Rapport fra tilsyn med Sortland kommune ved Nav Sortland 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik og merknaden som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tema for tilsynet er om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP), herunder om:

• Kommunen har forsvarlige prosesser for identifisering av potensielle deltagere
• Mulige deltagere informeres om retten til KVP
• Kommunen har forsvarlige prosesser for kartlegging, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP
• Tidsfrist for iverksettelse av program overholdes
• Innhold og omfang er i samsvar med krav i lov og forskrift
• Oppfølging i programperioden er forsvarlig

Dato: 27.10.2015

Hildegunn Estensen
revisjonsleder

Leif A. Aronsen
revisor

Merethe Wie Sandbakk
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sortland kommune ved Nav Sortland i perioden 14.01. – 27.10.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år,

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester tillagt Nav-kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler det avvik som er avdekket under revisjonen og den merknad som er gitt og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Per 01.01.2015 hadde Sortland kommune 10166 innbyggere. Foruten minimumsløsningen i Nav, er kommunens arbeid med introduksjonsordning for flyktninger lagt til Nav.

Nav-leder rapporterer til kommunalleder som er i rådmannens ledergruppe. Nav-leder har ingen faste møter med kommunalleder eller rådmann, men oppgir at de er tilgjengelige ved behov. Nav-leder har faste møter med økonomisjef og HR-ansvarlig. Kontoret er organisert i fire avdelinger/team: verts-/støtteteam, markedsteam, oppfølgingsteam og flyktningeteam. Ansvaret for utvelgelse av kandidater, kartleggingen og gjennomføringen av KVP er fordelt på fire av fem medarbeidere i markedsteamet og hos teamleder. Vedtak fattes av medarbeider i oppfølgingsteam som også har ansvar for at utbetalingene blir korrekt.

I 2014 mottok 3 prosent av Sortland befolkning økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet for kommuner utenom Oslo var 2,5 prosent. Av innbyggerne mellom 20-66 år, hovedmålgruppen for KVP, mottok 4,5 prosent økonomisk sosialhjelp. Landsgjennomsnittet utenom Oslo for denne gruppen er 3,9 prosent. Gjennomsnittlig deltagertall for KVP i 2014 var 6,9.

I arbeidet med å lage formålstjenlige program benyttes i stor grad lokale tiltaksarrangører. Disse har anledning til å tilby variert og tilpassede program med arbeidsrettede tiltak i eller utenfor egen virksomhet og samtidig være tilgjengelig for tett oppfølging. Det er usikkerhet rundt hvor mange slike tiltaksplasser kommunen kan benytte videre framover og det er derfor sannsynlig at Nav-veilederne i større grad må lage tilpassede individuelle program og følge deltagerne tett opp selv.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.01.2015.

Åpningsmøte ble avholdt 8. september 2015.

Intervjuer
Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 9. september.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram, herunder:

• Om kommunen informerer om retten til KVP
• Identifisering av potensielle deltagere til KVP
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KVP

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder:

• At tidsfrist for iverksetting av program overholdes
• At innhold i og omfang av program er i samsvar med krav i lov og forskrift
• At oppfølgingen i løpet av programperioden er forsvarlig

5. Funn

Avvik:

Alle potensielle deltagere får ikke informasjon om ordningen KVP. Arbeidsevnevurdering er i seks av ni saker ikke gjort før oppstart av program.

Avviket bygger på følgende funn:

• Informasjon om KVP til potensielle deltagere er styrt av kapasitet til oppfølging hos veilederne
• Ingen informasjon om KVP i Nav-kontorets mottak
• 6 av 9 deltagere har ikke blitt arbeidsevnevurdert før oppstart
• Kartleggingen av 4 av 9 deltagere inneholder ikke nok informasjon til at den kan fungere som beslutningsgrunnlag for om det er behov for koordinerte tjenester, programinnhold og oppfølging
• Kommunen etterspør ikke om potensielle kandidater blir informert om sin rett
• Sortland kommunen har ikke skaffet seg oversikt over hvorvidt egen praksis ved tildeling av KVP er i samsvar med lov og forskriftskrav

Kommentar til funnene:

Arbeidet med utvelgelse av kandidater og informasjon til disse ikke er underlagt systematisk styring. Det er opp til hver enkelt veileder å informere potensielle kandidater om KVP. I intervjuene kommer det fram at veiledere periodevis kvier seg for å informere om KVP til aktuelle kandidater på grunn av opplevd mangelfull kapasitet til oppfølging. Dette blir derved styrende for hvilke personer som får informasjon om og motiveres for å søke om deltagelse i KVP.

Ved befaring fant tilsynet ingen brosjyrer eller oppslag med info om KVP.  Det er ikke et krav i seg selv å ha slik informasjon tilgjengelig i Nav-kontorets publikumsområde, men aktuelle kandidater som ikke får direkte informasjon om KVP vil selv kunne etterspørre ordningen dersom generell informasjon er tilgjengelig for dem i publikumsmottak.

Rett til kvalifiseringsprogram forutsetter at søkeren har gjennomgått en arbeidsevnevurdering før oppstart.

For at en kartlegging skal være forsvarlig og gi veiledning om formålstjenlig innhold skal søkers evner, ressurser og forhold som hemmer og fremmer deltagelse i arbeidslivet beskrives. Den bør være oppdatert og dersom det benyttes en AEV fra tidligere, skal veileder sammen med søker gå igjennom informasjonen og avgjøre om den kan benyttes som beslutningsgrunnlag.

Merknad:

Sortland kommune dokumenterer i varierende grad deltagernes programinnhold, evalueringer og justeringer som gjøres underveis i arbeidet med kvalifiseringsprogram.

Kommentar til merknad:

Sortland kommune har et forbedringspotensiale i å sikre at arbeidet med gjennomføring av kvalifiseringsprogram dokumenteres. Veiledere gjør godt rede for programinnhold, oppfølging, evalueringer og justeringer underveis, men dette kan i liten grad leses ut av resultatdokument som planer og journalnotat. Av lov om behandlingsmåten i forvaltningens § 11 d framgår det at opplysninger av betydning for saken skal nedtegnes så vidt det er mulig. Dette dokumentasjonskravet kan også utledes av forsvarlighetskravet i lov om sosiale tjenester i Navs § 4. Skriftliggjøring av programinnhold, evalueringer underveis og eventuelle justeringer øker muligheten for etterprøving, synliggjør brukermedvirkningen og vil spesielt være til hjelp for kommunen der deltager avslutter uten å ha gjennomført programperioden i kommunens arbeide med kvalitetsforbedring og forebygging av svikt.

Tilsynet finner ikke at dette har hatt betydning for kvaliteten i den enkeltes programinnhold, men ser at Sortland kommune kan forbedre sin dokumentasjonspraksis.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Sortland kommune har ikke skaffet seg oversikt over områder i arbeidet med KVP hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

KVP er en tjeneste som er lite kjent i befolkningen. Mulige deltakere søker sjelden om deltagelse uten å ha blitt informert om ordningen først. Sortland kommune har link til NAV.no på kommunens hjemmesider. Dette betyr at Sortlands innbyggere har tilgang på korrekt og oppdatert informasjon om kvalifiseringsprogram. Generell informasjon, kun via nettsider, vurderes ikke som tilstrekkelig når vi samtidig gjennom intervju får informasjon om at ikke alle aktuelle kandidater informeres om KVP og mulighet for deltagelse i program. Nav Sortlands ansatte har tilstrekkelig kjennskap til KVP til at de kan identifisere aktuelle kandidater. I perioder opplever veilederne at manglende kapasitet til oppfølging eller ventetid for inntak hos tiltaksarrangør er styrende for hvorvidt de gir aktuelle deltakere informasjon om KVP.  For at alle aktuelle kandidater skal fanges opp og gis mulighet for å delta i et tilpasset program, må det i kommunen være et system som sikrer at disse fanges opp og blir informert om muligheten for å søke. Ansvaret for informasjon til den enkelte kandidat er lagt til medarbeiderne uten at det følges opp eller kontrolleres hvorvidt alle aktuelle kandidater får slik informasjon.

Av intervju kommer det fram at lov om sosiale tjenester i Nav ikke brukes systematisk i arbeidet med identifisering, kartlegging og beslutninger i forbindelse med KVP. Arbeids- og velferdsdirektoratets eget kvalitetssikringssystem, Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging, brukes ikke i arbeidet med KVP.

Samlet vurdering etter tilsynet er at kommunens internkontroll/styring av arbeidet med KVP ikke i tilstrekkelig grad sikrer at det gis informasjon til alle aktuelle kandidater eller at foretas nødvendig kartlegging i forkant av oppstart av program, slik det er krav om i  lov om sosiale tjenester i Nav.

7. Regelverk

§ 4 Lov om sosiale tjenester i Nav, krav til forsvarlighet
§ 5 Lov om sosiale tjenester i Nav, Internkontroll
Forskrift F19.11.2010 Nr. 1463 Forskrift om internkontroll for kommunene i arbeids- og velferdsforvaltningen
§ 29 Lov om sosiale tjenester i Nav, kvalifiseringsprogram                                             

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan Nav Sortland
• Oversikt ansatte
• Arbeidsoppgaver ansatte
• Delegasjonsreglement for Sortland kommune
• Delegasjonsreglement økonomisk sosialhjelp
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Nav Nordland
• Driftsavtale mellom kommunen og Nav Nordland
• Samarbeidsavtale mellom kommunen og Arbeids- og velferdsdirektoratet om bruk av Arena
• Databehandlingsavtale
• Søknadsskjema for KVP
• Rutiner for KVP ved Nav Sortland
• Saksbehandlingsrutiner ved søknad økonomisk sosialhjelp
• Søknadsskjema for inntak arbeidsmarkedstiltak
• Kompetanseplan 2015 for Nav Nordland
• Oversikt møtestruktur Nav Sortland
• Rapport om lokal brukerundersøkelse fra 2014
• Utdrag fra årsrapport for Sortland kommune for 2014
• Oversikt over deltagere avsluttet i KVP i 2014 og fram til februar 2015
• Aktuelle utdrag fra SSB
• Vedtak med bakgrunnsdokumentasjon for 11 KVP-deltagere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Klientmapper for 11 KVP-deltagere
• 9 klientmapper for tilfeldig utvalgte langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 14.01.2015
• Dokumentasjon fra Sortland kommune, mottatt 21.05.2015
• E-postkorrespondanse om flytting av dato for tilsynsbesøk
• Program for gjennomføring av tilsyn, datert 20.08.2015

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hildegunn Estensen, seniorrådgiver (revisjonsleder)

Leif A. Aronsen, seniorrådgiver (revisor)

Merethe Wie Sandbakk, rådgiver (revisor)