Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Verdal kommune 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om meldinger til barneverntjenesten vurderes forsvarlig
• Om plikten til tilbakemelding til melder blir ivaretatt på de ulike trinn i saksprosessen.

Avvik 1:

Verdal kommune sørger ikke for tilfredsstillende dokumentasjon av barneverntjenestens faglige vurderinger ved gjennomgang av meldinger.

Det ble ikke funnet avvik i forhold til å gi tilbakemelding til melder i de ulike ledd i saksprosessen. Det ble heller ikke gitt noen merknader.

Dato: 19.11.2015

Hanne Dyrstad
revisjonsleder

Doris Fagerli Sundvik og Anne Sørbø
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Verdal kommune i perioden 26.06.2015 - 19.11.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmahnen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov bni

barneverntjenester § 2-3 b annet ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurderi ng av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barneverntjenesten i Verdal er organisert i enheten Ressurssenter oppvekst som en av flere tjenester. Barneverntjenesten i Verdal er administrativt organisert etter 2 nivå modellen.

Kommunalsjef oppvekst er nærmeste overordnet til virksomhetsleder oppvekst, som igjen er nærmeste overordnet for barnevernleder. Tjenestene er styrt i linje fra rådmann til kommunalsjef, til virksomhetsleder og til barnevernleder.

Det bor ca 14.865 innbyggere i Verdal.

Verdal kommunes oppgaver etter barnevernlovens § 2-1 er i sin helhet lagt til barnevernleder. Barneverntjenesten har 19 årsverk inklusive ungdomskontakter. Kommunen opplyser om at Verdal barneverntjeneste mottok 183 meldinger i 2014 og har mottatt 191 meldinger hittil i 2015.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.2015 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.09.2015

Intervjuer
7 personer ble intervjuet. Itillegg ble det gjennomført samtale med barnevernleder og kommunalsjef oppvekst.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.10.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak

sikrer at meldinger til barneverntjenesten blir fulgt opp i samsvar med gjeldende regelverk jf, barnevernloven.

Barneverntjenesten har et særlig ansvar for å avdekke omsorgssvikt, og skal derfor behandle bekymringsmeldinger som kommer inn fortløpende, og senest innen angitt frist, slik at ingen blir liggende ubehandlet. Det er viktig at barneverntjenesten ikke henlegger meldinger på feil grunnlag. Det er viktig at ledelsen holder seg orientert om hvilke meldinger som henlegges

og korrigerer praksis dersom terskelen settes for høyt eller er lovstridig på andre måter. For at ledelsen skal kunne kontrollere dette, er det viktig at de faglige vurderingene som barneverntjenesten gjør, blir dokumentert.

Barneverntjenesten skal sende en bekreftelse til den som har meldt om at meldingen er mottatt. Offentlig melder skal i tillegg ha en tilbakemelding på om meldingen blir undersøkt. Når det undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlig melder hvor det opplyses om utfallet av undersøkelsen.

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Forsvarlig håndtering av meldinger
• Tilbakemelding til melder etter mottatt melding og etter gjennomført undersøkelse.

Følgende regelverk er lagt til grunn:

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100.
• Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005.

5. Funn

Det ble avdekket 1 avvik

Avvik 1:

Verdal kommune sørger ikke for tilfredsstillende dokumentasjon av faglige vurderinger ved gjennomgang av meldinger.

Dette er avvik fra følgende lovkrav:

Barnevernlovens §§1-4, 2-1, 4-1,6-1 og forvaltningslovens §§ 11 og 11d, internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommuneledelsen har ikke systemer for å holde seg orientert om barneverntjenestens håndtering av meldinger.
• Barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder og kommunalsjef kvartalsvis og halvårs. Barnevernleder informerer også på politisk nivå. Utover dette rapporteres det ikke til kommuneledelsen på behandlingen og kvaliteten av bekymringsmeldinger. Dette etterspørres heller ikke av kommuneledelsen
• Kommunen har et elektronisk avvikssystem Compilo. Avvikssystemet er kjent for de ansatte, men benyttes ikke i stor grad. Manglende dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger er ikke fanget opp av dette systemet.
• Barnevernledelsen har utarbeidet mal for forberedelse av melding og skjemafor gjennomgang av melding. Disse skjemaene inneholder ikke noe punkt om at barnevernfaglige vurderinger skal dokumenteres.
• Gjennom intervju og i dokumentasjon fremgår det at barneverntjenesten registrerer enkelthenvendelser. Det er ikke en omforent forståelse av hva som er råd og veiledning (enkelthenvendelser) og hva som er en melding.
• Det fremgår av intervju at man tar kontakt med melder der meldingen er uklar eller mangelfull. Det nevnes blant annet underretning/melding fra politiet. Ved mappegjennomgang er denne vurderingen og henvendelsen ikke dokumentert.
• Barneverntjenesten gir skriftlig tilbakemelding til melder etter avsluttet undersøkelse innenfor fristen. Det er imidlertid ikke etablert rutiner for hva tilbakemeldingen skal inneholde av informasjon.
• I intervju fremkommer det at det foretas faglige vurderinger ved gjennomgang av meldinger. Barnevernfaglige vurderinger som er gjort ved meldingsgjennomgang er imidlertid mangelfullt dokumentert. F. eks vises det ofte til undersøkes etter bvl § 4-4 eller § 4-12.
• Barneverntjenesten sier at de vurderer tidligere kjennskap til barnet/familien ved meldingsgjennomgang. Ved mappe gjennomgang er disse vurderingene lite dokumentert. (For eksempel står det ja, eller se mappe)
• Ved mappegjennomgang fremkommer det at barneverntjenesten drar ut samme dag som den mottar meldinger som krever rask avklaring. Det er imidlertid ikke dokumentert i meldingsgjennomgangen de vurderinger som ligger til grunn for handlingen. I intervju kommer det frem at alvorlighetsgraden og hastegraden daglig blir vurdert av ledelsen, men denne vurderingen blir ikke dokumentert.
• Mappegjennomgangen viser at i de fleste henlagte meldinger foreligger det en begrunnelse hvorfor meldingen er henlagt. Vurderingene knyttet til begrunnelsen er imidlertid vanskelig å forstå. F. eks står det: andre instanser arbeider med saken, saken faller utenfor barnevernloven.
• Kommuneledelsen følger ikke med på at barnevernfaglige vurderinger og beslutninger dokumenteres. Idokumentasjonen vi har mottatt vedrørende internkontroll, fremgår det at teamlederne skal sjekke tilfeldig utvalgte saker, for å kontrollere kvalitetskrav og forsvarlighetskrav. Dette er ikke implementert enda.

Kommentar:

For å sikre at meldinger behandles forsvarlig, må barneverntjenesten dokumentere faglige vurderinger som ligger til grunn for beslutninger som tas. Det er viktig at barneverntjenesten dokumenterer det som kan ha betydning for videre utredning og tiltak. Skriftlig dokumentasjon er også viktig for at partene skal kunne ivareta sine rettigheter i saken. God forvaltningsskikk tilsier derfor at det skal være mulig å se ut i fra dokumentasjonen hvilke barnevernfaglige vurderinger som ligger til grunn for barneverntjenestens beslutninger.

Dersom barneverntjenestens dokumentasjon er mangelfull, kan det bli vanskelig å vurdere om terskelen for å henlegge meldinger i kommunen er forsvarlig, eller om den er for høy eller lav. Ut i fra internkontrollplikten har kommunen en plikt til å skaffe seg kunnskap om hvordan tjenestene virker. Dette for å kunne sette inn korrigerende tiltak der det oppdages svikt. Det blir vanskelig for kommuneledelsen og barneverntjenesten å kontrollere dette dersom vurderinger som blir gjort ikke dokumenteres.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Gjennom tilsynet ble det avdekket svikt i kommunens styringssystem og oppfølgning av barneverntjenesten. Barneverntjenesten foretar barnevernfaglige vurderinger uten at disse blir dokumentert, og uten at dette blir fanget opp som en risiko. Nyetablerte rutiner for håndtering av meldinger til barnevernet inkluderer ikke tiltak som sikrer at barnevernfaglige vurderinger dokumenteres. Det er etablert nye rutiner som skal fange opp svikt, men dette er ikke implementert enda.

Gjennom intervju kom det frem at barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder og kommunalsjef kvartalsvis og halvårs. Det rapporteres ikke til kommuneledelsen på behandlingen og kvaliteten på arbeidet ved gjennomgang av meldinger. Dette etterspørres heller ikke av kommuneledelsen.

Fylkesmannen har konkludert med avvik pga at barnevernfaglige vurderinger ikke er tilstrekkelig dokumentert ved gjennomgang av meldinger. Når kommuneledelsen ikke har et system som sikrer kontroll og korrigering av feil blir det vanskelig å oppdage denne mangelen og få til forbedring. Barnevernfaglige vurderinger må dokumenteres for at ledelsen skal kunne kontrollere om terskelen for å henlegge meldinger er for høy eller lovstridig på andre måter. Dokumentasjon er også viktig for at kommunen skal kunne skaffe seg kunnskap om hvordan tjenestene virker og for å kunne drive forbedringsarbeid, jf internkontrollforskriften for å ha mulighet til å skaffe informasjon om hvordan tjenestene virker, og hvor det eventuelt svikter, må barneverntjenesten dokumentere arbeidet sitt. Ved mangelfull dokumentasjon kan det være vanskelig å se hvor alvorlig barneverntjenesten har vurdert tidligere meldinger, og hvorfor nye meldinger blir håndtert som de blir.

Barneverntjenestens vurderinger og beslutninger i meldingsfasen kan være avgjørende for barns omsorgssituasjon.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Liste over ansatte
• Liste over henlagte meldinger 2014 og 2015
• Liste over meldinger som har ført til undersøkelse 2014/2015
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Liste over ansatte og arbeidsbeskrivelser
• Kompetanseplan
• Dokumentasjon på kommunens internkontroll.
• Redegjørelse for organisering av mottak av meldinger
• Rutiner for mottak og arbeid med meldinger og tilbakemelding til melder
• Orientering av avviksmeldinger
• Orientering om samarbeidet med barnevernvakta
• Kommunedelplan oppvekst 2015-2022
• Fylkesmannen gikk igjennom 34 henlagte meldinger og 26 meldinger som førte til undersøkelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Engangshenvendelser

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble utsendt 26.06.2015.
• Plan for dagen sendt pr mail 21.09.2015
• Mail korrespondanse 24.08.15-02. 10.2015
• 1. oktober mappe gjennomgang i Verdal barneverntjeneste.
• 5. oktober mappe gjennomgang i Verdal barneverntjeneste

8. Deltakere ved tilsynet

Itabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Anne Sørbø, Doris Fagerli Sundvik og Hanne Dyrstad

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet