Rapport fra tilsyn med kommunens oppfølgning av barn i fosterhjem ved Værnesregionen barneverntjeneste 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens oppfølgning med barn i fosterhjem, herunder:

• Oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet.
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning gitt til fosterforeldrene

Resultatet av tilsynet:

Det ble avdekket 1 avvik. De aktuelle lovkrav fremkommer senere i rapporten.

Avvik 1:

Værnesregionen barneverntjeneste sikrer ikke oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, herunder barns medvirkning

Dato: 18.03.2015

Hanne Dyrstad
revisjonsleder Kine Beate Vekseth
revisor

Doris Fagerli Sundvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Værnesregionen barneverntjeneste i perioden 22.09.2014 - 18.03.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet er en videreføring av fjorårets landsomfattende tilsyn med den kommunale barneverntjenesten.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf Lov om barneverntjenester § 2-3 tredje ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema for Fylkesmannens tilsyn, jf Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler awik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurderi ng av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Værnesregionen barneverntjeneste er en interkommunal barneverntjeneste med kommuner fra både Nord ,- og Sør-Trøndelag. Den består av kommunene Stjørdal, Tydal, Selbu, Meråker og Frosta. Hovedkontoret ligger i Stjørdal, men barnevernet har kontor i alle fem deltakerkommunene.

Barneverntjenesten har pr i dag 26 stillinger. De ansatte er delt i inn ito team med hver sin teamleder. Teamene arbeider etter en generalistmodell. Barneverntjenesten er inne i en omorganiseringsfase. Fra februar 2015 skal de deles inn i 4 team og jobbe mer som spesialister. Det skal være undersøkelsesteam, spe- og småbarnsteam, ungdoms- og omsorgsteam. Itillegg eget team for bosetting og oppfølgning av enslige mindreårige.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.09.2014 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.11.2014

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 25.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølgning av barn ifosterhjem utføres i henhold til lovens krav. Tilsynet omhandlet:

• Oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Regelverk:

• Lov om barneverntjenester § 4-22
• Fosterhjemsforskriften §§ 6 og 7
• Lov om barneverntjenester §§ 4-5 og 4-16 om planer for oppfølgning av tiltak
• Lov om barneverntjenester § 6-3 og 4-1 annet ledd om barns medvirkning
• Barnekonvensjonens art 12 om barns medvirkning
• Lov om barneverntjenester § 2-1 om kommunens oppgaver
• Internkontrollforskriften

5. Funn

Det ble avdekket 1 avvik

Avvik 1.

Værnesregionen barneverntjeneste sikrer ikke oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet,  herunder barns medvirkning

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernlovens §§ 2-1, 4-1 annet ledd, 4-16, 4-5, 4-15 tredje ledd 6-3 og § 4-19, forskrift om fosterhjem §§ 6 og 7 og internkontrollforskriftens § 4.
FNs barnekonvensjon art 12.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Fosterhjemsbesøk

• Det er ikke etablert rutiner for forberedelse og gjennomføring av fosterhjemsbesøk. Det er heller ikke avklart hva innholdet i slike besøk skal bestå av. Dette ble derfor gjort ulikt fra saksbehandler til saksbehandler.
• Ledelsen i kommunen følger ikke opp at oppfølgning av barn i fosterhjem er forsvarlig.
• Kommunen oppfyller ikke kravet til antall lovpålagte besøk ifosterhjemmet. Ved gjennomgang av 20 saker var det ikke dokumentert gjennomført tilstrekkelig besøk i 11 av sakene.
• I kommunenes halvårsrapportering til BLD pr 30.06.14 fremkommer det av rapporten for Værnesregionen barneverntjeneste at det ikke er gjennomført tilstrekkelige besøk i 23 av 57 fosterhjem.
• Kommunen har ikke et system som fanger opp svikt angående lovpålagte krav til fosterhjemsbesøk
• Det manglet fosterhjemsavtaler i 3 av 20 mapper
• Kommunen dokumenterer ikke at fosterhjemsavtalen evalueres en gang i året.
• Kommunen har ikke et system som fanger opp svikt angående lovpålagt krav til fosterhjemsbesøk. De ansatte er ikke kjent med når de skal melde avvik eller hvordan, og ledelsen etterspør ikke dette. Følgelig fanges det ikke opp lovbrudd angående dokumentasjon av fosterhjemsbesøk, samtaler med barn og barnevernfaglige  vurderinger.
• Kommunen har ikke foretatt en risiko-, og sårbarhetsanalyse i forhold til sårbare områder knyttet til oppfølgning av barn ifosterhjem
• Det var heller ingen formelle møter mellom kommuneledelsen og barnevernleder, der oppfølgning av barn i fosterhjem var tema.
• Det er jevnlig kontakt mellom rådmann, samhandlingsleder og barnevernleder, men det er ikke etablert noen praksis for informasjonsflyt om arbeidet med barn i fosterhjem.
• Kommunen har en fadderordning for nytilsatte i barneverntjenesten,  men det er ikke noe systematisk  bruk av denne som sikrer veiledning og oppfølgning av nytilsatte som skal jobbe  med oppfølgning av barn ifosterhjem.

Oppfølgning av biologiske foreldre

• Kommunen har ikke rutiner for hvordan den skal følge opp biologiske foreldre.
• I 14 av 20 gjennomgåtte mapper finner vi ikke dokumentasjon på oppfølgning av biologiske foreldre.

Tilsynsrapporter:

• Kommunen har ikke et system eller en rutine som sikrer at kommunen gjennomgår tilsendte tilsynsførerrapporter, eller som fanger opp manglende bruk av disse isitt arbeid med oppfølging av fosterhjemmet.

Samværsplaner

• Kommunen har samværsplaner i stort sett alle saker, men det er ikke dokumentert hvordan kommunen evaluerer og følger opp disse samværsplanene.

Barns medvirkning:

• Kommunen har ikke rutiner/retningslinjer for hvordan barn skal medvirke i egen sak.
• I 6 av 20 gjennomgåtte mapper er det ikke dokumentert samtaler med barnet, eller hvorfor det ikke er gjennomført samtaler. I 5 av 20 mapper har det vært samtaler, men det fremgår ikke hva barnevetjenesten har snakket med barnet om, iet av disse tilfellene ble barnet ikke hørt før reduksjon av samvær.

Kommentar:

En viktig forutsetning for å kunne følge opp barnet, er at barneverntjenesten er godt forberedt når den drar ut på fosterhjemsbesøk og at man besøker fosterhjemmet jevnlig. Det er viktig at barneverntjenesten har rutiner som sikrer at man leser tidligere tilsynsrapporter og referat fra siste fosterhjemsbesøk. Videre at man sjekker ijournal om det har vært noen forespørsel fra biologiske foreldre eller fosterforeldre som skal tas opp, og om barnet har vært i kontakt med barneverntjenesten.
Det er fastsatt et minimumskrav i fosterhjemsforskriften  til 4 besøk i året Dersom barnet har vært plassert i det samme fosterhjemmet i mer enn to år og barnets situasjon i fosterhjemmet vurderes som god, kan det treffes beslutning om å redusere antallet til to besøk i året. Denne beslutningen må både barnet og fosterforeldrene  få uttale seg om.

Besøkshyppigheten må sikre forsvarlig oppfølgning og kontroll. Hyppigheten  vil derfor varierer fra sak til sak, alt etter hvor godt plasseringen fungerer, om barnet er i overgangsfaser og hvor stort behov barnet og fosterforeldrene har for oppfølgning og veiledning.

Brukermedvirkning  er et viktig prinsipp i barneverntjenesten. Oppfølgning av biologiske foreldre skal blant annet legge til rette for et godt samarbeid og bruk av dem som ressurs i arbeidet med å finne gode løsninger for barnets omsorgssituasjon. Barneverntjenesten skal ta kontakt med biologiske foreldre og tilby dem oppfølgning og veiledning. Kommunen skal ha et system for å sikre oppfølging av foreldre.

Barns rett til å bli hørt er et grunnleggende prinsipp nedfelt i FNs barnekonvensjon. Denne bestemmelsen gjenspeiles i barnevernlovens § 6-3 og 4-1 annet ledd og er nå også nedfelt i grunnlovens § 104.  Etter disse bestemmelsene skal barnets synspunkter tillegges behørig vekt etter barnets alder og modenhet. Barn som er i stand til å danne seg egen synspunkter, har rett til å bli hørt i alle forhold som det direkte berøres av. Det er viktig at barneverntjenesten tilrettelegger slik at barnet får medvirke før beslutninger tas.

Tjenester etter barnevernloven skal være forsvarlige. For å sikre at tjenestene som ytes er forsvarlige, må barneverntjenesten fortløpende dokumentere hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for større og mindre beslutninger som tas. Det er viktig at barneverntjenesten har nedfelt det som kan ha betydning for videre oppfølgning og tiltak. Kravet til god forvaltningsskikk tilsier at det skal være mulig å se saksdokumentene og hvilke vurderinger som ligger til grunn for barnevernets beslutninger.

Barneverntjenesten skal også skrive referat fra besøk i fosterhjemmet, samtaler med barnet, møter mv. Kommunen har etter internkontrollforskriften plikt til å skaffe seg kunnskap om hvordan tjenestene virker og hvordan den kan forbedre seg. For å ha mulighet til å skaffe seg slik informasjon ,hva som virker og hva som svikter, må barneverntjenesten dokumentere sitt arbeid.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernlovens § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for styring og kontroll av egen virksomhet. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy, et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves og det sikres forsvarlige tjenester.

Kommuneledelsen har ikke sørget for at det er foretatt risiko og sårbarhetsanalyser i forhold til oppfølgning av barn i fosterhjem. De har heller ikke fulgt med på om barneverntjenesten har rutiner og prosedyrer som sikrer forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem. Det er ikke iverksatt systematisk opplæringstiltak for nyansatte. Kommuneledelsen og barnevernleder har ikke formelle møtearenaer, og det følges ikke opp om lovkravene i barnevernloven blir fulgt. Når man ikke har et gjennomtenkt og tilpasset opplæringsprogram, og heller ikke klare og tydelige retningslinjer for hvordan ting skal gjøres, medfører dette uønskede variasjoner i hvordan saksbehandlerne følger opp barna ifosterhjemmene. Det er ikke etablert en praksis der det er lagt til rette for at ledere og medarbeidere har oversikt over kritiske og sårbare områder, og der svikt eller fare for svikt fanges opp på en systematisk måte. Følgelig blir det også vanskelig å forbedre sårbare områder for å unngå svikt i oppfølgingen av barn i fosterhjem. Mangelfull styring og oppfølging av disse tjenestene medfører for høy fare for svikt i tjenestene til en særlig sårbar gruppe. Barn i fosterhjem er helt avhengige av at disse tjenestene fungerer for å få god nok oppfølgning i fosterhjemmet. Derfor er det uheldig at ledelsen ikke har sørget for fungerende internkontroll på dette området.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens  egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Ansatte liste
• Teaminndeling
• Virksomhetsplan
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelse
• Årsmelding
• Delegasjonsreglement som viser myndighet på barnevernområdet.
• Vertskommuneavtale
• Dokumentasjon på kommunens internkontroll
• Liste over alle barn som er plassert ifosterhjem
• Hovedpunkter organisasjonsutvikling
• Rutine for plassering ifosterhjem

• Rutine for registrering av oppfølgning fosterhjem i Familia

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 mapper
• Fosterhjemsavtaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev datert 22.09.2014.
• Mail 13.10.2014, 17.11.2014, 18.11.2014 fra barnevernleder til revisjonsleder
• Mail 14.10.2014, 16.10.2014 fra revisjonsleder til barnevernleder
• Mail 11.11.2014 med anmodning om ytterligere opplysninger fra revisjonsleder til barnevernleder
• Mail 17. 11.2014 med oversendelse av program fra revisjonsleder til barnevernleder
• Mail 18.11.2014 til barnevernleder vedrørende endring av personer til intervju.
• Mail 19.11.2014 fra revisjonsleder til barnevernleder iforbindelse med tilrettelegging av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kine Beate Vekseth, Doris Fagerli Sundvik og Hanne Dyrstad, sistnevnte som revisjonsleder.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk