Rapport fra tilsyn etter Lov om sosiale tjenester i Nav i Narvik kommune ved Nav Narvik 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder om

• Kommunen har forsvarlige prosesser for identifisering av potensielle deltagere
• Mulige deltagere informeres om retten til KVP
• Kommunen har forsvarlige prosesser for kartlegging, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP
• Tidsfrist for iverksettelse av program overholdes
• Innhold og omfang av program er i samsvar med krav i lov og forskrift
• Oppfølging i programperioden er forsvarlig

Det ble ikke konstatert avvik men tilsynet fant grunn til å komme med en merknad.

Dato: 30.06.2015

Hildegunn Estensen
revisjonsleder

Leif Aronsen, Merethe Wie Sandbakk
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Narvik kommune i perioden 14.01.2015 – 30.06.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9, jfr. kommunelovens kap. 10a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble funnet grunnlag for en merknad.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 01.01.2015 hadde Narvik kommune 18 853 innbyggere. Foruten minimumsløsningen i Nav, er kommunens flyktningetjeneste lagt til Nav.

Nav-leder er underlagt en av tre kommunalledere, som igjen er del av rådmannens ledergruppe. Kommunalleder og Nav-leder har faste månedlige møter. Kontoret har organisert seg i fire avdelinger; informasjon og veiledning, oppfølging, introduksjon og bosetting og drift/økonomi. En av de ansatte i oppfølgingsavdelingen har spesielt ansvar for KVP og oppfølging av personer som er aktuelle for deltagelse i KVP.

I 2014 mottok 3 prosent av Narviks befolkning økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo er 2,5 prosent. Av innbyggerne mellom 20 og 66 år mottok 4,8 prosent økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo er 4,2 prosent.

De siste årene har Narvik kommune vært preget av nedleggelser av flere bedrifter, deriblant store bedrifter med mange ansatte. Narvik kommune har store gjeldsforpliktelser etter Terra-kjøp og er oppført i register om betinget godkjenning og kontroll med hjemmel i kommunelovens § 60 (ROBEK).

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.01.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.05.2015.

Intervjuer
Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.05.2015.

Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram, herunder:

• Om kommunen informerer om retten til KVP
• Identifisering av potensielle deltagere til KVP
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KVP

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

• At tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• At innhold i og omfang av program er i samsvar med krav i lov og forskrift
• At oppfølgingen i løpet av programperioden er forsvarlig

Funn

Det ble ikke avdekket forhold som ga grunn for å konkludere med at Narvik kommune ikke sikrer forsvarlig tildeling eller gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Merknad:

Narvik kommune dokumenterer i varierende grad deltagernes programinnhold, evalueringer og justeringer som gjøres underveis i arbeidet med kvalifiseringsprogrammet.

Kommentar til merknad:

Narvik kommune har et forbedringspotensiale i å sikre at arbeidet med gjennomføring av kvalifiseringsprogram dokumenteres. Veileder gjør godt rede for programinnhold, oppfølging, evalueringer og justeringer underveis, men dette kan ikke alltid leses ut av resultatdokument som planer eller journaldokument. Av lov om behandlingsmåten i forvaltningens § 11 d framgår det at opplysninger av betydning for saken skal nedtegnes så vidt der er mulig. Videre kan dette dokumentasjonskravet utledes av lov om sosiale tjenester i Nav § 4. Skriftliggjøring av programinnhold, evalueringer underveis og eventuelle justeringer øker muligheten for etterprøving og vil kunne være til hjelp for kommunen der deltaker avslutter uten å ha gjennomført programmet i arbeidet med kvalitetsforbedring og forebygging av svikt.

Tilsynet finner ikke at dette har hatt betydning for kvaliteten for innholdet i den enkelte deltagers program, men ser at Narvik kommune, ved å fortsette med en slik praksis, risikerer svikt i tjenesten ved for eksempel fravær.

Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Narvik kommune har direkte link til Nav på kommunens hjemmesider. Dette betyr at innbyggerne har tilgang på korrekt og oppdatert informasjon om kvalifiseringsprogram. Tilsynet vurderer at Narvik kommune har god styring og ledelse som fører til tilstrekkelig informasjon om KVP til befolkningen, at aktuelle kandidater fanges opp og at disse får tilbud om program. Tilsynet vurderer at Narvik kommunes styring av innhold i og omfang av programmene samt oppfølging av deltagere i kvalifiseringsprogram er forsvarlig.

Nav Narviks ansatte har tilstrekkelig kjennskap til KVP til at de kan identifisere aktuelle kandidater. Narvik kommune har satt av en stillingsressurs til å arbeide spesielt med KVP. Det arbeides systematisk med identifisering av aktuelle kandidater. Nav-leder gjennomgår brukerstatistikk månedlig, de ulike team gjennomgår lister over sosialhjelpsmottakere og andre aktuelle pluss at veileder med spesielt ansvar for KVP samarbeider med alle teamene i identifiserings- og rekrutteringsarbeidet. Den samme medarbeideren har tett oppfølging av aktuelle kandidater i perioden før det søkes KVP for å kartlegge behov, muligheter og utfordringer, samt for å motivere for deltagelse. Kartleggingen som gjøres i arbeidsevnevurderingene er av en slik kvalitet at de gir veiledning til hva som er nødvendig programinnhold. KVP er på dagsorden i jevnlige møter mellom Nav-leder og avdelingsleder. Nav-leder har også jevnlig dialog med veileder som arbeider spesielt med KVP.

Veileder med spesielt ansvar for KVP har siden oppstart deltatt på fagsamlinger og studieturer. Han har kontakt med veiledere som arbeider med tilsvarende oppgaver i andre kommuner bl.a. for å utveksle erfaringer. Det ble opplyst i intervju at det er handlingsrom for å kjøpe tjenester, utstyr og annet som er nødvendig for å tilby formålstjenlige program.

Kommunalleder etterspør kvalitet ved at han forventer at unge etter seks måneder som sosialhjelpsmottakere skal være enten i utdanning eller arbeidsrettede tiltak og beskriver at kommunens politikere har fokus på aktivitetsplikt og jobb først. Kommunen har sterkt fokus på tiltak for ungdom og ungdomsrettede prosjekt/aktiviteter.

Tilsynet ser imidlertid at kommunen bedre kan tilrettelegge for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet ved å systematisk stille kommunale arbeidstrenings- og praksisplasser til disposisjon. Kun et fåtall av kommunens 43 enheter stiller slike plasser til disposisjon ved henvendelser fra Nav.

Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskriften for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Narvik kommune og Nav Nordland
• Samarbeidsavtale mellom Narvik kommune og Nav nordland om bruk av Arena som oppfølgingsverktøy
• Kommunens delegasjonsreglement og delegasjon til Nav-leder
• Kompetanseplan for tjenesteområdet
• Kompetanseplan for Nav Nordland
• Virksomhetsplan for sosial- og flyktningetjenesten
• Organisasjonskart Nav Narvik
• Oversikt over ansatte
• Stillingsbeskrivelser
• Delegasjon i Nav Narvik
• Møteplan for Nav Narvik
• Møtereferat der KVP har vært på dagsorden
• Rutinebeskrivelse KVP
• Søknadsskjema og andre formular

Resultatdokumentasjon:

• Årsmelding 2013/2014
• Vedtak om tildeling KVP aktive programdeltagere med underlagsdokumentasjon
• Vedtak om avslag KVP med underlagsdokumentasjon, f.o.m januar 2014
• Oversikt over avsluttede deltagere
• Oversikt over sosialhjelpsmottakere fordelt på alder og varighet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmapper for 15 langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 14.01.2015
• Dokumentasjon fra Narvik komme, mottatt 25.02.2015
• Program for gjennomføring av tilsyn, datert 25.03.2015
• E-postkorrespondanse om flytting av dato for tilsynsbesøk
• Program for gjennomføring av tilsyn ny dato, datert 12.05.2015

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, revisjonsleder
Leif Aronsen, revisor
Merethe Wie Sandbakk, revisor