Rapport fra tilsyn med Brønnøy kommune ved Nav Brønnøy 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning etter lov om sosiale tjenester i Nav § 17 og av økonomisk stønad etter samme lovs §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27 for personer mellom 17 og 23 år, herunder om tjenestene er tilgjengelige, tildelingene forsvarlige og om nødvendig oppfølging gis.

Det ble konstatert ett avvik.

Dato: 08.12.2015

Hildegunn Estensen
revisjonsleder

Vanja Ailin Os
revisor

Randi Gundersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Brønnøy i perioden 28.04.2015-08.12.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9, jfr. kommunelovens kap. 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 01.01.2015 hadde Brønnøy kommune 7 934 innbyggere. Foruten minimumsløsningen i Nav, er Husbankens låne-, tilskudds- og bostøtteordninger tillagt Nav-kontoret.

Brønnøy kommune samarbeider med Vevelstad kommune med felles leder for de to kontorene. Nav-leder rapporterer til virksomhetsleder som er i rådmannens ledergruppe. Nav-leder deltar ikke på faste møter med kommunal leder med unntak av årlige partnerskapsmøtene med Nav Nordland,  men oppgir at kommunal ledelse er tilgjengelig ved behov. Kommunen benytter differensiert målstyring, målekort, som rapporteringsverktøy og de kommunale indikatorer er bl.a. langtidsmottakere, korttidsmottakere, hjemmeboende ungdom, antall innvilgelser/avslag og samlet beløp for kvalifiseringsstønad. Kontoret er organisert i to team: korttid/mottaksteam og oppfølgingsteam. Korttid/mottaksteam har bl.a. ansvar for mottak av alle nye brukere som henvender seg til Nav, sosialhjelpsytelser og tjenesten råd/veiledning.

Kommunen har ei arbeidsgruppe i egen regi, Arbeids-/aktivitetstiltaket Slottet. Da tilsynet ble gjennomført var det 12 deltagere i tiltaket hvorav 5 var i aldersgruppen 17-23 år. Formålet med dette tiltaket er å følge opp deltagere gjennom ulike aktiviteter på vei til skole/utdanning eller til jobb.

I 2014 mottok 3,1 % av befolkningen økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo var 2,5 %. Av befolkningen mellom 18 og 24 år, mottok 10.1 % sosialhjelp i 2014.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.04.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte med Nav-leder ble avholdt 18.08.2015. I formøtet fikk bl.a. Fylkesmannen orientering om samarbeid rundt målgruppen internt i Nav-kontoret og med andre aktører i og utenfor kommunal sektor.

Kontakt med aktuelle samarbeidspartnere. Fylkesmannen gjennomførte telefonmøter med et utvalg av Navs samarbeidspartnere for en enkel kartlegging av hvem Nav samarbeider med i aktuelle saker og hvordan dette samarbeidet arter seg. Dette gjaldt: Flyktningetjenesten, Rus/psykiatrienhet og SLT-koordinator (Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak).

Åpningsmøte ble avholdt 15.09.2015.

Intervjuer
Syv personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 16.09.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter følgende områder:

Om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning etter lov om sosiale tjenester i Nav § 17 og av økonomisk stønad etter samme lovs §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27 for personer mellom 17 og 23 år, herunder om tjenestene er tilgjengelige, tildelingene forsvarlige og om nødvendig oppfølging gis.

5. Funn

Avvik:

Råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år er mangelfullt dokumentert. Det foretas ikke vurdering av hvorvidt stønadsnivået er forsvarlig i alle saker. Ved brudd på vilkår fattes det ikke vedtak om sanksjonering.

Avviket bygger på følgende:

• Det som gis av råd og veiledning dokumenteres i liten grad.
• I 8 av 12 saker er det brukt lavere sats enn statens veiledende satser uten at dette er begrunnet. I 4 av sakene er stønadsnivået så lavt at Nav-kontoret burde ha vurdert hvorvidt stønadsnivået er forsvarlig.
• Ved deltagelse i arbeidsgruppa settes det vilkår som sanksjoneres ved automatisk trekk ved fravær uten at det foretas en konkret individuell vurdering av om konsekvensen skal iverksette. Der konsekvens iverksettes,  fattes det ikke nytt vedtak.
• Brønnøy kommunen har ikke skaffet seg oversikt over hvorvidt egen praksis ved tildeling av tjenestene økonomisk sosialhjelp og vilkårsbruk i forbindelse med ytelser praktiseres i samsvar med lov og forskriftskrav
• Brønnøy kommune har ikke kontrollert og evaluert prosedyrer, instrukser og rutiner for å avdekke og rette opp og forebygge overtredelser av sosiallovgivningen

Kommentar til funnene:

Hovedregelen er at det skal gjøres konkret individuell vurdering av hjelpebehov og stønadsbeløp. Det benyttes sats for tildeling av stønad som vi finner igjen i kommunen/kontorets egne retningslinjer under korttidsnorm/motivering. Denne er betydelig lavere enn statens veiledende retningslinjer. Det kommer ikke fram av vedtak eller annen dokumentasjon hvilke vurderinger som ligger bak valgt stønadsbeløp. I fire saker er det gitt stønad som vurderes som uforsvarlig lave da det ikke går fram av søknader, vedtak eller på annen måte om disse fire er forsørget på annen måte.

Av intervju framgår det at det fanges opp behov for og gis tilpasset råd og veiledning på flere områder, men dette er ikke sporbart i form av tekst i vedtak om økonomisk sosialhjelp, i egne vedtak om råd og veiledning og i svært begrenset grad i journalnotat.

Konsekvensen av vilkårsbrudd skal ikke iverksettes uten at det er fattes et nytt vedtak som viser til vedtaket hvor vilkåret ble fastsatt og som begrunner den konkrete konsekvensen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Brønnøy kommune har på sine hjemmesider samlet viktig informasjon til unge innbyggere under fanen Ung i Brønnøy med link til mange nyttige nettsteder og direkte link til Nav.no. På denne måten sikrer kommunen at unge innbyggere får tilgang til korrekt og oppdatert informasjon om Nav-kontorets tjenester.

Alle vedtak etter lov om sosiale tjenester i nav godkjennes av avdelingsleder. Klagesaker som har vært til endelig behandling hos Fylkesmannen brukes systematisk for læring og sikring av felles lovforståelse. Nytilsatte blir ivaretatt med tett oppfølging/veiledning for å forebygge «utbrenthet» og sykefravær.

Omfanget av klagesaker fra Brønnøy er relativt lite og dekke lite av fagfeltets bredde og vil derfor ikke være tilstrekkelig som kvalitetssikringssystem alene. Av intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon kommer det fram at intern praksis er mer styrende på en del områder enn lov om sosiale tjenester i Nav, og at lov og rundskriv ikke brukes systematisk i arbeidet ved vurdering og gjennomføring av tjenester til aldersgruppen 17-23 år. Arbeids- og velferdsdirektoratets eget kvalitetssikringssystem, Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging, brukes heller ikke i det daglige arbeidet og er ikke tatt systematisk i bruk ved opplæring av nytilsatt. Kommunen foretar ikke systematisk gjennomgang av egen praktisering av tjenester for å skaffe oversikt over hvorvidt tjenestene samsvarer med myndighetskrav.

Etter tilsynet konkluderer Fylkesmannen med at tjenesten råd og veiledning er tilgjengelig for kontorets unge brukere, men at dette ikke er systematisk dokumentert. Til tross for kjennskap om svikt på dette området, har ikke kommunen satt i verk tiltak for å endre mangelfull dokumentasjonspraksis.

Kommunens ledelse etterspør rapportering om økonomi, ber om forklaringer på eventuelt over-/underforbruk og etterspør hvilke tiltak som skal iverksettes for å rette dette opp. Av intervju framgår det at Nav-leder i liten grad er involvert i selve budsjettarbeidet.  Kommunal ledelse har ikke hatt fokus på kvalitetsforbedring av tjenestene som utøves i Nav-kontoret utover tilgjengelighet for brukerne.

Kommunen har etablert egen arbeidsgruppe, Slottet, som tilbyr arbeidspraksis og arbeidsutprøving blant annet til gruppen mellom 17 og 23 år.  Av intervju framgår det at Nav-kontoret har opplevd det som utfordrende å finne formålstjenlig arbeidstrening, -utprøving og eller –praksis i kommunal regi. Nav-leder tok dette opp med kommunal ledelse tidligere i år og rapporterer at det etterpå har blitt enklere å få arbeidsrettede tiltak i kommunale enheter. Fylkesmannen anser det som viktig at Nav-kontoret har en viss bredde i tiltaksplasser de kan tilby for gruppen mellom 17 og 23 år, for at tjenestene som tilbys skal gi ønsket effekt.

Fylkesmannens vurdering etter tilsynet er at internkontrollen/styringen av tjenester eller lov om sosiale tjenester i Nav til gruppen mellom 17 og 23 år ikke i tilstrekkelig grad sikrer at råd og veiledning dokumenteres, at det foretas vurdering av hvorvidt stønadsnivået er forsvarlig i alle saker og at det ved brudd på vilkår fattes vedtak ved sanksjonering. Brønnøy kommune har ikke skaffet seg oversikt over områder i arbeidet med sosiale tjenester til aldergruppen 17-23 år hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav og det er ikke iverksatt nødvendige tiltak for å rette opp eller forebygge svikt på områder der kommunen er kjent med at myndighetskrav ikke overholdes.  

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i Nav § 4, krav til forsvarlighet
Lov om sosiale tjenester i Nav § 5, internkontroll
Lov om sosiale tjenester i Nav § 18, stønad til livsopphold
Lov om sosiale tjenester i Nav § 20, bruk av vilkår

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Brønnøy kommune og Nav Nordland
• Delegering til Nav Brønnøy
• Veiledende normer for sosial stønad i Brønnøy kommune 2015
• Organisasjonskart Nav Brønnøy
• Oppgavedeling ved Nav Brønnøy
• Oversikt ansatte Nav Brønnøy
• Delegasjon i Nav Brønnøy
• Rutinebeskrivelse for saksflyt ved søknad økonomisk stønad
• Informasjonsskriv om nødvendig/aktuell dokumentasjon ved søknad stønad
• Mal for vedtak økonomisk stønad
• Mal for timeinnkalling
• Mal for fullmakt økonomiske forhold
• Mal for henvendelse til kraftselskap
• Mal for melding i forvaltningssak
• Mal for avslag
• Diverse aktuelle maler

Resultatdokumentasjon:

• Utdrag fra kommunenes årsrapport for 2014
• Vedtak med underlagsdokumentasjon, innvilgelser og avslag, for 13 personer i aldersgruppen 17-23 år

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmapper for de 13 som tilsendte vedtak gjaldt
• Klientmapper for et tilfeldig utvalg av sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen 17-23 år

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 28.04.2015
• Dokumentasjon fra Brønnøy kommune, mottatt 08.07.2015
• E-postkorrespondanse i forbindelse med formøte med Nav-leder
• Program for gjennomføring av tilsyn, datert 20.08.2015

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, seniorrådgiver (revisjonsleder)
Randi Gundersen, seksjonsleder (revisor)
Vanja Ailin Os, rådgiver (revisor)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet