Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Vikna kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte 13.-14. november 2014 tilsyn med Vikna kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Vikna kommune har ikke kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid i henhold til folkehelselovgivningen.

Folkehelsearbeidet mangler nødvendig organisering og forankring for å ivareta kravene i folkehelseloven § 5, jf. §§ 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4.

Dato: 05.01.2015

Bente Kne Haugdahl
revisjonsleder

Audhild Buan
revisor

Toril Bjørken Skjørholm
revisor

Margaret Halle
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 13.-14. november 2014 med Vikna kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i fonn av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av kommunen

Vikna er en kommune i Namdalen i Nord-Trøndelag som består av i underkant av 6000 øyer, holmer og skjær. Administrasjonssenteret ligger i Rørvik. Kommunen grenser til Flatanger i sør, til Nærøy i øst og til Leka i nord. Vikna kommune har 4300 innbyggere.

Lauvøya og de tre største øyene i kommunen er knyttet sammen med bruer via fylkesveg 770. Lokal flyplass, Rørvik lufthamn Ryum, ligger sør på Inner-Vikna. Hurtigruta stopper ved Rørvik.

Vikna er fylkets største fiskerikommune. Kommunen har stort omfang av fiskeriindustri med avledet virksomhet, samt teknologibaserte næringer.

Kommunen er organisert i 3 nivå modell med rådmannen som øverste administrative leder. I tillegg kommer stabsapparatet som skal understøtte drift og utvikling. Under dette har kommunen tre etater: etat for oppvekst, etat for helse og sosial og etat for teknisk drift.

Vikna kommune har 8 barnehager, 2 kommunale og 6 private, og det er 2 skoler i kommunen. Ytre Namdal videregående skole ligger i Rørvik og er den viktigste skolen i fylket i opplæring i sjørelaterte næringer som fiske og sjøfart.

I etat teknisk drift har man ansvar for arealforvaltning, brann og feiervesen, eiendom, kommunalteknikk, næring og renhold.

Etat for helse og sosial har ansvar for helse- og omsorgstjenester, sosiale tjenester, barnevernstjenesten og flyktningtjenesten. Etaten er organisert i 10 ulike enheter.

Kommunen ansatte en folkehelsekoordinator i juni 2014. Han er ansatt i 50 % stilling. Det er etablert en tverrfaglig folkehelsegruppe.

Ved tilsynet har Vikna kommune vist til: Kommunal planstrategi og planprogram 2013 Kommuneplanens samfunnsdel 2011-2023

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 19.08.14.

Åpningsmøte ble avholdt 08.10.14.

Intervjuer

13 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 10.12.14.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet igang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger  

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Konklusjon

Vikna kommune har ikke kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til.

Dette er et avvik fra folkehelseloven §§ 5, 27 og 30, og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Begrunnelse

Fylkesmannen ser at folkehelsearbeidet mangler forankring i kommunenes ledelse. Det er ingen rutiner eller faste møtepunkter for rapportering av status for folkehelsearbeidet til rådmann eller politisk ledelse. Kommunens ledelse følger i liten grad med på om det løpende oversiktsarbeidet er startet opp og om det er pågående aktivitet på området.

Kommunen har nylig ansatt en folkehelsekoordinator i 50 % stilling som er organisert i rådmannens stab. Stillingsbeskrivelse for stillingen som folkehelsekoordinator er under utarbeidelse.

Folkehelsekoordinator har foretatt innsamling av opplysninger og utarbeidet et utkast til oversiktsdokument over folkehelsetilstanden i kommunen. Arbeidet med oversiktsdokumentet mangler så langt tverrsektorielle bidrag. Kommunen har ikke foretatt drøftinger vedrørende hvilke områder den har behov for å overvåke når det gjelder befolkningens helsetilstand. Oversiktsdokument er ikke vurdert i et samfunnsmedisinsk perspektiv.

Det er nedsatt en folkehelsegruppe som er tverrsektorielt organisert. Gruppen består av folkehelsekoordinator, assisterende rådmann, helse- og sosialsjef, oppvekstsjef, ledende helsesøster, kommuneoverlege og rådgiver i teknisk etat. Det er pr. dags dato vært ett møte i gruppen.

Foruten å ha besluttet å ansette folkehelsekoordinator og nedsette en folkehelsegruppe, har kommunen ikke tatt beslutninger vedrørende hvordan folkehelsearbeidet skal organiseres. Det er ikke avklart hvilke oppgaver folkehelsekoordinator og folkehelsegruppen skal ha, eller hvilke oppgaver som skal ligge til de ulike enheter i kommunen. Det er ikke avklart hvordan folkehelsearbeidet skal koordineres.

Det er ikke gjort kjent for relevante sektorer i kommunen hvordan folkehelsearbeidet er organisert. For at kommunen skal kunne nyttiggjøre seg lokal kunnskap, slik det er forutsatt i folkehelseloven § 5 c, er det avgjørende at kommunens ansatte i de enkelte enheter har kunnskap om folkehelse og om hvordan folkehelsearbeidet er organisert i kommunen.

Folkehelseloven § 27 stiller krav om at kommuner skal ansette kommuneleger som medisinskfaglige rådgivere for å ivareta samfunnsmedisinsk rådgivning i kommunens folkehelsearbeid. Dersom kommuner ikke har tilstrekkelig samfunnsmedisinsk kompetanse, må slik kompetanse hentes inn fra andre. For eksempel hos ulike kompetansemiljøer som høgskoler, helseforetak eller interkommunale enheter.

Kommunen har kommunelege med samfunnsmedisinsk kompetanse ansatt i 40 % stilling. Legen er av kommunen delvis prioritert bort fra sin kommunelegestilling for å fylle vakanse ved legekontoret. Vikna kommune har ikke i tilstrekkelig grad benyttet samfunnsmedisinsk kompetanse for å ivareta oppgaver etter folkehelseloven

6. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

7. Dokumentunderlag

• Organisasjonskart for kommunen
• Utkast til stillingsbeskrivelse for folkehelsekoordinator
• Kommunens planstrategi
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Foreløpig oversiktsdokument

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag deltok:

Revisjonslag:
Toril Bjørken Skjørholm, rådgiver folkehelse/revisor, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen
Audhild Buan, rådgiver/revisor, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen
Margareth Halle, seniorrådgiver/revisor, Oppvekst-og utdanningsavdelingen
Bente Kne Haugdahl, seniorrådgiver/revisjonsleder, Sosial-, helse- og barnevernavdelingen

Øvrige medlemmer i arbeidsgruppe:
Siri Ingeborg Bruem, rådgiver/revisor, Landbruksavdelingen
Anton Rikstad, fiskeforvalter/revisor, Miljøvernavdelingen
Per Arne Stavnås, fylkesberedskapssjef/revisor, Kommunalavdelingen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet