Rapport fra tilsyn med legemiddelhåndtering ved Myreheimen og hjemmesykepleien i Øksnes kommune 2014

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Øksnes kommune i perioden 21.- 23. oktober 2014 ved hjemmetjenesten og Myreheimen Bo og Behandlingssenter.

Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig tjenester til sykehjemsbeboere samt hjemmeboende brukere med vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering, begrenset til:

• oppdatert oversikt over tjenestemottakernes legemiddelbruk
• istandgjøring og utdeling av legemidler
• samarbeid med fastlegen
• oppfølging av tjenestemottakere
• regnskap og oppbevaring av A og B- preparater

Under tilsynet ble det ikke avdekket forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgivningen.

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknad innen de reviderte områdene.

Dato: 5.november 2014.

Benthe Westgaard
revisjonsleder

Tore Finne Størmer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Myreheimen Bo og Behandlingssenter og hjemmetjenesten i perioden 30.06.14 – 5.11.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomhetene - spesielle forhold

Øksnes kommune hadde 4562 innbyggere pr. 1.1.2014. Kommunen er organisert i to områder, herunder området Helse, sosial og omsorg. Hvert av områdene ledes av en kommunalsjef.

Området Helse, sosial og omsorg består av seks enheter, herunder Myreheimen og hjemmetjenesten. Hver av enhetene ledes av en enhetsleder.

Myreheimen er et sykehjem med 26 langtidsplasser hvorav seks i skjermet gruppe i tillegg er det 4 korttidsplasser med et palliativt rom. Sykehjemmet er inndelt i fem grupper, herunder Åttringen og Støa.

Det er inngått avtale om farmasøytisk rådgivningstjeneste v/ Myreheimen.

I følge KOSTRA-tall hadde Øksnes 0,38 legetimer pr. beboer i sine sykehjem i 2013. Det er inngått avtale om at tilsynslegen kan kontaktes ved behov utover faste tilsynsbesøk ved sykehjemmet.

Hjemmetjenesten består av fire tjenesteområder, herunder hjemmesykepleie. Tidligere hjemmetjenesten Alsvåg og hjemmetjenesten Myre er fra og med mars 2013 organisert i en felles enhet. Hjemmetjenestene har rundt 170 brukere med behov for ulike tjenester fra hjemmetjenestene.

Pasienter som har vedtak om hjemmetjenester inkl legemiddelhåndtering fra kommunen benytter egen fastlege.

Det ble i november 2013 innført Multidose levert fra apotek for 40 % av brukerne med vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien. Tilbudet om Multidose vil i løpet av 2014 være et tilbud til alle brukerne.

Øksnes kommune benytter seg av pleie- og omsorgsprogrammet ACOS- Cosdoc.  Programmet benyttes til journalføring for pleiepersonell og lege. Medisinregistrering og elektronisk kommunikasjon mellom fastleger/spesialisthelsetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.6.2014.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.2014.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Myreheimen.

Sluttmøte ble avholdt 23.10.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering til pasienter som er innlagt på sykehjemmet og til hjemmeboende brukere med vedtak om hjelp til legemiddelhåndtering. Legemiddelhåndtering er enhver legemiddelrelatert oppgave som utføres fra legemiddelet er rekvirert til det er utdelt, herunder å sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose, til riktig tid og på riktig måte. Avgrenset til:

• oppdatert oversikt over tjenestemottakernes legemiddelbruk
• istandgjøring og utdeling av legemidler
• samarbeid med fastlegen
• oppfølging av tjenestemottakere
• regnskap og oppbevaring av A og B- preparater

5. Funn

Under tilsynet ble det ikke avdekket forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgivningen.

Det ble ikke påpekt avvik eller gitt merknad innen de reviderte områdene

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgsloven)
• Lov om helsepersonell m.v
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften)
• Forskrift om pasientjournal (journalforskriften)
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester (kvalitetsforskriften)
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Myreheimen Bo og Behandlingssenter

• Organisasjonskart
• Oversikt over ledere og ansatte
• Stillingsbeskrivelser
• Liste for Delegasjon av utdeling av medisiner ved Myreheimen
• Personell med fullmakt
• Vakt og bemanningsplaner
• Tjenestebeskrivelser/Årsmelding
• Prosedyrer
• Journalsystem
• Nøkkelrutiner
• Opplæring og kompetanseplan
• Avviksregistrering
• ROS-analyse
• Intern revisjon
• Brosjyre Myreheimen

Hjemmetjenesten

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Stillingsinstrukser
• Oversikt over ansatte med delegasjon
• Vakt og bemanningsplaner
• Årsmelding og tjenestebeskrivelser
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering
• Journalsystem
• Nøkkelrutiner
• Opplæringsplan
• Avviksbehandling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 8 journaler ved Myreheimen
• 9 journaler fra hjemmesykepleien
• Liste over generisk bytte av legemiddel – godkjent av apotek og tilsynslege
• Perm for narkotika –A-prep - dobbeltkontroll
• Perm for kontroll av B-prep - dobbeltkontroll
• Perm for kvittering for kassasjon - dobbeltkontroll
• Internkontrollperm
• Registrerte avviksmeldinger med oppfølging
• Arbeidslister hvor det fremgikk hvem som hadde medisinansvar
• Perm – Kontroll av ukedosetter - dobbeltkontroll

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn i brev av 30.06.14
• Tilsendt dokumentasjon fra Øksnes kommune i brev av 18.9.14
• Brev av 7.10.14 fra Fylkesmannen med utsendelse av program for tilsynet
• Mailkorrespondanse av 13.10.14, 28.10.14 og 31.10.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tore Finne Størmer, rådgiver/jurist
Benthe Westgaard, seniorrådgiver/sykepleier