Rapport fra tilsyn med Bø kommune ved Nav Bø 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder om

Kommunen har forsvarlige prosesser for identifisering av potensielle deltagere

• Mulige deltagere informeres om retten til KVP
• Kommunen har forsvarlige prosesser for kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP
• Tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• Innhold og omfang av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift
• Oppfølging i programmet er forsvarlig

Det ble konstatert 2 avvik.

Dato: 23. oktober, 2014

Hildegunn Estensen
revisjonsleder

Leif Aronsen
revisor

Merethe Wie Sandbakk
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bø kommune ved Nav Bø i perioden 02.07.2014 – 23.10.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og inngår som del av landsomfattende tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9, jfr. kommunelovens kap. 10a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bø kommune hadde 2654 innbyggere per 01.01.2013. Nav-kontoret administrerer, i tillegg til minimumsløsningen, Husbankens tilskuddsordninger, tt-kort og parkeringskort for forflytningshemmede. Nav-leder er en del av Rådmannens ledergruppe og deltar i ukentlige stabsmøter i kommunen. Kontoret er lokalisert på kommunehuset med umiddelbar nærhet til kommuneadministrasjonen og andre kommunale virksomheter. I 2013 mottok 3,0 prosent av kommunens befolkning økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet var 2,5. Av innbyggerne mellom 20 og 66 år mottok 5,2 prosent økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for denne gruppen var 3,9.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.07.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17. september, 2014 .

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18. september, 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av KVP, herunder:

Om kommunen informerer om retten til KVP

• Identifisering av potensielle deltager til KVP
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KVP.

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:

• At tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• At innhold i og omfang av program er i samsvar med krav i lov og forskrift
• At oppfølgingen i løpet av programperioden er forsvarlig

5. Funn

Avvik 1:

Det gis ikke informasjon om rett til å søke KVP til alle aktuelle kandidater. Kartlegging og beslutning ved tildeling av KVP er ikke forsvarlig.

Avviket bygger på følgende funn:

• Når tiltaksplassene ved Sortland arbeidslivssenter er opptatt, blir ikke aktuelle kandidater informert om sin rett til å søke KVP
• Det er ikke gjennomført arbeidsevnevurdering ved oppstart hos 2 av 7 deltagere
• Det er manglende sammenheng mellom kartlegging gjort i arbeidsevnevurdering og konkludert innsatsbehov
• Det foreligger ikke vedtak om KVP ved oppstart i 5 av 7 program.
• Arbeids- og velferdsdirektoratets kvalitetssystem, Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging, følges ikke ved gjennomføring av arbeidsevnevurdering.
• Avvik, som manglende vedtak ved oppstart av KVP, meldes ikke i eget avvikssystem.
• Bø kommune overser at egen praksis ikke er i samsvar med lov og forskriftskrav

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11 om generell veiledningsplikt
• Forvaltningsloven § 17 om utrednings- og informasjonsplikt
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 17 om opplysning, råd og veiledning
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 6 om opplæring av kommunens personell
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 om forsvarlighet
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 29 om kvalifiseringsprogram
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 om internkontroll

• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4

Avvik 2:

Programinnhold og -omfang er ikke individuelt tilpasset.

Avviket bygger på følgende funn:

• Arbeidsevnevurdering mangler ved oppstart hos 2 av 7 deltagere
• Mangelfull kartlegging og vurdering i arbeidsevnevurderingene gir ikke grunnlag for å ta stilling til om programinnhold og oppfølging er hensiktsmessig/individuelt tilpasset
• Det er ikke ført journalnotat som dokumentasjon på oppfølging, evalueringer eller vurderinger som er gjort i forbindelse med utarbeidelse av programinnhold eller justeringer underveis.
• Avvik, som manglende arbeidsevnevurdering før oppstart KVP, rapporteres ikke i eget system.
• Kommunen har ikke sjekket om praksis er i samsvar med lov og forskriftskrav og gjort nødvendige endringer

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV § 29 om kvalifiseringsprogram
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 om kvalifiseringsprogrammets innhold
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1 om individuelt tilpasset program, evaluering, kommunens ansvar og veileders rolle
• Forvaltningsloven § 11d om nedtegning av opplysninger
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 om internkontroll
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4

6. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Kommunen har anskaffet et system for kvalitetssikring, kvalitetslosen. I den forbindelse har Nav-kontoret utarbeidet rutinebeskrivelse for kvalifiseringsprogrammet. Med ett untak er rutinebeskrivelsen i samsvar med lov- og forskriftskrav. Kommunen følger  ikke opp hvorvidt Nav-kontoret tar egen rutinebeskrivelse i bruk, om standard for arbeidsrettet brukeroppfølging benyttes eller om arbeidet med KVP følger krav gitt av lov- og forskrift. Dette gir høy risiko for at praksis på det reviderte området blir uforsvarlig.

Kommunen arbeider ikke systematisk med risiko og egenvuredring på dette området, noe som synliggjøres blant annet ved at eget system for avvikshåndtering ikke blir fulgt.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Bø kommune og Nav Nordland
• Databehandlingsavtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og Bø kommune
• Driftsavtale mellom Bø kommune og Nav Nordland
• Delegasjonsreglement generelt samt anvisnings- og budsjettdisponeringsmyndighet
• Kompetanseplan Bø kommune 2014-2015
• Organisasjonsplan for Nav Bø med oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver
• Rutinebeskrivelse kvalifiseringsprogram

Resultatdokumentasjon:

• Dokumentasjon vedrørende seks deltagere i KVP og tre som har avsluttet deltagelse i KVP
• Årsrapport 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Klientmapper KVP-deltagere

Klientmapper for et utvalg sosialhjelpsmottakere

Aktuelle journalnotat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 2. juli, 2014
• Dokumentasjon fra Bø kommune/Nav Bø, mottatt 20. august, 2014
• Program for gjennomføring av tilsynet, datert 4. oktober, 2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, revisjonsleder
Leif Aronsen, revisor
Merethe Wie Sandbakk, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet