Rapport fra tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming over 18 år som bor i egen bolig i Saltdal kommune 2016

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk ved Saltnes bomiljø og Hesteskoen bomiljø 18.- 20. april. Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Tilsynet er rettet mot kommunens gjennomføring av helse- og omsorgstjenester som kommunen selv yter.

Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
• samt om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke

Det ble avdekket ett avvik på de områdene som ble undersøkt.

Avvik 1:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer et forsvarlig individtilpasset tjenestetilbud til brukerne ved Bomiljø 2.

Dato: 4.5.2016

Benthe Westgaard
revisjonsleder

Berit Kjølmoen
revisor

 

Julie Embrå
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Saltdal kommune i perioden 2.2.16 – 4.5.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Saltdal kommune har pr.1.1.16 i alt 4700 innbyggere.

Fram til 1992 var Vensmoen sentralinstitusjon for psykisk utviklingshemmede. I dag er kommunen vertskommune for 25 brukere fra andre kommuner.

Kommunen er organisert i Helse og omsorg, Oppvekst og kultur og Tekniske tjenester, disse ledes av hver sin kommunalleder med rådmann som øverste administrative leder.

Helse og omsorg er organisert i tre enheter Omsorg, Helse og Nav som ledes av hver sin virksomhetsleder. Omsorg er organisert i sju avdelinger med hver sin avdelingsleder, herunder Bomiljø med fem ulike enheter hvor tjenester til utviklingshemmede er organisert.

Tilsynet er avgrenset til Saltnes bomiljø (Bomiljø 1) og Hesteskoen bomiljø (Bomiljø 2).

Saltnes bomiljø består av 7 leiligheter. I 5 av leilighetene bor det personer med psykisk utviklingshemming som har behov for tett oppfølging av miljøtjenesten. Saltnes Bomiljø gir i tillegg miljøtjenester til 12 brukere som bor i egne leiligheter utenfor bofellesskapet, de fleste bor i området Saltnes.

Bofellesskapet har et stort fellesareal som består av stue/kjøkken som kan benyttes fritt av alle som er tilknyttet boligen og ellers i Saltnes Bomiljø.

Hesteskoen bomiljø har ansvar for 9 brukere, disse bor i egen leilighet som er samlokalisert i to selvstendige boliger. Av disse 9 er ikke alle diagnostisert med psykisk utviklingshemming.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2.2.16.
Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 17.2.16.

Åpningsmøte ble avholdt 19.4.16.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet. I tillegg er det gjennomført samtaler med fire brukere, henholdsvis tre fra Saltnes og en beboer tilhørende Hesteskoen. I ett av disse intervjuene var pårørende og primærkontakt til stede under hele samtalen.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.4.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt om kommunen sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Tilsynet er rettet mot kommunens gjennomføring av helse- og omsorgstjenester som kommunen selv yter.

Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Tilsynet har undersøkt om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling
• samt om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke og om kommunen legger til rette for samhandling internt og samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke etablert et system som sikrer et forsvarlig individtilpasset tjenestetilbud til brukerne ved Bomiljø 2.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Helse – og omsorgstjenesteloven §3-1, § 3-2, jf. § 4-1, samt § 5-10.
Pasient – og brukerrettighetsloven § 3-1 til 3-3, jf. § 3-5
Forskrift om kvalitet om pleie og omsorg
Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er utarbeidet en prosedyre for primærkontakter hvor det fremgår at  primærkontakter i samarbeid med sykepleier/vernepleier skal sørge for  at det er utarbeidet tiltaksplan og at denne er oppdatert til enhver tid. Planen skal vise brukerens behov, ressurser, mål, tiltak og evaluering. Denne prosedyre er ikke implementert i virksomheten
• Det er ikke utarbeidet mål for den enkelte bruker hvor det fremgår hvilke tiltak som skal iverksettes for å øke funksjonsnivå. Det er ikke utarbeidet individuelle tiltaksplaner
• For flere av beboerne er det utarbeidet individuelle planer, men disse er ikke oppdatert på flere år
• Det er ikke etablert systematisk gjennomgang/evaluering av tjenestetilbudet
• Tildelte vedtakstimer er ikke utarbeidet med bakgrunn i oppdatert funksjonskartlegging for den enkelte bruker. Vedtakene er i liten grad individtilpasset og beskriver i mindre grad reelt innhold i tjenestetilbudet
• Det er ikke etablert noe system for risikovurderinger. Ved intervju fremkommer det at det ikke er etablert rutiner for å vurdere at feil og uheldige hendelser kan oppstår, videre er det ikke etablert praksis for å vurdere at tilsynsbehovet er ivaretatt til enhver tid
• Ledelsen har ikke etablert noe system for å påse at rutiner og prosedyrer fungerer som planlagt

Kommentar:

Den faglige tilnærmingen i tjenesteytingen til mennesker med utviklingshemming er målrettet miljøarbeid. Målrettet miljøarbeid kan defineres som «…en systematisk tilrettelegging av fysiske, psykiske og sosiale faktorer for å oppnå bedret livskvalitet og personlig vekst og utvikling hos den enkelte tjenestemottaker» (FO, 2008). Det finnes ulike modeller for utførelse av målrettet miljøarbeid, men fasene i arbeidet er de samme. Målrettet miljøarbeid kan beskrives som en prosess som igangsettes ved ønske om endring. Ett mål kan være å lære å pusse tenner selv, eller med mindre hjelp enn tidligere. Et annet mål kan være å opprettholde kommunikasjonsferdigheter. Etter kartlegging avklares hovedmål og delmål og tiltak sammen med bruker eller brukerens representant, og det utarbeides tiltaksbeskrivelser og plan for evaluering. Brukermedvirkning er helt sentral i hele arbeidsprosessen.

Det er avgjørende at de ansatte følger ukeplaner, dagsplaner, tjenestebeskrivelser og benytter de metodene som er besluttet i tjenesteytingen, med mindre brukeren selv motsetter seg disse planene. De ansatte har samtidig et ansvar for å melde fra dersom planene ikke fungerer etter hensikten, og det er behov for endringer i hvordan tjenestene ytes.

Kommunen skal legge til rette for å evaluere tjenestetilbudet til brukerne. Tjenestene er sårbare fordi det kan være forskjellig personale, med ulik kompetanse og ulik stillingsprosent i turnus, som gir tjenester til brukere, ofte alene. Det er derfor viktig at virksomheten legger til rette for at de ansatte får gitt tilbakemeldinger om mål for tjenestetilbudet er nådd eller om det er behov for endringer.

Kommunen må kontrollere at personlig assistanse skjer som forutsatt. Kommunens ledelse skal følge med på om tjenestene gjennomføres som planlagt.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Gjennom intervju fremkommer det at kommunen har ett stabilt og kompetent personale, det er mange faste vikarer. Det er lite bruk av ufaglærte
• Brukerne har godt tilrettelagte aktiviter gjennom jobbtilbud og mangfold i fritidstilbud
  - Knaggen arbeid og aktivitetssenter
  - Vev-Al Plast – tilrettelagte arbeidsplasser
  - Støttekontakter/Turkompis – fokus på friluftsliv
  - Camilla Band
  - Torsdagsklubb
  - Svømming, Boccia, Kulturkveld
  - Polarleker m.m
• Hver bruker har oppnevnt en primærkontakt/sekundærkontakt
• Utarbeidet informasjon til nyansatt/vikarer
• Kravene til legemiddelhåndtering er organisert i samsvar med «legemiddelforskriften». Virksomheten har skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndtering, men disse var ikke oppdatert etter ny forskrift /trådte i kraft 1.januar 2015)
• Gjennom intervju fremkom det at samarbeid med fastlegene fungerer i all hovedsak gjennom e-melding. Det ble påpekt at det var lett å komme i kontakt med fastlegene. I de tilfeller det var behov for regelmessig oppfølging fra helsetjenesten var det inngått faste avtaler om oppfølging
• Brukerne fikk bistand av kompetent personell ved legekonsultasjoner når dette var nødvendig
• Alle brukerne ble regelmessig fulgt opp av tannhelsetjenesten
• Det ble påpekt at alle var fornøyd med samarbeidet de hadde med fastleger og spesialisthelsetjeneste. Virksomheten fikk Oppfølging fra Habiliteringstjenesten / Psykiatrisk Innsatsteam (PIT) der dette er avtalt
• Mange brukere har støttekontakt
• Rutiner for innhenting av politiattest er etablert

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgsloven)
• Lov om helsepersonell m.v
• Lov  om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift  om pasientjournal 
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester (kvalitetsforskriften)
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev som beskriver noe om status i tjenesten
• Stillingsbeskrivelser
• Delegasjonsreglement 2012-2016
• Organisasjonskart
• Tjenesteavtaler mellom Nordlandssykehuset og Saltdal kommune
• Informasjon om politiattest
• Prosedyrer for avviksmeldinger
• Retningslinjer for primærkontakt
• Prosedyrer og mal for individuell plan
• Dokumentasjon fra Saltnes bomiljø
  - Informasjon til nyansatte om Saltnes Bomiljø
  - Beskrivelse av miljøtjenesten i Bomiljø 1
  - Årsrapport 2015 Saltnes Bomiljø
  - Oversikt ansatte
  - Turnusoversikt
  - Ukeplaner
  - Vedtakstimer for hver bruker
  - Utfylt skjema for kartlegging av legemiddelhåndtering
  - Journalopplysninger til 7 brukere inkl Iplos-opplysninger, hjelpemetode og vedtak
  - Div kontroll skjema for bl. skademelding, samtykkeerklæring, legemiddelhåndtering
• Dokumentasjon fra Hesteskoen bomiljø
  - oversikt ansatte
  - turnusoversikt
  - Bemanningsplan
  - Generell info, rutiner og hjelpemetoder for alle nytilsatte og vikarer
  - Vedtakstimer for hver bruker
  - Journalopplysninger til 3 brukere inkl Iplos-opplysninger, hjelpemetode og vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Elektronisk journal til 10 brukere
• Permer for hver bruker som inneholdt diverse dokumentasjon som vedtak, individuelle planer, hjelpemetoder økonomiske avtaler
• Dagplaner
• Ukeplaner
• Aktivitetsplaner
• Oppdaterte stillingsbeskrivelser
• Virksomhetsplan/kompetanseplan for Saltnes bomiljø

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 2.2.16 fra Fylkesmannen i Nordland til Saltdal kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 4.3.16 fra Saltdal kommune med oversendelse av dokumenter
• Brev av 11.3.16 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
• Brev av 11.3.16 til fire brukere med spørsmål om å bidra til opplysninger om tjenestetilbudet
• Div mail korrespondanse mellom virksomhetsleder og Fylkesmannen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Julie Embrå, rådgiver/jurist
Berit Kjølmoen, seniorrådgiver
Benthe Westgaard, seniorrådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk