Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig ruslidelser og psykiske lidelser ved Dønna kommune 2015

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Dønna kommune i perioden 10. – 11. juni 2015. Tilsynet har undersøkt om Dønna kommune har etablert systemer som sikrer forsvarlig tilbud til personer med betydelige funksjonstap som følge av samtidig ruslidelser og psykiske lidelser. Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Avvik:

Dønna kommune sikrer ikke at det fattes enkeltvedtak innenfor områdene helsehjelp og personlig assistanse til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig rusmisbruk og psykiske lidelser.

Merknad 1:

Dønna kommune har forbedringspotensial når det gjelder skriftliggjøring av internkontrollsystemer.

Merknad 2:

Dønna kommune har forbedringspotensial når det gjelder aktivitetstilbudet til den reviderte målgruppen.

Dato: 10.7.2015

Sita Grepp
revisjonsleder

Finn Asbjørn Trones
revisor

Yngve Osbak
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dønna kommune i perioden 26.2.2015 til 11.6.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift, mer der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke muligheter for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dønna kommune er med sine ca. 1400 innbyggere en av fire kommuner i HALD-samarbeidet (Herøy, Alstahaug, Leirfjord, Dønna).

Rustjenesten og psykiatritjenesten i Dønna er organisert i helse- og legetjenesten og hjemmetjenesten. Dønna kommune har en to-nivå modell, og begge tjenestene ved enhetslederne rapporterer direkte til rådmannen.

Helse- og legetjenesten er åpen på dagtid mandag til og med fredag. Oppfølgingen av pasientene/brukerne utenom åpningstiden og i høytider ivaretas av pleie- og omsorgstjenesten og legevakten.

Rustjenesten utgjør ett årsverk, mens Nav har satt av en 30 % stilling til rusarbeid. Psykiatritjenesten har ett årsverk, ivaretatt av psykiatrisk sykepleier.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.2.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.6.2015.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 11.6.2015.

Hva tilsynet omfattet

Helse og omsorgstjenester til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig ruslidelser og psykiske lidelser.

Helse- og omsorgstjenester er avgrenset til følgende lovområder:

• helsehjelp og personlig assistanse
• individuell plan, koordinator og koordinerende enhet
• utforming og iverksetting av enkeltvedtak
• journal- og informasjonssystemer

Funn

Avvik:

Dønna kommune sikrer ikke at det fattes enkeltvedtak innenfor områdene helsehjelp og personlig assistanse til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig rusmisbruk og psykiske lidelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 2, jf. kapittel 4 og 5
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 3-2 nr. 6 a og b, jf. § 4-1
• Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene

Avviket bygger på følgende:

• En del brukere har ikke vedtak på helse- og omsorgstjenester
• En del brukere har ikke vedtak på aktivitetstilbud (personlig assistanse) ut over lavterskelnivå
• Eksisterende vedtak oppdateres/evalueres ikke
• Vedtak viser til utdatert lovverk
• Vedtak er mangelfullt utredet/begrunnet
• Vedtak henviser til feil klageinstans
• Igangsatte tiltak blir ikke vedtaksfestet
• Vedtak iverksettes ikke når det gjelder støttekontakt
• Vedtak om støttekontakt fattes ikke før oppdragstaker er engasjert

Merknad 1:

Dønna kommune har forbedringspotensial når det gjelder skriftliggjøring av internkontrollsystemer

Merknad i forhold til Internkontrollforskriften § 5

Merknaden bygger på:

• Det foreligger forholdsvis lite skriftliggjøring av IK-prosedyrene innenfor det reviderte området

Kommentar

Selv om internkontrollen blir ivaretatt gjennom forholdsvis god praksis på mange områder, vil en økende skriftliggjøring av IK-rutinene kunne føre til økt bevissthet om rutinene, og dermed redusere risikoen for svikt innenfor det reviderte området. Det vises i denne forbindelse til IK-forskriften § 5, hvor det fremgår at samme forskrifts § 4 a-h, skal dokumenteres i det omfang som er nødvendig av hensyn til virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.

Merknad 2:

Dønna kommune har forbedringspotensial når det gjelder aktivitetstilbudet til den reviderte målgruppen

Merknad i forhold til kvalitetsforskriften § 3, jf. også merknad 2 hva angår skriftliggjøring av prosedyrer når det gjelder oppgaver og innhold i tjenestene.

Merknaden bygger på:

• Kommunens aktivitetstilbud til målgruppen er noe ensidig og mangelfullt
• Det noe ensidige aktivitetstilbudet gjelder i hovedsak lavterskeltilbud og er rettet mot psykisk utviklingshemmede

Regelverk

• Lov 2011-06-24 nr. 30 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.
• Lov 1984-03-30 nr. 15 Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m..
• Lov 1999-07-02 nr. 64 Lov om helsepersonell m.m..
• Lov 1999-07.02 nr. 63 Lov om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Forskrift om pasientjournal.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan Dønna kommune
• Oversikt pasienter med ROP lidelser i Dønna kommune
• Vedtak skrevet av Hjemmetjenesten
• Oversikt over ansatte i Hjemmetjenesten
• Oversikt ansatte i Nav Dønna
• Søknadsskjema om økonomisk hjelp
• Skjema brukt av Hjemmetjenesten
• Søknadsskjema om pleie- og omsorgstjenester
• Rutiner og søknadsskjema for Individuelle planer
• Stillingsbeskrivelse for psykiatrisk sykepleier
• Stillingsbeskrivelse for avdelingsleder ved hjemmetjenesten
• Rutiner og søknadsskjema for kommunal bolig
• Rustjenesten/Rusteam i Dønna kommune
• Henvisningsskjema til Rusteamet
• Skjema for frivillig rusmiddeltesting under graviditet
• Prosedyre for gravide rusavhengige
• Rapport «Utvikling og utprøving av samhandlingsmodeller på rusfeltet
• Samarbeidsavtale med «Av-og-til»
• Stillingsbeskrivelse for kommunelege 1
• Rutiner ved bruk av narkotikatest ved Dønna Legekontor
• Informasjon om tjenester for rusavhengige
• Samarbeidsavtale om folkehelse mellom Dønna kommune og Nordland fylkeskommune
• Alkoholpolitisk handlingsplan
• Folkehelseplan
• Retningslinjer og rutiner for oppfølging «Tidlig inn»
• Veiviser «Tidlig samtale om alkohol og levevaner»
• Nasjonal faglige retningslinjer for svangerskapsomsorgen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 journaler i journalsystemet CosDoc
• Avviksmelding

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 26.2.2015 fra Fylkesmannen i Nordland til Dønna kommune med varsel om tilsyn.
• Oversendelse av dokumenter fra Dønna kommune mottatt her 16.4.2015.
• Brev av 17.4.2015 fra Fylkesmannen med program for tilsynet.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Yngve Osbak, seniorrådgiver Finn Asbjørn Trones og seniorrådgiver Sita Grepp.

Med hilsen

Jan-Petter Lea (e.f.)
fylkeslege

Sita Grepp
seniorrådgiver

Dette brevet er godkjent elektronisk.