Rapport frå tilsyn med kommunen sitt arbeid med meldingar til barneverntenesta og tilbakemelding til meldar ved Haram barnevernteneste 2016

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for det avviket som vart påpeikt innanfor det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt kommunen sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar og tilsynet såg særleg på

• at meldingar til barnverntenesta blir forsvarleg vurdert og
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldar blir ivareteke på ulike steg i saksbehandlinga. 

Tilsynet avdekte eit avvik:

Kommunen dokumenterer ikkje dei barnevernfaglege vurderingane som ligg til grunn for avgjerder om å undersøke meldingane.

Dato: 18.03.16

Heidrunn Avdem
revisjonsleiar

Liv Aasen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Haram barnevernteneste i perioden 15.01.16 - (dato for endeleg rapport). Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i 2016.

Fylkesmannen fører tilsyn med den kommunale barneverntenesta med heimel i kommunelova § 10 a og barnevernlova § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen gjennom sin internkontroll sikrar at barneverntenesta etterlever krava i lovgjevinga. Under revisjonen undersøkte vi om

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og forebygge brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Haram kommune har 9120 innbyggarar. Det er 2036 barn mellom 0 - 17 år, altså 22,3 % av folketalet. Gjennomsnittet for kommunane i Møre og Romsdal er 22 %.

Barneverntenesta er organisert som ein del av eininga Tiltakstenester for barn og unge (TBU). Barneverntenesta er i perioden 2011-2014 styrka med 1 stilling gjennom den statlege satsinga og har etter dette 6,4 fagstillingar, 80% merkantil stilling og 50% tiltaksstilling. I følgje tal frå SSB /KOSTRA utgjer denne bemanninga 3,5 personar med fagutdanning pr. 1000 barn.

Tilsvarande tal for fylket er 3,7 og for landet (utanom Oslo) 4,1. Kommunen har altså litt lavare bemanning pr. barn enn gjennomsnittet av kommunane.

Barnevernet i Haram mottek noko færre meldingar pr. barn enn gjennomsnittet for fylket og landet. I følgje rapporteringane til Fylkesmannen blir det gjennomført undersøkingar av ein større del av meldingane her enn i gjennomsnittet av kommunane elles både i fylket og i landet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut den 15.01.16.

Opningsmøte vart halde den 02.03.16.

7 personar vart intervjua. Vi hadde i tillegg samtale med leiar for stab/støtte som deltok i tilsynet i stad for rådmannen. Det går fram i kapitlet dokumentasjon kva slags dokument som vart gjennomgått i revisjonen.

Sluttmøte vart halde den 03.03.16.

4. Kva tilsynet omfatta

Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommunar har styringstiltak som sikrar at meldingar til barnevernstenesta blir følgt opp i samsvar med gjeldande regelverk, jf. barnevernslova. Tilsynet omfattar følgjande tema:

• at meldingar til barnevernstenesta blir forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren blir ivareteken på dei ulike trinna i saksbehandlinga.

Barnevernstenesta skal behandle bekymringsmeldingar straks dei kjem inn slik at ingen meldingar blir liggande ubehandla. Gjennomgangen av meldingar skal vera forsvarleg og dei barnevernsfaglege vurderingane skal vera i samsvar med vilkåra i lova slik at meldingar ikkje blir lagt vekk på feil grunnlag. Meldinga skal vera gjennomgått og vurdert i løpet av tidsfristen på ei veke og barnevernet skal da enten ha konkludert med mellombels vedtak i akuttsituasjon, undersøking eller at saka skal leggast vekk.

Barnevernstenesta skal stadfeste at meldinga er motteke, jf. § 6-7 a. Når meldinga kjem frå offentleg myndigheit, skal barnevernstenesta også gje informasjon om korleis dei følgjer opp saka vidare, om det er opna undersøking eller om meldinga er lagt vekk. Offentleg meldar skal også ha informasjon om konklusjon på undersøkinga.

Barnevernlova § 1-4 slår fast at «Tjenester og tiltak etter denne loven skal være forsvarlige». Dette kravet inneber mellom anna at barnevernet må dokumentere arbeidet sitt. Det er ikkje krav om kronologisk journal, men kravet til god forvaltningsskikk_inneber at det skal være mogleg å sjå i saksdokumenta kva slags faglege vurderingar som ligg til grunn for dei avgjerdene barneverntenesta har teke.

5. Funn

Avvik:

Kommunen dokumenterer ikkje dei barnevernfaglege vurderingane som ligg til grunn for avgjerder om å undersøke meldingane.

Funn:

Tilsynet gjekk gjennom 20 saksmapper der ein hadde konkludert med at meldingane skulle undersøkast. Det mangla dokumentasjon av den barnevernfaglege vurderinga som låg til grunn for konklusjonen. Det vart stadfesta i intervju med dei tilsette at tenesta ikkje har praksis for å dokumentere dette.

Kommentar:

Tenester etter barnevernslova skal vera forsvarlege. Barnevernstenesta konkluderer med at ei melding skal undersøkast når gjennomgangen gjev «rime/eg grunn til å anta at detforeligger forhold som kan gi grunnlag for tiltakjf. § § 4-2 og 4-3.» Dette er ei fagleg avgjerd og må underleggast krava til fagleg forsvarleg praksis jf § 1-4. Dokumentasjon av dei faglege vurderingane i arbeidet med meldingane kan ha innverknad både på undersøkinga og eventuelle tiltak, den vil vise samanhengen i barnevernstenesta sitt arbeid og den vil kunne sikre at grunnlaget for seinare avgjerder kjem betre fram i sakene.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det følgjer av § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere system for internkontroll med eiga verksemd. Internkontroll skal vera eit verktøy for systematisk styring og forbetring m.a. for å sikre at krava i lovverket blir etterlevd.

Haram kommune har utarbeidd skriftleg rutine for «Mottak/oppfølging av bekymringsmelding». Rutinen omhandlar ikkje plikta til å dokumentere dei barnevernfaglege vurderingane som blir gjort i meldingsgjennomgangen.

Barneverntenesta har også eit system for internkontroll der ein kvart tertial går gjennom sjekklister og rapporterer til einingsleiar om dei avvika som blir avdekte. Tilsynet fekk orientering om korleis dette systemet fungerer i praksis og gjekk gjennom dokumentasjon som viser at dette blir brukt.

Kommunen har ikkje plan for kompetanseutvikling. Det vart opplyst at det er lav terskel for å få høve til å ta vidareutdanning og fleire av dei tilsette i barneverntenesta tek vidareutdanning for tida.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon (barnekonvensjonen)
• Lov om barnevernstenester (barnevernslova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for oppgåvene til kommunen etter barnevernslova (internkontrollforskrifta)

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon som vart gjennomgått før revisjonen:

• Kommunen sine rapporteringar og informasjon frå tidlegare kontakt mellom tenesta og Fylkesmannen m.a. frå tilsyn med tenesta i 2012.
• Tilsendt dokumentasjon frå barnevernstenesta:
  - Oversikt over personell med tilknyting til tilsynstemaet
  - Organisasjonskart over kommunen
  - Organisasjonskart over tiltakstenester for barn og unge
  - Rutine for mottak/oppfølging av bekymringsmelding
  - Internkontroll - rutine for gjennomgang av sjekkliste og rutine ved avvik

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 26 saksmapper
• Delegasjon etter lov om barneverntenester
• Reglement for vidaredelegering til einingsleiarane frå rådmannen
• Gjennomgang av sjekkliste med kommentar I plan for lukking av aktuelle avvik pr. 15.01.16
• Handlingsplan for lukking av avvik pr. 22.01.16
• Saksgang ved mistanke om at barn blir utsett for vald eller overgrep 
• Sjekkliste - melding internt
• Leiarstruktur TBU

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjev ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som vart intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Liv Aasen (revisor/sosionom), Marit Vestad (revisor/jurist) og Heidrunn Avdem (revisjonsleiar/sosionom)

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk