Rapport fra tilsyn med sentre for foreldre og barn ved Agio barne- og familiesenter 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har ført tilsyn med Agio barne- og familiesenter. Temaet for tilsynet var foreldrenes medvirkning ved planlegging og gjennomføring av oppholdet på senteret.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen har vært å vurdere om senteret gjennom systematiske styringstiltak sikrer at kravet til medvirkning overholdes.

I denne rapporten beskrives de awik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Tilsynet er gjennomført av et regionalt sammensatt team med representanter fra fylkesmannsembetene i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag.

Dato: 05.01.15

Marita Heimstad
Revisjonsleder

Heidrunn Avdem
Revisor

 

Oda Randi Reinfjord
Revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Agio barne- og familiesenter i perioden 21.07.-03.11 .14.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er organisert som et regionalt tilsyn i samarbeid mellom Fylkesmennene i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn i barnevernloven § 2-3b tredje ledd og barnevernloven § 5-7 første ledd, samt forskrift for foreldre og barn. Tilsynsmyndigheten skal føre tilsyn med hvert senter så ofte som forholdene tilsier det, minimum annen hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler awik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Agio barne- og familiesenter er ett av tre sentre for foreldre og barn i Midt-Norge. Senteret ligger på Skatval i Stjørdal kommune, og er organisert som en egen enhet under Agio opplæringssenter som er en ideell organisasjon. Eier er Blå Kors.

Senteret fikk nytt navn fra 01.05.14, fra tidligere Agio familiesenter. Agio barne- og familiesenter består av to avdelinger, Barneavdelingen og Familieavdelingen.

Familieavdelingen er senter for foreldre og barn, mens barneavdelingen er institusjon for barn 4-10 år. Hver avdeling har hver sin plan. Det er familieavdelingen som det er ført tilsyn med.

Agio senter barne- og familiesenter har beskrevet sitt internkontrollsystem i planens kapittel 5. Samtlige deler av internkontrollen er beskrevet med utgangspunkt i kravene i forskriftens § 15.

Av planen fremgår det at Agio opplæringssenter er organisert med en lederstruktur med to ledernivåer; et nivå med administrasjonssjef og avdelingsledere for familiesenteret, barnehagen og skolen, og et nivå med de ulike avdelingenes lederteam. På familieavdelingen består lederteamet av leder, nestleder og teamleder.

Lederteamet på barne- og familiesenteret har ansvar for behandling av søknader, inn- og utskriving. Teamlederne og miljøkontaktene har hovedansvaret for faglig oppfølging i forhold til den enkelte familie. Personalgruppa for øvrig har både ansvar for bestemte oppgaver og for det daglige generelle miljøarbei det på familiesenteret. Dette er nærmere beskrevet i planen og øvrige rutiner.

Familieavdelingens målgruppe er gravide i risikosituasjoner og foreldre med små barn med ulike typer alvorlig sammensatt problematikk. Familieavdelingen kan ta i mot inntil 4 familier med hjemmel i barnevernloven §4-4 andre ledd. Senteret tilbyr 3 måneders kartleggings­/utredningsopphold og veilednings- og opplæringsopphold. Ved kartleggings/utredningsopphold er fokuset observasjon/kartlegging og utredning av foreldrenes omsorgsferdigheter, deres motivasjon og vilje/evne til utvikling og endring, og vurdering av barnets/familiens videre hjelpebehov. Veilednings-/opplæringsopphold er ment der foreldre trenger mer langsiktig støtte, veiledning og opplæring for å kunne mestre foreldrerollen godt nok. Ved slike mer langvarige opphold kan foreldre også få tilbud om arbeidsutprøving eller skole, og barna kan få barnehagetilbud.

Senteret har beskrevet hvordan de arbeider under oppholdene i planen og skriftlige prosedyrer. Det fremgår at de deler et opphold opp i bli kjent fasen (1 uke), observasjonsfasen (2 uker), handlingsfase (6-7 uker) og sluttfasen (11-12uke). I rutinen handlingsplan for utredningsfasene er det beskrevet hva formålet med de ulike fasene skal være og hva som er fokusområdene.

Under tilsynet fremgikk det at det er en nedgang iantall henvendelser fra Bufetat til Agio barne- og familiesenter. Bakgrunnen er at Bufetat region Midt-Norge har lagt føringer for at statlige sentre for foreldre og barn skal benyttes foran de ideelle og private sentrene. Dette medfører en usikker økonomisk situasjon for Agio barne- og familiesenter. En bekymring fra senteret var at situasjonen også fører til at kommunene søker inn familier på kortere opphold. Ved opphold av kortere varighet var det mer utfordrende å ivareta kvaliteten på tiltaket.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.07.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt på Agio barne- og familiesenter mandag 20.10.14, kl. 0930.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått  under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.11.14 kl. 10.00-1130.

4. Hva tiIsynet omfattet

Tilsynets tema er foreldres medvirkning ved planlegging og gjennomføring av opphold på senteret.

Som nevnt gjennomføres tilsynet som en systemrevisjon hvor formålet er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige til å sikre at kravene til medvirkning overholdes.

Medvirkning er et samlebegrep som vi i denne sammenheng bruker som betegnelse på ulike regler om foreldrenes rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltaket.

Opphold i senter for foreldre og barn er et hjelpetiltak etter barnevernlovens § 4-4 1. og 2. ledd og skal «bidra til positiv endring hos barnet og familien». Slike endringsprosesser krever deltakelse og motivasjon fra de det gjelder. Oppholdet er et frivillig tiltak, men mange av foreldrene er i en situasjon som trolig gjør at de ikke alltid opplever at de står fritt til å velge. Disse momentene, sammen med at opphold i senter for foreldre og barn må sies å være et inngripende tiltak, tilsier at man må stille store krav til at det blir lagt til rette for å sikre medvirkning i alle faser av oppholdet.

Tilsynet har hatt særlig fokus på om senteret:

• I tilstrekkelig grad gir foreldrene informasjon om og forklarer hva som skal foregå under oppholdet, hva som er hensikten med og mulige konklusjoner av oppholdet gir foreldrene tilstrekkelig informasjon gjennom hele oppholdet
• innhenter, og gir, informasjon til andre instanser i samarbeid med foreldre
• planlegger oppholdet i samarbeid med foreldre ivaretar foreldre med tilstrekkelig informasjon og medvirkning når ulike metoder for kartlegging og veiledning skal benyttes
• tar tilstrekkelig hensyn til foreldres synspunkt i kartlegging og veiledning
• gjør foreldre fortløpende kjent med hvilke vurderinger og konklusjoner som blir gjort og i tilstrekkelig grad forklarer innholdet av disse og sikrer at foreldre får uttale seg

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under tilsynet.

6. Tilsynet har for øvrig merket seg

Tilsynet vil i det følgende redegjøre for enkelte tiltak som har medvirket til at det ikke ble funnet avvik på Agio barne- og familiesenter.

Senteret har nedskrevne prosedyrer for inntaksfasen. Disse er lagt opp med tanke på at de nyinnflyttede skal gis nødvendig informasjon og få følelsen av å være velkommen. Den første uken på senteret kalles en «bli kjent fase»  hvor det er fokus på å skape en god relasjon preget av respekt og trygghet. Fokuset på å skape en god relasjon preget av respekt og trygghet var noe de ansatte fremhevet som en viktig forutsetning for å få til god medvirkning fra foreldrenes side. Det ble beskrevet at det brukes mye tid på å trygge foreldrene.

Senteret har en fast praksis med å avholde inntaksmøte i løpet av de første dagene av oppholdet. Her deltar foreldrene, barneverntjenesten,  Bufetat og Agio ved leder, teamleder og miljøkontakt.  Imøtet får foreldrene informasjon om senteret og rammene for oppholdet, tiltaksplan og vedtak gjennomgås og foreldrenes forventninger og ønsker blir tatt opp.

Tilsynet merket seg at det i referatene fra inntaksmøtet fremgår at det er gitt tydelig informasjon om de ulike konklusjonene senteret kan komme til etter et opphold, at konklusjonene er rådgivende og at det alltid er barneverntjenesten som avgjør hva som skal skje videre.

Senteret har en fast praksis for at foreldrene informeres når senteret kontakter barneverntjenesten.

Senteret fremhever i planen at de har fokus på at planlagte og spontane samtaler med foreldrene er viktige arbeidsmetoder, og peker blant annet på at gode ferdigheter i kommunikasjon og evne til å etablere en god relasjon står sentralt i dette arbeidet.

Senteret gjennomfører bl.a. ukentlige samtaler der miljøkontakten og/eller teamleder blant annet gjennomgår ukerapporten med tilbakemelding og oppsummering ut i fra arbeids- og observasjonsplanen. Videre evalueres familiens situasjon og det legges planer fremover, i samtalen med foreldrene. Det er praksis for at foreldrene får ha egne fokusområder med i arbeids- og observasjonsplanene.

Ved bruken av ulike metoder for kartlegging og veiledning, er det praksis for å forklare metodene nøye til foreldrene, og la foreldrene være med på å påvirke i hvilke situasjoner metodene skal gjennomføres.

Det er fokus på å bruke tid på å forklare innholdet i statusrapportene til foreldrene, før ansvarsgruppemøtet avholdes. Iansvarsgruppemøtet er statusrapporten og foreldrenes kommentarer til denne også et tema.

Ved formidlingen av sine observasjoner og vurderinger til familien har senteret praksis på å formidle disse så tidlig som mulig, slik at de ikke kommer overraskende på familien etter oppholdet. Dette er også fremhevet i den skriftlige planen.

7. Vurdering av senterets styringssystem

Iplanen og i en egen rutinehåndbok  har senteret utarbeidet rutiner for hvordan arbeidet med familiene skal gjennomføres under oppholdet på senteret, herunder hvordan medvirkningen skal ivaretas. Disse evalueres og oppdateres/endres  årlig og er kjent blant de ansatte.

Ansvarsfordel ing og ansvarsoppgaver for oppfølgingen av den enkelte familie er kjent blant de ansatte og synes å etterleves i praksis.

Rutinene og prosedyrene for hvordan arbeidet med foreldrene skal gjennomføres er kjent og gjennomføres slik som forutsatt i beskrivelsene i planen og rutinehåndboken. Det er en fast møtestruktur og arbeidet dokumenteres løpende slik som forutsatt i rutinene. Arbeidet videre planlegges og evalueres i ukesoppsummeringer og ansvarsgruppemøter. Disse gjennomføres regelmessig.

I planen beskrives det at personalgruppa oppfordres til å delta i drøftinger og komme med spørsmål, forslag og innspill som sikrer at familiesenterets samlede kunnskap og erfaring utnyttes best mulig. Det er lav terskel for å kontakte eventuelt andre aktuelle samarbeidspartnere. Dette synes å etterleves i praksis.

Leder/nestleder fører kontroll med at familiesenterets  regler og rutiner følges, og at arbeidsoppgavene  blir tilfredsstillende  utført gjennom daglig/ukentlig kontakt og fortløpende dialog med enkeltmedarbeidere, og ved drøftinger i personalgruppa. Leder er tilgjengelig på dagtid og har fortløpende  dialog med enkeltarbeidere og ved drøftinger i personalgruppa. Leder deltar på inntaksmøtet, personalmøtet og på teammøter ved behov.

Senteret har fadderordning for nye medarbeidere som skal introduseres i arbeidet. Fadder har et særlig ansvar sammen med leder/nestleder for å ta godt imot nye kollegaer, sørge for at de får nødvendig informasjon og gjøres kjent med rutiner og lover/regler som regulerer arbeidet.

8. Regelverk

• Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17.07.1992 nr. 100.
• Forskrift om sentre for foreldre og barn av 25.11.10 nr. 1479.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967.

Barnevernloven:
a. § 1-4 (krav til forsvarlighet)
b. § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
c. § 4-4, 1. og 2. ledd (hjelpetiltak for barn og barnefamilier)
d. § 6-4 (innhenting av opplysninger)

Forskrift for sentre for foreldre og barn:
e. § 17 (vern om personlig integritet)
f.  § 18 (medbestemmelse)

Forvaltningsloven:
g. § 11 (veiledningsplikt)
h. § 11d (nedtegning av opplysninger)
i.  §§ 17, 3. ledd og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift for sentre for foreldre og barn
§§ 14 og 15: internkontroll

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Plan for Agio barne- og familiesenter familieavdelingen
• Vedlegg til senterplanen
• Rapport fra Bufetats kontroll v/ Agio familiesenter i 2013
• Prosedyrer fra Agio barne,- og familiesenters rutinehåndbok:
  - Forside rutine håndbok- oversikt/innhold
  - Rutiner for arkivering av dokumenter
  - Ansvarsfordeling av arbeidsoppgaver
  - Ansvarsvakt/rutiner for overlapping
  - lnntaksprosedyre
  - Handlingsplan for utredningsfasene
  - Oversikt over møter
• 4 saksmapper fra 4 familier som har vært på opphold ved senteret i perioden 01.01.14.- 30.04.14.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Nord-Trøndelags brev om varsel om tilsyn datert 21.07.14.
• Agio barne- og familiesenters brev til Fylkesmannen med oversendelse av etterspurt dokumentasjon.

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marita Heimstad (Fylkesmannen i Nord-Trøndelag)
Oda Randi Reinfjord (Fylkesmannen i Sør-Trøndelag) og Heidrunn Avdem (Fylkesmannen i Møre og Romsdal).