Rapport fra tilsyn etter lov om sosiale tjenester i Herøy kommune ved Nav Herøy og Nav Dønna 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder om

• Kommunen har forsvarlige prosesser for identifisering av potensielle deltagere
• Mulige deltagere informeres om retten til KVP
• Kommunen har forsvarlige prosesser for kartlegging, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP
• Tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• Innhold og omfang av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift
• Oppfølging i programmet er forsvarlig

Det ble konstatert ett avvik.

Hildegunn Estensen
revisjonsleder

Leif Aronsen
revisor

Merethe Wie Sandbakk
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Herøy kommune i perioden 24.09.2014 – 26.01.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i nav § 9, jfr. kommunelovens kap. 10a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 01.01.2014 hadde Herøy kommune 1 733 innbyggere og Dønna kommune 1 420. Dønna og Herøy har inngått en avtale om vertskommunesamarbeid gjeldende fra 01.09.2011. Avtalen innebærer at Herøy er vertskommune, at det skal opprettholdes Nav-kontor i hver kommune og at disse skal ha felles Nav-leder. Formålet med samarbeidet er å utvikle og drive Nav-kontorene og avtalen viser bl.a. til at dette vil bidra til et større og mer robust fagmiljø, at kontorene blir mindre sårbare og at den vil gi bedre kompetanse og samarbeid. Foruten minimumsløsningen i Nav, administrerer Nav Herøy rusforebyggende arbeid, Husbankens bostøtte og flyktningetjeneste og Nav Dønna administrerer Husbankens bostøtte.

Kommunalt ansatte i begge kontor er ansatt i Herøy kommune. Nav-leder er underlagt kommunalleder1 og er del av rådmannens enhetsledergruppe hvor hun deltar i månedlige møter.

I 2013 mottok 3,6 prosent av Herøys befolkning og 3,4 prosent av Dønnas befolkning økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo er 2,5 prosent. Av innbyggerne mellom 20 og 66 år mottok 5,5 prosent av Herøys befolkning og 5,7 prosent av Dønnas befolkning økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo er 3,8 prosent.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.09.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.11.2014.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram, herunder:

• Om kommunen informerer om retten til kvalifiseringsprogram
• Identifisering av potensielle deltagere til kvalifiseringsprogram
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

• At tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• At innhold i og omfang av program er i samsvar med krav i lov og forskrift
• At oppfølgingen i løpet av programperioden er forsvarlig

5. Funn

Avvik:

• Kvalifiseringsprogram i Herøy og Dønna har ikke programinnhold og -omfang som er individuelt tilpasset. Oppfølging og koordinert bistand er ikke sporbart. Kvalifiseringsprogram er ikke gjenstand for evaluering og justering.

Avviket bygger på følgende funn:

• Mangelfull kartlegging som ikke gir grunnlag for å ta stilling til om programinnhold og oppfølging er hensiktsmessig/individuelt tilpasset

• I 5 av 7 saker er det ikke programinnhold utover arbeidsrettet tiltak
• I 6 av 7 saker er det ikke dokumentert behov for tett og/eller koordinert bistand

Det foreligger ikke journalnotat som dokumentasjon på oppfølging, evaluering og eventuelle justeringer av program

• Arbeids- og velferdsdirektoratets standard for arbeidsrettet brukeroppfølging, Navs internkontrollsystem, er ikke tatt i bruk
• Kommunen har ikke sørget for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper om KVP
• Kommunen har ikke sjekket om praksis er i samsvar med lov og forskriftskrav og gjort nødvendige endringer

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 om forsvarlighet
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 om internkontroll
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 om kvalifiseringsprogram
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 om innholdet i programmet
• Forvaltningsloven § 11 d om nedtegning av opplysninger

Kommentar til funnene:

Arbeidsevnevurderingene gir lite informasjon som viser hvordan kontoret har kommet fram til at deltakeren vurderes å ha behov for spesielt tilpasset innsatsbehov. Det er også lite informasjon som viser hvilke spesielle behov og forutsetninger den enkelte har og det blir derfor vanskelig å vurdere om program er hensiktsmessig eller individuelt tilpasset.

Det finnes ikke program som beskriver den enkelte brukers time- eller ukeplan og det er kun to av programmene som inneholder annet enn arbeidsrettet aktivitet på full tid.

Behov for tett og koordinert bistand er en av forutsetningene for deltagelse i program. Tilsynet fant ikke opplysninger om deltagernes behov hverken i arbeidsevnevurderinger, vedtak eller aktivitetsplan. At opplysningene ikke er sporbare trenger ikke å bety at deltagerne ikke har slikt behov, men de er ikke kartlagt og dokumentert og derfor ikke mulige å etterprøve.

Nedtegnelser i form av journalnotat som viser oppfølging av den enkelte, evalueringer, eventuelle justeringer av program og bakgrunn for eventuelle forlengelser av program er nødvendig for å sikre at viktig informasjon følger saken. Dette er ekstra viktig i kontor med bruk av vikarer.

Arbeids- og velferdsdirektoratet har utarbeidet «standard for arbeidsrettet brukeroppfølging» som kvalitetssikringsinstrument for Nav-kontorene. Denne beskriver arbeidsprosesser, rutiner, sjekklister og har blant annet hjelpespørsmål for kvalitet i arbeidsevnevurderingene. I denne finnes også link til aktuelle lover, forskrifter og rundskriv.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det er ikke utarbeidet interne rutinebeskrivelser for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet i Herøy og Dønna. Arbeids- og velferdsdirektoratets rutinebeskrivelser for arbeid med arbeidsevnevurdering og kvalifiseringsprogram, Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging, er ikke tatt i bruk på det reviderte området. At kommunen ikke følger opp hvorvidt Nav-kontorets praksis er i samsvar med krav gitt av lov og forskrift, gir høy risiko for at praksis blir uforsvarlig. Kommunen arbeider ikke systematisk med risiko- og egenvurdering på dette området.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid med Herøy kommune som vertskommune for Nav Herøy og Nav Dønna
• Samarbeidsavtale mellom Herøy kommune og Nav Nordland
• Politisk styringssystem og delegasjonsreglement for Herøy kommune
• Administrativt delegasjonsreglement for Herøy kommune
• Retningslinjer sikkerhet og avvikssystem

Resultatdokumentasjon:

• Dokumentasjon vedrørende seks deltagere i KVP
• Årsmelding 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmapper for syv KVP-deltagere
• Klientmapper for utvalgte sosialhjelpsmottakere
• Aktuelle journalnotat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 24. september 2014
• Dokumentasjon fra Herøy kommune/Nav Herøy/Nav Dønna, mottatt 17. oktober 2014
• Program for gjennomføring av tilsynet, datert 23. oktober 2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, revisjonsleder
Leif Aronsen, revisor
Merethe Wie Sandbakk, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet