Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl.) Leirfjord kommune, ved Nav Leirfjord 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver den merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

-Opplysning, råd og veiledning, § 17 inngår i landsomfattende tilsyn for 2015 og 2016. I tillegg omfattet tilsynet behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21

Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 04.07.16

revisjonsleder Leif Aronsen revisor

Merethe Wie Sandbakk

revisor Vanja Ailin Os

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Leirfjord i Leirfjord kommune i perioden 11.01.16 – 04.07.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad med hovedvekt på personer mellom 17 og 23 år.

Rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og merknad tilsynet fant grunnlag for og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Leirfjord kommune er en kommune på Helgeland i Nordland fylke. I følge SSB hadde kommunen ca. 2000 innbyggere per 01.01.15.

I 2015 mottok 107 personer økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven. Det er en liten økning fra 2014, og kommunen hadde ca. 3,7 prosent arbeidsledighet per januar 2016. Leirfjord kommune bosetter nå flere flyktninger per år enn tidligere. Familiene mottar økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven i påvente av introduksjonsstønad. Kommunen har et stort fokus på å integrere både barn og voksne i lokalsamfunnet, herunder både fokus på aktivitet i hverdagen og kvalifisering for arbeid.

Det er 8 ansatte ved Nav Leirfjord, og av disse er 1 stilling dedikert til oppfølging av sosialhjelpsmottakere. Det er en reduksjon fra 2015. Flyktningetjenesten er lagt til Nav- kontoret. Veiledere som arbeidere med tjenestene til flyktningene har også kompetanse på området til sosialtjenesten. Nav-kontoret har hensiktsmessige lokaler, sentralt i kommunesenteret.

Det er få unge brukere av sosiale tjenester, og kommune deltok ikke egenkartlegging vedrørende Fylkesmannens prosjekt Vårres unger – Vårres framtid, men kommunen og Nav har et fokus på de unge, og følger med ved blant annet ved å være til stede og gi informasjon om sine tjenester i skolen og til samarbeidsparter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.01.16.

Åpningsmøte ble avholdt 20.04.16.

Intervjuer Vi intervjuet 6 personer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontorets mottak.

Sluttmøte ble avholdt 21.04.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/ forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og 21. Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år. Kvalifiseringsprogrammet og individuell plan var ikke en del av tilsynet.

Vi har sett på tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, samt samhandling både internt i kontoret og med eksterne. Vi har sett på nettsidene og den informasjonen som gis og finnes i mottaket ved kontoret.

Vi har gjennomgått styringsdokumenter med rutinebeskrivelser og maler, samt vedtak og journaler for et utvalg av brukerne, herunder for alle aktive brukere mellom 17 og 23 år, etter 01.07.15.

Rapporten omhandler kun det som er nevnt ovenfor og gir dermed ikke en samlet vurdering av situasjonen ved kontoret.

5. Funn

Merknad:

Nav Leirfjord kjøper tjenesten økonomisk råd og veiledning av HL økonomiservice i de tyngre/mer krevende sakene. Det foreligger ikke system for skriftlig informasjon mellom oppdragsgiver og HL økonomiservice. Nav-kontoret sikrer seg ikke systematisk informasjon om kvalitet og innhold på de tjenester som ytes av HL økonomiservice. HL økonomiservice henvender seg imidlertid pr telefon til Nav i situasjoner der det er spørsmål om vesentlige endringer eller opphør av tjenesten for enkeltpersoner. Det foreligger ikke tilbakemeldinger fra bruker eller andre indikasjoner på svikt i tjenesten fra leverandøren.

Merknaden bygger på følgende:

• Det er mangelfull oppfølging av HL økonomiservise.
• Det mangler spor av oppfølging og evaluering i journal.

Tilsynet vurderer at dette sårbart, men har ikke indikasjon på lovbrudd i disse sakene. Det at dette gjaldt svært få saker har også vært en faktor tilsynet har vektlagt i vurderingen om funnene tilsier at dette er en merknad eller et avvik. Vi finner ikke at vi har et godt nok grunnlag til å definere funnene som avvik.

Merknad:

I alle vedtak om innvilgelse av økonomisk stønad står det vilkår og informasjon om vilkår uten at det er reelle vilkår. Det er en overskrift «vilkår» uten innhold, eller med en underoverskrift «informasjon» Vilkår brukes feil i saksbehandlingen, men det har ikke hatt noen konsekvenser for brukerne av tjenesten.

Merknaden bygger på følgende:

• I alle vedtak om innvilgelse av økonomisk stønad står det vilkår og informasjon om vilkår uten at det er reelle vilkår.
• Det står vilkår i ett vedtak der det er gitt avslag på søknad. Vilkåret er ikke reelt. Det er en informasjon.
• I en sak er vilkåret at bruker skal møte på Nav. Vedtaket gjelder ikke for den perioden bruker skal møte. I samme sak og under overskriften «Faktiske forhold» står det et konkret vilkår.  Det at vilkår kommer frem under overskriften «faktiske forhold» gjelder også i en annen sak.

Tjenesten som er gitt er forsvarlig, men framstillingen er forvirrende og ikke i samsvar sotjl. §20.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Internkontroll er styring av kvalitet på forvaltning av tjenester, jf. forsvarlighetskravet i sotjl. §4, og de ansatte i Nav-kontoret må ha et reflektert forhold til hvordan dette blir ivaretatt. I Leirfjord kommune ved Nav Leirfjord ivaretas dette ved ukentlige fagmøter. Faglige problemstillinger og etiske utfordringer drøftes her. Det er fokus på kollegaveiledning, og en fordeling av oppgaver ved sykemeldinger og/eller ferier. Det er også daglige morgenmøter ved kontoret. Her fordeles nye saker og særskilte problemstillinger drøftes. Eventuelle avvik meldes inn på dette møtet.

Nav-leder er også virksomhetsleder for velferd i kommunen og har i tillegg ansvar for barnevernet og voksenopplæringen. Samhandlingen mellom Nav og andre kommunale enheter synes å være god, og ungdomsfokuset er i varetatt. En intern samarbeidsavtale i Nav- kontoret, mellom statlige og kommunale tjenester, er med å sikre at de har et fokus på helhetlige tjenester, samt at overgangen fra kommunale til statlige tjenester/ytelser eller motsatt skal være god. Nav-leder har faste møter med administrasjonssjefen og deltar i administrasjonssjefens ledergruppe. Nav-leder rapporterer til rådmann. Nav-leder har også en tett dialog med kommunalsjef. Kommunalsjef har en rådgivende rolle ovenfor Nav-leder. De har ukentlige treffpunkt.

Tilsynet ser likevel at det er et forbedringspotensial når det gjelder oppmerksomhet på tjenesten økonomisk råd og veiledning, men vi kan ikke finne spor av at den tjenesten som er gitt ikke har vært god nok. Forbedringspotensialet ligger i ansvaret Nav har å følge med og følge opp den tjenesten de kjøper av HL økonomiservice, og journalføre den utviklingen som er i sakene. Tilsynet finner også et forbedringspotensial når det gjelder bruk av vilkår i saksbehandlingen. I all hovedsak dreier det seg om at Nav tar med vilkår i vedtak når det ikke er reelle vilkår i saken. Vi finner imidlertid ikke at dette har hatt konsekvenser for tjenestene til brukerne. (Internkontrollforskriften § 4).

For øvrig er kartlegging, vurderinger og oppfølging av brukerne forsvarlig dokumentert, og tjenestene tilsynet omfatter er tilfredsstillende ivaretatt. Styringssystemet fremstår både strukturert og velfungerende.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen. Herunder også internkontrollforskriften.
• Lov om behandling av forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Rundskriv til sosialtjenesteloven, Hovednummer 35.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Nav Nordland og Leirfjord kommune
• Samarbeidsavtale mellom Leirfjord kommune og Nav Leirfjord om introduksjonsordning for nyankomne innvandrere.
• Lederavtale mellom administrasjonssjef Britt Jonassen og virksomhetsleder for velferdstjenester Marit Myrvik. Den inkluderer myndighet og ansvar.
• Organisasjonsplan Leirfjord kommune.
• Veiledende satser for økonomisk stønad.
• Samarbeidsavtale mellom statlige og kommunale tjenester ved Nav Leirfjord.
• Oversikt over tjenesteinnhold i Nav Leirfjord.
• Oversikt over ansatte og oppgaver.
• Oversikt over utviklingen fra 2014 til 2015, som erstatning for årsmelding. Årsmeldingen er ikke levert grunnet ny felles mal i kommunen.
• Prosedyrer ved kontoret.
• Kopi av søknadsskjema og diverse arbeidsdokument i forbindelse med behandling av søknad om økonomisk stønad.
• Kopi av 2 vedtak om opplysning, råd og veiledning sotjl. § 17. Herunder avtaler om frivillig forvaltning
• Kopi av 10 stk. vedtak om tildeling av økonomisk stønad. Herunder også vedtak om vilkår og utbetaling etter sotjl § 21.
• Kopi av 7 stk. vedtak om avslag på økonomisk vedtak.
• Samarbeidsavtale vedrørende kandidater til arbeidspraksis mellom Nav leirfjord og Leirfjord kommune.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler i mottatte saker. Gjeldende de personer omfattet av vedtakene vi hadde fått forberedt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 11.01.16
• Dokumentasjon av 09.03.16
• Program for tilsynet 17.03.16
• E-post korrespondanse med Nav-leder, avklaringer av intervjupersoner og praktisk gjennomføring.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Pga. andre møter med reisevirksomhet var administrasjonssjef kun med på åpningsmøtet, men erstattet av kommunalsjef vedrørende intervju og sluttmøte.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok: Leif Aronsen, Merethe Wie Sandbakk og Vanja Os

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet