Tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid – tilbakemelding på egenvurdering Frosta kommune 2014

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte i 2014, som ledd i landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn, tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Det ble gjennomført tilsyn i seks kommuner, to av disse som systemrevisjon og fire kommuner som egenvurdering.

Vedlagt oversendes tilbakemelding på Frosta kommune sin egenvurdering av kommunens folkehelsearbeid.

På bakgrunn av Frosta kommune sin egenvurdering, vurderer Fylkesmannen i Nord­ Trøndelag, at kommunen ikke sikrer ivaretakelse av kravene i folkehelseloven § 5, jf. §§ 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4.

Med hilsen

Bente Kne Haugdahl
revisjonsleder

Audhild Buan
revisor

Toril Bjørken Skjørholm
revisor

Margaret Halle
revisor

Per Arne Stavnås
revisor

Anton Rikstad
revisor

Siri Ingeborg Bruem
revisor

Dato: 05.01.2015

Bakgrunn for tilsynet

Lov om folkehelsearbeid trådte i kraft 1.januar 2012. Det nye regelverket angir en arbeidsform for folkehelsearbeidet, jf. Helse- og omsorgsdepartementets rundskriv om ikraftsetting av lov om folkehelsearbeid (1-6/2011), som sier at:

"Gjennom å skaffe oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer skal man identifisere sinefolkehelseutfordringer. Disse skal inngå som grunnlag for planlegging etter plan- og bygningsloven, og som grunnlag /or tiltak."

De mer detaljerte kravene til kommunens oversikt over folkehelsen og hva oversiktsarbeidet består av, er regulert i forskrift om oversikt over folkehelsen som trådte i kraft 1.juli 2012. Kommunen skal i følge denne både foreta et løpende oversiktsarbeid og utarbeide et samlet oversiktsdokument hvert fjerde år. Denne forskriften regulerer også hva kommunens oversikt skal inneholde av informasjon og vurderinger.

I loven fikk Fylkesmennene og Statens helsetilsyn ansvar for tilsyn med kommunenes og fylkeskommunenes oppgaver etter folkehelseloven, slik de beskrives i §§ 4 til 9, 20, 21 og 27 til 30. I folkehelsemeldingen (Meld.St. 34 (2012-2013) kapittel 7.1.3) går det frem at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektorens egne aktiviteter for å ivareta folkehelse gjennom kommunens/fylkeskommunens plan- og styringssystem.

Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. For å være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus, ble tilsynet rettet inn mot det løpende oversiktsarbeidet som kommunene skal foreta i periodene mellom utarbeidelsene av de fireårige oversiktsdokumentene. Statens helsetilsyn la følgende målsetting til grunn for dette første landsomfattende tilsynet på området:

• Tilsynet skal påse at kommuner, som ikke har satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
• Tilsynet skal bidra til at kommuner som har startet opp det løpende oversiktsarbeidet, videreutvikler dette.

I Nord-Trøndelag ble det holdt tilsyn med seks kommuner, to av disse som systemrevisjon og fire kommuner som egenvurdering.

Systemrevisjon medfører en systematisk gjennomgang av om kommunen har etablert nødvendig styring og ledelse for a sikre at krav til tjenesten som er stilt i lov og forskrift blir etterlevd i praksis. Det er utarbeidet egen rapport til disse kommunene etter dette tilsynet.

Fylkesmannen utarbeidet et eget skjema for kommunenes egenvurdering. Det primære formålet var kommunes egen gjennomgang og forbedringsarbeid.

Egenrapporteringen fra kommunene gir ikke nok grunnlag for å påpeke avvik fra Fylkesmannen. Det er imidlertid lagt opp til at Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gir tilbakemelding til den enkelte kommune på bakgrunn av egenvurderingene. 

Fylkesmannens vurdering av folkehelsearbeidet i Frosta kommune basert på innsendt egenvurdering

I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.2;

«Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelseloven og omfattes dermed av de generelle kravene til kommunens styringssystem for oppfølging avfolkehelseloven, se bl.a. § 30 om internkontroll. Dette innebærer at kommunens / fylkeskommunens ledelse er ansvarlig for å legge til rette for at oppgaven blir ivaretatt, herunder at kravene er tilstrekkelig kjent, at oppgavene er definert, at de som skal utføre oppgavene har nødvendig kompetanse og ellers andre forutsetninger for å gjennomføre aktivitetene, samt at det er betryggende rutiner for forbedring dersom oppgavene ikke ivaretas som forutsatt ».

Frosta kommune oppgir rådmann som overordnete ansvarlig for folkehelsearbeidet.

Kommunen har opprettet en 20 % stilling som folkehelsekoordinator som er organisert i rådmannens stab. Stillingen er for tiden vakant.

Det er etablert rutiner for rapportering til kommunens ledelse, men kommunen sikrer ikke nødvending organisering og kontinuerlig drift av folkehelsearbeidet.

Egenvurderingen gir ingen beskrivelse av hvilke oppgaver som skal ligge til de enkelte enheter eller hvordan arbeidet med løpende oversikt skal koordineres i et tverrsektorielt perspektiv.

I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.5 fremkommer:

«Det er ikke meningen at lokalt og regionalt oversiktsarbeid skal avgrenses til å være en engangsøkt hvert fjerde år. Skal folkehelsearbeidet være treffsikkert både mht. problemforståelse og mht. valg av løsninger må arbeidet være kontinuerlig og oppdatert.

Løpende oversiktsarbeid innebærer jevnlig å følge med på ulike kilder til informasjon, vurdere informasjonen og utforme grunnlag for beslutninger tilknyttet ulikeplaner og tiltak i kommunen/fylkeskommunen. Dette kan være underlagfor beslutninger i flere faser av folkehelsearbeidet, bl.a. for å vurdere justeringer av eksisterende mål, strategier eller planer, som folkehelseinnspill til nye kommune / fylkesplaner, sektorplaner eller som bakgrunn for å vurdere behov for snarlige tiltak. Løpende oversiktsarbeid er nødvendig for å fange opp ny vesentlig informasjon om helsetilstand og faktorer som påvirker helsen.

I periodene mellom planlovgivningens fireårsintervaller er det behovfor å fange oppforhold av betydning for det langsiktige folkehelsearbeidet. Det er altså en nær sammenheng mellom løpende oversiktsarbeid og oversiktsdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år».

I egenvurderingen fremgår det at kommunen samler inn sentrale og lokale data i arbeidet med oversikt over folkehelsen. Det er ikke beskrevet hvordan kommunen bruker innhentede opplysninger i sitt oversiktsarbeid, herunder om opplysningene blir brukt til å foreta vurderinger om årsaksforhold og konsekvenser.

Kommunen har ikke besluttet hvilke forhold den har behov for å ha løpende oversikt over når det gjelder befolkningens helsetilstand og faktorer som påvirker den.

Kommunen har lege med samfunnsmedisinsk kompetanse. Det går ikke frem av egenvurderingen hvordan denne kompetansen benyttes i oversiktsarbeidet.

Kommunen oppgir seg selv som å være sårbar når det gjelder kompetanse om metode for innsamling og vurdering av folkehelsedata. Kommunen har ikke beskrevet hvordan den arbeider for å redusere denne sårbarheten.

Medvirkning er et bærende prinsipp i folkehelsearbeidet. En aktiv og tidlig involvering av befolkningen vil bidra til at viktig kunnskap inkluderes. Det kan være hensiktsmessig å invitere bl. a. frivillige organisasjoner og andre samfunnsaktører lokalt til dialog og medvirkning om oversiktsarbeidet.

Avsluttende kommentar 

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen stiller ikke krav til hvordan oversiktsarbeidet skal organiseres, med unntak av krav til kommunene om å ha samfunnsmedisinsk kompetanse og til fylkeskommunens understøtte rolle overfor kommunene. Hver enkelt kommune må selv ta stilling til organisering av arbeidet.

I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 anbefales at:

«arbeidet bør være del av den ordinære virksomheten», hvilket kan bety å bruke eksisterende opplegg for å ivareta informasjon til brukfor styring og planlegging av kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Videre korresponderer kravet om oversikt over helsetilstand og påvirknings faktorer med krav til oversikt i arbeidet med miljørettet helsevern og smittevern. Det vil være formålstjenlig å avklare hvordan arbeidet med oversikt bør organiseres slik at det blir nyttig i flere sammenhenger, og for å unngå dobbeltarbeid».

Vi minner om at folkehelsearbeidet skal sees i sammenheng med plan- og bygningsloven.

På bakgrunn av Frosta kommune sin egenvurdering, vurderer Fylkesmannen i Nord­ Trøndelag, at kommunen ikke sikrer ivaretakelse av kravene i folkehelseloven § 5, jf. §§ 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet