Rapport fra tilsyn med forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav i Steigen kommune ved Nav Steigen 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav

• opplysning, råd og veiledning, § 17
• behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27.

Det ble konstatert ett avvik og tilsynet fant grunnlag for en merknad.

Dato: 20. juni, 2014

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen
revisor

Vanja Ailin Os
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Steigen kommune i perioden 09.01.2014 – 20.06.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter kommuneloven § 60b, jfr. lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

1. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
2. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steigen kommune hadde 2.579 innbyggere per 01.01.2014.

I 2012 mottok 7,3 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter sosialtjenesteloven. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,7 %. Totalt mottok 123 personer økonomisk sosialhjelp i løpet av 2013, 35 mottok økonomisk sosialhjelp i mer enn seks måneder. Ved utgangen av 2013 var det åtte deltagere i Kvalifiseringsprogram.

Nav Steigen har, i tillegg til de kommunale oppgavene som følger av sosialtjenesteloven, også ansvar for kommunens introduksjonsordning for flyktningen, Husbankens bostøtte, låne- og tilskuddsordninger samt 50 % prosjektstilling med oppgaver rettet mot rusmiddelavhengige.

Ved kontoret er det i alt 7,1 stillinger fordelt på 8 ansatte hvorav 4 er kommunale stillinger. Nav-leder er en del av rådmannens ledergruppe og rapporterer direkte til rådmann.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.01.2014.

Åpningsmøte ble avholdt 29.04.2014.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.04.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav  

• opplysning, råd og veiledning, § 17, om kommunen sikrer at tjenesten er forsvarlig med hensyn til, tilgjengelighet, kompetanse, tildeling og gjennomføring
• behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27, om kommunen sikrer at tjenesten er forsvarlig med hensyn til tilgjengelighet, innhentning av opplysninger/dokumentasjon, vurderinger, begrunnelser og vedtak.

5. Funn

Avvik

Steigen kommune ved Nav Steigen sikrer ikke saksbehandlingen ved refusjon i ytelser fra folketrygden i medhold av STL § 26

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 26 om at avgjørelse om å kreve refusjon er et enkeltvedtak.
• Sosialtjenestelovens § 5 om internkontroll
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4

Avviket bygger på følgende funn:

• Det fattes ikke vedtak når det kreves refusjon i ytelser etter lov om folketrygd m.m. Ved gjennomgang av saksmapper fant tilsynet to saker der det nylig var krevd refusjon uten at det var fattet enkeltvedtak.
• Ansatte har ikke tilstrekkelig kjennskap til regelverket i forbindelse med refusjonskrav
• Virksomheten har ikke kontrollert sin praksis på det området avviket omfatter
• Det er ikke vurdert tiltak for å etablere praksis i tråd med lov- og forskriftskrav, jfr. internkontrollforskriften § 4
• Alle ansatte har tilgang til aktuelt lovverk men kommunen har ikke gjennom internkontroll sikret at ansatte har tilstrekkelig kunnskaper på området der det er gitt avvik.
• Kommunen foretar ikke systematisk overvåking og gjennomgang av internkontroll for å sikre fungering som forutsatt eller for å bidra til kontinuerlig forbedring på området der det er gitt avvik.

Kommentar til avviket:

Det skal fattes vedtak om refusjon med en konkret vurdering av om stønaden er gitt for samme perioden som det kreves refusjon for og om formålet med stønaden og etterbetalingen er sammenfattende. Nav har i gitte tilfeller adgang til å kreve refusjon, men må ikke gjøre dette. Der betingelsene for å kreve refusjon er tilstede, skal det foretas en konkret individuell vurdering av brukers situasjon før det fattes vedtak om å kreve refusjon. Vedtak om refusjon er enkeltvedtak og kan påklages til Fylkesmannen.

Merknad:

Kartlegging, oppfølging, råd og veiledning er kun unntaksvis dokumentert gjennom journalnotat. I saksframlegg vises det i hovedsak til faktaopplysninger.

Når slik informasjon ikke er dokumentert er det vanskelig å vite hva som er gitt av opplysning- råd og veiledning, hvilke avtaler som er gjort i samtaler med bruker og hva som er vektlagt i vurderinger som danner grunnlag for valg av aktivitet og ved beregning av ytelser.

Kommentar til merknaden:

Nav Steigen har en praksis der alle nye søkere får samtale med veileder før det fattes vedtak og de fleste som søker på nytt får møte med veileder eller blir oppringt kort tid etter søknad er levert. Ukentlige møter der de fleste søknader gjennomgås i fellesskap, sikrer at viktig informasjon ikke blir utelatt i vurderingene. I mottak blir det ikke tatt imot informasjon. Bruker får som hovedregel i stedet tilbud om å snakke med veileder samme dag eller innen kort tid. Tilsynet har ikke gjort funn som viser at manglende nedtegninger har ført til svikt, men mener at endring av praksis vil være en klar forbedring og mer i samsvar med forvaltningslovens § 11d om journalføring.

6. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Ansvarsfordeling og delegasjon på det undersøkte området framstår som tydelig og godt kjent i kontoret.

Nav-leder rapporterer direkte til rådmann og er del av rådmanns ledergruppe som møtes 1-2 ganger per måned.

Nav-kontoret gjennomfører ukentlige møter der innkomne sosialhjelpssaker gjennomgås i fellesskap. Dette sikrer at viktig informasjon blir delt, at alle kjenner til grunnlaget for vurderingene som gjøres og at det utvikles mest mulig ensartet praksis blant rådgiverne. Det gjennomføres ukentlige møter der informasjonsmail fra Nav fylkesledd og Fylkesmannen gjennomgås, og det gjennomføres møter ca 2 ganger per måned der de ansatte selv kan bringe inn tema til dagsorden og aktuelle problemstillinger/tema tas opp. De som har deltatt på opplæring/kurs deler erfaringer med de andre i opplæringsøyemed.

Veilederne har gjennom tett kontakt med brukerne god kjennskap til den enkeltes situasjon og bruker denne aktivt både i oppfølgings-, endrings- og den forvaltningsmessige delen av arbeidet med den enkelte.  Kommunen sikrer på denne måten forsvarlighet i tjenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Ressursfordeling ansatte Nav Steigen
• Samarbeidsavtale mellom Steigen kommune og Nav Nordland
• Steigen kommunestyres vedtak om innholdet i Nav-kontoret
• Verdier og mål for Nav Steigen
• Delegasjoner ved Nav Steigen
• Årsmelding for 2013 for Nav Steigen
• Oversikt ansvarsområder og faste møter
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp
• Retningslinjer for søkere om økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over personer som har frivillig forvaltning i regi av Nav Steigen
• Kopi av vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmapper for utvalgte sosialhjelpsmottakere
• Beskrivelse av roller i Nav-kontoret
• Rollebeskrivelse veileder i publikumsmottak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 09.01.2014
• Tilsendt dokumentasjon, datert 17.03.2014
• Brev om program for gjennomføring av tilsyn, datert 07.04.2014
• Brev om oppdatert program, datert 22.04.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Leif Aronsen, revisjonsleder
Hildegunn Estensen, revisor
Vanja Ailin Os, revisor