bør konkretisere nærmere innholdet i sine vedtak til den enkelte tjenestemottaker

• Vedtakene bør så langt det er mulig utformes slik at mottakeren vet hvilke tjenester som skal gis, omfang og når de skal gis. Videre bør vedtakene også angi hva som er målsetningen med de tjenester og tiltak som tilbys.

6. Regelverk

• Lov av 30.mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse – og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 199 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 16. desember 2011 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• ID 177264 Helsestasjon. Når avvik oppstår
• ID 177265 Varsling
• ID 177267 Flytskjema IP
• ID 177268 Generell samtykkeerklæring
• ID 177269 Manglende teneste – tilbakemeldingsskjema
• ID 177270 Melding om avslutting av individuell plan
• ID 177271 rolleavklaring
• ID 177272 Rutiner IP
• ID 177273 Samtykkeerklæring SamPro
• ID 177274 Samtykkeerklæring
• ID 177275 Søknad om IP
• ID 177276 Teieplikt SamPro
• ID 177277 Tenestekart
• ID 177278 Vegleiar til koordinator
• ID 177279 Budsjettark sosialtenesta- Informasjon
• ID 177280 Faste møter i Eining for Hab./ Rehab.
• ID 177281 Målstyring
• ID 177282 prosedyre møtetid i sosialtenesta
• ID 177283 Tiltakskort 2014-2015 Habilitering/ rehabilitering
• ID 177284 Vedlegg tiltakskort 2015, eining for hab.rehab.
• ID 177285 Årsmelding 2014 Sosialtenesta
• ID 177 86 Årsmelding 2014 Habilitering- Rehabilitering
• ID 177287 Eining for habilitering og rehabilitering
• ID 177288 Heimesjukepleie
• ID 177289 Helsetenesta
• ID 177292 Info. Koordinerende eining
• ID 177393 Koordinerende eining
• ID 177294 NAV Stranda
• ID 177295 Oppretting av eining for habilitering og rehabilitering
• ID 177296 Oppretting av koordinerande eining- vedtak
• ID 177297 Psykiatri
• ID 177298 Serviceerklæring støttekontakt, avlastning og omsorgsløn, Eining for hab.rehab.
• ID 177299 Serviceerklæring eining for hab. Rehab
• ID 177300 Kvalitetssystem Risk
• ID 177301 Visma Flyt SamPro
• ID 177303 Introduksjonsplan for nytilsette
• ID 177304 Kompetanseplan
• ID 177308 Leiarar og ansatte
• ID 177309 NAV Stranda
• ID 177310 ADL skjema
• ID 177311 Arbeidsmanual tvang – rus
• ID 177312 AUDIT skjema
• ID 177313 AUDIT skjema 1
• ID 177314 Avtale rusmiddelkontroll
• ID 177315 Behandle rusavhengighet – henvisende instanser
• ID 177316 Bruk av tvang
• ID 177317 Brukaroppfølging NAV
• ID 177318 DUDIT
• ID 177319 Handlingsplan ved sjølvmordsfare
• ID 177320 Helsestasjon, målretta helseundersøkelse 8.klassetrinn og VGS 1
• ID 177321 Helsestasjon Kartleggingsskjema 8.kl
• ID 177322 Helsestasjon Kartleggingsskjema VG1
• ID 177223 Henvisningsskjema helsestasjon
• ID 177324 Husbanken
• ID 177325 Info. skriv overdose Helse-Midt- beredskapsplan
• ID 177326 IPLOS kartleggingsskjema
• ID 177327 Kartleggingsinstrument
• ID 177328 Kartleggingssamtale
• ID 177329 Kvalitetssikring ved overføring, bruker sin medikamentliste
• ID 177330 Rutiner for kontroll og forbruk av A-preparater
• ID 177331 Rutiner for utdeling av eventuellmedisin
• ID 177332 Rutiner for kontroll og forbruk av B-preparater
• ID 177333 Samhandlingsrutiner Hab-rehab
• ID 177334 Søknadsskjema Pleie og omsorg
• ID 177335 Orientering om tannbehandling
• ID 177336 Teiepliktskjema
• ID 177337 Tilsyn og kontroll medikament A og B preparat
• ID 177338 Utskriving el. Overføring til anna behandlingsnivå
• ID 177339 ViP
• ID 177341 Organisasjonskart
• ID 177342 Rådmannen informerer
• ID 177343 Prosedyre behandling og oppfølging
• ID 177344 Prosedyre brukermedvirkning
• ID 177345 Prosedyre roller og ansvar
• ID 177346 Prosedyre tildeling kommunal bustad
• ID 177347 Prosedyre Utredning
• ID 177348 Rutiner for tildelingsnemda
• ID 177349 Samarbeids Avtale mellom kommunane og Rusbehandling Midt Norge
• ID 177350 Prosedyre for tildelingsnemda – tildeling av tjenester
• ID 177351 Delegert mynde, einingsleiar hab/ rehab
• ID 177352 Delegert mynde einingsleiar sosial
• ID 177353 Helse og omsorgsplan 2015-2018
• ID 177354 Retningsliner tverrfagleg samarbeid barnehage, skule, barnevern, PPT, KE og helsestasjon
• ID 177355 Ruspolitisk handlingsplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Brukarplan
• 3 elektroniske pasientjournaler fra Hab./ Rehab
• 2 elektroniske pasientjournaler og 12 saksmapper i papir fra sosialtjenesten
• 3 IP- SamPro i papirutgave fra hab./rehab

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 12.03.2015 varsel om tilsyn i Stranda kommune
• 30.03.2015 epost; kontaktperson oppgis
• 10.04.2015 forespurt dokumentasjon til tilsynet mottatt
• 30.04.2015 epost tilbakemelding fra NAV
• 12.05.2015 utkast til program for tilsynsdagene
• 13.05.2015 epost vedr dokumentinnsyn
• 13.05.2015 epost henvendelse ang deltagelse fra NAV leder

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Jurist Thomas Sørflaten, Revisor
Rådgiver Anne Mette Nerbøberg, Revisor
Seniorrådgiver Åse E. Hansen, Revisjonsleder