Rapport fra tilsyn med Vefsn kommune ved Nav Mosjøen 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder om:
  - Kommunen har forsvarlige prosesser for identifisering av potensielle deltagere
  - Mulige deltagere informeres om retten til KVP
  - Kommunen har forsvarlige prosesser for kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP
  - Tidsfrist for iverksetting av program overholdes
  - Innhold og omfang av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift
  - Oppfølging i programmet er forsvarlig

Dato: 23.05.2014

Anna Welle
avdelingsdirektør

Randi Gundersen
revisjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vefsn kommune i perioden 28.06.2013 - 23.05.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og inngår som en del av landsomfattende tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter kommuneloven § 60 b, jfr. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen  § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten  - spesielle forhold

Vefsn kommune hadde 13 252 innbyggere per 01.01.2014.

I 2013 mottok 3,4 % av kommunes innbyggere i aldersgruppen 19-66 år økonomisk sosialhjelp. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,9 %. Totalt mottok 292 personer økonomisk sosialhjelp i løpet av 2013, 38 personer mottok økonomisk sosialhjelp i 6 måneder eller mer.

Vefsn kommune hadde på tidspunkt for tilsynet syv deltagere i kvalifiseringsprogram.

Nav Mosjøen har, i tillegg til de kommunale oppgavene som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen,  også ansvar for kommunens flyktningetjeneste. Kontoret har 30 ansatte som er organisert i et mottaksteam og et oppfølgingsteam. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram  er lagt til to medarbeidere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.06.2013 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.02.2014.

Intervjuer 8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 19.02.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram  (KVP), herunder:
  - Identifisering av potensielle deltakere til Kvalifiseringsprogrammet (KVP)
  - Informasjon om rett til KVP
  - Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KV
• Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:
  - At tidsfrist for iverksetting av KVP overholdes
  - At innhold og omfang av KVP er i samsvar med de aktuelle bestemmelsene
  - Forsvarlig oppfølging i programperioden.

5. Funn

Avvik 1:

Vefsn kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle aktuelle kandidater og at kartleggingen for å avgjøre tildelingen gjøres forsvarlig.

Avviket bygger på følgende funn:

• Informasjon om KVP er lite tilgjengelig på kommunens hjemmeside
• Brukere informeres i hovedregel ikke om muligheten for å søke KVP før mulig deltakelse er avklart med oppfølgingsteamet
• Veilederne som ikke arbeider direkte med KVP har ikke tilstrekkelig kunnskap om KVP til å informere og bidra til å identifisere mulige deltakere
• Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging er i liten grad tatt i bruk.
• 3 av 7 deltakerne i KVP på tilsynstidspunktet har ikke gjennomført egenvurdering Det er ikke gjennomført/gjennomført fullstendige arbeidsevnevurdering for 2 av 7 deltakere
• Det er uklart om det er mottak eller oppfølging som skal vurdere innsatsbehov og gjennomføre Arbeidsevnevurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens  § 11 om generell veiledningsplikt
• Forvaltningslovens § 17 om utrednings- og informasjonsplikt
• Sosialtjenestelovens § 17 om opplysning, råd og veiledning
• Sosialtjenestelovens § 6 om opplæring av kommunens personell
• Sosialtjenestelovens § 4 om kravet til forsvarlighet
• Sosialtjenestelovens § 29 om kvalifiseringsprogram
• Sosialtjenestelovens § 5 om internkontroll
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at KVP har forsvarlig innhold, er tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger og at oppfølgingen er tilstrekkelig dokumentert.

Avviket bygger på følgende funn:

• Programmene er i liten grad tilpasset den enkelte deltaker og inneholder sjelden andre tiltak enn ordinære arbeidsrettede tiltak. På tilsynstidspunktet hadde 5 av 7 deltakere ordinære arbeidsrettede tiltak på full tid fra oppstart.
• Oppfølging av deltakerne er ikke tilstrekkelig dokumentert gjennom journalnotat, endring av program og evalueringer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 29 om kvalifiseringsprogram
• Sosialtjenestelovens  § 30 om kvalifiseringsprogrammets  innhold
• Forskrift om kvalifiseringsprogram  og kvalifiseringsstønad,  § 1 om individuelt tilpasset program, evaluering samt kommunens ansvar og veileders rolle
• Forvaltningslovens § 1ld om nedtegning av opplysninger
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4

6. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Kvalifiseringsprogrammet (KVP) er et viktig virkemiddel for å kunne bidra til at personer med perifert forhold til arbeidsmarkedet skal bli i stand til å sørge for seg selv gjennom arbeid. KVP er en engangsrettighet. Programmet må være individuelt tilpasset. De konkrete vurderingene knyttet til målrettet aktivitet må framgå i form av timetall i programmet.

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i Nav beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Nav-leder rapporterer til rådmannen, er en del av rådmannens ledergruppe og del av kommunalsjefens ledergruppe. Nav rapporterer tertialvis til kommunestyret blant annet på KVP. Kommunestyret har sterkt fokus på KVP og etterspør blant annet hvorfor det har vært reduksjon i antall deltakere.

Nav-kontoret har organisert virksomheten sin med ett oppfølgingsteam  og ett mottaksteam. Oppfølgingsteamet består av to faggrupper -syfo og STL inklusive økonomi og gjeldsrådgivning. Samhandlingen og koordineringen mellom de to teamene og mellom de to faggruppene i oppfølgingsteamet framstår som svak. De to teamene har ikke felles fagmøter eller andre organiserte felles faglige møtepunkter. Samhandlingen mellom kommunalt og statlige ansatte ved kontoret framstår ikke som tilfredsstillende.

Nav-leder opplyste under tilsynet at det var startet en prosess for å endre struktur og intern samhandling. Faggruppa STL skulle blant annet omorganiseres for å øke muligheten for tettere brukeroppfølging.

Det framkom under tilsynet at det internt var gitt informasjon om KVP til ansatte i mottak. Kunnskapen om KVP blant de ansatte som ikke arbeider direkte med programmet framsto likevel som mangelfull. Ansatte ved kontoret har, i likhet med øvrige Nav-kontor, fått tilbud om å delta på grunnleggende opplæring om KVP i regi av Fylkesmannen (KVP fra A til Å). Tilbudet ble av kapasitetsmessige ikke benyttet.

Etter Fylkesmannens vurdering må kommunen/Nav-kontorets  ledelse sette i verk tiltak for å bedre kunnskapen om KVP hos alle ansatte, slik at de blir i stand til å identifisere mulige deltakere.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester iarbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Interkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av Nav Mosjøen med tilhørende organisasjonskart
• Samarbeidsavtale mellom Vefsn kommune og Nav Nordland
• Delegasjonsreglement for Vefsn kommune
• Kompetanseplaner
• Årsrapport 2012
• Søknadsskjema for deltagelse i kvalifiseringsprogram
• Oversikt søkere i 2013 og de som har blitt avsluttet
• Oversikt langtidsmottakere sosialhjelp
• Rutiner
• Kopi av vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oversikt sosialhjelpsmottakere
• Klientmapper KVP-deltagere
• Klientmapper for et utvalg sosialhjelpsmottakere
• Aktuelle journalnotat

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28.06.2013
• Tilsendt dokumentasjon, datert 30.09.2013
• Brev om program for gjennomføring av tilsyn, datert 25.10.2013
• Brev om oppdatert program, datert 30.01.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Randi Gundersen, revisjonsleder Hildegunn Estensen, revisor Espen Erichsen Øverland, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet