Rapport fra tilsyn i Lødingen kommune, ved Nav Lødingen 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet

Forvaltning av tjenester i medhold av STL.

• Opplysning råd og veiledning, § 17.
• Behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 03.12.15

revisjonsleder Leif Aronsen

revisor Espen Øverland Erichsen

revisor Vanja Ailin Os

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lødingen kommune ved Nav Lødingen i perioden 20.02.15 - 03.12.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» jfr. Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad, med en hovedvekt på personer mellom  17 og 23 år. Vi har valgt å gå ut over målgruppen  17 til 23 blant annet for å få et godt nok grunnlag for våre vurderinger.

Rapporten omhandler kun det som er tema for tilsynet, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lødingen kommunen ligger sørøst på Hinnøya. Geografisk er kommunen en del av Ofoten, men samarbeider med kommunene i Vesterålen. I følge SSB hadde kommunen 2 160 innbyggere per 01.01.15

I 2014 mottok 69 personer økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven. Lødingen kommune hadde ca. 2.8 prosent arbeidsledige per oktober 2015. Kommune tar imot mange flyktninger. Ca. 10 prosent av innbyggerne er flyktninger, og kommunen har et økt antall bosatte flyktninger som er ferdig med introduksjonsprogrammet  og som trenger tett oppfølging blant annet som arbeidssøkere.

Nav-kontoret  er organisert med Nav-leder og to avdelingsledere. Avdeling for kommunale tjenester har fem årsverk, og avdeling for statlige tjenester har tre årsverk. Nav Lødingen har i tillegg til minimumsløsningen  lagt til Husbankens støtteordninger, som bostøtte og startlån.

Støttekontaktordningen og edruskapsvern er også i kontorets oppgaveportefølje.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen  omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.02.15. Nytt tidspunkt for tilsynet ble sendt 05.03.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 13.10. 15.

Intervjuer
Vi intervjuet 6 personer.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 14.10.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/forvaltning  av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom  17 og 23 år. Kvalifiseringsprogrammet og individuell plan var ikke en del av tilsynet.

Vi har sett på tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, samt samhandling både internt og eksternt. Vi har kontrollert nettsidene og den informasjonen som er i og som gis i mottaket i kontoret.

Vi har gjennomgått styringsdokumenter, vedtak og journaler for et utvalg av brukerne, herunder for alle aktive brukerne mellom  17 og 23. Vi har sett på kommunens internkontroll i form av beskrivelser og hvordan den fungerer i praksis.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av aktivitetene i virksomheten og gir dermed ikke en samlet vurdering av situasjonen ved kontoret.

5. Funn

Tilsynet finner ikke grunnlag for avvik eller merknader ved Nav Lødingen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Vi har sett på om det er gjort forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning. Herunder om brukerens behov er ivaretatt. Vi har også sett på samarbeid og samhandling med kommunen for øvrig.

Nav er tydelig en del av kommunen, og kommunikasjonen mellom enhetene i kommunen synes å være god. Nav har fokus på utsatte grupper og ungdom spesielt. De kartlegger grundig og følger opp tett. Hvilken bistand bruker får og de vurderinger som gjøres i saken er sporbart i kontorets dokumenter.

Nav samhandler med andre enheter som flyktningetjenesten, barnevern og enhet for rus/psykiatri. De er også med i et Tverrfaglig team. Nav samhandler med namsmannen, kraftleverandør og arbeidsgivere både generelt og etter brukernes behov, og samarbeidet er innenfor rammen av taushetsplikten. Nav sikrer at bruker forstår informasjon som gis, både muntlig og i form av vedtak. Nav bruker tolk hyppig. Råd og veiledning har et fokus både når det gjelder saker som angår økonomi, men også andre saker som f.eks oppfølging i forhold til jobb eller aktivitet. Det fattes vedtak på den delen av tjenesten som er økonomisk råd og veiledning. Samtidig er annen råd og veiledning tydelig i journal  og/eller som del av andre vedtak.

Nav-leder har faste møter med rådmann/ assisterende rådmann og deltar i rådmannens ledergruppe. Nav-leder rapporterer til rådmann.

Nav-kontoret deltar i flere regionale nettverk, blant annet nettverk for sosial bistand, og nettverk for økonomisk rådgivning.

Alle ansatte i Nav-kontoret har fagkompetanse og leder prioriterer jevnlig de ansatte i forhold til opplæring og kurs. Ny kompetanse deles med andre i kontoret på fagmøtene. Det skrives referat fra møter, som alle skal lese.

Styringssystemet fremstår som strukturert og velfungerende. Nav-kontoret har god samhandling med den øvrige delen av kommunen.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandling i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift til forvaltningsloven og lov om arbeids- og velferdsforvaltning  (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)   (Nav-loven).
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i Nav, Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Nav Lødingen og Nav Nordland
• Driftsavtale mellom Lødingen kommune og Nav Nordland om drift av Nav Lødingen
• Delegeringsreglement  av 03.10.14, KS- 067/14
• Anvisningsmyndighet
• Økonomihåndbok  2012
• Statlige veiledende retningslinjer K-sak 003/12
• Årsmelding 2014
• Organisering av Nav Lødingen
• Oversikt over ansatte
• Rutiner for internkontroll for Nav Lødingen, kommunale tjenester 2015
• Rutinehåndbok for kommunale tjenester
• Beskrivelse av saksbehandling -fra henvendelse eller søknad om opplysning, råd og veiledning, og økonomisk stønad mottas til vedtak fattes, meddelt evt. utbetalt.
• Delegering internt i Nav-kontoret og anvisningslagg
• Kopi av søknadsskjema, standard brev og andre formularer som brukes i forbindelse med behandling av søknader om opplysning, råd og veiledning, samt økonomisk stønad
• Opplysning om rutiner, interne retningslinjer, opplæringsplaner, avviksprosedyrer/skjema  og interne møter
• Kopi av 5 vedtak om opplysning, råd og veiledning Sti § 17
• Kopi av 15 vedtak om tildeling av økonomisk stønad med vedlegg etter Stl
• Kopi av 7 vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad etter Stl.
• Kopi av 5 vedtak er det er stilt vilkår med hjemmel i Stl. § 20.

Fylkesmannen har også gjennomgått en egenkartlegging kommunen hadde i 2013 vedrørende prosjektet Vårres unga - vårres framtid, for barn og unges beste. Analysen er utført av en tverrfaglig gruppe og en er systematisk gjennomgang av kommunens tjenester sett i lys av barnekonvensjonen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler til allerede mottatte saker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 20.02.15
• Endring av tilsynsdato av 05.03.15
• Dokumentasjon av 31.08.15
• Program av 29.09.15, og revidert program av 06.10.15
• Annen korrespondanse; kontaktperson, avklaring av intervju og praktisk gjennomføring

9.  Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok: Leif Aronsen, Espen Øverland Erichsen og Vanja Os

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet