Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene ved Helse Nord-Trøndelag HF, Sykehuset Levanger 2015

Sammendrag

Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse­ og omsorgstjenester. Tema for tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning av pasienter til egen bolig og som har behov for kommunale helsetjenester. I tillegg ble et utvalg pasienter, samt deres fastleger, invitert til å svare på et spørreskjema.

Det ble gjennomført tilsyn ved Helse Nord-Trøndelag HF, Sykehuset Levanger og kommunene Verdal og Levanger.

På bakgrunn av gjennomgang av tilsendt dokumentasjon, gjennomgang av pasientjournaler og opplysninger tilkommet under tilsynet, vurderer Fylkesmannen at samhandlingen mellom helseforetaket og kommunene i hovedsak er isamsvar med myndighetskravene. Rapporten viser enkelte områder hvor samhandlingen mellom nivåene må korrigeres.

I forbindelse med tilsynet ble pasientjournaler fra 41 pasienter (45 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved Sykehuset Levanger i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar 2015, gjennomgått. I tillegg ble journal er for de samme pasientene fra henholdsvis Verdal kommune (22 pasienter/24 pasientforløp) og Levanger kommune (19 pasienter/21 pasientforløp), gjennomgått.

Til sammen 52 pasienter ble invitert til å delta i spørreundersøkelsen, fordelt med 30 pasienter i Verdal og 22 i Levanger. Det kom til sammen svar fra 14 pasienter/pårørende; 8 svar fra Verdal og 6 svar fra Levanger.

Til sammen 22 fastleger ble invitert til å delta i spørreundersøkel sen - 11 fra Verdal og 11 fra Levanger. 21 fastleger svarte - 11 fra Verdal og 10 fra Levanger.

Funn fra de tre tilsette virksomhetene

Varigheten av pasientforløpene: 10 pasienter var innlagt i 1-2 dager, 15 pasienter i 3-4 dager, 10 pasienter i 5-8 dager og 10 pasienter i mer enn 9 dager.

Krav om opprettelse av samarbeidsavtale og retningslinjer (tjenesteavtaler) for utskrivningsklare pasienter er innfridd. Disse avtalene ble underskrevet i 2012 og evaluert i 2013. Det foreligger rapport fra gjennomgangen. Det er igangsatt prosess for å revidere avtalene etter mandat fra administrativt samarbeidsutvalg (ASU). Både kommuner og Helse Nord-Trøndelag HF er representert i arbeidsgruppen.

Tilsynet viser at innholdet i avtalene er tilstrekkelig kjent i virksomhetene i forhold til egen yrkesutøvelse. Det er, foruten ASU, etablert flere ulike møtearenaer for samhandling mellom nivåene; Politisk samarbeidsutvalg (PSU), faglig samarbeidsutvalg (FSU), m.v. Det er for øvrig etablert dialogmøter i kommunegruppe bestående av kommunene Verdal, Levanger og Frosta.

Både Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene har interne prosedyrer for meldingsutveksling knyttet til samhandlingen. Det meste av meldingsutvekslingene foregår via E-meldinger, men det er fremdeles slik at noe kommunikasjon foregår per telefon.

Kommunikasjonen foregår i hovedsak på utøvende sykepleiemivå. Meldingsutveksling krever døgnkontinuerlig tilstedeværelse også i kommunene.

Joumalgjennomgang viser at E-meldingssystemet ser ut til å være godt implementert og benyttet. Både første varsel, mottak og andre varsel fungerer som forutsatt. Det gis uttrykk for at E-meldingssystemet har ført til bedret kommunikasjon mellom Sykehuset Levanger og kommunene.

Den avtalte prosedyren for avviksmelding benyttes, men alle virksomhetene kan bli bedre til å utnytte potensialet. Statistikk fra hjemmesiden til Helse Nord-Trøndelag HF viser at det er kommunene som mest aktivt benytter avvikssystemet; 1 2014 mottok helseforetaket 5 meldinger om avvik fra Levanger kommune og 28 fra Verdal kommune. Helseforetaket har sendt 3 meldinger til Levanger kommune og 1 melding til Verdal kommune.

Samhandlingsavvik tas opp en gang per år i ASU.

Tilsynet viste i varierende grad dokumentasjon av informasjon til/medvirkning fra pasient/pårørende.

Svarprosenten for spørreundersøkel sen blant pasientene er så lav at den ikke gir grunnlag for å trekke konklusjoner. Den kan derfor ikke legges til grunn for vurderinger ved tilsynet.

Fastlegene gir tilbakemelding om at de opplevde å få epikrisene tidsnok, og at disse i stor grad var dekkende for fastlegenes behov for oppfølging av pasientene. Flere fastleger angir feil i legemiddellister som et risikoområde. De oppgir imidlertid at i forhold til de gjennomgåtte pasientforløpene, var det i stor grad samsvar mellom legemiddellisten fra Sykehuset Levanger og det fastlegene selv hadde fra tidligere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehusoppholdet.

Kommunene har også etablert E-meldingssystem mellom fastlegene og pleie- og omsorgs­ tjenesten. Tilsynet i kommunene viste at dette systemet er implementert og benyttes for samhandling mellom tjenestene.

Særlige funn for Helse Nord-Trøndelag HF:

Samhandlingen mellom Sykehuset Levanger og kommunene Verdal og Levanger følger i hovedsak de retningslinjer for meldinger i forbindelse med inn- og utskrivning av pasienter som er avtalt. Det er avdekket at alle tre virksomhetene har et forbedringspotensial i kvaliteten av meldingene.

I utskrivningsfasen synes det å foregå en del kommunikasjon per telefon. Vi kan i kommunenes journaler finne dette dokumentert, men dette er i mindre grad sporbart i pasientjournaler fra Sykehuset Levanger.

Det er gjennom intervjuene i både kommunene og helseforetaket beskrevet at praksis for formidling av legemiddellisten er basert på bruk av pasientens eget informasjonsskriv. Fra intervjuene i kommunene beskrives at gjeldende praksis medfører klar risiko for at hjemmetjenesten ikke mottar nødvendig legemiddelinformasjon. Ingen av kommunene har tatt dette opp på en slik måte at det har ført til endring/forbedring av praksis for oversendelse av dokumenter fra sykehuset til hjemmesykepleien.

Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket innen de reviderte områdene.

Det ble under tilsynet avdekket ett avvik og gitt to merknader.

Avvik - samhandling:

• Helse Nord-Trøndelag HF sikrer ikke at hjemmetjenestene iVerdal kommune og Levanger kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemidler ved utskrivning fra Sykehuset Levanger.

Merknad - samhandling:

• Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene Verdal og Levanger har et forbedringspotensial når det gjelder kvaliteten på innholdet iinformasjon som utveksles.

Merknad - helseforetaket:

• Helse Nord-Trøndelag HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon.

Ingrid Karin Hegvold
revisjonsleder

Mariann Markussen
revisor

 

Thea Kveinå
revisor

Frode Engtrø
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Helse Nord-Trøndelag HF, Sykehuset Levanger, i perioden 9. januar 2015 -10. april 2015. Tilsynet gjennomføres i samarbeid mellom Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Helse Nord-Trøndelag HF er et selvstendig foretak med en administrerende direktør som rapporterer til foretakets styre. Helse Nord-Trøndelag er en del av det regionale foretaket, Helse Midt-Norge RHF.

Helse Nord-Trøndelag HF er organisert i 10 klinikker som dekker tjenestetilbudet i foretaket. I tillegg finnes flere stabsenheter som understøtter klinikkenes arbeid. Klinikklederne og stabslederne er direkte underlagt administrerende direktør.

Ansvarsområde for Helse Nord-Trøndelag HF er kommunene i Nord-Trøndelag, samt Bindal i Nordland og Roan og Osen i Sør-Trøndelag.

Foretakets virksomhet foregår hovedsakelig ved Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos. Itillegg kommer Distriktspsykiatrisk senter Kolvereid (DPS), Distriktspsykiatrisk senter Stjørdal (DPS), Psykiatrisk poliklinikk i Steinkjer, Spesialistpoliklinikker og dialyse i Steinkjer og Stjørdal (samlokalisert med Distriktsmedisinske sentra (OMS) som drives av kommunene), dialyse i Leksvik og Vikna.

Levanger kommune er vertskommune for Sykehuset Levanger som har omtrent 1 000 årsverk og derfor er den største enkeltbedriften i Nord-Trøndelag fylke. Verdal er nærmeste nabokommune.

Tilsynet ved Helse Nord-Trøndelag HF ble gjennomført ved Sykehuset Levanger, medisinsk klinikk, H.

Samhandling med kommunene om utskrivning av pasienter ivaretas hovedsakelig av utøvende sykepleiernivå.

Kommunene i Nord-Trøndelag har i forbindelse med samhandlingsreformen organisert seg i seks kommunegrupper. Kommunene Verdal og Levanger har i denne anledningen inngått samarbeid med Frosta kommune. Itillegg er kommunene Verdal og Levanger samorganisert for en del tjenester under navnet lnnherred samkommune.

Valgte representanter fra kommunegruppene har framforhandlet den overordnede samarbeidsavtalen som er inngått med Helse Nord-Trøndelag HF, inkludert praktiske retningslinjer for samhandling vedrørende innleggelse og utskrivning av pasienter mellom kommunene og helseforetaket.

Som følge av avtalene er det etablert et administrativt samarbeidsutvalg (ASU), som er et samarbeidsmøte mellom kommunene og foretaket hvor også uenigheter kan tas opp.

Samarbeidsavtalene med kommunene Verdal og Levanger ble underskrevet i februar 2012, og skal gjennomgås årlig. Revisjon kan kreves av avtalepartene dersom vesentlige forutsetninger for avtalen endres.

Det ble gjennomført en evaluering av samarbeidsavtale og tilhørende tjenesteavtaler i2013, men denne førte ikke tilendringer itekst. Det ble imidlertid lagt vekt på å sikre felles forståelse for innholdet i avtalen. Ny revidering av avtalene er igangsatt etter mandat fra ASU.

Kommunene og Helse Nord-Trøndelag HF har benyttet avtalte avvikssystem for melding av samhandlingsavvik, jf. retningslinje innleggelse/utskrivning. Verdal har i 2014 sendt 28 avviksmeldinger til helseforetaket, langt flere enn noen andre kommuner. Verdal kommune har mottatt 1avviksmelding fra Helse Nord-Trøndelag HF i samme periode. Levanger kommune har på sin side sendt 5 avviksmeldinger til helseforetaket i 2014, mens kommunen i samme periode har mottatt 3 avviksmeldinger.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet systemrevisjon ved Helse Nord-Trøndelag HF, Sykehuset Levanger, og spørreundersøkel se tilet antall pasienter og deres fastleger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:  

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. januar 2015.  

Formøte ble avholdt 11.februar 2015.

Åpningsmøte ble avholdt 8. april 2015.

Intervjuer: Ti personer ble intervjuet.

Verifikasjon: Både sykehusjournal og kommunal journal for de aktuelle pasientene ble gjennomgått.

Oppsummeringsmøte ble avholdt 9. april 2015.

Sluttmøte ble avholdt 10. april 2015.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Spørreundersøkelsene

Invitasjon til å delta i spørreundersøkel se ble sendt i brev av 5. februar 2015 til 52 pasienter som ble utskrevet fra Sykehuset Levanger, Medisin H, til henholdsvis Verdal og Levanger kommune i tidsrommet 15. oktober 2014 -15. januar 2015.

Invitasjon til å delta i spørreundersøkel se ble sendt til fastlegene til de 52 pasientene i brev av 5. februar 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Bakgrunn

Tilsynserfaringer viser at det er betydelige utfordringer knyttet til å gi pasienter og brukere helhetlige, koordinerte, «sømløse» og forsvarl ige tjenester. Svikt oppstår ofte i «vekslingen» mellom ulike tjenesteytere, enten på samme nivå eller mellom nivåene. Dette utfordringsbildet kompliseres ytterligere av at de ulike tjenesteyterne kan være regulert av ulike lowerk, men samtidig ha overlappende oppgaver. Endringer som iverksettes for å redusere risiko for svikt i samhandlingen, kan i seg selv gi opphav til nye «vekslingspunkter» med risiko.»

Dette er grunnlaget for at det i 2015 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen.

Tilsynstema

Tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning/mottak. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester. Fokus for tilsynet var;

• om helseforetak ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning av pasient med behov for kommunale tjenester og som blir skrevet ut til eget hjem, inkludert omsorgsboliger,
• om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasient som er skrevet ut til egen bolig,
• om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientens/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning,
• om spesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten samhandler med fastlegene ved utskrivning.

Som en del av tilsynet er det gjennomført en spørreundersøkel se blant et utvalg pasienter og deres fastleger. Spørsmålene omhandlet informasjon/medvirkning både under sykehusinnleggelsen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det ble benyttet et enkelt spørreskjema med svaralternativene Ja/Nei/Uaktuelt, samt et felt for kommentarer.

Spørsmålene i pasientundersøkel sen omhandlet:

• om pasienten hadde fått informasjon om behandlingen på sykehuset,
• om pasienten hadde fått informasjon fra kommunen om helsehjelp etter utskrivning,
• om pasienten hadde forstått informasjon som ble gitt på sykehuset og i kommunen,
• om pasienten fikk de tjenestene i kommunen som var avtalt,
• om behovet for helsehjelp ble vurdert på nytt kort tid etter hjemkomst,
• om kommunen tok hensyn til hva pasienten selv mente å ha behov for.

Tilsynet omfattet ikke helsehjelpen til hver enkelt pasient. Det ble gitt anledning til at pårørende kunne svare på vegne av pasienten.

Spørsmålene tilfastlegene omhandlet:

• om fastlegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok og om denne inneholdt nødvendige opplysninger tilå kunne følge opp pasienten,
• om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset,
• om kommunens tilrettelegging for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtal ene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten,
• om kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleie­ og omsorgstjenesten og om det var noe i denne samhandl ingen fastlegene vurderte som særlig sårbart.

Spørsmålene tilfastlegene omhandlet ikke fastlegenes pasientrettede virksomhet.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik. Det ble gitt to merknader.

Avvik 1- samhandling:

• Helse Nord-Trøndelag HF sikrer ikke at hjemmetjenestene i Verdal kommune og Levanger kommune mottar nødvendig informasjon om pasientens legemidler ved utskrivning fra Sykehuset Levanger.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. §§ 3-4, 4-1, 5-10 og 6-2.
• Lov om spesialisthelsetjenesten m.m. §§ 2-2 og 6-3.
• Lov om helsepersonell §§ 16, 40 og 45.
• Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter §§ 11 og 12.
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4, jf. § 5.
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp § 5.
• Forskrift om pasientjournal§ 9.
• Overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Sykehuset Levanger oppgir å ha en rutine hvor det tas kopi av pasientinformasjon som legges i konvolutt til hjemmetjenesten. Denne rutinen var ikke oversendt som dokument i forkant av tilsynet, den ble ikke gjenfunnet ved gjennomgang av pasientjournaler og det fremkom ikke ved intervju at det var etablert praksis.
• Ved tilsyn i kommunene fremkommer det at hjemmetjenestene i Verdal og Levanger kommune jevnlig ikke mottar slik informasjon direkte.
  - De må i stedet benytte seg av pasientens informasjonsskriv. Dette utgjør ekstra arbeid/tidsbruk for hjemmetjenesten, samt en risiko for svikt. I intervju fremkommer at det har forekommet svikt.
  - Alternativt må hjemmetjenesten ringe sykehuset for å få nødvendig informasjon, hvilket også utgjør et ekstra ledd med risiko for svikt.
• Som risiko for formidlingen av legemiddelinformasjonen ble det betonet særlig det forhold at pasienten benyttes som budbringer, men merarbeidet og de ekstra arbeidsprosessene som er nødvendige for å få informasjonen helt frem til basen medfører også flere muligheter for at det på veien skal oppstå svikt.
• Selv om kommunene har funnet systemet uhensiktsmessig, har de ikke meldt dette tilbake til helseforetaket slik at praksis kunne endres.

Kommentar:

I forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter § 12, jf. forskrift om pasientjournal § 9 fremkommer: «Ved utskrivning fra sykehuset skal epikrise eller tilsvarende informasjon sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging».

Når pasienten mottar tjenester fra kommunen, vil det være hjemmetjenesten som først møter pasienten etter utskrivning fra sykehus. For at hjemmetjenesten skal kunne yte forsvarlig helsehjelp, er det av avgjørende betydning at informasjonen fra sykehuset sendes på en forsvarlig måte, kommer i rett tid og inneholder alle nødvendige og relevante opplysninger, herunder informasjon om pasientens legemiddelbruk.

Helsepersonelloven §45 gir helsepersonell adgang til å formidle nødvendige og relevante helseopplysninger nedtegnet i journal iden grad det er nødvendig for å kunne yte forsvarlig helsehjelp - for eksempel der forsvarlig diagnostikk eller behandling av en lidelse er avhengig av at helsepersonellet kjenner til pasientens tidligere sykehistorie og/eller legemiddel­ behandling for andre tilstander. Bestemmelsen gjelder både i virksomheten og mellom virksomheter.

Utveksling av slik informasjon forutsetter at pasienten ikke motsetter seg dette, jf. helsepersonelloven §45. Dersom det er grunn til å tro at pasienten ikke ville samtykket til slik utveksling, må dette tas opp med pasienten. Om pasienten selv ikke er samtykkekompeten t, må slikt samtykke innhentes fra pasientens nærmeste pårørende.

Merknad - samhandling:

• Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene Verdal og Levanger har et forbedringspotensial når det gjelder kvaliteten på innholdet i informasjon som utveksles.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunenes innleggelsesrapport (svar på varsel om innlagt pasient) skal blant annet inkludere en funksjonsbeskri velse. Kommunene benytter IPLOS-score for funksjonsbeskrivelse, men denne er ikke så godt kjent i spesialisthelsetjenesten og oppleves også å være for lite beskrivende for pasientens faktiske funksjon. Dette fører til at sykehuset opplever en mangelfull beskrivelse av pasientens funksjon. Sykehuset får på denne måten et utilstrekkelig utgangspunkt for sine vurderinger av pasientens funksjon, behov for medisinsk behandling og oppfølging, under og etter sykehusoppholdet.
• Ved utskrivning sender sykehuset en sykepleiesammenfatning, som fra kommunenes side inoen tilfeller angis som utilstrekkelig iforhold til å beskrive pasientens funksjon, videre behandling og oppfølging.
• Kommunenes beskrivelse av hjelpemiddelbehov, herunder informasjon om de hjelpemidler pasienten har fra tidligere, samt beskrivelse av boforhold, m.v., er noen ganger mangelfull.
• Både sykehuset og kommunene angir at det i liten grad er ressurser for felles møter på sykehuset for avklaring av hjelpebehov.
• Under tilsynet kom det frem at sykehuset ikke gis mulighet til å kunne bestille hjelpemidler i henhold til ansvar fastsatt isamarbeidsavtalen med tilhørende tjenesteavtaler, da hjelpemiddelsentralen, ved omfattende hjelpemiddelbehov, krever at kommunen må være bestiller, eventuelt at sykehuset oppgir kontaktperson for videre oppfølging av pasienten.
• Ikke sjelden foreligger tvil om hvorvidt legemiddellisten ved innleggelse er korrekt. Legemiddellisten blir da sammenholdt med informasjon fra pasienten selv/pårørende, hjemmetjenesten eller fastlegen. Opplysningene fra hjemmetjenesten tillegges størst vekt dersom denne administrerer legemidler for pasienten. Det fremkommer i en del tilfeller manglende samsvar mellom listene registrert henholdsvis hos fastlegen og hjemmetjenesten.

Merknad - helseforetaket:

• Helse Nord-Trøndelag HF har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere kommunikasjon som foregår pr. telefon.

Merknaden bygger på følgende observasjon:

I utskrivningsfasen synes det å foregå en del kommunikasjon per telefon. Vi kan i kommunenes journal er finne dette dokumentert, men dette er i mindre grad sporbart i pasientjournaler fra Sykehuset Levanger.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg

• De praktiske rutiner som bygger på avtalegrunnlaget er kjent i helseforetaket.
• Innholdet i fremlagt rutinebeskrivelse fremstår som tilstrekkelig kjent for egen tjenesteutøvel se, og oppfattes til å være et godt hjelpemiddel i kommunikasjonen med kommunene.
• Det oppgis at det elektroniske meldingssystemet er et stort fremskritt i kommunikasjonen med kommunene.
• Sykehuset har fokus på risikoen omkring deling av informasjon og innhenter blant annet pasientens samtykke for kommunikasjon med kommunen om tjenestebehov.
• Det gjennomføres utskrivningssamtale med lege og pasienten får med en skriftlig pasientinformasjon ved utreise.
• Av journalgjennomgang fremgår det at sykehuset, i samråd med kommunene, vurderer behovet for at hjemmetjenesten møter pasienten ved hjemkomst.
• Varsel om innlagt pasient sendes straks pasienten er innlagt sykehuset.
• Varsel 1, varsel 2 og eventuelle endringsvarsler/helseopplysninger utformes på bakgrunn av tverrfaglige vurderinger.
• Kriteriene for hva som defineres som utskrivningsklar pasient reguleres i betalingsforskriften, og er også beskrevet i sykehusets egen prosedyre.
• Det finnes et elektronisk kvalitetssystem - «EOS» - hvor sykehusets avvikssystem inngår. Det oppgis at det varierer i hvilken grad avvikssystemet benyttes for å melde uønskede hendelser. Avvik deles på interne avvik og avvik på samhandl ing. Interne avvik behandles på det nivå de tilhører, samhandl ingsavvikene sendes til sykehuset og behandles der. Statistikk over sarnhandlingsavvik vises ioversikt på helseforetakets hjemmeside. Aggregerte data brukes iforbedringsarbei det på overordnet nivå
• Sykehuset har utarbeidet kompetanseplaner.
• lnnherred medisinskfaglig forum avholdes tre timer fire ganger i året, og er en mulig samhandlingsarena for sykehusleger og fastleger.
• For turnusleger er det introduksjonsprogram over en uke hvor relevant informasjon gis. For US-leger er det forutsatt at veileder også skal stå for innføring i sykehusets rutiner og systemer, herunder også knyttet tilsamhandling med kommunene.

Resultat fra spørreundersøkelsene

Spørreundersøkelsen til pasientene

14 av 52 pasienter svarte på spørreundersøkelsen. Alle var utskrevet til eget hjem. Antall svar er for lavt til at undersøkelsen kan legges til grunn for vurdering av praksis for å informere pasientene og sikre medvirkning i utforming av tjenestetilbud.

Spørreundersøkelsen til fastlegene

Det ble sendt ut brev til 22 ulike fastleger vedrørende 52 pasienter. Vi fikk svar fra 21 fastleger.

Resultatet fra spørreundersøkel sen viser at epikrise i noen grad var mottatt senere enn en uke etter utskrivning. Alle fastlegene opplevde imidlertid å få epikrisene tidsnok og et stort flertall mente at de var dekkende for fastlegenes behov for oppfølging av pasienten.

Spørreundersøkel sen viser at det i epikrisene i hovedsak var samsvar mellom legemiddellisten fra sykehuset og det fastlegen selv hadde fra tidligere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehusoppholdet. Samtidig oppgir flere fastleger feil i legemiddellister som et risikoområde.

Det er oppgitt at det i noen grad hadde vært kontakt mellom pasient og fastlege de første to ukene etter utskrivning, samt at det i de fleste tilfellene hadde vært kontakt mellom fastlege og pleie- og omsorgstjeneste etter utskrivning (ikke angitt når i forløpet).

De fleste fastlegene opplyste at de ikke hadde vært involvert i etableringen/ utviklingen/­ gjennomgangen av retningslinjene for samarbeid ved innleggelse og utskrivning av pasienter.

Nesten alle fastlegene opplyste at kommunen hadde etablert elektroniske meldinger/PLO­ meldinger for å kommunisere mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et internkontrollsystem og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen.

Samarbeidsavtalen og retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter, ble undertegnet av helseforetaket og kommunene Verdal og Levanger i 2012. Det kom frem under tilsynet at det er besluttet at overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for utskrivningsklare pasienter skal evalueres og revideres i 2015.

Internundervisning ble gjennomført ved innføringen av samarbeidsavtalene. Kompetanse vedlikeholdes jevnlig med oppdateringer på møter, faglunsjer, samt nyhetsbrev på mail. I fagrådene for tjenesteavtalene er det brukerrepresentasjon.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om spesialisthelsetjenesten m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om helsepersonell.
• Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter.
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten .
• Forskrift om pasientjournal.
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene.
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp.
• Overordnet samarbeidsavtale.
• Retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedel sen av revisjonen:

Dokumentasjon

Organisasjonskart/styrende dokumenter:

• Organisering i Helse Nord-Trøndelag HF, herunder beskrivelse av
  - Kvalitet.
  - Mål og strategier.
  - Oversikt styremedlemmer.
  - Oversikt avdelinger/klinikker.
  - Oversikt ledelsen.
• Samhandlingsfora, herunder
  - Politisk samarbeidsutvalg (PSU).
  - Administrativt samarbeidsutvalg (ASU).
  - Fagråd og fagnettverk.

Samarbeidsavtaler mellom Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene:

• Samarbeidsavtale Helse Nord-Trøndelag HF - kommunene.
• Tjenesteavtale 1, 2, 3, 4, 5 og 12.

Rutiner/prosedyrer for samhandling mellom Helse Nord-Trøndelag HF og kommunene:

• Utskrivning av pasient.
• Legemiddelhåndtering, prosedyre for kartlegging av legemidler ved innkomst
• Rutine for samhandling mellom sykehus og kommune.
• Rutiner for kvalitetssikring av data i PAS mht antall liggedøgn for utskrivningsklare pasienter.
• Utveksling av PLO-meldinger for innlagte pasienter med kommunale tjenester.
• Sjekkliste ved utskrivelse av pasienter.
• Sjekkliste ved bruk av telefonvarsel.
• Prosedyre PLO-meldinger.
• Brukerveiledning PLO - E-meldinger tilpleie- og omsorgstjenesten i kommunen.
• Samhandlingsrutine for utskrivningsklare pasienter.
• Rutine for melding og håndtering av uønsket samhandlingshendelse og forbedringsforslag mellom kommunen og HNT.
• Avviksskjema samarbeidsavtalen.
• Kontaktinformasjon for døgnenheter i Helse Nord-Trøndelag (når PLO-meldinger ikke fungerer).
• Kontaktinformasjon til kommunene i Nord-Trøndelag og Bindal, Osen, Roan, Selbu, Tydal og Malvik (når PLO-meldinger ikke fungerer).
• Funksjonsbeskrivelse for samhandlingskoordinatorer i Helse Nord-Trøndelag.

Møtereferat samhandling:

• Referat fra dialogmøte mellom Frosta, Verdal, Levanger og Helse Nord-Trøndelag HF, datert 23. september 2014.

Annen dokumentasjon samhandling:

• Statistikk reinnleggelser somatikk - sist oppdatert 15. januar 2015.
• Statistikk utskrivningsklare pasienter - sist oppdatert 15. januar 2015.

Interne rutiner/prosedyrer i Helse Nord-Trøndelag:

• Individuell plan.

Avvik:

• Statistikk avviksmeldinger samarbeidsavtalen 2014.

Pasientjournaler:

• Pasientjournaler fra 41 pasienter (45 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved Sykehuset Levanger i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar 2015.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag med varsel om tilsyn, datert 9. januar 2015.
• Dokumenter levert fra Sykehuset Levanger i uke 7 2015.
• E-post fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag med program for tilsynsdagene, datert 31. mars 2015.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere i formøte, åpningsmøte, oppsummeringsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok

• Revisor: Seniorrådgiver Mariann Markussen, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag.
• Revisor: Seniorrådgiver Thea Kveinå, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag.
• Revisor: Assisterende fylkeslege Frode Engtrø, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag.
• Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag.
• Observatør: Rådgiver Håkon Lien, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk