Rapport fra tilsyn med forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Grane kommune v/Nav Grane 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tema for tilsynet var om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av følgende tjenester i medhold av loven

• Opplysning, råd og veiledning, § 17.
• Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle, §§ 18 og 19.
• Vilkår, utbetalingsmåter og refusjoner, §§ 20, 21, 25 og 26.
• Midlertidig bolig, § 27.

Det ble konstatert ett avvik, tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Dato: 29.september 2014.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Vanja Os
revisor

 

Merethe Wie Sandbakk
observatør

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Grane kommune v/Nav Grane.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er tillagt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen etter kommuneloven § 60b, jfr. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Forvaltningen/saksbehandlingen av de aktuelle tjenestene er forsvarlig.
• Virksomheten tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• Om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

Systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, gjennom intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler gjennomføringen av tilsynet og avviket som er konstatert.  Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grane kommune hadde pr 1.januar i år 1 465 innbyggere.

Nav Grane er tillagt de kommunale oppgaver som følger av loven samt husbankens bostøtte, startlån og tilskudd.  Nav-kontoret har lokaler i kommunens rådhus, lett tilgjengelig i 2.etasje.  Ved kontoret er det 4 stillinger, to statlige og to kommunale. Kontoret er i utgangspunktet tilgjengelig på telefon i tidsrommet kl.08:00 – kl.15:30, og hadde pr august åpent for publikum fra kl.10:00 – kl.14:00 mandag til fredag.

Søknader om stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen behandles fortløpende, i regelen innen to uker.  Søknader om nødhjelp tas stilling til samme eller påfølgende dag.  Kontoret har fokus på økonomisk rådgivning og hadde pr 20.august 18 brukere hvor Nav kontoret forvaltet deres økonomi på bakgrunn av frivillige avtaler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.januar og program for gjennomføring av tilsynet 11.august 2014.

Åpningsmøte ble avholdt 26.august.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.august.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av følgende tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

• Opplysning, råd og veiledning, § 17.
• Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle, §§ 18 og 19.
• Vilkår, utbetalingsmåter og refusjoner, §§ 20, 21, 25 og 26.
• Midlertidig bolig, § 27.

5. Funn

Avvik

Grane kommune sikrer ikke at saksbehandlingen knyttet til utredning, vurdering og beslutninger om økonomisk stønad gjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

• Økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar overfor barn.
  - Det er ikke rutine å etterspørre barnas behov/situasjon ved innhenting av informasjon/kartlegging.
  - Det framgår ikke at barnas eventuelle behov i forbindelse med deltakelse i kultur/fritidsaktiviteter tematiseres ved behandling av søknadene.
  - Kontorets rutiner for saksbehandling etter STL utløser ingen aktsomhet overfor barn til foresatte som søker økonomisk stønad.
• Begrunnelse.
  - Saksframleggene/vedtakene er kortfattet og konkluderende.
  - Gjennomgående mangler informasjon om hvilke faktiske opplysninger som er lagt til grunn, og hvilke hovedhensyn som er vektlagt ved skjønnsutøvelsen.
  - Saksbehandlingen er i liten grad etterprøvbar.
• Feilaktig bruk av vilkår i tilknytning til vedtak etter STL § 18.
  - Vilkår benyttes som ledd i innhenting av informasjon – er ikke vilkår i lovens forstand.
  - Vilkår som tilfredsstiller intensjonene med vilkårsbruk, men som ikke tilfredsstiller formkravene til vilkår etter STL § 20.
• Stønadsformer.
  - Stønad ytes som lån i tilfelle der tilbakebetalingsevne er uavklart.
  - Stønad ytes som lån i påvente av eventuelt etterbetalte ytelser fra folketrygden.
  - Stønad utbetales direkte til kreditor – etter avtale med bruker. Det bør framgå av journalnotat eller vedtak at muntlig anmodning/avtale foreligger.
• Internkontroll.
  - Virksomheten har ikke sjekket ut sin praksis på de områder det er vist til ovenfor, jf. internkontrollforskriften § 4, f.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov og sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 20 (bruk av vilkår), 21 (stønadsformer) og 22 (Utbetaling av stønad).
• Forvaltningsloven § 24 (når enkeltvedtak skal begrunnes) og § 25 (begrunnelsens innhold).
• Internkontrollforskriften § 4.

Kommentar til avviket:

I formålsbestemmelsen til STL, § 1, er Nav kontorene tillagt ansvar for å bidra til at barn og unge og deres familier får helhetlig og samordnet tjenestetilbud.  Nav kontoret må derfor ha særskilt oppmerksomhet mot barnas situasjon i saker der søker har forsørgeransvar overfor barn.

Forvaltningsloven stiller krav om at enkeltvedtak skal begrunnes.  Begrunnelsen skal gis samtidig med vedtaket.  Foruten å vise til lovhjemmel skal det gjengis hvilket faktum som er lagt til grunn og de hovedhensyn som er vektlagt ved skjønnsutøvelsen.

Vedtak om å stille vilkår i medhold av STL § 20 skal inneholde informasjon om hva dette konkret går ut på for bruker og hva som blir konsekvensen dersom vilkåret ikke blir oppfylt.  Dersom vilkåret brytes, må Nav kontoret treffe vedtak med hensyn til om konsekvensen skal iverksettes.

Hovedregelen er at stønad i medhold av STL utbetales som bidrag.  Stønaden kan ytes i form av lån i tilfelle der søker på søknadstidspunktet har midler eller rett til midler, som faktisk ikke er tilgjengelige.

Dersom en bruker har mottatt stønad i medhold av STL for samme formål og tidsrom som vedkommende får etterbetalt stønad fra folketrygden kan det kreves refusjon i etterbetalingen etter bestemmelsene i STL § 26.  Vedtak om refusjon er enkeltvedtak som kan påklages.

6. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Ansvarsfordeling og delegasjon på det undersøkte området framstår som tydelig og godt kjent i kontoret.

Nav-leder rapporterer direkte til rådmannen og er del av rådmannens ledergruppe.

Nav-kontoret gjennomfører ukentlige møter, og ad hoch møter slik at de aller fleste søknader om stønad i medhold av STL gjennomgås i fellesskap. Dette sikrer at viktig informasjon blir delt og gir grunnlag for felles praksis. Rundskriv og øvrig veiledningsmateriell brukes lite i disse møtene.  Virksomheten har ikke sjekket ut sin praksis på de områder det er vist til i avviket.  Praksis er derfor ikke brakt i overensstemmelse med lov- og forskriftskrav.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Hoved nr. 35 til loven.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning for revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Administrativ organisering Grane kommune.
• Presentasjon av Nav Grane på kommunens nettsider.
• Delegasjonsreglement for Grane kommune.
• Oversikt over tilsatte ved Nav Grane,

Rutinebeskrivelser, skjema m.v.

• Krav til dokumentasjon i forbindelse med søknad om økonomisk sosialhjelp.
• Rutiner vedrørende håndtering av søknader
• Veiledende satser økonomisk sosialhjelp 2014, herunder rammer for etablering, depositum/garanti for bolig, utgifter til briller.
• Maler
  - Melding om vedtak.
  - Partsbrev
  - Gjeldsbevis/trekkerklæring.

Resultatdokumentasjon.

• 10 vedtak om økonomisk stønad.
•  5 vedtak om økonomisk rådgivning.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket.

• Journaler/klientmapper til de personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd. 

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, av 16.januar 2014.
• Dokumentasjon fra kommunen/Nav-kontoret, mottatt 4.juli 2014.
• Program for gjennomføring av tilsynet av 11.august 2014.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynet deltok:
Leif Aronsen, revisjonsleder
Vanja Os, revisor
Merethe Wie Sandbakk, observatør