Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Stjørdal kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte 10.-11. november 2014 tilsyn med Stjørdal kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk i tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik.

Stjørdal kommune har kommet i gang med organisert, løpende oversiktsarbeid i henhold til folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen.

Dato: 05.01.2015

Bente Kne Haugdahl
revisjonsleder

Audhild Buan
revisor

 

Toril Bjørken Skjørholm
revisor

Margaret Halle
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 10.-11.2014 med Stjørdal kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Stjørdal kommune har vært fylkets mest folkerike kommune siden 2008 og har i dag ca. 23000 innbyggere. Demografisk sett har kommunen en ung snittalder på sin befolkning.

Stjørdal er et industri- og servicesentrum med blant annet kjøpesentre, maskinindustri, produksjon av mineralske produkter, plastvareindustri og næringsmiddelindustri.

Stjørdal kommune er et landbruksdistrikt med omfattende kom- og potetdyrking, storfe- og hønsehold samt skogbruk.

Stjørdal er et trafikknutepunkt hvor Europavei 14 tar av fra Europavei 6,

jernbanestrekningene Nordlandsbanen og Meråkerbanen møtes på Hell, Fylkesvei 705 går fra Stjørdal til Selbu, Tydal og Brekken, og Trondheim lufthavn, Væmes, er lokalisert her.

Kommunen grenser til Malvik og Selbu i Sør-Trøndelag samt til Meråker, Levanger.

Kommunen er organisert i 3 nivå modell med rådmannen som øverste administrative leder. I tillegg kommer stabsapparatet som er knyttet til etatsledelsen og skal understøtte drift og utvikling. Under dette har kommunen tre etater, etat for oppvekst og kultur, etat for omsorg og etat for teknisk drift.

Kommunen har 12 kommunale barnehager, 11 barneskoler med skolefritidsordning og 3 ungdomsskoler og voksenopplæring. I tillegg er kommunen vertskommune for to videregående skoler, en offentlig og en privat skole. Høgskolen i Nord-Trøndelag har en avdeling i Stjørdal.

I etat teknisk drift har man ansvar for arealforvaltning, brann og feiervesen, eiendom, kommunalteknikk, næring og renhold.

Etat Omsorg organiserer kommunale helse- og omsorgstjenester til hjemmeboende - herunder en egen flyktningetjeneste og et felleskjøkken - og til de som bor i institusjon, i alt 11 enheter. I tillegg er tre tjenesteenheter innen området organisert interkommunalt i Værnesregionen; Legevakta, Forvaltningskontoret og Distriktmedisinsk senter (DMS), som har forankring administrativt til rådmannen via Organisasjonsområdet

Organisering av folkehelsearbeidet har i kommunen så langt vært kommuneoverlegens ansvar. Kommunen planlegger ansettelse av en folkehelsekoordinator som skal overta ansvaret og koordineringen av arbeidet. Det ble i 2011 etablert en tverrfaglig folkehelsegruppe bestående av ansatte fra alle etater samt fra rådmannens fagstab. I tillegg er idrettskretsen representert.

Ved tilsynet har Stjørdal kommune vist til:

Kommunal planstrategi og planprogram 2013 -2015

Kommuneplanens samfunnsdel 2010 -2022

Omsorg 2013 - Strategiplan for helse og omsorgstjenester

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 19.08.14.

Åpningsmøte ble avholdt 08.10.14.

Intervjuer

23 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 10.12.14.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Stjørdal kommune har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet, se lovkrav i folkehelseloven § 5, jf. oversiktsforskriften § 3 a-f.

Ettersom det ikke ble avdekket avvik under tilsynet med kommunen, blir tilsynet avsluttet uten videre oppfølging.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelseloven og omfattes av de generelle kravene til kommunens styringssystem for oppfølging av folkehelseloven. Dette innebærer at kommunens ledelse er ansvarlig for å legge til rette for at oppgavene er ivaretatt og at oppgavene er definert.

Arbeidet med oversikt over helsetilstanden og påvirkningsfaktorer i Stjørdal kommune er forankret hos rådmannen og folkehelsearbeidet er et kjent tema i rådmannens ledergruppe.

Kommunen har opprettet en folkehelsegruppe som har ansvar for oversiktsarbeidet. Folkehelsegruppen er tverrsektorielt sammensatt og har 13 medlemmer fra henholdsvis Etat omsorg, enhet barn og unge, organisasjonsstab, kulturenheten, Nav, enhet helsetjenester, teknisk etat, personalavdelingen og idrettsrådet. Gruppen har nylig fått en representant fra skolesektoren. For å styrke gruppens tverrsektorielle organisering ytterligere, vil vi anbefale å involvere representant for minoritetsbefolkningen i kommunen.

Kommuneoverlegen leder folkehelsegruppen og fungerer som folkehelsekoordinator og er spesialist i samfunnsmedisin. Han er organisert under enhet for helse men innehar en rolle som faglig rådgiver i kommunen for øvrig.

Kommunens samlede informasjonsgrunnlag utgjør utgangspunktet for arbeidet med oversikt over helsetilstanden og påvirkningsfaktorer. Som en del av oversiktsarbeidet skal kommunen etablere rutiner som gjør det mulig å samle, oppdatere og gjenfinne informasjon som gir oversikt og det vil være nyttig å avklare hvordan arbeidet med oversikt skal organiseres.

Det ligger ingen styringsdokumenter til grunn for folkehelsegruppens arbeid. Gruppen har utformet sitt eget mandat, og fått muntlig godkjenning av mandatet av kommunens ledelse. Kommunens størrelse og kompleksitet tatt i betraktning, kan det med fordel utarbeides styringsdokument som tydeliggjør mål, ansvar og tidsfrister.

Folkehelsegruppen i Stjørdal kommune har startet arbeidet med et oversiktsdokument. Det er innhentet informasjon fra mange samfunnssektorer og det er benyttet statlige og lokale kilder. Det er avklart hvilken enhet som har ansvar for å samle inn de ulike opplysninger og folkehelsegruppen foretar en vurdering av de innhentede opplysninger.

Medvirkning er et bærende prinsipp i folkehelsearbeidet. En aktiv og tidlig involvering av befolkningen vil bidra til at viktig kunnskap inkluderes. Det kan være hensiktsmessig å invitere bl.a. frivillige organisasjoner og andre samfunnsaktører lokalt til dialog og medvirkning om oversiktsarbeidet.

Forskrift om oversikt over folkehelsen skiller mellom løpende oversikt og et skriftlig oversiktsdokument som skal foreligger hvert 4.år. Oversiktsdokumentet utgjør et sentralt kunnskapsgrunnlag for arbeidet med kommunens planstrategi og fastsetting av mål i planer etter plan- og bygningsloven.

Etter det vi fikk opplyst, kan det tyde på at kjennskap til kommunens folkehelsearbeid er varierende i kommunen. Kommunen kan med fordel arbeide med kunnskapsformidling og forankring lengre ned i organisasjonen, herunder i de instanser som arbeider med plan og utvikling.

7. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

8. Dokumentunderlag

• Foreløpig/ utkast til oversiktsdokument
• Bekreftelse på at kommuneoverlege har samfunnsmedisinsk kompetanse
• Delegasjon av myndighet til enhetsleder Arealforvaltning
• Organisasjonskart Etat omsorg
• Organisasjonskart for kommunen
• Stillingsbeskrivelse planansvarlig
• Kommunens planstrategi
• Kommuneplan samfunnsdel
• Handlingsprogram
• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Referat fra folkehelsegruppen 27.05.13
• Stillingsbeskrivelse spesialrådgiver
• Utdrag fra notat til kommunestyrets økonomiplan 2015-2018
• Avtale om Væmesregionen Frisklivssentral
• Vedtak i kommunestyret 19.06.14 om strategiplan Omsorg 2030.
• Omsorg 2030 Strategiplan for helse- og omsorgstjenester
• Økonomiplan 2014-2017 Budsjett 2014
• Saksframlegg om vurdering av internkontrollsystem
• Oversikt over medlemmer i folkehelsegruppen

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag deltok:

Revisjonslag:

Toril Bjørken Skjørholm, rådgiver folkehelse/revisor, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen
Audhild Buan, rådgiver/revisor, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen
Margareth Halle, seniorrådgiver/revisor, Oppvekst- og utdanningsavdelingen
Bente Kne Haugdahl, seniorrådgiver/revisjonsleder, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen

Øvrige medlemmer i arbeidsgruppe:

Siri Ingeborg Bruem, rådgiver/revisor, Landbruksavdelingen Anton Rikstad, fiskeforvalter/revisor, Miljøvernavdelingen
Per Arne Stavnås, fylkesberedskapssjef/revisor, Kommunalavdelingen

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk