Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav, Andøy kommune ved Nav Andøy 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avviket som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet
Forvaltning av tjenester i medhold av sosialtjenesteloven.

• Opplysning, råd og veiledning, § 17.
• Behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20 og 21.

Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenester til personer mellom 17 og 23 år.

Det ble konstatert ett avvik.

Dato: 14.04.16

revisjonsleder Leif Aronsen

revisor Espen Øverland Erichsen

revisor Vanja Ailin Os

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Andøy kommune ved Nav Andøy i perioden 02.12.15 – 14.04.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad med hovedvekt på personer mellom 17 og 23 år.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Andøy er den nordligste kommunen i Vesterålen og Nordland fylke. Geografisk består kommunen av Andøya og deler av Hinnøya. I følge SSB hadde kommunen 4991 innbyggere per 01.01.15.

I 2014 mottok 184 personer økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven, og kommunen hadde ca. 4,5 prosent arbeidsledighet pr. januar 2016. I 2013 startet kommunen med prosjektarbeid med fokus på kvalifisering til arbeid. De ser at de har lyktes med å få flere flyktninger ut i ordinært arbeid, men mange er i deltidsarbeid og trenger supplerende økonomisk stønad.

Nav Andøy har 3,5 kommunale stillinger samt en prosjektstilling for oppfølging av sosialhjelpsmottakere. Flyktningetjenesten er lagt til Nav-kontoret. Kontoret har hensiktsmessige lokaler, sentralt i kommunesenteret.

Kommunen og Nav-kontoret har et ungdomsfokus, og Nav Andøy uttrykker bekymring for situasjonen til ungdom som passivt mottar økonomisk stønad. I 2014 var det 42 personer i aldergruppen 18 – 24 som mottok økonomisk stønad ved en eller flere anledninger. Mange av disse ungdommene har ikke ressurser til å delta i arbeidspraksis, og har behov for tilrettelegging både i forhold til arbeid eller skole, bo-veiledning og oppfølging av psykisk helse.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.12.15.

Åpningsmøte ble avholdt 17.02.16.

Intervjuer Vi intervjuet 6 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 18.02.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/ forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og 21. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år. Kvalifiseringsprogrammet og individuell plan var ikke en del av tilsynet.

Vi har sett på tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, samt samhandling både internt i kontoret og med eksterne. Vi har sett på nettsidene og den informasjonen som gis og fins i mottaket ved kontoret.

Vi har gjennomgått styringsdokumenter med rutinebeskrivelser og maler, samt vedtak og journaler for et utvalg av brukerne, herunder for alle aktive brukere mellom 17 og 23 år, etter 01.07.15

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av aktivitetene i virksomheten og gir dermed ikke en samlet vurdering av situasjonen ved kontoret.

5. Funn

Avvik:

Bruk av vilkår i medhold av sotjl. § 20 tilfredsstiller ikke bestemmelsene i loven.

Avviket bygger på følgende funn:

• Standard bruk av vilkår. Dvs. en fast tekst/mal brukes som vilkår i vedtak til alle.
• Det fremgår ikke klart hva vilkåret går ut på og hva som skal til for at vilkåret er oppfylt.
• Det vises heller ikke til mulige konsekvenser ved brudd på vilkår.
• Standard vilkår er mer som informasjon enn vilkår etter sostjl. § 20.
• I de tilfeller der det settes konkrete betingelser for stønad er dette knyttet til vurderingen av stønaden og ikke som vilkår etter sostjl. § 20.
• Standard mal vedrørende vilkår er brukt til å informere om inngangskriterier/ vilkår for retten til tjenester etter sosialtjenesteloven.

Nav-kontoret gjør forsvarlig kartlegging av brukers evne til å stå i arbeid og eller aktivitet, men vurderingen er ikke knyttet til sotjl. § 20. Det kommer heller ikke frem i vedtak hva det konkrete vilkåret innebærer og hva som skal til for at bruker har oppfylt dette vilkåret. Det vises heller ikke til mulige konsekvenser ved brudd på vilkår. Tilsynet har ikke registrert at Nav-kontoret har sanksjonert mulige brudd/ manglende oppfølging av standard vilkår.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Internkontroll er styring av kvalitet på forvaltning av tjenester, jf. forsvarlighetskravet i sotjl. § 4, og kontoret må ha et reflektert forhold til hvordan dette blir i varetatt. I Andøy kommune, ved Nav Andøy ivaretas dette ved ukentlig å ha møter med fokus på forsvarlig saksbehandling, kontinuerlig forbedring av tjenesten og utvikling av medarbeidernes kunnskaper og ferdigheter. Nav Andøy har likevel ikke sikret at vilkår i medhold av sotjl. §20 forvaltes forsvarlig.

Nav-leder har faste møter med rådmann og deltar i rådmannens ledergruppe. Nav-leder rapporterer til rådmann.

Samhandlingen mellom Nav og andre kommunale enheter synes å være god. Både Nav og kommunen for øvrig synes å ha et ungdomsfokus og Nav-kontoret har faste møter med brukere og videregående skole. Flyktningetjenesten er en del av Nav-kontoret, og fokus på utdanning, aktivitet og arbeid kommer tydelig frem hos de ansatte. Nav sikrer at bruker forstår informasjonen som gis, både muntlig og skriftlig, og tolk brukes etter behov.

Tjenesten opplysning, råd og veiledning blir gitt både når det gjelder saker som angår økonomi, men også i andre saker. Nav-kontoret har tidligere kjøpt den delen av tjenesten opplysning, råd og veiledning som angår økonomi av et annet Nav-kontor i tjenesteområdet i Vesterålen, men dette samarbeidet er avsluttet. Nav Andøy gjør dette arbeidet selv i dag, og søker råd etter behov. De bygger opp sin kompetanse på dette, og er i gang med å fatte vedtak på tjenesten.

Sakene for øvrig synes å være godt kartlagt og veilederne følger opp tett. Hvilke vurderinger som gjøres og hva slags bistand bruker får kommer frem i journalene.

De kommunale veilederne i Nav-kontoret har fagkompetanse og leder prioriterer de ansatte i forhold til opplæring og kurs. Nav-kontoret deltar i nettverket for sosial bistand i tjenesteområdet.

Styringssystemet fremstår strukturert, inkluderende og velfungerende, og Nav-kontoret har god samhandling med den øvrige delen av kommunen, men det er likevel slik at Andøy kommune ikke sikrer individuell vurdering i forbindelse med bruk av vilkår i vedtak med hjemmel i sotjl. §20, og sørger da ikke for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter på dette området. (Internkontrollforskriften § 4 c og g).

7. Regelverk

Sosialtjenesteloven. Herunder også internkontrollforskriften.

Lov om behandling av forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Rundskriv til sosialtjenesteloven, Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonsplan Andøy kommune
• Delegasjonsreglement Andøy kommune
• Videredelegering av myndighet delegert til rådmann
• Oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver ved Nav Andøy
• Årsmelding fra Nav Andøy 2014
• Delegasjoner av anvisning og attestasjonsmyndighet Nav Andøy
• Kopi av søknadsskjema, standard brev og andre formularer som brukes i forbindelse med behandling av søknader.
• Kopi av 3 vedtak om opplysning, råd og veiledning sotjl. §17
• Kopi av 5 vedtak om tildeling av økonomisk stønad med vedlegg etter sotjl. §18
• Kopi av 10 vedtak om tildeling av økonomisk stønad med vilkår i vedtak etter sotjl. §§18 og 20
• Kopi av 7 vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad etter sotjl. §§18 og 19
• Kopi av 1 vedtak om utbetaling etter sotjl. § 21

Fylkesmannen har også gjennomgått en egenkartlegging kommunen hadde i 2015 vedrørende prosjektet Vårres unga – vårres framtid, for barn og unges beste. Analysen er utført av en tverrfaglig gruppe og er en systematisk gjennomgang av kommunens tjenester sett i lys av barnekonvensjonen. Nav-leder var med og koordinerte arbeidet med denne kartleggingen/analysen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler til mottatte saker. Gjeldende de personer omfattet av vedtakene vi hadde fått forberedt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 02.12.15
• Dokumentasjon av 01.02.16
• Program av 05.02.16
• E-post korrespondanse med Nav-leder, avklaring av intervju og praktisk gjennomføring.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Det var kun to medarbeidere med på sluttmøtet. Det skyldtes helt nødvendig møter utenfor kontoret/ kommunen samt et sykdomsfrafall.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok: Leif Aronsen, Espen Øverland Erichsen og Vanja Os

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet